契約の電子化については、耳あたりのよい言葉ばかりが目立ちます。電子契約を検討しつつも、「電子化によるデメリットもあるのでは」と気になっている企業担当者も多いのではないでしょうか？

そこで本記事では、電子契約の導入で生じうるデメリットについてまとめました。電子契約導入時の注意点も紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。

1. 電子契約のデメリット

 

電子契約とは、紙で取り交わしていた契約書を電子データに置き換えて処理することです。コスト削減・業務効率化につながるなどよい面ばかりが聞こえてきますが、デメリットはないのでしょうか？

電子契約において、「ここが気になる」というポイントを見ていきましょう。

1-1. 自社だけ導入しても効果を実感しにくい

「契約」というものは、1社だけで完結するものではありません。「電子契約にしよう」と意気込んでも、取引先が電子契約に応じない場合はシステムの持ち腐れとなるでしょう。

また取引先がすでに電子契約を導入していた場合、「どちらに合わせるか」という問題も出てきます。

電子化でメリットを享受したいと思っても、取引先を説得したり電子契約の詳細を取り決めたりと、さまざまな協議・折衝を重ねる必要があるでしょう。

1-2. ITリテラシーの低い社員には使いにくい

「契約フェーズの電子化によって業務効率が上がる」というのは、「社員がシステムを問題なく使いこなせる」ことが大前提です。

ITリテラシーの低い社員がいた場合、システムの使い方がわからずに仕事を溜め込んでしまったり、まったくでたらめな操作をしたりして業務を混乱させるかもしれません。

また電子契約を導入すれば、システムを「使いこなせる社員」と「使いこなせない社員」の差が顕著になります。システムに慣れた社員ばかりに仕事が割り振られるようになり、個々の業務量のバランスが悪くなる恐れもあるでしょう。

1-3. 電子化に対応していない書類がある

働き方改革により、国は企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を強く推奨しています。

電子契約の導入についても前向きな姿勢を示していますが、いまだに一部の書類に関しては「電子契約不可」とされています。（2022年8月時点）

・事業用定期借地契約
・企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
・任意後見契約書
・特定商取引（訪問販売等）の契約等書面

なお、2021年6月の衆議院で「消費者被害の防止及びその回復の促進を図るための特定商取引法に関する法律等の一部を改正する法律」が成立しました。

同法案では特定商取引の電磁化を容認する内容が盛り込まれており、「特定商取引（訪問販売等）の契約等書面」については今後電子化が可能になると見込まれます。

ただし、現時点では反対意見も多いため、実際に電子化が可能となるまでには時間がかかるかもしれません。

1-4. 業務フロー全体を変える必要がある

契約を電子化するには、紙ベースで成り立っている業務フローを大幅に変更する必要があります。業務分担が大きく変わる可能性もあり、契約前後のフェーズにも影響が及ぶでしょう。

無策のまま電子契約システムを導入しても、業務が混乱するだけです。業務効率化どころか、今までうまく回っていた業務が回らなくなる可能性があります。

1-5. 自社にマッチするシステムを見つけにくい

電子契約を導入する場合「どの電子契約システムを選択するか」が非常に重要となります。知名度や評判のみでシステムを選択すると、自社の業務にマッチしなかった…、ということもあり得るでしょう。

一口に電子契約システムといっても、契約フロー全体に対応するものから、契約のみに特化したもの・電子スタンプのみのものなどさまざまです。自社のニーズにマッチするものを見極めないことには、業務効率化は望めません。

2. 約導入時に注意すべきポイント

 

電子契約のデメリットをカバーするためには、前準備が必須です。電子契約のメリットを十分に享受するために注意すべきポイントを見ていきましょう。

2-1. 取引先の理解を得る

電子契約のスムーズな導入には、取引先への説明が不可欠です。重要な取引先なら担当者が相手企業へ赴き、電子契約導入に至った経緯を説明しましょう。

取引先の理解を得るためのポイントは、「相手企業にとってどのようなメリットがあるか」を明確にすることです。「コスト削減につながる」「契約フェーズが効率化する」など、想定される効果を丁寧に伝えてください。

電子契約移行への理解と協力を得られれば、電子契約移行への大きなハードルはクリアできます。

2-2. フォロー体制を整える

電子契約システムに関わるすべての社員に、電子契約システム導入の意義を伝えましょう。社員の中には、電子化を快く思わない人も存在するかもしれません。電子契約システムの必要性を説き、全社員が電子契約に前向きになることが必要です。

またシステム導入前に、電子化にともなう社員の不安を払しょくする必要があります。システムが決まった時点で、全社員を対象にシステム研修を行いましょう。

効率良く社員フォローを行うためには、電子契約システムの専門チームを作るのがベターです。導入前の社員説明・導入後のトラブルシューティングも、チームがあれば素早く対応できます。

2-3. 業務フローを最適化する

電子契約システムを導入する前に、業務フローの洗い出しを行います。どの業務が不要になりどのような業務が増えるのかを、導入前に明確化しておかなければなりません。

電子契約システムの導入により社員の業務に偏りが出てしまう場合は、仕事の配分調整も必要となるでしょう。

電子契約を導入すると、契約書の作成はもちろん社内承認・保管の方法も変わります。契約業務の一部分のみを切り取るのではなく、業務全体の流れがどのように変わるかを見ることが大切です。

2-4. スモールスタートから行なう

電子契約を導入する際は、部門・部署を限定しましょう。いきなり全社的に導入すると、システムが合わなかったときに困ります。

まずは限定的に導入を始め、システムと業務との相性を見極めることが必要です。スモールスタートなら、効果検証をして「システムが合わない」という結論に至った場合でも、全社的な混乱が生じる恐れはありません。

合わないシステムを見限って、ほかのシステムに移行するのも容易です。

3. 電子契約の導入が向いている企業の特徴

 

電子契約については、業務効率化の観点から国も強く導入を推奨しています。とはいえすべての業種・職種・規模の企業が、電子契約に適しているとは限りません。

電子契約の導入によりメリットを享受できるのは、どのような企業なのでしょうか？電子契約の導入に向いている企業の特徴を紹介します。

3-1. テレワークを導入している・導入したい

電子契約システムは、電子署名で契約を締結します。相手方と実印のやり取りが不要となり、テレワーク中の社員でも支障なく契約業務の遂行が可能です。

コロナ禍のテレワークでは「ハンコ出社」なる言葉が話題となり、日本のアナログな商習慣が大きな話題となりました。

電子契約システムを導入すれば、実印は不要です。決済が必要な書類もシステム上で回せるようになり、社員はテレワークによる不便を感じずに済むでしょう。

3-2. 業務効率を上げたい

紙ベースの契約書をやり取りする場合、相手の居住地によっては契約書類のやり取りだけで2～3日かかってしまいます。時間的なロスは大きく、契約業務が終わるまでに1週間以上かかるケースもあるでしょう。

電子契約システムなら、相手との物理的な距離は問題になりません。オンライン上ですべてのやり取りが終わるため、早ければ即日契約業務が完了します。

担当者はほかの仕事に使える時間を確保でき、業務のスピードアップ・効率アップが期待できます。

3-3. 契約コストを抑えたいと考えている

電子契約システムによる契約では、紙代・郵送代・印刷代が不要です。売買契約に必要な収入印紙代もかからず、契約コスト削減につながるでしょう。

一つひとつの契約コストは少なくても、数が増えればそれなりの出費となります．トータルで見れば、大きなコストカットにつながるはずです。

3-4. リスクマネジメントを徹底したい

電子契約システムを導入すれば、誰が・いつ・どのような操作を行ったかがログの記録として残ります。不正のチェックを行いやすく、大きなトラブルが発生するのを防ぎやすくなるでしょう。

また締結後の契約書は、システム上で厳重に管理できます。権限を細かく設定すれば、無関係な第三者に見られる心配はありません。紙ベースの契約書よりも機密性を保ちやすく、リスクマネジメントには最適です。

3-5. 保管スペースの限界を感じている

紙ベースの契約書は、法律（「会社法」「法人税法」）によって原則7年・最長10年間の保管が義務付けられています。締結した契約書は適切に保管されなければならず、企業によっては保管スペースの確保に苦しむこともあるでしょう。

電子契約システムを導入すれば、データはすべてサーバー上で保存できます。データの検索・閲覧も個々のパソコンから行えるため、保管スペースまで足を運ぶ必要もありません。

増え続ける契約書の保管に頭を悩ませている企業には、電子契約システムが最適な選択肢となるでしょう。

4. 電子契約のデメリットは克服できる

電子契約には「取引先の理解が必要」「社員教育が必要」などのデメリットがあります。とはいえこれらのデメリットは、事前の対策で対応できることがほとんどです。電子契約を考える際は、先のデメリットに惑わされず、「将来的にどのようなメリットがあるか」を重視することをおすすめします。

社会のデジタル化が進む昨今、企業のあらゆる業務がデジタル化すると考えられます。企業が市場での優位性を確保していくためには、契約フェーズのデジタル化も必要です。