36協定届の押印・署名が廃止に!その背景や企業の対応を紹介 | jinjerBlog

36協定届の押印・署名が廃止に!その背景や企業の対応を紹介

チェックリストの写真

2021年3月までは、36協定届を提出する際、必ず使用者(企業の代表者)が署名・押印する必要がありました。しかし、労働基準法の改正にともない、2021年4月1日からは36協定届の署名・押印が原則として不要になりました*。

*参考:厚生労働省「36協定届が新しくなります」

36協定届は毎年提出するものなので、面倒な署名・押印がなくなったことは企業にとって朗報ですが、一方で注意しなければならない点もいくつかあります。

本記事では、36協定届の押印が不要になった背景や、押印廃止にともなって気を付けたいポイント、企業として対応すべきことについて解説します。

関連記事:36協定における残業時間の上限を基本からわかりやすく解説!

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36協定は毎年もれなく提出しなくてはなりませんが、慣れていないと届出の記載事項や作成において踏むべき手順も分からないことが多いのではないでしょうか。

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1. 36協定届の押印が不要になった背景

タブレットを触る女性

36協定届で押印が不要になった背景には、政府によるテレワーク・デジタル化の推進があります。

政府は、すべての働く人が、個々の事情に合わせて多様かつ柔軟な働き方を自分で選択できるよう、2019年4月1日から「働き方改革関連法案」を順次施行することを決定しました。

その一環として、国を挙げて推進しているのが、時間や場所にとらわれず働くことができるテレワークです。

もともとは、家事や育児、介護との両立や、通勤時間の削減、オフィスコストの節約、人材確保などを目的に推進されたテレワークですが、2020年初頭から全世界で猛威をふるっている新型コロナウイルスの影響により、感染拡大防止の手段としても注目を集めるようになりました。

しかし、未だにアナログ文化が根付いている日本では、すべての業務をテレワークで行うのは難しく、会社にある書類を確認したり、上司に印鑑をもらったりするために出社を余儀なくされる人も少なくありませんでした。

そこで政府では、かねてより推奨していたテレワークのさらなる普及と、新型コロナウイルスの感染拡大防止、そして書類のデジタル化による業務効率の向上を目指すために、数ある行政手続きのほとんどについて署名・押印の廃止を決定しました。

そのうちの1つに36協定届も含まれており、2021年4月1日付で完全移行される新様式では、押印の欄が削除されているのです。

2. 36協定届の押印廃止による注意点

電球の写真

テレワークが普及しているにもかかわらず、36協定届を提出する際には押印が必要であることから、36協定の締結業務は多様化している働き方に対して、対応できていませんでした。

そこで、厚生労働省は労務関連の書類に対して押印の必要性を見直し、2021年4月から36協定届の押印を不要とする方針が示されました。

2-1. 押印が不要になる代わりにチェックボックスへのチェックが必要

36協定の新様式では、押印欄が削除された代わりに、協定の当事者について確認するためのチェックボックスが新設されました。

協定の当事者に関するチェックボックスは2つあり、内容は以下のようになっています*。

・上記協定の当事者である労働組合が事業場の全ての労働者の過半数で組織する労働組合である又は上記協定の当事者である労働者の過半数を代表する者が事業場の全ての労働者の過半数を代表する者であること

・上記労働者の過半数を代表する者が、労働基準法第41条第2号に規定する監督又は管理の地位にある者ではなく、かつ、同法に規定する協定等をする者を選出することを明らかにして実施される投票、挙手等の方法による手続により選出された者であって使用者の意向に基づき選出されたものでないこと

以上2項目は、労働基準法施行規則第6条の2で定められた労働者代表の要件をまとめたものです。

36協定を締結する労働者代表は、これら2つの要件を満たしている必要があるため、36協定届では署名・押印を求めない代わりに、これら2項目の内容をきちんと確認したうえで、チェックボックスにしっかりチェックを入れる必要があります。

チェックを入れずに提出した場合、書面は受理されず、36協定届も有効になりませんので注意しましょう。

36協定届の記載例

上記のように、厚生労働省が36協定届の記入例を提供しているので、こちらを参考に36協定届を記入することをおすすめします。記入例は以下の参考ページからご覧になれます。

*参考:厚生労働省「36協定届が新しくなります」

関連記事:36協定の新様式について旧式との変更内容や、いつから使うかを解説

2-2. 「36協定届」が「36協定書」を兼ねるケース

協定届における署名・押印の廃止は、企業にとって面倒な手続きを省けるというメリットがあります。しかし、36協定を締結する際に作成する協定書の扱いによっては、これまで通り署名・押印が必要になる場合もあります。

協定書とは、36協定の必要事項をすべて記載した書面のことです。労働基準法第36条では、36協定を締結するにあたり、労使間で書面による協定をすることを義務づけているため、届出とは別に協定書も作成する必要があります*。

ただ、協定書と協定届はほぼ内容が共通しているため、協定届の控えをそのまま協定書の代わりにすることもできます。その場合、協定書を兼ねた協定届には、これまで通り、使用者と労働者代表双方の署名・押印が必要になります。

なお、36協定届とは別に協定書を作成する場合は、協定届への押印は不要ですが、協定書には署名・押印する必要があります。

どちらの方法を採用するかは企業が任意で決められますが、協定書をどのように作成するかによって押印の要・不要に違いがありますので、間違えないようにしましょう。

*参考:e-Gov 法令検索「労働基準法」

関連記事:36協定の協定書とは?協定届との違いや書くべき項目を解説

3. 36協定届の押印廃止に伴う企業の対応

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36協定届の押印廃止に伴い、企業が実施するべき対応を2つのポイントに分けて説明します。

3-1. 36協定届の押印が廃止になったことを社内に周知する

36協定届の新様式の施行日は2021年4月1日とつい最近のことですので、新様式の内容や、旧様式からの変更について、まだまだ周知されていないのが実状です。

36協定届を作成・提出するのは使用者(企業の代表)ですが、労働者がいつでも36協定の内容を閲覧・確認できるよう、協定届の控えはコピーして職場に掲示したり、労働者に配布したりしなければなりません。

その際、以前と違って書面に押印がないこと、見慣れないチェックボックスがあることを不審に思う従業員が出てくる可能性もあります。

余計な混乱を招かないよう、2021年4月1日より36協定届に押印は不要になったこと、労働者代表が適正に選ばれたことを確かめるためのチェックボックスが新設されたことなどを、あらかじめ社内で周知させておいた方がよいでしょう。

3-2. 36協定届の押印廃止を機に電子申請の採用を検討する

36協定届は、窓口手続きや郵送のほか、電子申請で提出することもできます。

電子申請を利用すると、書面の作成から提出まで、すべてオンライン上で手続きできるので、わざわざ労働基準監督署に足を運んだり、封筒や切手を用意したりする手間を省けるところが利点です。

ただ、これまでは電子申請を行うために、あらかじめ電子証明書を取得する必要がありました。

電子証明書を取得するには、法務局で申請書とデータを提出して発行手数料を支払うか、もしくはICカードリーダライタを利用してマイナンバーカードをパソコンで読み込み、電子署名を行うかのいずれかを行わなければなりません。

そのため、電子申請を検討しつつも、電子証明書取得の手間を嫌って、なかなか書面の手続きから移行できないという企業も少なくありませんでした。

ところが、2021年4月1日の押印廃止にともない、電子申請でも電子署名・電子証明書の添付が不要になりました。別に署名・押印のある36協定書を作成していれば、パソコンで書面を作成・提出するだけで、36協定の届出が完了します。

紙の書面に比べて大幅に手間と時間を省けるのはもちろんですが、すでに大企業でスタートしている電子申請の義務化が、今後中小企業にまで広がる可能性を考慮すると、今のうちに電子申請の導入を検討しておくのがおすすめです。

関連記事:36協定の提出方法3つと変更内容・注意点を分かりやすく解説

4. 2021年4月1日から36協定届に押印は不要!ただし例外もあるので注意

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これまでは36協定届を提出する際に署名・押印が必要でしたが、2021年4月1日からは押印なしで届け出ることが可能になりました。

ただ、36協定届を協定書として使用する場合は、これまで通り、署名・押印が必要になるので要注意です。なお、押印が廃止されるのは紙の書面だけでなく、電信申請の電子署名・電子証明書の添付も廃止されました。

電子申請なら、オフィスにいながら36協定届を作成・提出できますので、押印廃止を機に、電子申請による手続きを検討してみてはいかがでしょうか。

関連記事:36協定の届出とは?作成の方法や変更点など基本ポイントを解説

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