「人事労務管理」はその言葉にもあるように、「人事管理」と「労務管理」の大きく2つに分けて考えることが出来ます。

組織の目標や戦略と一致するような人材戦略の策定、適切な人材の確保、育成・開発など、組織と個人のパフォーマンスを向上させるための施策や管理が「人事管理」です。そして、企業が従業員の労働環境や労働条件を確認し管理するのが「労務管理」です。

企業に求められる一連の労務管理、人事管理はデータベースへの移行という形でペーパーレス化できます。

本記事では、労務管理・人事管理のペーパーレス化のメリット・デメリット、システムの選び方などを解説していきます。

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1. 労務管理・人事管理のペーパーレス化とは？

労務管理や人事管理におけるペーパーレス化とは、勤怠記録や雇用契約、各種申請書類などの紙の運用を電子化し、申請・承認・保管・検索をデジタルで完結させる取り組みです。

働き方改革やテレワークの普及により正確な労働時間管理と迅速な情報共有が求められ、紙中心の運用では対応が困難な場面が増えています。ペーパーレス化は業務効率化や法令遵守の強化、保管コストの削減に寄与するだけでなく、データを活用した人事戦略の基盤にもなります。

ここでは、労務管理・人事管理のペーパーレス化でできる業務について解説します。

1-1. 「客観的な記録による労働時間の把握」が義務化

働き方改革関連法の施行に伴う労働安全衛生法の改正により、使用者は労働者の労働時間を客観的な記録に基づいて把握することが義務付けられています。

これは、タイムカードやICカード、入退室記録、パソコンの稼働ログなど改ざんが困難な記録を活用し、始業・終業時刻の正確な記録と保存が義務化されたということです。

自己申告のみの運用は正確性に限界があるため、電子的な打刻やログの積上げにより法的要件を満たすことが目的となっています。ペーパーレス化により記録の一元化、保存の安定化、監査対応の効率化が図られることで、適切な労務管理体制を整えることが可能です。

1-2. 労務管理でペーパーレス化できる業務

給与明細や年末調整のほか、入退社や社会保険などの各種労務手続きなどは、これまで紙の資料で行うのが一般的でした。また、設備管理に関する書類、契約関連書類、交通費などの経費精算書類などを紙媒体で作成している企業も多いです。

しかし、紙媒体による労務管理にはどうしても無駄が生じてしまいます。書類の記入や押印は煩雑ですし、記入ミスのリスクもあります。従業員数が多いほど、記入や集計にかかる手間やミスのリスクは増えていきます。

また、勤怠管理に使用した記録用紙やタイムカードなどは、法令や社内規定に従って一定期間保管することになります。紙の資料は保管スペースを圧迫する上に、紛失や情報漏洩のリスクも考えられます。

このようなリスクの面や作業効率の面などを考慮して、ペーパーレス化を推進する企業が増えています。また、時代に合わせて法改正もなされており、ペーパーレス化できるようになった文書も出てきました。
具体的には労務管理の各プロセスにおいて、以下のような業務のペーパーレス化を図れます。

従業員管理

• 2020年4月より特定の法人事業所（資本金1億円以上など）に対して、社会保険の一部手続きを電子申請（e-Gov）を用いて手続きすることが義務化されたため、義務化条件にあてはまる企業は必ず電子申請をおこなう
• 2019年4月より労働条件通知書も電子化が解禁になり、雇用契約書や労働条件通知書など雇用契約に関する書類の取り交わしがペーパーレス化可能となっている
• 労働者名簿も電子化することが認められている（給与システムと連携できる労働者名簿サービスもあり業務効率化にも繋がる）

勤怠管理

• 紙のタイムカードや出勤簿の代わりに勤怠管理システムを導入することで各従業員の勤務時間をリアルタイムに把握、給与システムと連携させ時間外労働時間の割増賃金の計算を自動化させることも可能

給与関連

• 毎月の給与明細をPDFやWebサイト上などから電子データとして交付することでペーパーレス化を図れる（※従業員の希望があった場合は紙で出力しなければならないため、ペーパーレス化の実行前に確認をとる）
• 2020年10月より電子化が可能となり、年末調整の一連の流れをWeb上で完結できるシステムや国税庁が提供している申請ソフトウェアなどを用いてペーパーレス化をおこなえる

当サイトでは、労務業務において特に紙管理で工数がかかる入社手続きと雇用契約にしぼって、ペーパーレス化した時のメリットと実際にペーパーレス化の手段と順序についてわかりやすく解説しております。

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1-3. 人事管理でペーパーレス化できる業務

組織内の人材を戦略的かつ継続的に管理し、組織の成果や目標達成に貢献するためのプロセスやアプローチを取ることが人事管理においては求められます。
組織の競争力を高めるために、優れた人材を獲得・開発し、最大限に活用するには、担当者同士のスピーディーな情報共有も重要です。
ペーパーレス化を通して、人事管理にまつわる情報を電子データ化することで、人や場所に捉われず情報の検索や閲覧が迅速に行えるため、効率的な情報共有が可能となります。

人事管理の各プロセスにおいて、以下のような業務のペーパーレス化を図れます。

人材戦略の策定

• 社員の基本情報など人事情報をペーパーレスにすることで、オンライン上で人事情報をダッシュボードなどをもちいて、可視化することができる
• 既存の従業員データを分析し、人材管理や人材の持つ能力を把握し、不足している人材を洗い出せる

採用・選考業務

• 求人応募者の書類管理をPDFなどでペーパーレス化し、電子データとして共有できる
• 一次面接や二次面接など選考プロセスを記録し、面接官や人事担当者間で共有できる
• 人事評価シートをパソコンで作成し、配布・回収を電子データでおこなえる
• 従業員が自身の評価の入力をオンラインやWeb上でおこなえる（どの従業員が入力済みかステータスの管理も可能）
• 評価の結果や過去の結果の履歴をデジタル上で管理できる
• 集まったデータを集計、グラフや表などの形にアウトプットし、分析できる

2. 労務管理・人事管理をペーパーレス化するメリット

労務管理・人事管理のペーパーレス化には、業務を効率化しミスやトラブルを減らすという重要な目的があります。ここでは、労務管理・人事管理をペーパーレス化することによって得られるメリットについて解説します。

2-1. 業務効率や生産性が向上する

これまで紙で勤怠管理をしていた場合、デジタル移行すれば業務効率や生産性は飛躍的に向上します。システムには、従業員の労働時間や残業時間などの情報を入力できます。

これらのデータを取り込めば、勤務時間や給与計算などを自動で処理できます。紙媒体の情報管理とは異なり、必要な情報をすぐに検索することが可能です。

ペーパーレス化を実現すればタイムカードの打刻や集計、書類の保管といった手間がかからなくなり、効率よく労務管理、人事管理をおこなえます。

2-2. コスト削減につながる

紙の書類には購入費や印刷代といったコストがかかります。また、ファイリングして保管するための場所代や人件費も無視できません。

ペーパーレス化をすれば用紙の購入費や印刷代が不要なので、書類作成・管理のランニングコストを下げられるというメリットがあります。経費削減のためにも、労務管理や人事管理のペーパーレス化移行を積極的に進めましょう。

2-3. 多様な働き方に対応できる

働き方改革や感染症予防といった観点から、近年では多様な働き方へのニーズが高まっています。労務管理や人事管理のペーパーレス化は、テレワークや時短勤務を推進する上でも役立ちます。

紙の書類を多く用いている企業では、書類作成や記入、押印などの作業がたびたび発生します。そのため、バックオフィス業務のテレワーク移行は難しいと思われがちです。

しかし、資料や社内文書のペーパーレス化という形でデジタル移行をおこなうことは十分可能です。これらの業務のデジタル化が実現すれば、オフィス以外の場所からでもデータにアクセスできます。

物理的にオフィスにいなくても仕事を進められるという点は、ペーパーレス化の大きなメリットです。

2-4. 労務情報をデジタル化できる

従業員の勤務状況をデータ化できるのもペーパーレス化の魅力の一つです。専用システムを導入すれば、従業員の勤怠をはじめとした情報をトータルで管理できます。

データを活用し、余計なコストがかかっていないか、残業などの負担が一部の従業員に集中していないかなど、さまざまなポイントで分析が可能となります。

また、既存の従業員のスキル情報を集めて分布することで、現在不足しているスキルから必要な人材像を描き出すことも可能です。

蓄積されたデジタルデータを経営判断に活かすことで、よりよい労務管理・人材管理に役立てられます。

2-5. 企業イメージの向上につながる

労務管理・人事管理のペーパーレス化は企業のイメージアップにもつながります。近年では、企業は単に利益を追求するだけでなく社会的責任を果たすべきという考え方が一般的となっています。

ペーパーレス化やデジタル化には、社会における企業のあり方を示すという大きな意義もあります。環境問題やサステナビリティへの取り組みという観点からも、労務管理のペーパーレス化を進めていきましょう。

3. 労務管理・人事管理をペーパーレス化するデメリット

労務管理・人事管理のペーパーレス化には多くのメリットがありますが、一方で以下のようなデメリットも考えられます。

• セキュリティ上のリスクがある
• 導入に初期コストがかかる
• システムに慣れるまでに時間がかかる

ここでは、これらのデメリットについて解説します。

3-1. セキュリティ上のリスクがある

労務管理・人事管理のペーパーレス化にあたって心配なのは、情報漏洩などセキュリティ上のリスクです。情報漏洩が起きると企業には大きなダメージが及ぶため、労務・人事関係のデータは慎重に扱う必要があります。

しかし、近年の管理システムには高いセキュリティ対策が施されているものが多く、適切なシステム選定と運用ルールによってリスクを大幅に低減できます。

選定の段階で、自動バックアップや暗号化といったセキュリティ対策が備わっているシステムを選べば、安心して運用できます。

3-2. 導入に初期コストがかかる

労務管理・人事管理のペーパーレス化では、導入時の初期コストも大きな問題となります。ペーパーレス化の際には、新たにパソコンやタブレットを購入したり、有料の勤怠管理専用システムを導入したりといった準備が必要です。

従業員数が多い企業では、各事業所に機器やシステムを配置するため、初期費用がかなり高額になる可能性もあります。

コスト面が気になるのであれば、一気にすべての業務をペーパーレス化するのではなく、優先順位の高い業務から順次移行していくなどの方法で対処しましょう。

3-3. システムに慣れるまでに時間がかかる

紙媒体を使用する文化が根づいている企業にとって労務管理・人事管理のペーパーレス化は簡単なことではありません。コンピューターの台数が少ない、従業員がデジタルに慣れていないなどの理由で、ペーパーレス化がうまく進まない場合もあるでしょう。

また、デジタル移行直後には慣れない作業が発生し、業務の効率が一時的に低下する可能性もあります。

しかし、アナログ手法での労務管理を続けていると、ビジネスの変化や今後の法改正に対応できなくなるおそれがあります。ペーパーレス化の必要性を十分に理解した上で、段階的にペーパーレス化の取り組みをすすめていくのがおすすめです。

4. ペーパーレス化のためにシステムを選定する際のポイント

ペーパーレス化のためにシステムを選定する際のポイントは、下記の3点が挙げられます。

• 自社の運用に合わせてカスタマイズできるか
• 労務・人事手続きの電子申請に対応しているか
• 法改正へ対応しているか

この3つのポイントを押さえておけば、導入に失敗するリスクを防げるのでチェックしておきましょう。

4-1. 自社の運用に合わせてカスタマイズできるか

ペーパーレス化のためにシステムを選定する際の重要なポイントの一つは、「自社の運用に合わせてカスタマイズできるか」ということです。企業の業務フローや特性はそれぞれ異なるため、導入するシステムが自社のニーズに適応しやすいかどうかを確認することが不可欠です。全ての業務を一度にデジタル化することは難しい場合も多いため、優先的にペーパーレス化したい業務から段階的に導入するアプローチが望まれます。

特に、給与計算業務においては、勤怠データや労働契約の内容に基づく情報をスムーズに連携できるシステムを選ぶことで、効率的に運用が可能となります。自社の運用に合わせたシステム選定が、ペーパーレス化の成功に繋がるのです。

4-2. 労務・人事手続きの電子申請に対応しているか

ペーパーレス化を進めるためのシステム選定において、電子申請に対応しているかどうかは重要なポイントです。労務管理・人事管理の業務には、行政への手続きが多く含まれるため、今後ますます電子申請の必要性が高まると予想されます。

現時点で電子申請が必須でない場合でも、将来的にその機能が求められることを考慮し、最初から対応可能なシステムを選ぶことが重要です。これにより、ペーパーレス化を実現しつつ、行政手続きの効率化も図ることができるでしょう。選定する際には、システムがどの程度まで業務を網羅し、他のシステムとの連携がスムーズであるかも確認することが不可欠です。

4-3. 法改正へ対応しているか

法改正へ対応しているかは、ペーパーレス化のためにシステムを選定する際の重要なポイントです。

法令や規制は不定期で改正されるため、最新の法改正に即した機能を持つシステムの導入が求められます。例えば、働き方改革関連法の施行に伴い、新たな勤怠管理や労務手続きが求められる中で、既存のシステムがこれに対応できない場合、業務が煩雑化し、結果的に手作業が増える可能性があります。

したがって、導入するシステムが法改正に適応しているかを確認し、自社の実情に合った運用ができるかどうかを慎重に見極めることが必要です。

5. ペーパーレス化を成功させるための運用ルール

企業におけるペーパーレス化は、書類の電子化だけでなく、運用ルールの整備が不可欠です。保存期間や承認フロー、部署ごとの役割分担を明確にすることで、業務の効率化やコスト削減、情報管理の正確性を高められます。

また、ルールを周知することで社員間の混乱を防ぎ、法令遵守や監査も迅速にできます。ここでは、ペーパーレス化を成功させるための運用ルールを解説します。

5-1. 電子データの保存ルールを明確化する

ペーパーレス化で重要なのは、電子データの保存ルールを統一し運用することです。保存期間は書類によって異なりますが、例えば労働者名簿や賃金台帳は5年間、契約書類や評価資料などは会社規定に沿って定めましょう。その際、フォルダ構造や命名規則を統一すると検索性が向上し、承認履歴や更新記録も容易に確認可能です。

クラウド保存時は暗号化やアクセス権管理を徹底し、バックアップも定期的に実施します。これにより、情報漏洩や紛失リスクを最小化し、法令遵守と業務効率を両立できます。

5-2. 部署ごとに役割分担を決める

ペーパーレス化を定着させるには、部署ごとの役割を明確にすることが必要です。例えば、総務部や人事部は電子承認フローの運用管理、データ保管、権限設定を担当する、現場部門は日常の申請や承認、入力の正確性確保、問題発生時の報告の担当というように決めましょう。

役割分担を決めたら文書化し、チェックリストやマニュアルを整備することで、責任範囲が明確になり、運用上の混乱を防げます。結果として、データ管理の正確性と業務効率が両立し、ペーパーレスの定着度も向上します。

5-3. 効果が出やすい業務から導入する

ペーパーレス化は、効果が出やすい業務から段階的に導入することで定着率が高まります。

例えば勤怠管理や有給申請、経費精算など日常的に使用される業務は、改善効果を早期に実感しやすく、操作ミスや運用課題も把握しやすいです。初期導入で得たノウハウをもとに契約書や人事評価資料などに展開すれば、社員の習熟度を高めながら全社に定着させられます。

このような段階的な導入は、コスト管理の面でも有効です。

6. 労務管理、人事管理業務の効率化を図るためにもペーパーレス化を進めていこう

企業の勤怠管理や福利厚生などの労務分野や、人材戦略の策定、採用・選考、評価制度の策定・運用などの人事分野は、ペーパーレスに移行することが可能です。労務管理、人事管理をデジタル移行すれば、管理にかかる労力を軽減し、業務効率化や生産性向上につなげることができます。

労務管理、人事管理のペーパーレス化には専用機器の配置やシステムの導入といった準備が不可欠です。自社に合った方法を見極め、スムーズにペーパーレスへの移行を進めていきましょう。

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