採用活動をおこなって内定者が決まると、通知メールを送ることになります。この際、入社手続きの通知メールにも基本の書き方やNG文例があるということを覚えておかなければなりません。

こちらの記事では、入社手続きで内定者に送る通知メールの書き方とNG例をご紹介いたします。

1. 入社手続きで送るメールの種類

入社手続きに関するメールには、段階に応じて種類があります。いくつかの例をご紹介します。

1-1. 内定通知メール

採用が決まった際は、内定通知メールを速やかに送信することが重要です。

最終面接から1週間以内が望ましく、迅速な対応が内定者の不安を軽減するでしょう。内定者は他社の選考を並行して受けていることも多く、連絡が遅れると内定辞退につながることがあります。

そのため、適切なタイミングで内定通知をおこなうことが、採用候補者との良好な関係構築の第一歩となります。

1-2. 入社手続きに必要な書類の案内メール

内定承諾後、新入社員に必要な書類についての詳細を案内するメールを送ります。メールには、入社に必要な書類の一覧を漏れなく記載することが重要です。

<必要書類の例>

• 健康診断書
• 基礎年金番号通知書（年金手帳）
• 身元保証書
• 新卒者の場合は卒業証明書　など

書類の提出方法や締め切り日についても明確に案内します。疑問点がある場合の担当者や連絡先も記載しておくと良いでしょう。

関連記事：入社手続きで必要な書類とは？種類と作成方法、添え状の書き方を詳しく解説

1-3. 入社日の案内メール

入社日が近づいたら、入社日の案内メールを送信することが重要です。

このメールには、入社日の日程はもちろん、初日の具体的なスケジュールや服装、持ち物、オフィスまでのアクセス情報を含めると良いでしょう。

さらに、入社日の前日や前々日にはリマインドのためのメールも送ることで、安心感を与えられるだけでなく歓迎の気持ちを伝えられます。

1-4. 入社前オリエンテーションや研修の案内メール

入社前オリエンテーションや研修がある場合は、参加日時や場所、目的を事前に案内します。新入社員が安心して参加できるよう、事前に必要な情報をわかりやすく整理しましょう。

もしオフィスとは別の施設で実施するなら、研修場所までの道案内も添えると親切です。当日の遅刻や欠席の対応方法や緊急連絡先も忘れずに記載しましょう。

2. 入社手続きに関する通知メールの例文

では、実際に説明をしてきたポイントを反映させると、どのような文章で通知メールは送るべきなのでしょうか。

例文をご紹介するので、テンプレートとして使用する際は必要部分を書き換えたうえでご利用ください。

2-1. 内定通知メール

そもそも入社手続きの流れをあまり把握していないという方には、当サイトで無料配布している「入社手続きマニュアル」がおすすめです。 本資料では、内定者とのやり取りで必要な書類や対応を詳しく紹介しており、手続きの漏れや遅延を防ぐ一助となるでしょう。入社手続きの流れや知識に不安がある担当者の方は、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

4. 入社手続きの通知メールでよくあるNG文例

入社手続きの通知メールではNGポイントがいくつかあります。通知メールにNGポイントが入らないように十分な注意が必要です。

4-1. 敬語が適切でない

入社手続きの通知メールで用いられている敬語が間違っていたり、上から目線のきつい言葉遣いだったりすると、内定者は不安を覚えるでしょう。

例えば、「【締切厳守】必要書類を○月○日までに返送してください」や、「○月○日の内定式に来てください」といった文面では、相手にきつい印象を与えてしまうでしょう。そのため、敬語表現や文面の柔らかさを意識して、内定者が安心して手続きを進められるよう配慮することが重要です。

4-2. 長すぎる・短すぎる文章

入社手続きの通知メールでは、一つひとつの文章が長すぎると相手を混乱させてしまう恐れがあります。

「慎重なる審査の結果、○○様の採用を内定いたしましたので、○月○日に行われる内定式に署名捺印した添付書類をご持参のうえご参加ください」のように、長い文章は避けた方が賢明です。

一方で、簡潔にまとめすぎると事務的で冷たい印象を与えかねません。そのため、複数の文に分けて情報を提示すると良いでしょう。

「慎重なる審査の結果、○○様を採用内定といたしました。つきましては、○月○日に内定式を実施いたします。ご出席の際は、署名・捺印を済ませた添付書類をご持参ください。」といったように区切ることで、相手にとって理解しやすく、また丁寧な印象を与えられます。

4-3. 命令や指示口調での記載

入社手続きの通知メールを送る際は、採用側と採用される側が対等な立場で契約することを認識したうえで、ビジネスの相手として文面を作成することが大切です。相手に何かを依頼する際に「〜してください」といった命令口調を使用すると、冷たい印象を与えてしまう可能性があります。

内定者は、自社で活躍してくれる大切な仲間になる人物です。安心して入社してもらうためにも、相手を尊重した丁寧な文面にする必要があります。例えば、書類の返信を求める際には、「ご対応のほど、よろしくお願いいたします」や「〜をお願い申し上げます」といった表現を使うと良いでしょう。

5. 入社手続きの通知メール作成・送信時の注意点

通知メールを作成するときにはいくつかの注意点があります。
まず、あまりに事務的な印象を与えるメールは避けましょう。
内定者はこれから働く企業に大きな期待を抱いているはずなので、一生懸命働きたいという気持ちを掻き立てるような丁寧なメールにすることが重要です。

5-1. 誤字脱字がないように注意する

誤字や脱字のチェックは非常に重要です。送信前には必ずフルネーム、メールアドレス、必要書類の添付内容、内定式の日付、必要な手続きの内容を二重チェックしましょう。書き損じは、誤解を招き、信頼を損なう原因となります。内定者は通知メールの正確な情報をもとに準備を進めるため、細心の注意を払い、ミスを防ぐことが大切です。

5-2. 入社手続きの際に必要な書類を明記する

入社手続きに必要な書類は多岐にわたるため、人事担当者がしっかりと準備することが重要です。まず、新入社員に事前に提出してもらう書類として履歴書（写真貼付）があります。健康診断書や銀行口座情報も一般的には必要な書類です。

また、契約書類も準備が必要です。新卒社員の場合、成績証明書や卒業証明書が求められることが多いですが、中途社員の場合は前職の在籍証明書や勤続年数証明書が追加されることもあります。入社手続きに必要な書類を事前にリストアップし、メールなどで具体的に通知することで、スムーズな手続きが進められます。

5-3. 状況に応じて書き方を調整する（新卒やパート・アルバイトなど）

入社手続きの通知メールは、内定者の属性や雇用形態に応じて文面の工夫が重要です。新卒の場合は、丁寧で親しみやすい表現を用いることで、企業の雰囲気を伝えながら安心感を与えられます。

一方、パートやアルバイトの場合は、勤務開始日やシフト調整などの実務的な情報を簡潔にまとめると、手続きがスムーズに進みます。このように、受け取る相手に合わせて書き方を調整することで入社手続きを円滑に進められます。

5-4. 就業時間内に送信する

入社手続きの通知メールは、内定者にとって重要な情報源です。このため、就業時間内（例えば、9:00-18:00）の送信が基本です。ビジネスメールのタイミングを考えずに送信すると、受信者に不快な印象を与えかねません。特に、就業時間外にメールを送信すると、内定者に過度な時間外労働が常態化している企業と誤解されるリスクがあります。

内定者への配慮を示すためにも、就業時間内に通知メールを送信し、常識的な対応を徹底しましょう。これにより、企業の信用を保持し、内定者に安心感を与えられます。

5-5. 内定者に不安を感じさせないよう早めに通知メールを送る

入社手続きに関する通知メールは、内定者にとって初めて企業から具体的な指示を受け取る重要な連絡です。送信が遅れると、内定者が「手続きの案内がまだ来ないのはなぜだろう」「不備があるのでは」と不安を感じてしまう可能性があります。

そのため、必要書類や手続きの詳細を整理したうえで、できるだけ早めに通知メールを送ることが大切です。早めの連絡は、内定者の安心感を高め、スムーズな入社準備につながります。

6. 入社手続きの通知メールを送った後のフォロー

入社手続きの通知メールは非常に重要ですが、メール送信後のフォローも内定辞退を防ぐためには欠かせません。内定者の企業に対する期待感を高め、入社意欲を引き出すフォローを心がけることが大切です。

具体例としては、SNSを活用して内定者が気軽に相談できる環境を整えたり、人事担当者がメールで丁寧に連絡を取ったりすることが効果的です。また、内定者がスキルやビジネスマナーを身につけたいと考えている場合は、通信教育やグループワーク、オンライン研修などを通じてサポートもできます。

通知メールはあくまでフォローの第一歩です。その後のきめ細やかな対応によって、内定者がスムーズに職場に馴染めるように支援することができます。

6-1. 内定者からの返信には誠実に対応する

入社手続きの通知メール送信後、内定者から問い合わせや確認の返信が届くことがあります。この場合、内容にかかわらず、迅速かつ誠実な対応が求められます。

返信が遅れたり、あいまいな対応をしたりすると、内定者に不安や不信感を与えてしまう可能性があります。逆に、問い合わせに丁寧かつ明確に応じれば、内定者は企業への信頼感を高められます。また、入社前に安心感を持ってもらえ、入社初日からの円滑な業務開始や職場への早期適応にもつながります。

6-2. 内定者面談をおこなう

正式な採用が決まった後には、内定者の入社意思確認や不安を解消するために、内定者面談を実施しましょう。内定者面談では、疑問点を解消するだけでなく、内定者の不安にも対処します。

人事担当者が事業概要や業務内容、労働条件、給与、福利厚生について詳細に説明します。また、配属先の希望をヒアリングすることも重要です。内定者面談を重ねることで、内定者との信頼関係を築き、入社後の円滑なサポートにつながります。このように、内定者面談は採用プロセスで重要な役割を果たし、双方にとって有益な機会となります。

6-3. 内定者懇親会・カジュアルランチをセッティングする

内定者懇親会とカジュアルランチは、内定者同士や先輩社員との親睦を深めるための重要なイベントです。具体的には、内定者同士の自己紹介や先輩社員との交流、食事会やグループワークなどがおこなわれます。

これにより、内定者が職場の雰囲気をイメージしやすくなり、入社前の不安を解消できます。特にカジュアルランチは、リラックスした雰囲気で自然な会話が生まれるため、内定者同士の距離を縮める絶好の機会です。人事担当者や採用担当者は、このような機会を案内することで、内定者がスムーズに職場に馴染む手助けができます。

6-4. 内定者研修会の制度を整える

内定者研修会は、内定者が入社前に必要なビジネスマナーやワークスキルを習得する重要なステップです。この研修会を通じて、キャリア形成の初期段階で必要な知識やノウハウを共有し、スムーズな業務開始をサポートします。

具体的なコンテンツとしては、Eラーニングを利用した通信教育や合同研修、入社前にアルバイト形式で実際の業務を経験する機会を提供することが挙げられます。なお、研修への参加は内定者の任意とし、業務体験をおこなった場合には報酬が発生する仕組みとするなど、適切な制度設計が求められます。

7. 通知メールは受け取る側の気持ちになって作成しよう

内定後の入社手続きの通知メールは、メールを受け取った側がどのような気持ちになるかを考えて書くことが非常に重要です。

受け取ってうれしい、やる気を起こさせる、期待を高める通知メールにできれば、内定者は入社してから仕事に励みたいという気持ちになるでしょう。

優秀な人材を育成する第一歩は通知メールから始まっているということを忘れないようにしましょう。

また、これまで入社手続きを書類でおこなっていた場合、システムを導入することで大幅な工数削減が可能です。メールを単なる通知手段として使うだけでなく、入社手続きのやり取りや書類の収集にも活用できます。入社手続きの電子化にご興味のある方は、ぜひこちらの記事をご覧ください。

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