2. 電子データ保存の対象書類と要件

1つ目の保存方法である、電磁的記録による保存の対象となる書類と要件について見ていきましょう。

2-1. 対象となる書類要件

電磁的記録の対象となる書類の1つは、「国税関係帳簿」です。

これには総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金・買掛金元帳固定資産台帳、売上・仕入帳などが含まれます。

国税関係帳簿に関しては、スキャナ保存することは認められておらず、会計ソフトなどで作ったデータのみが電磁的記録として保存できます。

企業によっては、Excelを使って書類を作り、電子化しているところもあります。

続いて電磁的記録として保存できる書類が「国税関係書類」です。

国税関係書類とは棚卸表、貸借対照表、損益計算書、自社が発行した領収書や請求書、注文書などが該当します。

自社が発行する書類であれば、すべての書類を会計ソフトなどで作成が可能でしょう。

電子保存ができる書類は下記の通りになります。

・帳簿：仕訳帳、売上・仕入帳、経費帳、現金出納帳、買掛帳、売掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳など
・決算書類：損益計算書、貸借対照表、棚卸表、他決算に関する書類
・証憑類：領収書、請求書、見積書、契約書、注文書、レシート、契約の申込書、納品書、検収書など

2-2. 電子保存が認められていない書類

電子保存が認められていない書類は以下の通りです。

2-3. 電磁的記録の要件

電子帳簿保存法では、電磁的記録で書類を保存する際に満たすべき要件が定められています。

① 訂正・削除・追加の履歴が分かるシステム要件

帳簿などの書類は、パソコンを使えば簡単に訂正や追記、削除がおこなえてしまうため、どのような変更が加えられたかを追跡できることが要件となっています。

② 使用するシステムの説明書が必要

さらに電子帳簿保存法の適用を受ける際に、導入した経費精算システムやクラウドサービスなどの説明書を備え付けておかなければなりません。

経費精算システムやクラウドサービスの説明書や契約書は、電子帳簿保存法の適用を受けるための申請にも必要となります。

③ ディスプレイやプリンタの準備

加えて、ディスプレイやプリンタなどを備え付けておくことも要件の1つです。

税務調査などが入ったときに、該当する書類をすぐに提示できるようにするため、このような要件が定められています。

④ 検索要件を満たした機能

電磁的記録でデータを保存する場合、データを検索できるようにしておくことも重要です。

日付やファイル名、金額などを入力すれば該当するデータがすぐに検索できるようにしておくことも電磁的記録の要件とされています。

2-4. メールで受領・交付した書類について

現在では、非常に多くの取引がインターネット上で行われているため、取引先とのやり取りもメールで済ませている企業は少なくありません。

そのような場合、契約書や領収書、請求書、見積書などを取引先がメールで交付してくるということがあり得ます。

さらに取引相手にこれらの書類をメールで交付するということも十分に考えられるでしょう。

メールでこうした書類をやり取りするのではなく、メールの本文で書類の代わりにしてしまうということさえあるかもしれません。

このようなケースであっても、電子保存することは可能です。

しかも、電子的な方法でやり取りした書類に関しては、要件がそれほど厳しくありません。

タイムスタンプを利用して、不正を防止した上で、記録を出力できること、検索性を確保することが条件となります。

記録の訂正や、削除などの記録を残す必要はありませんが、改ざんできないシステムを利用することなどが必要です。

しかも電子取引に限っていえば、税務署への申請は不要です。

ただし該当する書類が要件を満たしているのかを判断するのが難しくなるので、必要に応じて税務署や税理士などの専門家にアドバイスを求めることが必要となるでしょう。

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3. スキャナ保存の対象と要件

電磁的記録に対して、スキャナ保存の対象となる書類はやや異なります。

ではスキャナ保存の対象となる書類と要件について見ていきましょう。

3-1. スキャナ保存が認められている書類

スキャナ保存の対象となるのは基本的に「取引関係書類」です。

具体的には取引先が発行した注文書、請求書、見積書、契約書、領収書、納品書などのことです。

取引先から交付される注文書や請求書などは、電子データでもらえるとは限りません。

そのため取引関係書類に関しては、スキャナ保存が認められています。

ただしスキャナ保存を行う場合には、かなり厳しく要件が決められていることに注意しましょう。

• 契約書
• 領収書
• 請求書
• レシート
• 見積書
• 納品書

3-3. スキャナ保存の要件

紙の書類をスキャンして保存することには、改ざんの危険がついて回ります。

そのためスキャナ保存の要件は電磁的記録よりも厳しくなっています。

① 速やかな入力環境

電子帳簿保存法には、入力期間の制限があります。

書類が作成されてから、もしくは取引先から書類を受領してから、速やかにスキャナ保存しなければなりません。

電子帳簿保存法は徐々に規制が緩和されており、デジカメやスマートフォンで撮影した領収書なども保存することが可能となりました。

しかし撮影した領収書にはすぐにタイムスタンプを付与することなどが求められているので、経理担当者はその点を覚えておくことが必要となるでしょう。

② 条件に沿ったシステムの利用

改ざんを防止するためタイムスタンプを付与すること、編集履歴を管理できることなど、ある程度の機能を有したシステムを用いなければなりません。

④ 解像度の要件について

まず解像度や階調ですが、解像度200dpi以上で256階調以上でなければなりません。

さらにスキャンした書類・画像・写真について解像度や階調、および書類の大きさの情報を保存しておく要件があります。

［参考］令和5年度税制改正大綱｜自民党

⑤ 可視化の確保

加えて可視化の確保も求められる条件です。

可視化の確保には、14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識などが必要となります。

⑥ 検索機能

当然のこととして、検索機能の確保も重要です。

金額や日付などを入力してスキャナ保存した書類をすぐに照合できるようにしておかなければならないでしょう。