オフィスで使用する消耗品は、会計上は消耗品費として計上します。
消耗品費には費用上限などのルールが定められているので、適切に仕訳をおこないたいものです。

本記事では、消耗品費をいくらまで経費計上できるのかについて詳しく説明していきます。

1. 消耗品費の上限はいくらまで？

消耗品とは、業務で使用する備品のうち、短期間で使い切ってしまうものや費用が比較的安いもののことを指します。

1-1. 消耗品費とは、耐用年数が1年未満で取得金額が10万円未満のもの

国税庁は消耗品費に計上できるものの種類について、耐用年数が1年未満のものまたは取得金額が10万円未満のものと定義づけています。［注1］

消耗品費の勘定科目で処理できる事務用品や日用品の多くは、取得金額が比較的安い傾向にあります。

例えば、オフィスで使う文具類やコピー用紙、清掃用品、車のガソリン代といったこまごまとしたものであれば、ある程度まとめ買いをしても取得金額が10万円を超えることはほぼないので、問題なく処理できます。

消耗品費に振り分けるにあたって注意したいのは、取得費用が比較的高額なものです。

消耗品費の勘定科目には、オフィスのキャビネットや事務机、パソコンなどの機器、休憩室で使用するエアコンや冷蔵庫やなどの電化製品を計上することも可能です。
ただし、消耗品費に計上できるのは取得価額が10万円に達しないものに限られます。

1-2. 10万円を超えた場合は減価償却の処理をおこなう

大型のオフィス家具や家電などの取得価額が10万円を超えたときには、備品（工具器具備品）に仕訳しなければなりません。
備品は消耗品のように使ったらすぐになくなってしまうことはなく、数年または数十年という単位で使用するのが一般的です。

そのため備品は固定資産として計上し、期間の経過ごとに少しずつ費用としていく減価償却の処理をおこないます。

購入金額の考え方

会計処理上の取得価額とは、品物を購入した際にかかった費用のことを指します。

例えば、パソコンのセットを購入した場合で考えましょう。
パソコン本体の価格が10万円未満であっても、キーボードやマウスなどの周辺機器の価格を合わせたときに10万円を超えていれば、このパソコンの取得金額は10万円以上ということになります。

また、家電の購入時には搬入や取り付け工事などの代金とトータルで考えなければなりません。
10万円未満のエアコンを購入した場合でも、取り付け費用を足したときに10万円を超えてしまえば、消耗品として計上することはできなくなります。

1個あたりの金額が数千円または数万円のものをまとめて購入するケースでも注意が必要です。
単品であれば消耗品費に振り分けられるようなものであっても、まとめ買いをしたときの合計金額が10万円以上であれば資産計上が必要となります。

事務机や応接テーブル、チェアやソファなどのオフィス家具は一揃えのセットを購入することもあるでしょう。こういったオフィス家具は、机一台または椅子1脚という単位ではなく、まとめて購入したときのトータル費用を計上するのが一般的です。

取得金額が10万円以上20万円未満の場合

取得金額が10万円以上20万円未満であれば、法定耐用年数ではなく3年間という固定の均等償却をおこなえます。

3年で償却する資産のことを「一括償却資産」といい、会計処理の簡素化や節税対策につながるため、覚えておきましょう。

15万円で取得した物品を一家償却資産で計上する場合、3年間で価格を均等に配分するため、毎年5万円ずつ経費として償却します。

関連記事：一括償却資産とは？仕訳方法や少額減価償却資産との違いを解説

物品ごとに定められた法定耐用年数に従って減価償却する場合

物品の素材や使用用途によって耐用年数は異なります。

そのため国税庁では、それぞれの耐用年数を掲示しているのです。この耐用年数を「法定耐用年数」と言います。

10万円以上の備品（固定資産）を購入した場合、法定耐用年数に従って減価償却することも認められているので、確認しましょう。

法定耐用年数を過ぎた後は経費計上できなくなるものの、購入した物品を使用し続けて問題ありません。

参考：消耗品費｜国税庁

関連記事：10万円以上の消耗品費を経費計上する方法を徹底解説

2. 消耗品費と雑費は使い分ける必要がある

消耗品費と雑費はよく似た費目なので混同してしまうケースもあるものです。
雑費とは、消耗品費などほかの勘定科目に該当しない費目のことを指します。また、事業上発生する一時的な費用や小額の費用に関しても雑費という勘定科目を使用します。

ほかの勘定科目で処理できない費用に関しては雑費で計上しましょう。

例えば、ごみの処理費用、クレジットカードの年会費や銀行の振込手数料、レンタル料やキャンセル料、引越し代金などは雑費として処理されるのが一般的です。
また、重要度が低いものや金額が小さいものも雑費として計上できます。

2-1. 雑費と消耗品費の違い

雑費は、消耗する物品などを購入したり使用したりすることで発生する費用ではないという点で消耗品とは異なります。
使用を続けることによって消耗したりなくなったりするものは消耗品費として処理しましょう。

経理処理においては、雑費の勘定科目はむやみに使わないよう心がけることが重要です。
処理しにくい経費を都度雑費として計上してしまうケースもあるものですが、この方法で処理をすると後で帳簿を確認したときに内容が分かりにくくなってしまいます。

最悪の場合、税務調査や会計調査において指摘を受ける可能性があります。
また、雑費が多いことでネガティブな印象を与えてしまい、銀行の融資を受けにくくなるケースもあるので注意が必要です。

経費を計上する際には、雑費ではなく消耗品費として計上できないか、あるいはほかの勘定科目に該当しないかを都度確認したいものです。
雑費の額が大きくなってしまうときには、新たな勘定科目を適宜作るなどの方法で対応しましょう。とはいえ経費を計上する際に、毎回どの勘定科目か調べるのは工数がかかりめんどうと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは、「勘定科目と仕訳のルールBOOK｜86個の勘定科目からその仕訳例までまとめて解説！」という資料を無料配布しております。本資料では会計の基礎である86個の勘定科目と仕訳例を網羅的に解説しており経費を計上する際にどの勘定科目かをすぐ確認できるので、特に経理の初任者の方にとっては大変参考になる資料となっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

関連記事：消耗品費とは？具体例を挙げてわかりやすく解説

3. 消耗品費を経費計上するときの仕訳例

消耗品を費用計上する際には、資産科目として消耗品、費用科目として消耗品費の勘定科目を使います。

例えば、ボールペンなどの文具を現金購入したときには借方を消耗品費、貸方を現金として処理します。
ただし、オフィスでは消耗品を余分に買い置きしておくことがあります。

消耗品のうち期末に未使用だったものは棚卸資産として処理しなければなりません。
貯蔵している消耗品を計上する際には棚卸資産とみなし、貯蔵品や消耗品という勘定科目で記載しましょう。

期末の処理では、それぞれの消耗品の未使用分の金額を計上します。

例えば、購入したバインダーのうち500円分が未使用だったときには、借方を消耗品、貸方を消耗品費として500円を計上しましょう。

企業の経理では、購入時にすべての消耗品を計上することも可能です。
この場合には、購入後に借方を消耗品、貸方を現金として計上しておきます。

期末には未使用分をチェックし、借方を消耗品費、貸方を消耗品として計上し直しましょう。

購入時の計上方法を消耗品費とする場合と消耗品とする場合では、期中の費用が変わってきます。
ただし、期末に正しい処理をすれば結果的に同額が計上されることになるので問題はありません。

関連記事：勘定科目「消耗品費」に仕訳すべき品目や摘要の書き方を解説

4. 消耗品費がいくらまで計上できるか理解して適切な処理を

消耗品費として計上できるのは、10万円未満で購入できるものや1年以内に使い切れるようなアイテムに限られます。
取得費用が10万円を超えるものや長期的に使うものについては、消耗品費として計上できません。

こまごまとした費用は雑費として計上することになります。
ただし、消耗品費として処理できる物品に関しては、雑費の勘定科目を使用しないようにしましょう。

適切な会計処理のためにも、雑費の項目はむやみに使わないことが大切です。