在宅勤務で気になるのが、社員がしっかり業務に取り組んでいるかどうか、という点です。
実際に確認できず、やり取りも断片的なものになってしまうため、業務への取り組み姿勢が不透明になってしまいます。

そんなときにおすすめしたいのが、在宅勤務時に役立つモニタリングツールです。
モニタリングツールは単に社員の行動をモニタリングするだけでなく、仕事の進み具合や評価、タスク管理、会議、勤怠管理、チャットシステムなど、モニタリングのほかにも役立つ機能が搭載されています。

この記事では、在宅勤務時にモニタリングが必要かどうかに関して、詳しく解説していきます。

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1. 在宅勤務・リモートワークにおけるモニタリングの必要性

実際に職場に出勤し、上司のもとで働く場合には、仕事への取り組み姿勢が明白で、ある意味モニタリングのもとにおかれている状態です。

しかし在宅勤務は完全に社員一人の空間になってしまい、業務への取り組み姿勢が判断できません。
そのため部下をもつ人たちからは「モニタリングツールを導入してほしい」という声が上がることが多いでしょう。

しかしそれとは対称に「モニタリングする必要はあるのか」という声も上がっています。

まずはモニタリングする側とされる側、両方の立場を考慮しながら、モニタリングツールの必要性を解説していきます。

1-1. モニタリングの必要性は会社の方針によって異なる

モニタリングの必要性に関しては、人や会社単位で大きく考え方が異なる部分です。

在宅勤務において、モニタリングが必要と考える方の大部分は「在宅勤務中の社員が仕事をサボるのではないか？」という意見を持っています。

一方で在宅勤務のモニタリングに反対している方の意見には「サボる前提で社員のことを信用していない」、「モニタリングすることで業務効率が下がる可能性がある」などがあります。

厳しい監視では業務でよい成果が出せないだろうと考える意見です。プライバシー侵害の問題もでてくるでしょう。

そのため、モニタリングの必要性は会社によって異なり、モニタリングの程度も会社の方針によって大きく違います。

モニタリングツールの機能はさまざまで、勤怠管理や在籍管理から、ネットワークをモニタリングするアクセスモニタリング、使用アプリのモニタリング、キーボードの動きをモニタリングするキーロガーモニタリングなど、さまざまな機能があります。

そうした便利な機能の中から、会社の方針に適したモニタリングツールを導入すれば在宅勤務中の評価を適切に下しつつ、社員のモチベーションを下げることもなくなるでしょう。

在宅勤務中のモニタリングは必ずしもしなくてはいけないものではありませんが、会社の方針に合わせて必要なシステムを導入することも大切です。

2-1. 在宅勤務では適度なモニタリングが業務効率を上げる

働いている時間より、成果に目を向けると営業成績だけでなく、社員の士気も高まります。
業務にあたった時間が直接成果に関わる業種でない場合は、業務に徹する時間を社員に一任すると、より効率的に業務がおこなえます。

このとき、うまくモニタリングツールを活用すれば、社員ごとの成果が明白になり査定にも活用しやすくなるのがポイントです。
自分の成果が直接評価の参考になる場合は、社員の頑張りが十分に反映されます。

在宅勤務率の向上に伴い、さまざまなモニタリングツールが販売されているので、社員のプライバシーを侵害せず業務効率を向上させるツールを選ぶのが大切です。

2-2. モニタリングをしてサボりを防ぐ

社員のプライバシーやモチベーションに配慮し、モニタリングを一切しない在宅勤務の形も存在します。全ての社員が高いパフォーマンスを発揮できれば問題ありません。しかし、中にはさぼったり、業務効率が低下してしまう社員も発生する可能性があります。

そのような社員が増えれば、業務が滞ったり、ミスが発生したりすることが増え、やがては業績悪化につながる可能性があります。また、評価があいまいになることで頑張っている社員からも不満が噴出する恐れもあるでしょう。

テレワークを導入した企業は、従業員同士が物理的に近くにいるわけではないため、サボりや過労のリスクに直面します。 このような状況では、進捗の可視化が難しく、結果として業務の管理が行き届かないという問題が生じます。 信頼関係が構築されている職場環境では、モニタリングが不要と感じるかもしれませんが、従業員の働きぶりが見えなくなることで、一部の社員が自己管理を怠る傾向が見られることもあります。

このため、テレワークにおいては、適度なモニタリングやコミュニケーションの機会を設けることが重要です。 モニタリングツールや評価制度の導入は、不正や無駄を防ぐだけでなく、従業員のモチベーションを維持するためにも不可欠と言えるでしょう。在宅勤務のモニタリングをしない方針で考える場合は、こうしたリスクも理解したうえで話を進めることが大切です。

3. 在宅勤務の従業員をモニタリングする場合のデメリット

在宅勤務の従業員をモニタリングする場合は、以下のデメリットがあることを理解しておきましょう。

• モニタリングが社員のモチベーション低下を招くかもしれない
• モニタリングの目的を明確にして周知しなければばらない

せっかく導入した在宅勤務（テレワーク）によって社員に負担をかけないよう、細部まで配慮する必要がありますので詳しく見ていきましょう。

3-1. 社員のモチベーション低下を招くかもしれない

すでに少し触れましたが、社員を厳しくモニタリングしすぎるとモチベーション低下につながる可能性があります。
例えば、進捗状況を細かくチェックしすぎたり、作業中はビデオカメラ必須にしたり、社員に過度な緊張感を与えるようなモニタリングは避けましょう。

社員としても慣れない在宅勤務に適応しようと努力している状況では、上司から信用されていないことが精神面の負担になる可能性もあります。

業務の進捗や成果を重視し、前提として従業員を信じるのが大切です。

3-2. モニタリングする目的を明確に周知しなければならない

モニタリングツールを導入する場合、何のためにモニタリングツールを導入するのか、理由をしっかり社員に明かすのが大切です。

例えば先ほど紹介した「使用アプリケーションのモニタリング」をおこなう場合、社外秘の情報漏洩を防ぐためであれば納得できるかもしれません。しかし、社員が業務以外のことをしていないかモニタリングするために導入すると公表した場合、社員に精神的負担をかけてしまう可能性があります。

モニタリングツールにはさまざまなものがあるため、それぞれのツールのメリットを上手く活用して、業務を効率的に行うことに目を向けましょう。

4-1. モニタリングツールに頼りすぎない・過信しすぎないようにする

モニタリングツール導入後は社員の成果や進捗状況がひと目で分かるため、ツールの結果や情報から判断する場面が増えます。しかし、ツールを過信しすぎるのは禁物です。

例えばほかの社員と比べて著しく進捗が悪い社員には、仕事をしていないと決めつけるのではなく、理由をしっかりヒアリングするのが大切です。

企業と従業員、両方にとって慣れない在宅勤務を成功させるためにも、環境に慣れるまでは対話を重視しましょう。

ここまでテレワーク時のモニタリングについて注意点を解説してきましたが、かなり手間がかかるように思われた方もいるでしょう。

確かにモニタリングすることには工数が生じますが、次項で解説するツールの導入を用いることで軽減され、そもそも在宅勤務を導入することで社員の生産性が向上することも分かっています。

加えて、モニタリングツールはあくまで業務効率化の手段の一つであり、社員のパフォーマンスを正しく評価するためには、お互いのコミュニケーションが不可欠です。これにより、ツールが見えない部分を補完し、企業文化を維持することができるでしょう。モニタリングだけに頼らず、社員同士の信頼感を高めることも、業務の成功には重要です。

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4-2. ハラスメント行為に該当しないよう注意する

これはあまり発生しない事象ですが、カメラを使っている場合、社員のプライベートに深く入り込みすぎるとパワハラ・セクハラに該当する可能性があります。

なかには他人に部屋を見られるのが苦痛に感じている社員もいるため、ビデオカメラを使用する場合は十分に配慮が必要です。

5. モニタリングツールを導入・活用して適切なモニタリングを行うポイント

在宅業務中のモニタリングはデリケートな問題にもなりやすく、企業が頭を抱えやすいポイントです。そこでうまくツールを導入して活用することを推奨します。

ここでは、トラブルやモチベーション低下を招かずに、必要な範囲のモニタリングをするにはどうすればよいのか考えていきましょう。

5-1. モニタリングツールを導入するのが一般的

在宅業務中のモニタリングは、人の目や確認だけでは十分にはできません。そのため、システムで自動的にモニタリングができるモニタリングツールの導入が一般的です。

モニタリングツールであれば平等かつ適切なモニタリングができるため、従業員側へのストレスもかかりにくく、評価に対する不満も発生しにくいでしょう。

また、モニタリング用の人員を配置する必要もないため、人的資源を効率的に活用しながらモニタリングを継続できる点もモニタリングツールが選ばれるひとつの理由です。

5-2. 在宅勤務の効率を上げるおすすめのモニタリングツール

在宅勤務の状況をモニタリングするうえで有用なツールは数多くあります。その中でも導入しやすく、ほかの業務とも併用できるツールを紹介します。

• 勤怠管理システム
• 出席確認システム
• Web会議システム
• チャットツール
• タスク共有ツール
• ログ管理システム

勤怠管理や出席管理システムでは、従業員がすぐに対応可能かを把握することが可能で対応の早さを見ることができるでしょう。
また、チャットツールと合わせて、社員同士のつながりをより強固なものにできるというメリットもあります。

さらに、ログ管理システムは一見すると厳しいモニタリングのように見えますが、時間がかかる作業を洗い出して業務効率化を提案できる、在宅勤務ならではのシステムです。

従業員の働きやすさを重視したモニタリングツールを導入すると、より理解が得られやすくなります。

6. 在宅勤務は適度なモニタリングがおすすめ！最新の在宅勤務用ツールを活用しよう

在宅勤務において、適度なモニタリングは社員のやる気に繋がる大切な要素でしょう。
在宅勤務は時間や働く場所の制約から解放される、自由で新しい働き方なので在宅勤務のメリットをしっかり享受できるように配慮するのが大切です。

可能であれば、業務時間より効率や成果を重視するのがおすすめです。

また厳しいモニタリングツールを導入するのではなく、業務の効率化が図れ、なおかつモニタリングが行えるツールを導入してみましょう。
対面でコミュニケーションが取れない分、リアルタイムに状況把握ができるツールがおすすめです。

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