近年では、法改正の影響や環境保全への関心の高まりなどからペーパーレス化が注目されています。ペーパーレス化を進めるには、ITツールを上手く活用する必要があります。 当記事では、ペーパーレス化に必要なツール一覧や、目的に応じたツールの選び方、無料で使用できるシステムについて解説します。

1. ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、紙の書類を電子化し、電子データとして保管・活用して、紙を使用しないようにすることです。

ペーパーレス化を目的としたツール・社内ルールの整備は、副次的に業務効率化や働き方の多様化の実現につながるため、働き方改革にも貢献します。さらに、地球温暖化などの環境問題の課題を解決するためにも、ペーパーレス化は注目を集めています。

そして、企業はペーパーレス化を推進すれば、事業活動をおこなううえで、コストの削減や業務効率の向上など、さまざまなメリットを得られます。

このように、今後はペーパーレス化がより進んでいくことが予想されます。ペーパーレス化を推進するには、自社のニーズにあったツールを導入することが大切です。

2. ぺーパーレス化に必要なツール一覧

ここでは、ペーパーレス化を推進するうえで役立つツールについて詳しく紹介します。

2-1. ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、稟議書や申請書などを電子化して、申請・承認・決裁といった業務をオンライン上でおこなうためのツールのことです。

紙を使用して申請・承認・決裁の業務を管理している場合、申請書の提出や捺印をおこなうには出社しなければなりません。また、申請書が誰のもとにあるのか、進捗状況などが見えにくく、稟議の進行が滞ることも多いでしょう。

しかし、ワークフローシステムを導入すれば、オンライン上で管理できるため、多様な働き方を推進したり、業務効率を向上させたりすることが可能です。

2-2. クラウドストレージ・オンラインストレージ

クラウドストレージ（オンラインストレージ）とは、紙の書類を電子化してクラウド上で保存・共有できるツールのことです。

自社のサーバーにデータを保存して管理する場合、紙の書類を電子化するとデータ容量が膨大になり、容量が足りなくなる可能性もあります。また、地震・火災などの災害があったときに、データを消失してしまう恐れがあります。

しかし、クラウドストレージでは、ストレージの容量や料金プランを選ぶことができます。また、バックアップ体制やセキュリティ対策の充実したサービスを選べば、BCP対策や内部統制の強化にもつながります。

2-3. 電子契約サービス

電子契約サービスとは、紙の契約書の代わりに、電子上で契約を締結できるツールのことです。

紙の書類を利用して契約をおこなう場合には、印刷・製本・郵送といった手間がかかります。また、場合によっては、収入印紙を貼付する必要があります。

しかし、電子契約サービスでは、契約書の作成から送付・保管までのプロセスをクラウド上で管理できるため、契約業務の生産性の向上が期待できます。また、電子契約では、収入印紙が不要になるため、印紙代がかかりません。

2-4. 経費精算システム

経費精算システムとは、旅費交通費・消耗品費・広告宣伝費などの経費の申請・承認などをおこなうためのツールのことです。

紙の領収書などを利用して経費精算をおこなっている場合、申請や承認などの経費精算の業務を手作業で実施するため、手間がかかったり、ミスが生じたりする可能性もあります。

しかし、経費精算システムを導入すれば、経費精算のための申請・承認などをオンライン上で管理することが可能です。また、OCR機能の搭載された経費精算システムを利用することで、領収書やレシートの文字をデータ化できるため、入力作業の手間を省くこともできます。

2-5. 請求書発行システム

請求書発行システムとは、請求書の作成・印刷・封入・発送といった業務をオンライン上で完結するためのツールのことです。

紙の請求書を送付する場合、業務量が多く、手作業によるミスが発生する可能性もあります。

請求書発行システムでは、帳票データをアップロードして発行方法を選択すれば、請求書を発行できるため、業務負担を減らすことが可能です。

2-6. 勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤・時間外労働・有給休暇などを適切に管理するためのツールのことです。

紙のタイムカードを使用して勤務状況を管理している場合には、オフィスに出社しなければ打刻をおこなうことはできません。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、紙のタイムカードを廃止して勤務状況を管理することができます。また、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、給与計算の業務効率を向上させることが可能です。

3. 目的別に応じたペーパーレス化ツールの選び方

ここでは、目的別に必要とされるペーパーレス化ツールの選定方法について詳しく紹介します。

3-1. 文書の電子化や紙のコスト削減を目的とする場合

紙の書類の電子化をおこなったり、紙のコストを削減したりしたい場合には、電子契約サービスやワークフローシステムを導入するのがおすすめです。

電子契約サービスを導入すれば、取引先との契約書のやり取りを電子化し、印刷・製本・郵送といった手間を省けるため、紙のコストを削減することができます。

また、ワークフローシステムを導入すれば、各種申請書を電子化して管理することが可能です。そのため、紙の稟議書や申請書などを廃止して、コストを削減することができます。

3-2. 情報共有の効率化を目的とする場合

ペーパーレス化を通して、情報共有をスピーディーにしたい場合には、クラウドストレージ（オンラインストレージ）を導入するのがおすすめです。

クラウドストレージを導入すれば、インターネット上で電子データを管理できるため、データの送受信は不要です。また、PCやスマホなどの端末とネット環境があれば、時間や場所を問わずデータにアクセスすることができます。さらに、ツールによっては、複数人でデータを共同編集をおこなうことが可能です。

3-3. 業務の効率化を目的とする場合

ペーパーレス化により業務を効率化させたい場合には、請求書発行システムや経費精算システムを導入するのがおすすめです。

紙で請求書を管理している場合には、担当者がオフィスにいないと、業務が滞ってしまうという恐れがあります。請求書発行システムを導入すれば、請求書に関する業務をオンライン上でおこなえるため、スムーズに業務を進めることが可能です。

また、経費精算システムを導入すれば、旅費交通費・交際費などの精算をオンライン上で申請・承認できるため、業務負担を削減することができます。また、領収書の読み取り機能のあるツールもあり、申請者の入力ミスを防ぐことが可能です。

3-4. セキュリティ・コンプライアンスの強化

ペーパーレス化を推進してセキュリティやコンプライアンスを強化したい場合には、勤怠管理システムなどを導入するのがおすすめです。紙のタイムカードでは、不正打刻や打刻漏れが生じてしまうという恐れがあります。一方、勤怠管理システムでは、打刻データを客観的に管理できるため、コンプライアンスを強化することが可能です。

4. 無料でペーパーレス化ツールを利用する方法はある？

ここでは、無料でペーパーレス化ツールを利用する方法や注意点について詳しく紹介します。

4-1. 無料プランを提供しているツールを利用する

費用を掛けずにペーパーレス化を推進したいと考えている場合には、無料プランの提供されているツールを利用するのがおすすめです。クラウドサービスには、有料で利用できるものだけではなく、無料で利用できるものもあります。まずは無料のツールを導入してみて、必要に応じて有料プランに切り替えるというのも一つの手でしょう。

4-2. 無料のツールを使う際の注意点

無料のツールは、費用がかからず、手軽に始められるというメリットがあります。しかし、導入・運用する際には注意点があります。

無料のツールは、有料のツールと比較して、機能が制限されている可能性もあります。そのため、自社の目的や規模によっては、適さない恐れがあります。

また、ツールのセキュリティが脆弱であり、社外秘の情報が漏洩してしまう危険性もあります。そのため、ツールのセキュリティ対策とは別に、自社で対策をおこなわなければならないこともあります。

さらに、無料のツールは、サポート体制がきちんと整備されていないこともあります。そのため、初めてのツール導入などの場合には、サポート体制の整備されているツールを選ぶことが大切です。

5. 自社に合うツールを導入してペーパーレス化を実現しよう！

ペーパーレス化を推進するためのツールには、ワークフローシステム・クラウドストレージ・電子契約サービス・経費精算システム・請求書発行システム・勤怠管理システムといったさまざまなものがあります。また、無料で使用できるツールもあります。

ただし、機能が制限されていたり、セキュリティに脆弱性があったりするため、注意する必要があります。まずはペーパーレス化の目的を明確にし、自社にあったツールを導入することが大切です。