労務管理システムとは、労働基準法に基づき、従業員の勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなどを効率的に行うためのツールです。また、企業が順守すべき法令や規則に基づいた労務手続きをサポートし、業務効率の向上に貢献します。最近の労務管理システムはクラウド型が主流で、場所を問わずインターネットを介してシステムの利用が可能です。クラウド型システムの導入により、従業員の出退勤や休暇の管理、給与明細の発行、社会保険や税務申請などが一元的に管理できるため、企業の作業負担が軽減されます。

この記事では、自社に最適な労務管理システムを選ぶ際のポイントや労務管理システムの基本的な機能や導入するメリットについて詳しく解説します。

 

1. 労務管理システムとは？

労務管理システムとは、従業員の勤怠や給与、社会保険手続きなど人事労務に関する業務を効率的に管理するためのシステムです。これまでは多くの企業が手作業でこれらの業務を行っていましたが、労務管理システムを導入することで、これらの業務を自動化し、ミスを減少させることが可能です。例えば、入退社に伴う社会保険や雇用保険の手続き、給与計算、年末調整などのタスクを迅速かつ正確に処理することができます。

最近、多くの企業で採用されているのはクラウド型の労務管理システムで、インターネットを介してどこからでもアクセス可能です。これにより、リモートワーク中の従業員や複数拠点で働くスタッフの勤務状況もリアルタイムで把握できます。

さらに、従業員は自分の勤怠情報や給与明細などをインターネットを通じて簡単に確認できるため、手間が少なくなります。また、労務管理システムは法改正にも迅速に対応することができ、労務手続きを最新の法令に基づいて行えるため、コンプライアンスの面でも安心です。総じて、労務管理システムは企業の生産性を向上させる強力なツールとして、今後さらに多くの企業に採用されることが予想されます。

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2. 労務管理システムに必要な機能

労務管理システムに必要な機能は、勤怠管理、給与管理、各種申請業務、人事管理など、様々な業務を総合的にカバーするものです。これらの機能を一元化することで、企業独自の課題と要望に対応しやすくなり、効率的な労務管理が実現できます。また、システムの連携性も重要で、個々の機能に優れた製品を組み合わせることで、自社に最適な労務管理環境を構築することが可能です。詳しく見ていきましょう。

2-1. 入退社管理

労務管理システムには、効率的な入退社管理機能が必須です。たとえば、従業員が入社する際には、従業員の住所や銀行口座、通勤ルートやマイナンバー等、登録情報の回収手続きが必要ですが、労務管理システムではこれらの手続きにおけるフォーマットをシステム上で簡単に作成することができ、従業員への依頼もメールで送付可能になり、手続きの進捗管理も可視化されます。
さらに、従業員側としても従来の紙ベースの手続きとは違い、インターネットを利用したWeb管理によって、PCやスマホからも簡単に操作可能です。これにより、労務管理の効率化と精度向上が期待でき、関係機関への申請や書類集約もスマートに行えます。

また社会保険や雇用保険の資格取得・喪失における各種手続きの申請業務も、システムを用いれば年金事務所や役所への書類提出も電子申請が可能で、提出期限に間に合わせてスピーディーに処理が行えるようになり、手間と時間を大幅に軽減します。
このような入退社時の従業員情報の一元管理により、手入力や書類作成の手間も省け、転記や不備によるミスも減少します。

2-2. 従業員の情報・勤怠管理

労務管理システムに必要な機能として、人事担当者や経営者にとって重要なのは従業員の情報および勤怠管理です。この機能があれば、従業員の情報を一元管理し、入社年月日や勤続年数から定年退職予定年月を管理したり、人事異動の履歴や休職・育休などによる在籍区分や雇用区分の履歴管理も一括して可能です。そのため、情報を一元化させ管理しやすくするために必要です。
また、従業員の勤怠管理も電子化することで、勤怠情報の確認や残業時間・年始有給休暇の取得進捗の管理が簡単に行え、労務担当者の負担を軽減できます。さらに、申請承認機能を活用することで、休暇を取る際の連携や打刻ミスによる勤怠情報の修正・反映もワークフローで効率化でき、勤怠情報への反映時間が短縮されます。労務管理システムの導入により、手続きの管理が随時実施できるだけでなく、全体の業務効率向上が期待されます。

2-3. 年末調整

労務管理システムには年末調整をスムーズに実施するための機能が必要です。

労務管理ツールは年末調整時の従業員からの各種申告書の回収、税額の確定、及び正しい金額の納税といったプロセスをシステム内で完結させることができ、年末調整業務が効率化します。例えば、所得税徴収高計算書、扶養控除申告書、保険料控除申告書などの書類をシステム上で簡単に作成することが可能です。この機能により、担当者の煩雑な入力作業を大幅に軽減し、計算ミスのリスクも低減できるため必要な機能です。

また、システムを活用することで、従業員の書類提出状況や内容をリアルタイムで確認することができ、従来の煩雑な差し戻しや回収の手続きも迅速に行えるようになります。労務管理システムを導入する際には、これらの年末調整機能がしっかりと連携しているかをポイントとして確認し、最適なツールを選びましょう。

2-4. 各種契約書の作成

労務管理システムには、従業員と雇用主との間で結ぶ雇用契約書を簡単に作成できる機能が必要です。

この機能では入社手続きの際に事前に回収しておいた履歴書や従業員の情報を基に契約書の記入項目を自動入力するため、手続もスムーズです。従来のように契約書を手動で作成し、郵送や手続きする手間を省略できるため必要な機能といえるでしょう。これにより人事担当者や経営者は、雇用契約にかかる書類作成、提出、確認、契約の締結プロセスを効率化し、さらには誤りを減らし、時間の節約ができます。

また、電子上での管理が徹底されるため、セキュアで内部統制の観点からも安心です。システムが対応する各種手続きや情報収集が一貫して電子化されることで、より具体的かつ詳細な労務管理が可能となり、労務管理に関係する業務の簡略化が期待できます。

2-5. 給与管理・源泉徴収発行

労務管理システムにおける給与管理と源泉徴収発行は、経営者や人事担当者にとって重要な機能です。

この機能を利用することで、給与の計算を自動化し、さらには給与明細や源泉徴収票までもシステム上で作成が可能になり、給与管理業務の工数削減になります。従業員においても、パソコンやスマートフォンを通じてこれらの書類を簡単に閲覧できますので大きなメリットと言えるでしょう。これにより、紙の給与明細発行に伴う配付先の間違いや盗難、紛失のリスクも軽減されます。

さらに、紙代、印刷代、郵送費などのコスト削減も期待できますので必要な機能といえるでしょう。

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3. 労務管理システムを導入するメリット

続いて、労務管理システムを導入するメリットを紹介します。導入を検討するにおいて、会社にとってどんな利点があるのか正しく理解しておきましょう。

3-1. 労務管理業務を効率化できる

労務管理システムを導入することで、労働時間の記録や給与計算、各種手続きなどの自動化が進み、労務管理業務の効率化が図れます。特に、これまで紙ベースで扱っていた有給休暇や残業などの申請・承認プロセスも、システム化することで迅速に進行させることができます。結果として、従業員の人事データが一元管理されるため、ミスが減り、情報の蓄積と活用がしやすくなります。

さらに、アナログ作業の削減により担当者への負担が軽減され、新たに発生する手続や人事評価、タレントマネジメントなどの重要な業務に集中できる時間が増えることも大きなメリットです。全般的に業務効率が向上し、組織全体のマネジメントもより効果的に進められるようになります。

3-2. 従業員の勤務時間を正確に把握できる

労務管理システムの導入は、企業が従業員の勤務時間を正確に把握するうえで非常に有効です。多機能なシステムを活用することで、勤務時間の正確な記録が可能になり、結果として労務管理の効率化が期待できます。具体的には、カードリーダーやPC、スマートフォンからのWeb打刻、GPS機能を利用した打刻など、多様な手段で出退勤の打刻が行えるため、テレワークなど多様な働き方にも対応できます。

さらに、設定された時間を超える残業が発生した際にアラートを通知する機能もあり、長時間労働の早期把握と対策が容易です。このような機能により、各社員の労働時間や休暇取得の状況も一目で管理できます。

労務管理システムの導入で効率的かつ効果的な労務管理が可能となるため、管理業務の効率化を目指す企業には特におすすめです。

3-3. 遠隔地・複数拠点の管理が楽になる

労務管理システムを導入することで、遠隔地や複数拠点の管理が非常に楽になります。特に、クラウド型の労務管理システムは、自社サーバーを必要とせず、インターネット環境さえあれば全国どこからでもシステムにアクセスできます。これにより、テレワーク中や出張などオフィスにいなかったり、地方拠点で働いたりしている従業員の労務管理が一元化されます。

従業員はオフィス外からも出退勤の打刻や各種申請が可能となり、人事担当者もリアルタイムで状況を把握できます。さらに、こうしたシステムはオフィス勤務からテレワークへの切り替えにもスムーズに対応できるため、さまざまな勤務形態に柔軟に対応できます。結果として、管理業務の効率化が図られ、全拠点での労務管理がより効率的に行えるようになります。

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4. 労務管理システムを導入するデメリット

一方で労務管理システムを導入する上でのデメリットはどのようなことが考えられるのでしょうか。導入後の失敗を避けるためにも参考にしておきましょう。

4-1. 高いコスト・費用がかかる可能性がある

労務管理システムを導入する際のデメリットとして、一つ挙げられるのが高いコスト・費用がかかる可能性です。実際に、労務管理ソフトウェアの導入には様々な費用が報生します。クラウド型を選ぶのか、オンプレミス型を選ぶのかによって多少の違いは発生しますが、例えば、ソフトの購入やカスタマイズ、ITインフラの整備、そして運用に必要なトレーニングなどが含まれます。さらには、継続的なサポートやソフトウェアのアップデートも考慮する必要があります。これらのコストが予算を圧迫することが多く、導入前に事前に詳細な費用見積もりと、予算内で対応できるかの確認が必須です。
システムの効果を最大限に活かすためにも、自社の業務や労務情報の管理課題に最適なソフトを選定し、カバーする範囲やサポートの詳細について事前に十分に確認しておくことが重要です。

4-2. インターネット環境が必要になる

労務管理システムを導入する際のデメリットの一つとして、インターネット環境が必要になる点が挙げられます。

インターネット接続が不安定な場合や回線の速度が遅い地域では、クラウドベースのサービスを快適に利用することが難しいことがあります。インターネット環境が劣悪だと労務管理の一通りの機能を効果的に使いこなせず、労務管理システムの真価が発揮されません。そのため、労務管理を円滑に進めるためには、安定したインターネット環境が不可欠です。これは自社の規模や契約プランによっても変わり得るため、導入前にインターネット環境を一通り確認することが重要です。

4-3. 従業員によっては操作が難しい可能性がある

労務管理システムの導入は、多くの中小企業にとって非常に便利な手段となりますが、従業員によっては操作が難しい可能性があります。特に、管理や手続きに関わる従業員のITリテラシーが低い場合や、高齢の担当者がいる場合、システムへの入力や情報の連携が効率的に行えないことがあります。これにより、入力ミスや連携不足が生じやすくなり、結果として管理の手間やチェックの負担が増える可能性があります。

したがって、労務管理システムを導入する際には、システムの使いやすさやサポート体制も重要なチェックポイントとなります。操作が簡単で直感的なユーザーインターフェイスを備えたシステムを選ぶこと、そして導入前後で従業員に対する充分な教育やトレーニングを実施することが推奨されます。

5. 労務管理システムを活用していくうえで重要なポイント

労務管理システムを導入する際には、企業の勤怠や労務管理を効率化するためにいくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。
挙げられる3つのポイントは以下です。

• 導入コストが自社の予算に合っているか
• 電子化したい業務・帳票に対応しているか
• 既存の社内システムと連携できるのか

企業の労務管理作業をより効率的に行うために重要なポイントになりますので、それぞれ説明します。

5-1. 導入コストが自社の予算に合っているか

労務管理システムを導入する際には、まず導入コストが自社の予算に合っているかどうかを慎重に検討する必要があります。システムの導入費用だけでなく、ランニングコストも詳細に確認しましょう。

労務管理システムには多岐にわたる機能が含まれており、従業員の基本情報や身上情報の収集、給与明細の発行、雇用契約の締結、年末調整の計算、マイナンバーの管理など、労務管理の業務効率を大幅に改善する効果があります。しかし、これらの機能を活用するためには、持続的な費用が発生することを理解しておくべきです。高額な運用コストが続くようでは、直接的な業務改善や従業員満足度の向上だけでなく、全体的な効率化のメリットも低下してしまう恐れがあります。

労務管理システムを選定する際には、システムの基本情報を基に、可視化された状況とそのほかの対応範囲を分析し、自社に最も適したソリューションを選びましょう。適切なコスト管理を通じて、長期的に満足度の高い労務管理システムを運用することができます。

5-2. 電子化したい業務・帳票に対応しているか

人事担当者や経営者が労務管理システムを導入する際の重要なポイントとして、自社の求める業務や帳票に対応しているかどうかのチェックが必要です。

例えば、労働保険や健康保険の申請・届出の手続き、担当者が行う社会保険の管理や労務に関する帳票の作成といった具体的な業務にシステムが対応するかを検討することが不可欠です。電子での手続きやフォーマットの差異により、役所や協会への提出書類が適切に作成・提出されることが求められます。労働保険や社会保険の申請には専門知識が必要なため、システムが最低限必要な機能を提供していることが重要です。この対応が不十分では、手続きにかかる手間が増え、担当部署の負担も増大します。

従って、労務管理システムが自社の範囲や特定の手続きにどの程度対応できるかを事前に確認し、労務管理を効率化するためのおすすめのサービスを選ぶことが重要です。

5-3. 既存の社内システムと連携できるのか

労務管理システムの導入を検討する際、既存の社内システムと連携できるかどうかは重要なポイントです。多くの中小企業では、クラウドサービスや既存の情報管理システム（例えば給与計算システムや勤怠管理システム）を既に利用しています。これらとの連携がスムーズに行えるかどうかを確認することで、手続きの無駄を減らし、業務効率を大幅に向上させることができます。

企業の異なる業務システム（給与、勤怠、入社・退社手続き、年末調整）との情報の統合されることにより、労務管理やタレントマネジメントの作業が一元化され、個別に収集された情報の整理・確認の手間を省くことができます。
連携可能なシステムを選ぶことで、労務管理のプロセスが簡便化され、担当者の負担を軽減し、包括的な労務業務の管理が実現します。システム導入前には、既存システムとの互換性や連携の容易さを必ず確認し、適切な選択を行うことが重要です。

6. 自社にあった労務管理ソフトを導入しよう

労務管理システムの導入を検討する際、自社の特性に合ったシステムを選ぶことが成功の鍵です。
まず、システム導入の前に自社の現状の労務管理状況と課題を整理しましょう。無料で提供される情報や資料をダウンロードしてシステムの特徴を把握し、登録されたデータを活用して具体的な利用シナリオを描くことが重要です。企業ごとに異なる要望が発生するため、情報が整理できた段階で、実際にシステム提供側に相談してみると良いでしょう。
労務管理システム導入は、データの一元管理や効率的な業務運営が実現し、従業員の勤怠情報も正確に管理できます。自社に最適なシステムを導入することで、労務管理の課題解決と同時に、より働きやすい職場環境を構築することが可能になります。