コロナ禍により、相手先と非対面でやりとりできる電子契約を導入する企業が増えています。

電子契約では、電子契約書をPDFファイルなどの電子データで保管するのが一般的です。

そこで気になるのが、この電子データの保管方法です。電子契約書の控えは印刷し、紙で保管しておく必要があるのでしょうか。

また、電子契約書を印刷したとすると、紙の契約書と同じように印紙税を納めなければならないのでしょうか。

この記事では、電子帳簿保存法などの法令に基づき、電子契約書の保管方法に関するよくある疑問に答えます。

1.電子契約書を印刷する必要性

電子契約を導入するとき、気になるのが「電子契約書は印刷すべきなのか」という問題です。

結論からいえば、電子契約書の印刷は原則不要です。

ただし、電子契約書の控えや、取引に付随して発生する領収書や請求書などの帳簿書類は、電子帳簿保存法という法律によって保存要件が定められています。

ペーパーレス化を進めるためにも、電子帳簿保存法の保存要件を確認しましょう。

1-1.基本的に電子契約書の印刷は不要

基本的に、電子契約の締結後に電子契約書の控えや写しを印刷する必要はありません。そのため、安心して電子契約を導入できます。

ただし、注意が必要なのが、電子契約書に関わる「電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）」の存在です。

電子帳簿保存法では、契約書・領収書・請求書・納品書などの国税関係帳簿書類をデジタル化するときの保存要件を定めています。

もし電子帳簿保存法の保存要件を満たせない場合、電子契約書を印刷し、紙の状態で保管しなければなりません。

1-2.電子帳簿保存法における規定

それでは、電子帳簿保存法における規定を具体的に見ていきましょう。

電子帳簿保存法では、大きく分けて5つの保存要件を定めています。

・電子文書に訂正・削除履歴が残るようにする
・ディスプレイの画面にはっきり表示される状態で保存する
・日付や金額などを検索可能な状態で保存する
・帳簿書類は7年間保存する
・紙の書類を電子化する場合は所轄の税務署への届出が必要

1-3.電子文書に訂正・削除履歴が残るようにする

電子帳簿保存法施行規則8条では、電子文書改ざんされていないことを証明するため、電子契約書にタイムスタンプ（時刻情報）を付与することを定めています。

ただし、2020年10月の法改正により、クラウドサービス上で管理されるデータなどは、タイムスタンプの付与が不要になりました。

代わりに、訂正・削除履歴が残るクラウドサービスである必要があります。

1-4.ディスプレイの画面にはっきり表示される状態で保存する

電子帳簿保存法取扱通達では、電子文書は暗号化せず、「整然とした形式及び明瞭な状態」で保存するよう定めています。

ディスプレイの画面にはっきり表示されるような状態であれば問題ありません。

1-5.日付や金額などを検索可能な状態で保存する

電子帳簿保存法施行規則3条によると、帳簿書類を保管するとき、取引年月日、勘定科目、取引金額などを検索できるような方法で保存する必要があります。

業務効率化のため、電子契約サービスの導入を検討している場合は、検索機能などが備わっているかどうか必ず確認しましょう。

1-6.帳簿書類は7年間保存する

電子契約に限らず、帳簿書類は7年間の保管義務があります。

電子契約を導入する場合も、電子契約書は7年間保管しておきましょう。電子帳簿保存法の要件を満たしている場合、電子契約書を紙で印刷し、保管する必要はありません。

なお、青色申告における欠損金の繰越控除を利用する場合、帳簿書類の保存期間が最長10年まで伸びる点に注意が必要です。

1-7.紙の書類を電子化する場合は所轄の税務署への届出が必要

相手方と電子契約のみをおこなう場合は、所轄の税務署への届出が必要ありません。

しかし、もともと書面でやりとりした契約書や領収書を後で電子化したい場合は、電子帳簿保存法第6条により、3ヶ月前までに所轄の税務署へ届出をおこなう必要があります。

2020年10月の法改正により、クレジットカードの利用明細データを領収証書として扱えるようになったため、取引を完全に電子化することは可能です。

2.電子契約書を印刷した場合、印紙税は発生する？

電子契約書を電子データだけでなく、紙で印刷して保管したいという企業もあります。

書面契約では印紙税がかかりますが、電子契約書を紙で印刷した場合、印紙税は発生するのでしょうか。

結論からいうと、電子契約を締結した後で印刷し、保管する場合は印紙税の課税対象外です。

ここでは、電子契約書と印紙税の関係や、その際に重要になってくる電子契約の「原本」の定義について、わかりやすく解説します。

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2-1.電子契約書と紙を併用した締結の二つの考え方

電子契約書を紙で印刷するケースとして、次の2つが考えられます。

1.契約締結前に電子契約書を紙で印刷
…契約自体は書面で交わすため、印紙税が発生する

2.契約締結後に電子契約書を紙で印刷
…紙で保管（相手にも紙で共有）する場合は課税対象外

印紙税について定める印紙税法では、「課税文書」について印紙税が課税されるとしています。

この課税文書は、一般的に書面の契約書のみ該当するとされています。

したがって、まず書面で契約を結び、紙の契約書を後でデジタル化する場合（1）、印紙税の課税対象です。

逆に契約自体は電子契約で締結し、後で電子契約書を紙で印刷したり、相手方に紙で共有したりする場合（2）、「課税文書」をやりとりしたことにはなりません。

この点をもっとよく理解するうえで重要なのが、書面契約と電子契約における「原本」の考え方です。

2-2.電子契約における原本の定義

原本とは、契約当事者が取り交わす最初の契約書のことです。

通例、「課税文書」と扱われるのはこの原本に限られ、原本の写しや控えは該当しません。

国税庁の見解でも、「単なる控えとするための写、副本、謄本等は、原則として課税文書にはなりません」としています。[注1]

書面契約と電子契約では、「原本」に当たるものが違います。

書面契約
…契約書を正副2通作成したもののうち、正本に当たるもの

電子契約
…法的効力のある電子署名が付されたもの

電子契約では、書面契約のように契約書を2部作成せず、電子ファイルを相手方と共有します。

そして、契約当事者の電子署名が施された電子契約書を原本保管します。

したがって、電子契約書を紙で印刷しても、原本ではないため印紙税が課されることはありません。

 

また、2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子取引におけるデータ保存について改めて定められましたので、改正の内容は必ず理解しておく必要があります。

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［注1］国税庁：写、副本、謄本等と表示された契約書の取扱い

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3. 基本的に電子データの保管で問題なし

電子契約を導入するとき、原則として電子契約書などの帳簿書類を紙で印刷する必要はありません。

ただし、電子帳簿保存法によって帳簿書類の保存方法が定められています。

帳簿書類を電子データで保管するためには、「電子文書に訂正・削除履歴が残るようにする」「ディスプレイの画面にはっきり表示される状態で保存する」「日付や金額などを検索可能な状態で保存する」といった要件を守る必要があります。

また、電子契約書を契約締結後に印刷しても、書面契約のような印紙税はかかりません。

電子契約では、電子署名がおこなわれた電子契約書が原本であり、電子契約書を印刷したものは控えや写しとして扱われるためです。

電子帳簿保存法の規定を確認し、帳簿書類のペーパーレス化を進めましょう。