スキル管理とは、社員が持つスキルを可視化し管理するための仕組みです。

各社員が持つスキルを把握できるだけでなく、組織全体の強みや弱みも把握できるため、人材配置や教育などをおこなう際に役立ちます。しかし「重要性や具体的な実施方法がよくわからない」と考え導入に踏み切れない方もいるのではないでしょうか。

本記事では、スキル管理について詳しく知りたい方に向け、スキル管理の重要性や具体的な実施方法について詳しく解説します。スキル管理の導入を前向きに検討している方は、ぜひ参考にしてください。

1. スキル管理とは

スキル管理とは、社員が持っているスキルを可視化し一元管理するための仕組みです。

スキル管理を実施することにより「だれがどのようなスキルを持っているか」を具体的に把握できるので、以下のような場面で役立ちます。

• 新規プロジェクト発足時の人材選定
• 社員の新規採用
• 既存社員の教育

管理対象となるスキルは、業務遂行において重要度の高いものが選ばれるので、業種によっても異なります。また、役職によって管理するべきスキルは異なる点にも注意が必要です。

1-1. スキル管理とタレントマネジメントの違い

スキル管理とタレントマネジメントの違いは「どの時点に焦点をあてているか」です。

スキル管理は、現時点における社員の能力を可視化し、個々の強みと弱みを明確に把握することに焦点を当てています。一方、タレントマネジメントは、社員の長期的なキャリア開発に焦点を置き、社員の成長を促進することが目的です。

スキル管理とタレントマネジメントの違いを表にすると以下になります。

	スキル管理	タレントマネジメント
焦点	現在の社員のスキルと能力	社員の潜在能力と将来のキャリア
目的	・現状の把握 ・スキルを持つ人材の適切な運用	・人材の育成 ・キャリア成長のサポート

スキル管理とタレントマネジメントを組み合わせることで、組織の現状を踏まえた上での適切な人材育成が可能となるでしょう。

2. スキル管理が重要な5つの理由

スキル管理の重要な理由は以下の3つです。

1. 個人と組織それぞれの強みや弱みを把握できる
2. 適切な人材配置がしやすくなる
3. 組織に必要な人材を効率的に育成できる
4. 自社が望むスキルを持つ人材を探せる
5. スキルの継承が可能

それぞれについて詳しく解説します。

2-1. 個人と組織それぞれの強みや弱みを把握できる

スキル管理の実施によって、社員だけでなく組織の強みや弱みも把握可能です。

スキル管理を通して、社員一人ひとりのスキルを明確にすることで、社員は自分自身の能力を深く理解し、成長への道を発見できます。また、社員のスキルを知っておくことで、組織全体としての強みや弱みの理解にもつながるでしょう。

個人と組織それぞれの強い部分と弱い部分が明確になるため、組織は効率的な人材育成や採用が可能となります。

2-2. 適切な人材配置がしやすくなる

スキル管理を実施していれば、新規プロジェクトを始める際などに、必要なスキルを持つ人材をすぐに特定・配置可能です。

適切な人材配置は組織の生産性を高めるだけでなく、社員のモチベーション向上にもつながるため、想定以上の成果にも期待できるでしょう。

2-3. 組織に必要な人材を効率的に育成できる

スキル管理の実施により効率的な人材育成が可能です。組織にとって不足しているスキルに対し、ピンポイントで教育に必要なリソースを割り当てられるため、無駄なく人材を育成できます。

また、効率化によって生じたリソースを、将来のビジネス計画に必要なスキルの習得に割り当てることも可能です。

2-4. 自社が望むスキルを持つ人材を探せる

スキル管理を実施することで自社に適したスキルを持つ人材を探しやすくなります。例えば新しい事業やプロジェクトを立ち上げた際、適したスキルの人材が必要になるケースがあるでしょう。スキル管理をしていれば、適したスキルを持つ従業員が社内にいるのかどうかをすぐに判断可能です。新たに採用する場合であっても、スキル管理によってミスマッチのリスクを抑えられます。

2-5. スキルの継承が可能

スキル管理を実施すれば従業員が持つスキルを継承しやすくなります。従業員それぞれが持つスキルを社内で継承していかないと、企業の運営が難しくなる可能性があります。例えば専門的なスキルを持つ従業員がいたとしても定年退職や転職でいなくなってしまうことがあるでしょう。スキル管理によって必要なスキルを次世代に継承できます。

3. スキル管理の未実施により生じるリスク3つ

スキル管理を実施しないことで以下のようなリスクが発生します。

1. 必要なスキルを持つ人材が不足する
2. 社員のモチベーションが低下する
3. 法的・規制上のリスクが生じる

紹介したリスクを危険と判断する場合は、スキル管理の導入をぜひ検討してください。

3-1. 必要なスキルを持つ人材が不足する

スキル管理をしない場合、組織に必要なスキルを持つ人材が不足する可能性が高いです。人材の不足は、組織の成長や生産性にも悪影響を及ぼします。

特に、ITをはじめとした技術の進歩が早い業界ではスキル不足による影響度は高いので、重要な機会を失うことにもつながるでしょう。

3-2. 社員のモチベーションが低下する

スキル管理の未実施により、キャリア成長やスキルアップの機会が限られている環境では、社員のモチベーションが低下しやすいです。また、組織への忠誠心や貢献度も低下します。

特に、高いスキルを持つ社員は、成長できる機会を求める傾向にあるため、ほかの企業へと転職する可能性は高いといえるでしょう。貴重な人材の流出を防ぐためにもスキル管理の実施は重要です。

3-3. 法的・規制上のリスクが生じる

スキル管理を怠ると、法的・規制上のリスクが発生しやすくなります。具体的に考えられるリスクは以下の通りです。

• 罰金の支払い
• 事業の運営停止
• 企業イメージの低下

特に、特定の業界・職種では、法律や業界の基準に基づいて特定の資格やスキルが必要です。例えば、医療業界では医師や看護師が定期的な研修をおこなう必要があり、建設業界では安全基準に関する最新の知識が求められます。

スキル管理は単に効率性や生産性を高めるためだけではなく、法的・規制上のリスクを避け、組織が規制の遵守を保証するためにも不可欠です。

4. スキル管理で確認すべきポイント

スキル管理をおこなう際に確認すべき主なポイントは次の通りです。

業務遂行に必要なスキル	実務的なスキルのほか、コミュニケーションスキルなども含む
業務経験	これまで関わってきたプロジェクトの経験や他社での経験など
所有資格	業務に関連する資格の有無（国家資格・民間資格）
研修などの受講履歴	どのような研修を受けてきたか（集合研修・部署内の研修など）

また、幹部や管理者層に対しては、論理的思考力や全体を俯瞰してみる能力、状況に対する柔軟性などのスキルも確認すべき内容といえるでしょう。

5. スキル管理を実施する方法・手順

スキル管理を実施する手順は以下の4つです。

1. スキルマップの作成
2. スキル項目の設定
3. スキルレベルの設定
4. スキルマップの評価・更新

スキル管理を実施する方は、ぜひ参考にしてください。

5-1. スキルマップの作成

最初の手順はスキルマップの作成です。スキルマップとは、現時点における社員のスキルを数値などで表したものを指します。スキルマップの作成により、社員がどのようなスキルを所持しているのかを一覧で確認可能です。

また、厚生労働省ではスキルマップとして使える「職業能力評価シート」のフォーマットが用意されており、自由に利用できます。警備業やホテル業など15種類の業種に対応したシートが用意されているので、ぜひ活用してください。

5-2. スキル項目の設定

2つ目の手順はスキル項目の設定です。スキルマップの項目は業種や役職によっても異なるため、状況に合わせて適切に項目を設定する必要があります。

例えば、デジタルトランスフォーメーションを進めている企業では、以下のようなスキルが重視されるでしょう

• データ分析
• プログラミング
• デジタルマーケティング

設定する際によく用いられる項目には以下があります。

• 経験職種
• 保有資格
• 語学スキル　など

項目を設定する際は、業務の現状分析や将来の目標を踏まえ、どのスキルが組織にとって重要かを明確にすることが重要です。

5-3. スキルレベルの設定

3つ目の手順は、各スキル項目に対してレベルを設定することです。レベルの設定により各社員の力量を明確に把握できます。

設定するレベル数に決まりはありませんが、3～6程度で設定するケースが多いです。例として、プログラミングスキルを3つの段階で設定した場合は次になります。

レベル1（初心者）	基本的なコードが書ける
レベル2（中級者）	複雑なプログラムの開発ができる
レベル3（上級者）	高度な問題解決と最適化がおこなえる

5-4. スキルマップの評価・更新

最後の手順はスキルマップの評価・更新です。スキルマップは一度作成すれば終わるわけではなく、定期的に更新する必要があります。

スキルマップに設定するべき項目は、市場の変化や組織の方針変更など、状況の変化に合わせて変わるため、必要に応じて変更しなければなりません。また、社員の成長にあわせた更新が必要です。

スキルマップを有効に活用していくためには、定期的に周辺状況の調査や社員の評価をおこない、適切に更新をしていくことが重要になります。

5-5. スキルマップの管理

スキルマップの管理方法はさまざまです。例えば部署の上長がスキルマップを定期的に管理・更新するという方法が挙げられます。また、スキルマップを管理するための従業員を立てるという方法もあります。自社に応じた方法でスキルマップを管理しましょう。

6. スキルマップのテンプレート紹介

スキルマップ（スキル管理表）はExcel（エクセル）を使って自社で作成できますが、テンプレートの活用もおすすめです。スキルマップのテンプレートとして以下が挙げられます。

• 厚生労働省のテンプレート
• 独立行政法人情報処理推進機構のテンプレート

6-1. 厚生労働省のテンプレート

厚生労働省では職業能力評価シートとしてテンプレートを発表しています。職業能力評価シートはチェック形式の評価シートで、スキルマップとして活用可能です。職業能力評価シートは事務職や外食、介護業などの業務・業種に対応しています。しかし、あくまでテンプレートであるため、自社の事業や状況に応じて加筆や修正を加えましょう。

6-2. 独立行政法人情報処理推進機構のテンプレート

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）もスキルマップのテンプレートを用意しています。ITコンサルタントやエンジニアといったように、ITに関わる業務に就く人を対象としたスキル指標リストであるテンプレートをダウンロード可能です。

7. スキル管理を実施して社員が個性を発揮できる企業にしよう

スキル管理は、社員が持つスキルや能力を可視化し一元的に管理することです。社員が持つスキルを把握すれば、最適な人材配置や効果的な教育ができます。

組織全体の強みや弱みも把握できるため、今後どのような方向性で人材を育成するかや採用をするべきかが明確になるでしょう。

反対に、スキル管理をおこなわなければ、成長する機会の減少へつながり、社員のモチベーション低下を招きます。

スキル管理を実施して、社員の能力が適切に発揮できる企業にしていきましょう。