DXを推進するにあたって、社内の制度や文化、システムをデジタル化し、ぺーパーレス化を進めることが大切です。まずは、自社の紙の使い方や保管スペース、コストなどを定量的に洗い出し、ペーパーレス化するメリットやデメリットを明確化することから始めましょう。

ぺーバレス化を推進すれば、電子データとして情報を扱えるため、紙データでは実現できなかった業務の効率化や自動化を進めることができます。

また、働き方改革の観点から、柔軟なワークスタイルに対応するためにも、ペーパーレス化は役立ちます。紙の資料を電子データ化すれば、社外でも書類の閲覧・修正・申請などが可能となり、テレワークを推進できます。

このように、ぺーバレス化を推進し、電子データを上手く活用すれば、業務の効率化や自動化など、業務のデジタル化を進めることが可能です。また、ぺーバレス化をきっかけに、DXの第一歩として、ほかのアナログ業務のデジタル化する体制を構築することが可能です。

1. ペーパーレス化のメリットとは

ここでは、ぺーパーレス化を進めるメリットについて詳しく紹介します。

1-1. コストの削減

ペーパーレス化を進めれば、紙で運用していた管理コストを削減することができます。たとえば、紙代・印刷代・郵送費用・廃棄費用・プリンターの購入と管理にかかる費用などのコストを削減することが可能です。

また、膨大な紙の資料を保管するには、管理スペースを用意する必要があります。ペーパーレス化を実現すれば、保管スペースを縮小でき、オフィスの賃料や書類管理をおこなううえでの人件費を抑えることが可能です。

1-2. 業務の効率化・生産性の向上

紙媒体の書類を電子データ化し、ぺーパーレス化を実現すれば、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。紙の資料の場合、膨大な書類のなかから目的物を探さなければならず、時間やコストがかかります。しかし、電子データ化した書類の場合、検索をかければ、素早く目的のデータにたどり着くことが可能です。

紙の書類に書かれた情報は、アナログな情報であるため、情報の共有に時間がかかり、情報の更新の手間もかかります。それに対して電子データ化した書類は、ネットワーク環境を活用して、離れた相手と簡単に共有・更新することができます。そのため、ペーパーレス化を進めることで、情報の共有スピードを向上させることができます。

このように、ペーパーレス化を実現すれば、紙媒体の書類を利用した業務のデメリットを改善でき、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

1-3. セキュリティの強化

ぺーパーレス化には、セキュリティを強化できるメリットがあります。紙の資料の場合、紛失や盗難など、社外秘の情報が漏洩してしまう可能性があります。

一方、ぺーパーレス化を進めれば、電子データとして保管できるため、情報漏洩のリスクを軽減させることが可能です。ただし、ネットワーク上での文書管理にもセキュリティ面でのリスクはあります。管理者やアクセス権限、ネットワーク環境などを適切に設定することが大切です。

また、紙の場合、災害などにより、データが消失してしまうという恐れもあります。一方、ぺーパーレス化をおこない、バックアップ体制をきちんと構築すれば、災害時のデータ紛失のリスクを軽減させることもできます。

1-4. 働き方改革につながる

ペーパーレス化を実現すれば、時間や場所を問わず、書類をチェックすることが可能です。たとえば、オフィスに出社せずとも、PCやスマホ、タブレットなどのデバイスとネット環境があれば、自宅やカフェなど、リモート環境でも書類を確認できます。

さまざまな働き方のニーズに応えることにより、従業員満足度や求人応募数の向上が期待できます。このように、ペーパーレス化を進めれば、働き方改革につながるというメリットがあります。

2. 企業でペーパーレス化が進まない3つの課題

ここでは、企業でぺーパーレス化が進まない理由について詳しく紹介します。

2-1. 導入のコストへの懸念

ペーパーレス化をいきなり進めようとすると、新しいツールや周辺機器の導入をおこなわなければならず、思っていた以上にコストが高くなるという可能性があります。

また、ペーパーレス化を実現するために、社内の制度の見直しや改正をおこなう必要性があるため、担当者の業務負担の増加にもつながります。さらに、ペーパーレス化を実施できる環境を整備したとしても、従業員にツールの使用方法やルールを周知させなければなりません。

このように、ペーパーレス化を進めるにあたって、導入にかかるコストが高く、実施に踏み切れない企業は多いでしょう。

2-2. 役職が高い人が使わないとかえって仕事が増える

年功序列の文化が残っている企業では、役職の高い人ほど年齢が高い傾向にあります。その場合、ITツールに慣れていない方も多く、ペーパーレス化を実現するうえで必要なITツールの使用を躊躇する場合も多いでしょう。また、ペーパーレス化を進めることにより、自分の仕事が奪われるのではないかと危惧している方もいるかもしれません。

このように、役職者がペーパーレス化に対して積極的ではないために、紙と電子データでの業務を並行しておこなわなければならず、かえって業務負担が増加してしまうという可能性があります。

2-3. 日本の法律上紙での保管が必要なものがある

日本の法律では、紙で保管しなければならない書類があるため、業種・職種によっては、ペーパーレス化を推進できないという事例は数多くあります。

書類保管に関する法律には、e-文書法があり、電子保存が認められている文書と、認められていない文書について規定されています。そのため、電子保存できない文書に関しては、紙媒体の書類として保存しなければなりません。とくに、日本では、正式な契約は紙媒体の書類を利用しなければならない、という文化が根強く残っている傾向にあります。

このように、日本の法律上、紙で保管しなければならない書類があり、紙媒体のデータと電子データを同時に扱うと業務負担の増加につながるため、ペーパーレス化が進まないという背景があります。

3. ペーパーレス化の推進方法

ここでは、ペーパーレス化を進め方について詳しく紹介します。

3-1. 経営層からトップダウンでペーパーレス化の推進をおこなう

経営層を含めたすべての従業員に、ペーパーレスに関する知識や必要性をきちんと周知したうえで、ペーパーレス化の取り組みを進めることが大切です。

とくに、裁量権の大きい経営層から動き出さなければ、社内にペーパーレス化を浸透させることは難しいです。そのため、経営層に対して、ペーパーレス化の目的や費用対効果、競合他社の事例を示し、必要性を認知させることが重要といえます。

たとえば、経営層に対して、クライアントや取引先が電子データの取引をおこなっている事例を示せば、ペーパーレス化の意義を理解してもらうことが可能です。また、ペーパーレス化をおこなっている競合他社の事例を示して、業績を伸ばしていることを説明すれば、自社のペーパーレス化に対する危機感を認知させることができるでしょう。

このように、経営層がペーパーレス化の取り組みをリードするようになれば、円滑にペーパーレス化を社内に浸透させることができます。

3-2. 試験的にペーパーレス化を導入し、社内の事例を作る

ペーパーレス化は、段階的に進めていくことが、導入を成功させるコツです。いきなり全社的にペーパーレス化を進めようとすると、従業員の負担や導入コストが増加してしまうという可能性があります。

たとえば、部署やプロジェクト、業務など小さな単位に区分し、ペーパーレス化を進めやすい範囲から試験的に取り組みを開始するのがおすすめです。また、すでにペーパーレス化を成功させている他社の事例から、自社のペーパーレス化を実現するにあたって参考となる情報を入手すると、スムーズに取り組みを進めることができます。

試験的にペーパーレス化を進めた後は、社内事例を作り、全社に展開すれば、ペーパーレス化の必要性を理解してもらい、上手く社内全体へと導入を進めていくことができるでしょう。

4. ペーパーレス化を推進するツール

ここでは特に効果が出やすく、始めやすいバックオフィス領域のペーパーレス化ツールを紹介します。

4-1. 勤怠管理システム

給与計算をするためには、従業員の勤務時間を正確に集計する必要があります。もし、勤怠の集計にタイムカードを使っている場合、月末にExcelや集計ソフトに一枚一枚手動で入力しなければいけないため膨大な時間がかかります。

もし、勤怠管理システムを導入すれば、従業員の打刻によって日々の勤務時間や勤務日数が自動で集計されるため、勤務時間や勤務日を手入力する手間を省くことができ、集計にかかる時間を大幅に削減することができます。

打刻にミスや漏れがあった場合にも管理画面上ですぐに確認することができるため、ミスにすぐ気が付くことができます。月末に打刻ミスを発見し、該当従業員に事実確認をする手間も削減でき、効率的に給与計算をおこなうことが可能になります。

4-2. 経費精算システム

電子帳簿保存法により、領収書などの証憑書類を電子データで保管することが可能になりました。経費申請を経費精算システムに一元化することで、領収書の保管や確認の業務が削減されます。

必要項目を記入していない場合には申請があげられないように設定しておけば、書類不備による差し戻しが発生しないためスムーズな経費精算が可能になります。

4-3. 電子契約システム

電子契約システムを利用することで、契約書の郵送や印刷にかかる費用が削減できます。また、電子契約の場合には、契約書に収入印紙を添付する必要もないため、印紙代が不要になります。

また、捺印された契約書もシステム上で送受信がおこなえるため、郵送を待つ時間がかからなかったり、送付先からの捺印や開封などの進捗状況がシステム上で把握できるため書類の追いかけがしやすくスムーズな契約締結が実現できます。

5. まずはペーパーレス化から企業のDXを始めよう！

DXを推進するにあたって、社内の制度や文化、システムをデジタル化し、ぺーパーレス化から始めてみるのがおすすめです。ペーパーレス化を実現すれば、コストの削減や業務効率・生産性の向上、セキュリティの強化、働き方改革につながるなどのメリットがあります。

ただし、急なシステム導入や、無理のある推進では、かえってコストが増加してしまうという可能性があります。また、法律上、紙で保管しなければならない書類もあるため、注意が必要です。

ペーパーレス化を上手に進めるには、裁量権の大きい経営層にペーパーレスの必要性を認知してもらい、取り組みをリードしてもらうことが大切です。また、部署やプロジェクトなど小さな単位から、試験的にペーパーレス化を導入し、全社に展開すると、スムーズに導入を進めていくことができます。

このように、ペーパーレスのメリットや注意点をきちんと把握し、まずはペーパーレス化からDX推進への一歩を踏み出しましょう。