人事データ分析とは？ステップやおこなうメリット・注意点などを解説

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更新日: 2025.9.8　公開日: 2025.8.25 jinjer Blog 編集部

人事データ分析とは、企業の人事に関するデータを収集して分析することです。適切な人事データ分析を実施すると、人材管理の効率化が図れます。採用の質や生産性の向上、離職率の低下なども期待できるので、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

本記事では、人事データ分析の概要や手法、メリットなどについて詳しく解説します。人事データ分析をおこなう際の注意点についても触れているので、人事データ分析の導入を検討している企業はぜひ参考にしてください。

1. 人事データ分析とは
2. 人事データ分析で解決できること
3. 人事データ分析の手法と手順
4. 人事データ分析をおこなうメリット
5. 人事データ分析をおこなう際の注意点
6. 人事データ分析を理解して人事業務の精度を向上しよう

そもそもなぜ人事データの管理は必要？その必要性と活用価値を解説

企業として人事データを適切に管理することはとても重要ですが、そもそもなぜ人事情報の管理が必要であり、その先に大きな活用価値があることについても、正しく理解できていますか？
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1. 人事データ分析とは

人事データ分析とは、企業内の人事に関するデータを収集して分析するプロセスです。人事データ分析をおこなうと、企業は人材をより効率的に管理できます。

人事データ分析に利用する人事データの具体例は以下のとおりです。

個人に関するデータ	基本情報：氏名・性別・住所・生年月日・連絡先など入社情報：入社年月日・雇用形態・最終学歴や職歴・採用経路など
勤怠に関するデータ	出退勤情報：労働時間・残業時間・遅刻や欠勤、早退の回数など休暇取得情報：有給休暇・育児介護休暇の取得状況など
評価に関するデータ	人事評価：目標達成度・行動評価・表彰履歴など教育情報：保有資格・保有免許・語学力・ITスキルなど
給与に関するデータ	報酬：基本給額や賞与額など手当：役職手当・住宅手当・通勤手当など

従来の人材採用や管理では、人事担当者の経験や直観が重視されやすい傾向にありました。近年は技術の発展に伴い、人事の分野においてもデータ分析を利用した手法が注目されつつあります。

2. 人事データ分析で解決できること

人事データ分析を実施することで、企業が抱える課題の解決につながります。具体的には、離職率や採用コストなどが挙げられます。

人事担当者の経験や直観は外れることも少なくありません。一方、人事データ分析で得た内容は根拠のある結果なので精度が高くなります。

データに基づいた人事戦略を推進すれば、従業員の現状を把握した上で企業が抱える課題に対して適切に対処できるでしょう。

関連記事：人事データアナリストとは？役割やスキル・企業の課題を解説

3. 人事データ分析の手法と手順

人事データ分析の手法と手順は以下のとおりです。

目的を設定する
データを収集する
データベースを構築する
人事データを分析する

それぞれ詳しく解説していきましょう。

3-1. 目的を設定する

最初に、人事データ分析をおこなう目的を設定しましょう。目的を設定することで、データ分析に必要な人事データの内容や分析手法が明らかになるためです。

目的は、企業が抱える課題を軸に考えてみるとよいでしょう。考えられる目的の具体例は、以下のとおりです。

離職率の高さを改善したい
採用コストを削減したい
生産性を向上させたい
新卒採用のミスマッチ率を低減したい

具体的な内容かつ数値化しやすい目的を設定すると、分析結果を検証しやすくなります。

3-2. データを収集する

目的を設定したら、必要な人事データを収集します。既存の人事データだけでは不十分な場合、新たに従業員から収集しましょう。

目的に関連するデータを収集するところから始めましょう。例えば、離職率の高さを改善したいなら、「離職者と最後に面談したとき（出口面接）の情報」などを集めます。離職者の特徴を集めることで、離職の根本的な原因がどこにあるかが見えてくるのです。

ただし、どのデータが重要となるかは分析結果が出るまで分かりません。人事データを収集する際は、できるだけ多くのデータを収集することで問題解決につながりやすくなります。

3-3. データベースを構築する

必要な人事データを収集したら、データベースを構築します。データベースを構築することで、膨大な量のデータを適切に管理できるためです。

データベースには人事に関する重大な個人情報が多く含まれており、厳格な管理が求められます。また、データ量も非常に多くなるため、データベース機能搭載のツールやソフトを使うと効率的です。

3-4. 人事データを分析する

収集した人事データから分析をおこない、課題解決に向けた施策を考案します。代表的な分析手法を以下にまとめました。

分析の種類	分析の目的	分析の方法	分析の具体例
記述的分析	データの要約	データの特徴を表や図で表して分析する	部門ごとの離職率を時系列にして離職率の高い部門を把握する
診断的分析	データによる原因究明	記述的分析によって判明した現象について原因を分析する	離職率の高い部署の原因を、人材の経験年数から探る
予測的分析	データによる予測	将来起こり得る事象を予測する	離職率の高い従業員の傾向を、勤怠状況から探る
処方的分析	データによる行動決定	予測に基づいてやるべきことを明確にする	離職リスクが高い従業員にとるべき行動を提示する

人事データ分析によって得た結果をもとに適切な人材管理ができれば、企業の成長に貢献してくれる人材を確保しやすくなります。

4. 人事データ分析をおこなうメリット

人事データ分析をおこなうメリットは以下のとおりです。

採用の質が向上する
生産性の向上が図れる
離職率の低下につながる

それぞれについて詳しく解説します。

4-1. 採用の質が向上する

人事データ分析をおこなうと、採用の質が向上します。面接官の直観に頼らず、データに基づいた客観的な視点で人材を評価できるためです。具体的に必要なデータとしては、活躍している従業員の性格や学歴、入社経路などが挙げられます。

採用の質が向上すれば、企業が求める優秀な人材を確保しやすくなり、組織への貢献が期待できます。

適切な採用基準が設定されていることで、採用担当者の負荷を軽減できることもメリットのひとつです。

4-2. 生産性の向上が図れる

人事データ分析により、生産性の向上が図れます。従業員の性格や能力などのデータを活用することで、部署ごとに適した人材配置が実現するためです。

適切な人材配置は、従業員の満足度を高める効果も期待できます。従業員満足度は企業の業績や従業員の定着率に直接影響を与えるため、非常に重要です。

4-3. 離職率の低下につながる

人事データ分析は、従業員の離職率低下にもつながります。離職した従業員や離職を希望している従業員のデータを収集することで、離職率に影響を及ぼす要素を分析できるためです。

離職率に影響を及ぼす要素が判明すれば、離職リスクのある従業員を見つけ出して事前に対策を打つこともできます。

離職率が低下すると採用や育成にかかるコスト削減ができるのはもちろん、企業のイメージアップにもなるでしょう。

5. 人事データ分析をおこなう際の注意点

人事データ分析をおこなう際は、データ分析の精度を高めなければいけません。データ分析の精度が低いと、担当者の負担が大きくなるだけで十分な効果が期待できないためです。

人事データ分析を実施する場合、必ず企業の課題を明確化したうえで目的を定め、適切なデータ収集をおこなう必要があります。

人事データ分析はExcelを使っておこなえますが、より精度の高いデータ分析をおこないたい場合は専用ツールを導入してもよいでしょう。Excelでの作業より簡単に深い分析が実現します。

また、ツールに利用する人事データを最新の状態にしておくことも重要なポイントです。

6. 人事データ分析を理解して人事業務の精度を向上しよう

人事データ分析をおこなうことで、効果的な人材管理が実現します。人事担当者の経験や直観は外れるケースが少なくありません。しかし、人事データ分析で得た内容は確実な根拠があるので精度が高くなります。

人事データ分析を実施するにあたり、まずは自社の課題を洗い出し目的を設定しなければいけません。データ分析に必要となる人事データの内容や分析手法を明らかにするためです。

人事データ分析は、採用の質や生産性の向上、離職率の低下など企業に大きなメリットがあります。人事データ分析を理解し、人事業務の精度を高めましょう。

そもそもなぜ人事データの管理は必要？その必要性と活用価値を解説

経営層が納得する、根拠に基づいた人事戦略を立案できる
勘や経験に頼らない、データに基づいた人材配置・育成のヒントを得る
散在したデータを整理し、戦略的な意思決定に繋げるためのステップ整理が可能

貴社の人事データを「戦略資産」へと変えるために参考になりますので、ぜひこちらから資料をダウンロードの上、お役立てください。

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