昇給辞令とは？書き方や給与辞令との違い・例文を紹介

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勤怠・給与計算

更新日: 2024.11.15
公開日: 2024.11.5 OHSUGI

「昇給辞令とは何か把握しきれていない」

「昇給辞令と給与辞令との違いが正確に把握できていない」

上記のお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。

昇給辞令とは、給与を改定する際の通知の一つで、昇給する際に交付される辞令書のことです。昇給辞令は命令文書に当てはまり、原則として断れない特徴があります。

本記事では昇給辞令とは何か、交付するタイミング、給与辞令との違い、書き方や例文を紹介します。最後まで読むことで、昇給辞令への理解が深まり、従業員に適切に交付できるようになるでしょう。

昇給辞令の概要を以下の流れで解説します。

昇給辞令とは、給与が昇給したことを通知するための辞令書のことです。主に能力や勤務態度が向上して従業員の給与があがったときに交付されます。

昇進辞令は肩書が変わるときだけ発令されるものですが、昇給辞令の場合は肩書が変わらないときでも発令されることが特徴です。

従業員は、昇給辞令を合理的な理由なく断ることができません。辞令には法的な効力はないものの、会社の指揮命令に沿って労務を提供する労働契約をしているためです。

辞令交付は義務ではないため、書類や電子媒体で交付するのではなく、口頭で伝えても問題ありません。しかし、口頭で伝えると誰がどのような命令を下したのか証拠が残らないため、できる限り書面で昇給辞令を交付しましょう。

昇給辞令のテンプレートや様式は会社によっても異なりますが、少なくとも以下の3つが記載されます。

上記の記載を忘れると、従業員の誤解を招く可能性があります。誤解やトラブルを防止するためにも、わかりやすく記載しましょう。

昇給辞令の交付は法律で定められていないため、義務ではありません。

会社によっては昇給辞令を作成せず、口頭で伝えたり給与明細の発行で代替したりすることがあります。

しかし、従業員にとって昇給は仕事のモチベーションに関係するため、できる限り作成することが望ましいです。

また、従業員にとって給与は重要な報酬であるため、昇給辞令の内容には昇給日と昇給内容を明確に記載しましょう。書面で交付することで、従業員の誤解を防ぎ、何らかのトラブルが起きた際にも役立ちます。

昇給辞令は、原則として個別に通知します。報酬に関することは個人的な内容であるためです。

個別通知は簡単な昇給辞令の交付式で直接渡す方法や、メールに添付して通知する方法があります。

一方で転勤辞令や異動辞令など事前に従業員側で準備が必要なものの場合は、辞令を交付する前に内示が出されることも少なくありません。

なお、昇給辞令の交付は必須ではないため、給与明細などで伝えることも可能です。しかし、従業員のモチベーション向上につながることを踏まえると、日頃の労いを込める意味でも、交付することが望ましいでしょう。

昇給辞令を交付するタイミングは、給与が上がったときです。会社によって昇給するタイミングは異なるものの、1年に1〜2回程度、昇給する機会がある場合が多いでしょう。

また、給与が上がる昇給は定期昇給を含め、以下の制度があります。

昇給制度	基準
定期昇給	勤続年数や年齢で決定される昇給
臨時昇給	業績に合わせて決定される一時的な昇給
自動昇給	能力や業績が反映されずすべての従業員が定期的におこなわれる昇給
考課昇給	人事考課・査定によっておこなわれる昇給
特別昇給	特別な功労実績や職務などの事由の昇給
普通昇給	能力の向上などの昇給