オンライン契約は近年、業務効率化、コスト削減などの観点から導入が進められています。
オンライン契約を導入する際はメリットとデメリットを確認し、本当に必要か検討する必要があります。
さらにオンライン契約を導入する際の手順も把握しておきましょう。

1. オンライン契約とは？

オンライン契約は、従来の紙の契約書でやり取りをするのではなく、契約書自体を電子データで管理する方法です。

紙の書類は保管場所や作成のコスト、やり取りに時間や手間がかかるといったデメリットがあります。紙の契約書のデメリットを解消するのがオンライン契約です。
近年、さまざまな場面でオンライン契約が導入されています。業務上のメリットが多い半面、いまだにシステムが追いついていない部分もあり、導入には慎重になるべきです。

2. オンライン契約の5つのメリット

オンライン契約を導入すると得られるメリットを5つ紹介します。

2-1. 契約書類をクラウドで管理できる

オンライン契約で使用した契約書類は、クラウド上で管理できます。電子データそのものが原本として扱われるため、紙に印刷して管理する必要はありません。
保管場所を必要とせず、契約書類を探す際も検索すれば簡単に見つけられます。契約書類が多すぎて保管スペースを別途確保しなければならない、管理の不備により書類が見つからないといったトラブルを防げます。

また、紙の契約書は正しく保管していても災害などで消滅してしまう可能性もあります。クラウド上で保管していれば紛失のリスクも下げられ、保管場所に行かなくてもどこからでも書類をチェックできます。

2-2. 改ざん、捏造をされない

紙の契約書は改ざんや捏造の心配がないのもメリットのひとつです。契約書類には電子署名、時刻認証が付与されます。電子署名はその書類に署名した人が本人であることを法的に証明するもので、時刻認証は署名日時を明確に証明するものです。
この二つがあることで電子契約書類の改ざん、捏造が難しくなり、確かなデータを保有できます。書類を提示する側だけでなく契約者にとってもメリットがあります。

2-3. テレワークに対応できる

オンライン契約を導入すると、書類の取り扱いをテレワークでも対応できます。メールなどでやり取りするだけなので、対面して署名してもらう必要も、書類を取りに行ったり郵送してもらったりする必要がありません。
自宅や支社など別の場所でも管理、対応できるため、管理のための時間を大幅に削減できます。従業員の負担も大幅にカットでき、業務効率化を目指すことができます。

2-4. 印刷コスト、印紙税をカットできる

紙の書類にはさまざまなコストがかかりますが、電子書類であれば経費をカットできます。印刷コスト、紙のコスト、郵送コスト、さらに印紙税も不要です。
とくに不動産業界、建築業界など、多数の書類が必要な業務では書類にかかるコストは軽視できません。
印紙税は契約金額によって変動するため、契約金額が大きい書類を多数取り扱う企業ならオンライン契約を導入すると大幅な印紙税の削減を期待できます。

2-5. 業務効率化を期待できる

オンライン契約は業務効率化にも大きなメリットがあります。紙の契約書は作成だけでなく印刷、郵送、押印、返送といった手順を踏む必要がありました。
郵送に時間がかかったり、相手が書類に気付かなかったり、紛失してしまった場合は再度書類を作成して郵送しなければならず、非常に時間がかかりました。
一方でオンライン契約ならメールを送付するだけなのでやり取りにかかる時間が大幅に削減できます。押印から返却までの時間を短縮できるだけでなく、社内での管理も簡単になり、上記で解説したとおりテレワークや離れた場所同士でのやり取りも可能です。
業務を効率化することで人件費の削減にもつながります。

3. オンライン契約の4つのデメリット

オンライン契約にはメリットだけでなくデメリットもあります。
導入前にデメリットを確認しましょう。

3-1. 契約先が承諾しない可能性がある

オンライン契約には自社だけでなく取引先の承諾も必要です。書類を紙で管理する文化が根強い日本では、オンライン契約を提案しても拒否される可能性があります。
その場合は引き続き紙の契約書を作成しなければなりません。

3-2. 電子化不可の書類もある

法的に電子化が認められていない書類もあります。宅地建物売買等媒介契約、マンション管理業務委託契約など、不動産関連の書類は電子化が認められていないものが多いです。
事前に電子化を考えている書類は法的に電子化が認められているか確認してください。

3-3. 情報管理に注意しなければならない

オンライン契約書はクラウド上で管理できるため紙の書類のように紛失のリスクは下げられますが、情報漏洩しないとは言い切れません。
クラウドのパスワードが外部に漏れればすべてのデータを外部の人間に閲覧されてしまいます。今一度、社内でリテラシーの確認を行い、情報漏洩には一層気を付ける必要があります。

3-4. 業務内容を改善しなければならない

オンライン契約を導入するにあたり、社内の業務内容を改善しなければなりません。
電子書類を取り扱うシーンが少なかった企業では、電子データの取り扱いが難しく、紙の書類よりかえって負担になってしまう可能性があります。
長期的に見れば書類や業務の電子化は業務効率化につながりますが、導入時にはきちんと社内で研修を行いましょう。

4. オンライン契約を導入する流れ

オンライン契約を導入するまでの流れを解説します。
正しい手順を踏むことで、よりスムーズにオンライン契約を業務に取り入れられます。

4-1. オンライン契約導入の目的を明確にする

まずはオンライン契約を導入する目的を明確にしてください。目的が曖昧なままだと不要な機能を契約してしまう、サービスを使いこなせず無駄にしてしまうなどの問題を抱えてしまいます。

4-2. オンライン契約をする書類を決定する

どの書類を電子化するか決定します。すべての書類をいきなり電子化すると、管理がかえって大変になってしまいます。
社内での混乱も防ぐため、段階的に電子化を進めましょう。最優先すべき書類をピックアップし、順番を決めておくことをおすすめします。

4-3. オンライン契約サービスを比較する

オンライン契約のサービスは複数あります。いきなり一社に決めず、複数のサービスを比較して自社に最適なサービスを選んでください。
コスト、機能などを比較し、必要であればお試し契約も利用してください。

4-4. オンライン契約用の書類を確認する

オンライン契約サービスを決定したら、電子化する書類を決定し、作成します。紙の書類のデータをそのまま電子化するのではなく、電子化に適応した文面に書き直す必要があります。
オンライン契約サービスの中には電子化の際に文面を考えてくれるオプションもあります。

4-5. 社内、取引先にオンライン契約を周知させる

書類が完成したら社内と取引先にオンライン契約を周知させます。業務内容に変更がある場合は担当部署全員が対応できるよう勉強会を行う必要もあります。
社内、社外でのトラブルを避けるためにも、きちんと周知させてください。

5. オンライン契約のメリットを確認してから導入しよう

オンライン契約のメリット、デメリット、そして導入手順を解説しました。
オンライン契約は業務効率化などのメリットがありますが、情報漏洩リスクなどのデメリットも意識しなければなりません。導入の際は正しい手順を把握しましょう。
オンライン契約サービスをよく比較し、自社が求めるサービス、最適なコストを提案してくれる会社と契約することも大切です。