特別休暇とは?その種類や導入のポイント・注意点を解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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特別休暇とは?その種類や導入のポイント・注意点を解説

会議中の様子の画像

企業が従業員に休暇を与えるときは、法律で定められた年次有給休暇のほかに、企業が独自に設けた特別休暇を与えることができます。特別休暇は、福利厚生として企業価値を高めたり、従業員のワークライフバランスの実現を手助けしたりできる、メリットの多い休暇です。

ここでは、特別休暇の具体的な種類や導入のポイント、注意点を解説するので、特別休暇の効果的に運用に役立ててください。

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人事担当者の皆さまは、労働基準法における休日・休暇のルールを詳細に理解していますか?

従業員に休日労働をさせた場合、休日はどのように取得させれば良いのか、割増賃金の計算はどのようにおこなうのかなど、休日労働に関して発生する対応は案外複雑です。

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1. 特別休暇とは?

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特別休暇とは、企業が自由に設定できる休暇のことです。福利厚生の一環として活用されており、付与する日数や休暇の内容については、各企業が独自に決定できます。

毎週与えられる法定休日や所定休日、有給休暇に加えて特別休暇を与えることで、以下のメリットが得られます。

  • 従業員のワークライフバランスが向上する
  • 従業員のモチベーションがアップして生産性が向上する
  • 従業員からのエンゲージメントが向上して離職率が低下する
  • 企業のアピールポイントとなって求人応募が増える
  • 企業のイメージアップになる

このように、特別休暇は企業にとっても従業員にとってもメリットが豊富な休暇です。積極的に利用することで、企業の利益や社会的価値の向上が目指せるでしょう。

休日休暇バナー画像

2. 特別休暇と有給休暇の違い

ビックリマークが浮かんでいる

特別休暇と似たものに、有給休暇があります。有給休暇は、その名の通り給料が支払われる休暇のことです。

一般的に有給休暇と呼ばれているのは、労働基準法で付与することが定められた「年次有給休暇」です。労働基準法では、6か月以上かつ全労働日の8割以上出勤した従業員に対して、勤続年数に応じた年次有給休暇を与えることを義務付けています。対して、特別休暇は付与することが義務付けられておらず、有給にするか無給にするかについても企業の判断で決められます。

このように、同じ休暇であっても両者はまったく異なる休暇の種類であり、給与計算にも関わってくるので注意してください。また、休暇と休日の違いを明確に理解していないと、管理上で法律違反をしてしまう可能性があるため、違いをしっかりと把握しておきましょう。

そこで当サイトでは、休暇と休日の違いや休日出勤をさせた場合の対応などを、労働基準法に沿って解説した資料を無料で配布しております。休日と休暇について不安な点がある方は、こちらから「休日・休暇ルールBOOK」をダウンロードしてご確認ください。

参考:e-Gov|労働基準法

関連記事:年次有給休暇とは?付与日数や取得義務化など法律をまとめて解説

3. 特別休暇の主な種類

重要というタグが付いている本の画像

特別休暇は企業が独自に設定できるため、各企業でさまざまなものが運用されています。ここでは、多くの企業で導入されている特別休暇一例を紹介します。

3-1. 慶弔休暇

慶弔休暇は、結婚や出産、死亡などが休暇の付与事由になる休暇で、従業員やその親族の慶事や弔事に対して付与されます。休暇日数は、近親の程度によって異なるので、適切な日数を設定するのが望ましいでしょう。

慶弔休暇の日数の一例

  • 従業員本人の結婚 5~7日間
  • 配偶者の出産 5日間
  • 実親の死亡 5~7日間
  • 子の死亡 10日間
  • 祖父母の死亡 3日間

3-2. 傷病休暇

傷病休暇は、通院のための休暇が必要な場合や長期治療が必要な場合など、病気の療養が付与事由となる休暇です。急な病気や怪我に対しては年次有給休暇を使うことができますが、有給以外で体調不良時に使える病気休暇を設けておくことで、万が一のときでも安心して働ける労働環境を整えられます。

3-3. ボランティア休暇

ボランティア休暇は、従業員が自発的に無償で社会貢献活動をおこなうことを付与事由とした休暇です。地域貢献活動や自然環境保護活動など、ボランティア活動への関心は年々高まっており、積極的に参加したいという従業員を「休暇」で後押しすることで企業への信頼度を高めることができます。

ボランティアの休暇を与えることで休みが増え、生産性低下を懸念する企業も少なくないでしょう。しかし、さまざまな活動に参加することで、従業員の能力向上・スキルアップなど人材育成にもつなげられる可能性があります。また、「ボランティアに参加したい」という希望を叶えることで、仕事に対するモチベーション向上が見込めるので、結果的には好影響となるでしょう。

3-4. バースデー休暇

バースデー休暇とは、名前のとおり誕生日に休暇を取ることができる制度です。 企業によっては、従業員の誕生日だけでなく家族の誕生日でも休める制度を作っています。

誕生日は多くの人にとって特別な日なので、その日に有給休暇を取れるというのは従業員の満足度向上に役立ってくれるでしょう。

3-5. アニバーサリー休暇

アニバーサリー休暇は、従業員の記念日に休暇を付与する制度です。「結婚記念日」や「家族の誕生日」など記念日の設定をしている企業もありますが、最近では従業員が自由に取得できるようにあえて記念日を限定せず、「従業員にとっての記念日」に休暇を付与する企業も増えています。

3-6. リフレッシュ休暇

リフレッシュ休暇は、残業が続きや重要なプロジェクトを担当していているなど、心身の疲労が見られる従業員に付与する休暇です。心身の疲労が溜まってしまうと、労働意欲の減退やバーンアウトなどが引き起こされ、生産性低下のリスクが発生します。

仕事の節目で休憩できるタイミングに休暇を付与すれば、長期間の勤務に区切りがつけられるので、心身共にリフレッシュすることで業務効率の向上も見込めます。

3-7. 教育訓練休暇

教育訓練休暇は、労働者が教育訓練を受けるために、有給で一定の期間職場を離れることを認める制度です。業務能力の向上促進に役立つ教育訓練を実施することで、企業は人材育成、従業員はキャリア形成ができるというメリットが得られます。

スキルアップのためのセミナーやコンサルティングを受けたい、という従業員を積極的にアシストすれば、企業への信頼度も高まり業績アップに貢献してくれるでしょう。

3-8. 病気休暇

病気休暇は、長期治療が必要な病気や継続的な治療をおこなっている労働者のために付与される休暇です。治療や通院のためには、休みを取らなければないらないことがあります。治療の頻度によっては、有給休暇でまかないきれないこともあるので、時間単位や半日単位で取得できる病気休暇を設けて従業員をサポートします。

年次有給休暇とは別に使うことができる病気休暇は、いざというときのためのセーフティネットとなるので、従業員も安心して働く環境を整えることができる休暇です。

育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律 | e-Gov法令検索

4. 特別休暇の導入方法

砂時計と書類の写真

ここからは、特別休暇を新設するときのポイントを紹介します。効果的な特別休暇の導入を実現するためにも、しっかりとチェックしておきましょう。

4-1. 特別休暇の目的を検討する

まずは、新設する特別休暇の目的を検討しましょう。目的によって、最適な特別休暇は異なります。

たとえば従業員の長時間労働が問題になっている企業では、3日連続して取れるリフレッシュ休暇を1年に1回義務付けるといったアイデアが浮かぶかもしれません。

企業のPRをするためであれば、ほかの企業にはないユニークなアイデアを盛り込んだ特別休暇がおすすめです。ユニークな特別休暇は話題になりやすいので、企業への注目度が一気に上げられるでしょう。

大切なのは、人事だけではなく現場社員の声を踏まえて今の課題を把握し、特別休暇を新設する目的について考えることなので、広い視野を持つことを心がけてください。

4-2. ルールを就業規則に規定して周知する

特別休暇の目的と具体的な内容が決定したら、就業規則に記載しましょう。ここで決めておきたいのは、以下の内容です。

  • 特別休暇の目的
  • 取得できる日数対象者
  • 申請方法
  • 取得期限
  • 有給か無給か

ルールを決める際に重要となるのは、「従業員に寄り添って考える」ということです。例えば、社員のリフレッシュを促進する休暇であるのに、申請方法が難しかったり取得期限が長かったりすると、休暇の取得促進ができません。ルールは管理のしやすさも大切ですが、休暇を取りやすいルールにすることを意識しましょう。

就業規則を変更したら、社員に周知して導入の準備を整えておきます。

関連記事:無給休暇とは?欠勤・有給休暇との違いや給料の有無を分かりやすく解説

4-3. 特別休暇に関する変更を届け出て運用開始

就業規則を変更して特別休暇を設けた場合は、必ず管轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。ちなみに届出は、持参でも郵送でもできます。都合のいい方法を利用してください。

届出が完了したら、特別休暇の運用を開始しましょう。せっかく設けた特別休暇なのですから、従業員がしっかりと利用できるように周知を徹底するとともに、企業や上司が休暇の取得を促進するよう働きかけることが大切です。

5. 特別休暇を導入する際の注意点

走る準備をしているビジネスマンの写真

最後に、特別休暇を導入する際の注意点について2つ見ていきます。特別休暇を「ただあるだけの制度」にしないためにも、しっかりと注意点を押さえておきましょう。

5-1. 形骸化させないように注意する

特別休暇は、社員のモチベーションアップや企業のPR、労働環境の課題解決などのために設けられることが多いかもしれません。こういった明確な目的をもって特別休暇を設置するのであれば、制度を形骸化させないことがとても大切です。

例えば、今まで有給休暇が取りにくい環境であった企業の場合、特別休暇を導入しても取得率は低くなってしまうでしょう。また、従業員が特別休暇を申請したときに、周囲の同僚や上司が気持ちよく休暇を取らせなければ、誰も特別休暇を申請しなくなるかもしれません。「特別休暇を新設したものの、形だけの制度で誰も利用しない」といった課題を抱える企業は、決して珍しくないのです。

こういった事態を防ぐためには、単に特別休暇を設けるだけではなく、休みを取りやすい労働環境や勤務体制を整えることが非常に大切です。まずは、現場にいる社員にヒアリングすることで業務上の課題や問題点を改善することからはじめましょう。

特別休暇が企業の自己満足にならないよう、適切に運用していくことを意識してください。

5-2. 査定へ反映させないことが望ましい

特別休暇は企業が自由に定めて付与できる休暇です。そのため、休暇の取得を給与や賞与、人事査定などに反映させるかどうかも、企業の判断で決められます。

しかし、福利厚生であるという特別休暇の性質上、こういった査定への反映は避けておいたほうがいいでしょう。査定に影響することになれば、休暇の取得をためらう従業員が増えてしまい、休暇の本来の目的を果たせなくなってしまうためです。

休暇の取得をあらゆる査定や評価に影響させず、従業員が安心して制度を利用できる評価制度を整えることが重要です。

5-3. 有給休暇との差別化を徹底する

法定休暇となる年次有給休暇は、従業員の働き過ぎや有休の取得率向上のため、年に5日の取得が義務化されています。そのため、従業員は付与されている年次有給休暇のうち、5日以上を取得しなければなりませんし、会社側にも取得させることが義務が付けられています。

一方、特別休暇は法定外休暇です。そのため、法定休暇となる年次有給休暇の5日取得義務とは別に考えなければなりません。

例えば、年次有給休暇を3日、特別休暇を2日取得したとしても、5日取得義務は果たせていないので、取得義務違反となってしまいます。取得義務違反には、企業側経営者に対して30万円以下の罰則が課せられるため、年次有給休暇と特別休暇の差別化を徹底しましょう。

6. 特別休暇を取得する際の給料について

お金の入った袋と虫眼鏡が置かれている

特別休暇というのは法律で規定されている休暇ではないため、会社が自由に設定できます。そのため、有給にするか無給にするかに関しても会社が自由に決めらるので、特別休暇の給料については会社の就業規則に従い、支払いの有無を判断します。

つまり、特別休暇を有給としている場合は休暇を取得した日数分の給料を支払う、無給としている場合は支払わないということになるので、就業規則を確認しましょう。

6-1. 特別休暇は無給にできる?

一般的に「特別休暇=有給休暇」というイメージがありますが、前述したように有給無給は会社が決めるので、無給にすることも可能です。

ただし、「有給」というイメージを持っている人が多いため、「無給」の場合は特別休暇の恩恵を感じられないというのが実情です。「労働環境が整っている」「休暇以外の福利厚生が充実している」などの魅力があれば無給でも人材は集まるかもしれませんが、企業のイメージアップや人材確保のために特別休暇を設けるのであれば、有給にするのが望ましいでしょう。

また、就業規則で「有給」としているのに、給与計算で「無給」として取り扱うのは労働基準法に違反する可能性があるので注意してください。

7. 特別休暇で社員のエンゲージメント向上を目指そう!

書類に記入している写真

特別休暇は、企業が独自に設けられる休暇です。有給休暇のような取得義務はありませんが、導入することで企業のイメージアップや社員のモチベーション向上など多くのメリットが得られる制度です。

ただし、特別休暇の制度を導入しても、実際に取得できる環境が整っていなければ、形だけの制度になってしまいます。休みを取りやすい労働環境を整えるのはもちろんのこと、休暇があらゆる査定に影響を与えない評価制度にするなど、会社全体で特別休暇を取得しやすい環境に整備することが肝心です。

特別休暇の検討をする際には、労働環境や評価制度も見直して、社員のエンゲージメント向上を目指しましょう。

関連記事:休日と休暇の違いとは?休みの種類や勤怠管理のポイント

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OHSUGI

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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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