1. 合意締結証明書とは？契約の事実を簡易的に証明するためのもの

電子契約は、押印と同等の法的効力を持つ電子署名を利用した安全な契約方法です。

しかし、取引先によっては「電子契約サービスにログインできなくなった場合に備えて、契約の事実を証明する書類が欲しい」「契約書のデータを見ても、いつ・誰が合意したのかがわかりづらい」といった要望が寄せられる可能性があります。そこで役に立つのが、電子契約サービスが発行する「合意締結証明書」です。

1-1. 合意締結証明書の役割は「電子契約のトラブルを防止する」こと

合意締結証明書とは、電子契約が取り交わされた事実を客観的に証明し、電子契約のトラブルを防止するための書類です。電子契約サービス各社が合意締結証明書を発行している理由として、たとえば次のようなものが挙げられます。

・なんらかの理由で電子契約サービスにログインできなくなった場合、電子契約が取り交わされた事実が確認できなくなる
・電子契約サービスによっては、契約書のデータの署名パネルを見ても、「いつ」「誰が」「どの書類に」合意したのかがわかりづらい

合意締結証明書には、「いつ」「誰が」「どの書類に」合意したのかが明確に記載されています。そのため、契約当事者が合意締結証明書をダウンロードすることで、いつでも契約締結の事実を確認できるようになります。

1-2. 電子契約サービスによって呼称が異なる

ただし、電子契約サービスによって、合意締結証明書の呼称が異なるケースがあります。

たとえば、「電子契約締結証明書」「締結証明書」「契約締結情報」といった名称が存在します。合意締結証明書を利用する場合は、導入しているサービスの名称を確認しておきましょう。

1-3. 合意締結証明書の発行方法

電子契約サービスによって異なりますが、合意締結証明書を発行する方法として次のようなものがあります。

・契約書の管理画面から、合意締結証明書を発行したい書類を選び、合意締結証明書をダウンロードする
・契約書の編集画面から、合意締結証明書をダウンロードする
・電子契約の締結完了メールに添付された合意締結証明書をダウンロードする

電子契約サービスによっては、契約締結後の完了メールに自動で合意締結証明書が添付されます。合意締結証明書を手動で発行する必要がないため、契約当事者それぞれがスムーズに合意締結証明書をダウンロードできます。

2. 合意締結証明書に記載する3つの内容

合意締結証明書は、電子契約が取り交わされた事実を証明するための書類です。「いつ」「誰が」「どの書類に」合意したのかを明確にするため、合意締結証明書には次の3つの項目が記載されています。

・合意締結関係者のアクション（送信・受領・転送など）
・合意締結関係者の氏名やメールアドレス
・合意締結関係者の認証方法（Email、ID／パスワードなど）

それぞれの項目について詳しく解説します。

2-1. 合意締結関係者のアクション

合意締結証明書には、どの契約当事者がいつ契約書を送信したのか、受領したのかなどのアクションが記載されます。また、契約書を別の合意締結関係者に転送したり、複写（CC）を送ったりした場合も、その旨が合意締結証明書に記載されます。

そのため、合意締結証明書を見れば、「どの合意締結関係者がいつ、どんなアクションをしたのか」がひと目でわかるようになっています。

2-2. 合意締結関係者の氏名やメールアドレス

合意締結証明書には、合意締結関係者それぞれの氏名やメールアドレスも記載されます。また、電子契約サービスによっては、合意締結関係者のIPアドレスが記載される場合があります。

たとえば、合意締結関係者のIPアドレスと電子契約サービスのアクセスログを比較することで、本人確認を行うことも可能です。

2-3. 合意締結関係者の認証方法

合意締結関係者の認証方法も合意締結証明書に明記されます。
認証方法とは、合意締結関係者が電子契約サービスを利用する際に本人確認を行った方法のことです。

たとえば、電子メールで認証を行った場合は「Email」、ID／パスワードでログインした場合は「ID／パスワード」と記載されます。合意締結証明書に記載された情報がそれぞれ何を表しているのか、あらかじめ確認しておきましょう。

3. 合意締結証明書の3つの利用シーン

それでは、合意締結証明書は具体的にどのようなシーンで利用すればよいのでしょうか。前述の通り、合意締結証明書があれば、万が一、電子契約サービスが利用できなくなった場合も契約の事実を証明できます。そのため、電子契約のトラブルのリスクを最小化することが可能です。

そのほか、電子契約に不慣れな企業や、電子契約だけでなく書面契約も利用している企業の場合は、合意締結証明書を印刷して保管しておくと便利なケースがあります。

3-1. 電子契約サービスが利用できなくなった場合に備える

電子契約サービスが利用できなくなった場合、電子契約を取り交わした事実を確認できなくなります。たとえば、「電子契約サービスのアカウントが使えなくなった」「サービスの運営が終了した」といったケースです。

合意締結証明書をPCにダウンロードしたり、紙で印刷したりしておけば、いつでも契約の事実を証明できます。

関連記事：電子契約システムの選定は何をチェックすればよい？ポイントを解説

3-2.紙の契約書と合意締結証明書をまとめて管理しやすくする

電子契約だけでなく、書面契約も利用している企業の場合、紙の契約書（書面契約）と契約書の電子データ（電子契約）が混在します。

たとえば、取引先が電子契約に対応しておらず、やむを得ず書面契約を締結するようなケースです。その場合、電子契約の合意締結証明書を印刷し、紙の契約書とまとめて保管しておくことで、従来の文書管理のルールのまま契約書を管理できます。

ただし、電子契約サービスには紙の契約書を一元管理する機能が存在します。電子契約の業務フローに慣れた企業の場合は、合意締結証明書を印刷する必要はありません。

3-3. 電子帳簿保存法への対応が進んでいない場合に合意締結証明書を保管する

電子帳簿保存法が改正され、契約書・領収書・請求書など、多くの書類を電子データのまま保存できるようになりました。しかし、電子帳簿保存法には真実性の確保・可視性の確保・検索性の確保など、多くの保管条件が設定されています。

改正後の電子帳簿保存法への対応が進んでいない場合は、契約書を電子データで保存する代わりに合意締結証明書を印刷し、従来の運用のまま保管するのがおすすめです。

4. 合意締結証明書の役割や効力を知り、電子契約をより安全に締結するための工夫を

合意締結証明書は、「いつ」「誰が」「どの書類に」合意したのかを明確化し、契約当事者の間で電子契約が取り交わされた事実を客観的に証明するための書類です。合意締結証明書には、合意締結関係者のアクション、氏名やメールアドレス、認証方法などが記載されています。

合意締結証明書の役割や効力を知り、電子契約をより安全に締結するための工夫をしましょう。