36協定の特別条項とは?注意点と働き方改革関連法との関係 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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36協定の特別条項とは?注意点と働き方改革関連法との関係

36協定を締結すると、従業員を時間外労働に従事させることが可能となります。しかし、その時間外労働の上限を超えて労働させたい場合は、特別条項付きの36協定を締結する必要があります。

ただ、36協定の特別条項にはさまざまなルールがあり、違反すると労働基準法で定めた罰則の対象となるおそれがあるため、ルールや決まりをしっかり押さえておきましょう。

今回は、36協定の特別条項の内容や注意点、働き方改革関連法との関係について解説します。

関連記事:36協定における残業時間の上限を基本からわかりやすく解説!

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1. 36協定の特別条項とは?

本

労働基準法では、過重労働を防ぐために「法定労働時間」と「法定休日」に関するルールが明確に定められています。しかし、業務や労働状況によっては法定労働時間を超えて働く「時間外労働」が必要となることもあります。「時間外労働」や「法定休日の労働」をさせるには、36協定を締結しなければなりません。

ただし、36協定でも時間外労働の上限が決まっているため、その上限を超えて働いてもらうためには「特別条項」を定める必要があります。ここでは、36協定の特別条項について詳しく解説していきます。

1-1. 時間外労働の上限の例外が認められる

36協定の特別条項とは、労働基準法第36条第5項で定められた労働時間に関する規定のことです。[注1]

労働基準法では、労働者の労働時間を原則として1日8時間、週40時間(休憩時間除く)と定めており、これを超えてはならないと規定しています。

これを法定労働時間といいますが、同法第36条の規定により、労使間で書面による協定をし、行政官庁(所轄の労働基準監督署)に届け出れば、従業員を1ヵ月45時間、1年360時間を上限とする時間外労働に従事させることが可能となります。

1ヵ月45時間、1年360時間という基準は、過労にともなう脳・心臓疾患との関連性をもとに算出された時間であり[注2]、労働者が健康かつ安全に働くためのボーダーラインとされています。

しかし、企業の業務量は一年を通して常に一定というわけではなく、時として業務量が2倍、3倍に増えることもあります。

その場合、通常の36協定で定めた時間外労働の範囲内では対応しきれず、業務に支障を来すおそれがあります。

そのため、労働基準法第36条第5項では、「当該事業場における通常予見することのできない業務量の大幅な増加等に伴い臨時的に第三項の限度時間を超えて労働させる必要がある場合」に限り、労使間の合意のもと、1ヵ月において労働時間を延長および休日労働させることを認めています。

この「臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合」を「特別条項」といい、通常の36協定とは手続き・内容ともに区別されます。

[注1]労働基準法|e-Gov法令検索
[注2]過労死をゼロにし、健康で充実して働き続けることのできる社会へ|厚生労働省

1-2. 特別条項に記載する内容

36協定の特別条項は、記載しなければいけない内容が決まっています。不備があると特別条項は無効になってしまうため、項目に漏れがないように確認しておきましょう。

1ヵ月の時間外労働と休日労働の合計時間数

特別条項では、1ヵ月の時間外労働と休日労働の合計時間数の上限が決められています。上限は100時間未満となっているので、上限内に収まる合計時間数を記載しましょう。

ただし、時間外労働と休日労働それぞれに上限が決まっているわけではないので、必要性に応じて内訳を定めることは可能です。例えば、休日労働の必要性が無い場合は、時間外労働の時間数を100時間未満としても問題ありません。

1年の時間外労働の時間数

時間外労働の時間数に関しては、1年間の時間外労働の時間数の上限も記載する必要があります。1ヵ月の労働時間は「時間外」と「休日」の合算になりますが、1年間の上限時間は時間外労働だけが対象です。

1年間の時間外労働の時間数の上限は720時間以内と決められているので、この上限時間内に収まるように定めましょう。

限度時間超過が認められる回数

1ヵ月と1年の労働時間数に上限があることからわかるように、限度時間を越えて働かせられる回数にも上限があります。法律で決められている「1ヵ月45時間」の時間外労働の限度時間超過が認められる回数は、1年で6回(6ヵ月)となっています。そのため、回数は6回以内で記載しなければなりません。

決めた回数を超えて働かせることはできないので、記載する際には上限の「6回」にしておくと良いでしょう。

限度時間超過が認められるケース

特別条項には、限度時間超過が認められるケースも記載する必要があります。どのような場合、限度時間超過で労働することになるのかを、従業員が理解できるよう具体的に記載しましょう。

限度時間を越えて働いてもらうケースは、業種や職種によって異なりますが、下記に一例を紹介します。

  • 大規模なシステムトラブル発生時
  • 重要なクレーム対応
  • 繁忙期(何月に対応するかも記載する)
  • 機械トラブルや仕様変更への対応

できる限り具体的に記載しておくことで、突発的な限度時間超過にも対応してもらいやすくなります。

労働者への健康福祉確保措置

限度時間の上限というのは、従業員の健康を守るために定められています。そのため、限度時間超過の特別条項を締結する際には、「どのような健康福祉確保措置を取るのか」も記載しなければなりません。

36協定の書式の裏面には、健康福祉確保措置が10項目記載されています。できれば、これらの項目から複数を選択することが望ましいですが、最低限、1項目だけでも選択していれば問題ありません。

① 労働時間が一定時間を超えた労働者に医師による面接指導を実施すること。

② 労働基準法第37条第4項に規定する時刻の間において労働させる回数を1箇月について一定回数以内とすること。

③ 終業から始業までに一定時間以上の継続した休息時間を確保すること。

④ 労働者の勤務状況及びその健康状態に応じて、代償休日又は特別な休暇を付与すること。

⑤ 労働者の勤務状況及びその健康状態に応じて、健康診断を実施すること。

⑥ 年次有給休暇についてまとまつた日数連続して取得することを含めてその取得を促進すること。

⑦ 心とからだの健康問題についての相談窓口を設置すること。

⑧ 労働者の勤務状況及びその健康状態に配慮し、必要な場合には適切な部署に配置転換をすること。

⑨ 必要に応じて、産業医等による助言・指導を受け、又は労働者に産業医等による保健指導を受けさ

せること。

⑩ その他

引用:時間外労働・休日労働に関する協定届|厚生労働省

限度時間超過に係る割増賃金率

特別条項には、限度時間超過の割増賃金率も定めて記載します。労働基準法では、「月60時間までは25%以上、それを越える場合は50%以上」という割増賃金率が定められています。基本的には、この定めに準じた割増賃金率で問題ありません。

ただし、従業員のモチベーションなどを考慮した場合、最低限の割増率では不満が生まれる可能性があります。業務効率で考えると、割増率は高い方がベストなので、可能であれば月60時間までの割増賃金率も25%を越える設定にしましょう。

2. 特別条項付き36協定の手続き方法

特別条項付き36協定も、通常の36協定と同じく、労使間で書面による協定をし、行政官庁に届け出ることが義務づけられています。この際、行政官庁に届け出る書面は、通常の36協定(一般条項)が「様式9号」であるのに対し、特別条項は「様式第9号の2」を使用します。

ただし、手続きというのはただ協定届を出せばいいというわけではありません。ここでは、特別条項付き36協定の手続き方法を紹介します。

関連記事:36協定の届出とは?作成の方法や変更点など基本ポイントを解説

2-1. 労働組合と交渉する

特別条項付き36協定は、会社側が勝手に決められるものではありません。そのため、内容のたたき台が完成したら、労働組合もしくは労働者の過半数代表者と交渉をおこなう必要があります。

一方的な意見を押し付けるのではなく、労働者側の意見を取り入れつつ、使用者と労働者の双方が納得できる協定内容を作成しましょう。

2-2. 特別条項付き36協定を締結する

会社側も従業員側も納得できる内容で、交渉がまとまったら特別条項付き36協定の締結をおこないます。近年は書類も電子化されていますが、現時点においては労働基準法第36条1項により、書面での締結が定められています。

調印に関しては、原則として会社側と従業員側の代表者がおこないます。しかし、委任状があれば委任も可能なので、スケジュールの都合などで調印が遅れそうな場合は、他の者に委任しましょう。

2-3. 就業規則を変更する

特別条項付き36協定の内容は、労働時間や時間外労働、休日などに関わっていることから、就業規則の記載事項となっています。そのため、特別条項付き36協定を締結する場合は、就業規則も変更する必要があります。

各事業所で10人以上の労働者を常駐させている会社は、特別条項付き36協定の内容を就業規則に反映させてください。また、就業規則の変更は特別条項付き36協定の締結と同時におこない、効力発生日を同じにすることも忘れないようにしましょう。

2-4. 全労働者への周知を徹底する

特別条項付き36協定は、労働組合もしくは労働者の過半数代表者との交渉で締結するため、他の従業員は詳しい内容を知りません。いくら交渉が成立しても、協定は全従業員の労働に関係してくるので周知を徹底する必要があります。

周知の徹底は任意ではなく、労働基準法第106条で定められていることで、特別条項付き36協定や変更後の就業規則の内容を労働者に対し周知しなければなりません。

周知方法は、労働基準法施行規則52条で下記のように定められているので、いずれかの方法で周知します。

第五十二条の二 法第百六条第一項の厚生労働省令で定める方法は、次に掲げる方法とする。
一 常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること。
二 書面を労働者に交付すること。
三 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること。

引用:労働基準法施行規則|e-Gov法令検索

テレワークやリモートワークの従業員が多い会社の場合は、社内ネットワークやオフィスメールなどを使って周知するとよいでしょう。

参考:労働基準法(昭和二十二年法律第四十九号)|e-Gov法令検索

2-5. 労働基準監督署への届け出をおこなう

特別条項付き36協定を締結したら、労働基準監督署への届け出をおこないます。2019年に新様式が設けられているので、届出は「様式第9号の2」を使い、効力が発生する前日までに届け出をしましょう。

また、事業所に10人以上の労働者が常駐している場合は、特別条項付き36協定の内容を反映した就業規則変更も届け出が必要となるので忘れないように注意してください。

3. 36協定の特別条項の注意点

ビックリマーク

36協定の特別条項は、企業にとって緊急時の業務対応を合法的におこなえる有効な救済措置といえます。

しかし、36協定の特別条項には一定のルールがあり、これに違反すると労働基準法第119条の規定により、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金を科せられる可能性があります。

ここでは、36協定の特別条項に違反しないよう、あらかじめ注意しておくべきポイントを3つご紹介します。

関連記事:36協定の違反になるケースや違反時の罰則について解説 

注意点①特別条項の上限規制

特別条項付き36協定を締結すると、1ヵ月45時間、1年360時間という原則の枠を超えた時間外労働が可能となりますが、以下の項目は遵守する必要があります。[注3]

  • 時間外労働が年720時間以内
  • 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
  • 時間外労働と休日労働の合計について、2~6ヵ月平均が1ヵ月あたり80時間以内
  • 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6ヵ月まで

上記の項目のいずれかに違反した場合は、たとえ臨時的な特別の事情があり、かつ労使間で合意していたとしても36協定違反となり、労働基準法のもとに罰せられるので注意が必要です。

[注3]時間外労働の上限規制 わかりやすい解説|厚生労働省

注意点②「臨時的な特別の事情」には具体的事由が必要

36協定の特別条項が適用される「臨時的な特別の事情」とは、通常予見することのできない業務量の大幅な増加等などにより、時間外労働および休日労働せざるを得ないケースを指します。

そのため、36協定の特別条項を届け出る際も、「業務の都合上必要な場合」「業務上やむを得ない場合」といったあいまいな自由は認められず、「突発的な仕様変更」「機械トラブルへの対応」など、具体的な事由をあらかじめ定めておかなければなりません。

あらかじめ定めた「臨時的な特別の事情」以外の事由により、特別条項を適用した時間外労働を課すと法律違反になりますので要注意です。

注意点③従業員の安全配慮義務の徹底

臨時的な特別の事情があれば、労働基準法上、本来の時間外労働の上限を超えて働かせることが可能となります。

しかし、前述の通り、本来の時間外労働の上限(1ヵ月45時間、1年360時間)は過労による心身への負担を考慮した上で設けた規制ですので、これを超えて労働に従事させると、従業員の安全・健康上のリスクは必然的に高まります。

過労は脳血管および心疾患、うつなどの精神障害を引き起こす要因となることもありますので、36協定の特別条項の範囲内であっても、従業員の安全に気を配り、生命や健康を脅かすことのないよう注意する必要があります。

具体的には、以下のような健康・福祉の確保を検討するのが望ましいとされています。[注3]

  • 医師による面接指導
  • 深夜業(22時~翌5時)の回数制限
  • 終業から始業までの休息時間の確保
  • 代休・特別な休暇の付与
  • 定期的な健康診断
  • 連休の取得
  • 心やからだの相談窓口の設置
  • 配置転換
  • 産業医等による助言・指導

4. 36協定の特別条項に関連する罰則

気をつけるポイント

特別条項付き36協定は、使用者と従業員との間で締結する労使協定です。しかし、この協定には労働基準法などが関わっているため、違反をすると行政指導や罰則が科せられます。労使協定の違反というのは、労働者側からの信用をなくすだけでなく、企業イメージの低下などのリスクもあるので注意が必要です。

ここでは、罰則を受ける可能性があるケースを紹介するので、違反しないようにチェックしておきましょう。

4-1. 36協定の特別条項の上限を超えた場合

36協定の特別条項の上限を超えて働かせた場合は、労働基準法第32条と同法第35条に対する違反とみなされます。

(労働時間)
第三十二条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
② 使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。

(休日)
第三十五条 使用者は、労働者に対して、毎週少くとも一回の休日を与えなければならない。

引用:労働基準法|e-Gov法令検索

特別条項を締結しているとしても、法律で定められている限度時間を超えてた場合は違反となり、使用者には「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」、会社側には「30万円以下の罰金」が科せられます。

4-2. 労働監督署への届け出をしなかった場合

特別条項付き36協定の締結を、労働監督署に届け出ないというのも違反になります。届出は任意ではなく義務となっているので、「届出義務違反」と判断されます。

「届出義務違反」をおこなった場合は、使用者には労働基準法第120条1項、会社には第121条1項が該当するため「30万円以下の罰金」が科せられます。

4-3. 特別条項を締結せず上限を超えた場合

特別条項を定めた36協定を締結せずに、「月45時間・年360時間」を超える時間外労働をさせた場合は、労働基準法第32条違反となります。労働基準法第32条では、労働時間に関して下記のように定めています。

第三十二条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
② 使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。

引用:労働基準法|e-Gov法令検索

違反が発覚した場合は、使用者には労働基準法第119条1項により「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」、会社側には労働基準法第121条1項により「30万円以下の罰金」が科せられます。

5. 特別条項と働き方改革関連法の関係

関係

36協定の特別条項に関する規定は以前から存在していましたが、以前は規制が緩く、従業員の長時間労働を増長させる要因にもなっていました。

例えば、特別条項の適用による労働時間の延長および休日労働は、年6ヵ月までという規定はあったものの、時間数の上限は設けられていなかったため、実質上限なしでの時間外労働が可能となっていました。[注1]

通常の36協定の上限規制(1ヵ月45時間、1年360時間まで)についても、大臣告示による目安に過ぎず、たとえ違反したとしても行政指導に留まることが大きな課題とされていました。

そこで政府は、長時間労働の是正やワークライフバランスの改善を目的とした「働き方改革関連法」を整備する一環として、労働基準法の改正を実施しました。

改正後は、上限が設けられていなかった特別条項の労働時間について、「時間外労働は年720時間以内」「時間外労働と休日労働の合計の2~6ヵ月平均が1月あたり80時間以内」「時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満」といった規制が法律によって定められ、これに違反した場合は法律による罰則が適用されることになりました。[注3]

これらの上限規制は、一部の業種や業務を除き、労働基準法における「使用者」と「労働者」のすべてに適用されるため、36協定の特別条項を締結する場合は、労働基準法に基づき正しいルールで適用する必要があります。

6. 36協定の特別条項は法に基づいて締結しよう

勉強する様子

36協定の特別条項を締結すれば、臨時的な特別の事情が発生した際、時間外労働の枠を超えて労働させることが可能となります。ただし、臨時的な特別の事情があった場合でも、一定の上限規制は遵守しなければなりません。

上限を超えて従業員を働かせると、労働基準法第36条違反となり、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

知らない間に法律違反をおかすことのないよう、36協定の特別条項に関するルールや決まりはしっかり確認し、従業員の労働時間をしっかり把握・管理する体制を整えておきましょう。

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