タイムカードは企業の勤怠管理に広く用いられているツールである一方、近年ではタイムカードを使用していない企業も増えています。企業には労働者の勤怠管理を適切に実施する義務がありますが、タイムカードを使用しないことによる違法性を心配される方もいるでしょう。

本記事ではタイムカードの使用に関連する法的な決まりごとや、タイムカードを使用しない場合の正しい勤怠管理について解説します。

1. タイムカードのない会社は違法？

結論からいうと、タイムカードがない企業に違法性はありません。しかし、労働者の労働時間管理が適切に実施されていない場合は、雇用主の違法性が指摘される可能性もあります。適切な労働時間管理を実施するためにも、人事担当者は勤怠管理やタイムカードの使用に関する法的ルールを正しく認識しておきましょう。

1-1. 雇用主には労働者の労働時間を把握する義務がある

労働者の労働時間を正確に把握することは、雇用主に課せられている義務です。労働安全衛生法第66条8の3では「事業者は、厚生労働省令で定める方法により、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない」と定めています。

雇用主に労働時間の管理が義務付けられる大きな理由は、労働者の保護です。適切な労働時間管理が実施されていない企業では、労働者の過剰労働やそれによる過労死といった労働災害が発生するリスクが高まります。また、雇用主が正確な労働時間を把握していなければ、労働者に対して適切な賃金を支払うこともできません。

労働者に不利益を生じさせないためには、雇用主が労働者それぞれの労働時間を正確に把握することが重要です。そのため、企業にはタイムカードなどの勤怠管理ツールの活用により、従業員の労働時間把握に努めることが求められています。

参考：労働安全衛生法｜e-GOV法令検索

1-2. 法律によるタイムカードの使用義務はない

一方で、日本には企業に対して勤怠管理におけるタイムカードの使用を義務付ける法律はありません。したがって、タイムカードを使用していないからという理由でその企業や雇用主が罪に問われることはありません。

ただし、先述したとおり雇用主には労働者の労働時間の管理義務があるため、必要な措置を怠った企業には法令に基づく罰則が科せられる可能性があります。違法性を問われないためにも、人事担当者は社内の勤怠管理が適切に実施されていることを確認しましょう。

1-3. 厚生労働省ガイドラインに基づく勤怠管理の方法

法律によるタイムカードの使用義務はないものの、先に述べたとおり雇用主は従業員の労働時間を適切に把握しなくてはいけません。この「労働時間を適切に把握する」方法として厚生労働省のガイドラインでは、以下2つの方法を提示しています。

• 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること 
• タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎 として確認し、適正に記録すること

原則として上記いずれかの方法で労働時間を把握しなくてはいけませんが、社外での活動が多くタイムカードなど客観的な記録を取ることが難しい事業所においては、自己申告による方法も認められています。

ただし、「労働者に適正な労働時間の記録をおこなうことについて十分な説明をおこなう」など、ガイドラインに定められた複数の措置をあらかじめ講じておく必要があります。また、管理も曖昧になりがちなことから、トラブルを避ける上でも原則とされている方法に従って管理することが望ましいと言えるでしょう。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン｜厚生労働省

2. タイムカードのない会社が違法となるケース

勤怠管理は違法性を回避するためにも適切に実施される必要があります。必ずしもタイムカードを用いて勤怠管理を行う必要はありませんが、ここではタイムカードがないことで、違法に繋がる可能性のあるケースを3つ紹介します。

2-1. 勤怠記録の改ざんによる残業代の未払い

タイムカードがないと、労働者の労働時間を正しく把握できないことがあります。どのくらい働いたのか、数字としてデータが残らないために、勤怠記録を操作しやすいという懸念があります。雇用主による勤怠記録の改ざんは、正確な労働時間を把握する義務に反する違法行為です。勤怠記録の改ざんにより残業代の未払いなどが発覚した場合、労働基準法第119条の規定により懲役6カ月以下、もしくは30万円以下の罰金が科されます。

また、法的なルールを把握していなかったことで勤怠記録の改ざんを指摘されるケースもあります。とくに注意すべき点は残業の賃金計算です。1日単位で残業計算をする場合は、原則として1分単位で賃金を計算しなければなりません。端数の切り捨ては勤怠記録の改ざんとみなされる可能性があります。

参考：労働基準法｜e-GOV法令検索

2-2. 勤怠記録が保管されていない

規定期間の書類保管を怠った場合、勤怠記録の改ざんを疑われる可能性もあります。

なお、2020年4月に改正された労働基準法では勤怠記録の保管期間を最低5年と規定しています。当面の間は混乱を避けるため3年間となっていますが、将来的な5年間への変更にも備えておきましょう。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

2-3. 労働者の勤務時間を誤って記録した場合

タイムカードをはじめとした勤怠管理ツールがない場合、労働者による自己申告や自己管理によって勤務時間を把握している企業もあるかもしれません。勤怠記録を労働者側に一任すると、中にはより多くの賃金を得ようと、実際には働いていない時間も勤務扱いとなるよう記録を改ざんされてしまう可能性も考えられます。このような不正行為は詐欺罪などの刑法に抵触する可能性があり、詐欺罪の場合は刑法第246条第１項により10年以下の懲役刑が労働者に課せられます。

一方、労働者がタイムカードで退勤打刻をした後も自身の判断で勤務を続けてしまう、いわゆるサービス残業が発生する場合もあります。たとえば、会社から許可された残業時間内で自身の業務を終えられないケースです。雇用主はサービス残業の実態を調査し、実際の労働時間に応じた賃金を支払わなければなりません。

いずれの場合も、正しく勤怠記録がされていないために起こりうるリスクです。労働時間の状況を把握しなければならない義務を守るためにも、勤怠管理ツールの導入を検討しましょう。

関連記事：勤怠管理は法律上の義務！勤怠に関する労働基準法を徹底解説

3. タイムカードによる勤怠管理のメリット

ここでは、タイムカードによる勤怠管理のメリットについてご紹介します。導入コストの安さや操作のしやすさなどメリットがある一方で、デメリットも少なからず存在します。後述で紹介するデメリットと合わせて抑えておきましょう。

3-1. 安価なコストで導入できる

タイムカードはタイムレコーダーと従業員分のタイムカードを用意するだけで、手軽に導入できるのが一番のメリットと言えるでしょう。タイムレコーダーの価格も打刻のみのタイプであれば１万円台から購入できるため、初期費用を安く抑えることが可能です。さらに、ランニングコストについても、従業員分のタイムカード代や交換用のインクカートリッジ代だけで安価に済ませることができます。

3-2. 操作性がシンプルで誰でも使える

出退勤の記録はタイムレコーダーにタイムカードを差し込むだけなので、誰でも簡単に使用することができます。操作性がシンプルなため、導入研修のような従業員を集めた説明会を行う必要もありません。機械操作が苦手な従業員でも簡単に扱えるため、大がかりな準備を必要とせずスムーズに運用開始することができるでしょう。

4. タイムカードによる勤怠管理のデメリット

日本の企業では長らくタイムカードによる勤怠管理が主流でした。しかし、タイムカードは不正や改ざんが容易なうえ、働き方が多様化する現代では従来のタイムカードが使いにくくなっていることも事実です。ここではタイムカードによる勤怠管理のデメリットを解説します。

4-1. 不正打刻が容易

タイムカードは本人以外の人間でも打刻ができるため不正打刻が容易です。たとえば、遅刻したときに代理出勤を頼む、勤務終了しばらくしてから別の人間に打刻をしてもらうなど、タイムカードの打刻には多くの抜け穴があります。とくに、磁気カードを用いるタイムカードシステムは不正打刻の機会がより増えるため、十分な注意が必要です。

4-2. 集計者によるミスが起きやすい

給与計算を行うため、毎月従業員のタイムカードを回収しなくてはならず、従業員数の多い事業所においてはかなりの手間が生じます。また、回収したタイムカードを手計算によって集計し給与ソフトに手入力することから、人的ミスが起きやすくなるのも難点です。従業員の給与に直結する作業であることから、ダブルチェックを行うなどミス防止のための措置も必要となってくるでしょう。

4-3. タイムカードの紛失や盗難などのリスクがある

タイムカードは手の平サイズの小さなカードであるため、紛失や盗難によるトラブルが発生することがあります。万一、タイムカードが紛失した場合、その日の勤務時間は自己申告となるため、正確性が担保されません。また、タイムカードが盗まれた場合、悪用により不正な勤務時間が発生する可能性があります。

4-4. リモートワークでは使いにくい

タイムレコーダーとセットで運用するタイムカードは、リモートワークのように場所や時間を問わない勤務形態では有効に機能しません。PCに接続可能な小型のカードリーダーを用いる方法も考えられますが、導入コストを考えると現実的ではないでしょう。

5. タイムカードがない会社の勤怠管理方法

5-1. 紙やエクセルによる管理方法

タイムカードを使用する以外に、紙の出勤簿やエクセルを使って勤怠管理をおこなう方法もあります。いずれもタイムカードよりコストを抑えられるのが一番のメリットです。ただし、紙の出勤簿もエクセルも勤務時間の修正が容易にできるため、不正が起きやすい点に注意しなくてはいけません。

このほか、リモートワークに対応できない、集計ミスが起きやすい、法改正があった際に新たにフォーマットを作り直すことが必要といったデメリットも少なからずあります。紙やエクセルで勤怠管理をおこなう際は、メリットだけでなくこれらのデメリットも含めて検討する必要があるでしょう。

5-2. 勤務管理システムによる管理方法

現在、企業では勤怠記録をオンラインで記録する勤怠管理システムの導入が進んでいます。PCやスマートフォン、タブレットなどの電子デバイスから出退勤の打刻を行うため、従来のような磁気カードやタイムレコーダーは不要です。リモートワークでも自宅からオンライン打刻が可能であり、当然ながらカードの紛失や盗難のリスクもありません。

オンライン勤怠管理システムでは利用者一人ひとりにIDとパスワードが割り当てられます。打刻時にID・パスワードの入力を必須とすることで、なりすまし打刻などの不正行為を防止することが可能です。記録の改ざんについても、打刻時間の修正権限を適切に設定することでリスクの低減に繋がります。

そのほかにも、オンライン勤怠管理システムには利用者一人ひとりの勤務時間を自動集計して残業アラートを発するなど、さまざまな機能があります。また、法改正に合わせたシステムのアップデートなども行われるため、勤怠管理業務の負担を大幅に軽減することが可能です。

関連記事：勤怠とは？管理方法や管理項目など人事が知っておきたい基礎知識を解説！

6. タイムカードがない会社は勤怠管理システムで労働時間を管理しよう

タイムカードは勤怠管理を行うためのツールのひとつであり、タイムカードがない企業でも違法ではありません。しかし、雇用主には労働者の労働時間を正確に把握する義務があるため、常に適切な勤怠管理を実施する必要があります。タイムカードを用いないのであればオンラインで利用できる勤怠管理システムを導入し、労働時間の把握に役立てましょう。