IT導入補助金の流れを分かりやすく解説！スムーズに進めるコツ

ジンジャーTOP>ブログトップ>人事・労務管理>IT導入補助金の流れを分かりやすく解説！スムーズに進めるコツ

人事・労務管理

更新日: 2024.7.11
公開日: 2021.11.25 YOSHIDA

IT導入補助金は、中小企業や小規模事業者、個人事業者が自社の抱える課題やニーズに適したITツールを導入する際、経費の一部を補助してくれる制度です。IT導入補助金を受け取るためには決められた流れで申請を行い、採択を受ける必要があります。

この記事では、IT導入補助金を申請する流れを分かりやすく解説します。スムーズに進めるコツを押さえて、補助金を活用してIT化を目指しましょう。

▼あわせて読みたい。そもそもIT導入補助金についてイチから知りたい方はこちら
IT導入補助金とは？対象となる3つの事例や手続き方法を紹介

採用時の手続き、紙での雇用契約…

ペーパーレス化で”ラク”に改革しませんか？

従業員の採用時には、入社手続きとして従業員から必要情報を回収したり、雇用契約を締結したりと人事労務担当者の方には忙しく、たくさんの業務があります。

そのような中で「組織拡大にともない、従業員が増え、採用時の手続きに業務が圧迫され困っている」
「人事情報をアナログ管理しているため、雇用契約に工数がかかって大変…」「社員管理をシステム化したいがどう進めていけば良いかわからない」

このようなお悩みをお持ちの方には、入社手続きや雇用契約のペーパーレス化で業務フローを”ラク”に改善することができます。

・（企業側）オンラインで入社書類をフォーマット化・メールで提出を依頼
・（入社者側）各種書類を確認/スマホ・PCで回答/必要物のデータ送付
・（企業側）入社手続き書類をデータで回収/電子申請で完結

紙管理から一般的なペーパーレス化システムを導入すると、業務フローにはこのような違いが生じます。

当サイトでは「ペーパーレス化システムが解決できるお悩み」や「システムを導入することで、実際の業務がどのように変わるのか」について解説した資料を無料で公開しています。

より具体的にシステムの概要について知りたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

無料でダウンロードする

1.IT導入補助金申請の基本的な流れ
2.IT導入補助金申請に必要な書類は？
3.IT導入補助金申請をスムーズに進めるコツ
4.IT導入補助金の流れを押さえてスムーズな申請をしよう

1.IT導入補助金申請の基本的な流れ

IT導入補助金を受け取るためには、8つのステップを踏む必要があります。まずはIT導入補助金の流れを掴むためにも、それぞれのステップについて詳しく解説します。

1-1. まずは制度について理解を深める

IT導入補助金を受け取るためには、制度について理解を深めることが欠かせません。はじめに、IT導入補助金の概要や対象となるツール、種類や補助金額などをしっかりと確認しておきましょう。

以下にIT導入補助金の概要を簡単にまとめたので、参考にしてみてください。［注1］

［注1］IT導入補助金2021｜IT導入補助金について

1-2. ITツールとIT導入支援事業者の選定

次に、導入するITツールを選定します。ITツールを選定するためには、自社のニーズと課題点を洗い出しておく必要があります。まずは全体の業務を見直してみて、とくにコストや時間がかかっている業務を探してみましょう。

IT化されないことで課題が生じやすい業務の例としては、以下のようなものが挙げられます。

上記のように、課題を感じている業務と導入したいツールの目星が付いたら、そのシステムを取り扱っているIT支援事業者に連絡します。IT支援事業者は「IT導入支援事業者・ITツール検索」のページから探せますので、活用してみてください。

実際に相談してみて信頼できる事業者が見つかったら、交付申請の手続きに進みます。ただし、この段階でIT支援事業者と契約してしまうと補助金の対象外となるため、契約はこのあとに行いましょう。

参考：IT導入支援事業者・ITツール検索｜IT導入補助金2021

1-3. 「gBizIDプライム」アカウントの取得

IT導入補助金の交付申請時には、gBizIDプライムのアカウントが必要になります。gBizIDプライムとは、1つのIDとパスワードでいろいろな行政サービスにログインできるサービスです。アカウントをまだ取得していない場合は、「gBizID」ホームページから新規取得してください。

なお、gBizIDプライムのアカウントは、発行までにおおよそ2週間程度の期間がかかります。早めに申請手続きを行っておきましょう。

参考：gBizIDへようこそ。｜gBizID

1-4. 「SECURITY ACTION」の宣言

IT導入補助金を交付申請する要件には、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が実施する「SECURITY ACTION」の宣言も必要となります。この宣言は、中小企業や小規模事業者が情報セキュリティに取り組むことを自己宣言するもので、「★一つ星」または「★★二つ星」を宣言することが求められます。

交付申請を作成するときは、この宣言済みアカウントのIDが必要になるので、必ず手続きを行っておきましょう。

参考：IT導入補助金の申請要件になりました｜SECURITY ACTION

1-5. 交付申請

ここまで来たら、実際にIT支援事業者と商談を進めながら交付申請の手続きに入っていきましょう。申請手続きは、企業ごとに用意される「申請マイページ」で進めます。このページは、IT支援事業者から招待を受けるとログインできるようになります。

ログインしたら、代表者氏名などの申請者基本情報を入力し、交付申請に必要となる情報入力や書類添付を進めてください。また、IT支援事業者に導入するツールの情報と事業計画値を入力してもらいます。

1-6. ITツールの発注・契約・支払い

交付申請を完了して事務局から「交付決定」を受けたら、ITツールの発注と契約、支払いなどを行います。この交付決定の連絡をもらう前に契約などを行ってしまうと、補助金の対象外になりますので、十分に注意してください。

1-7. 事業実績報告

交付申請完了後は、実際にITツールの発注や契約、納品や支払いなどを行ったことがわかる証憑書類を提出します。証憑書類の提出は、交付申請を行った「申請マイページ」から行うことが可能です。

まずは企業側で必要な情報及び商標の添付を行って事業実績報告を作成し、その後にIT支援事業者が内容の確認と情報の入力を行い、提出します。

1-8. 補助金交付手続きと事業実施効果報告

事業実績報告が完了すると、補助金額が確定されて「申請マイページ」で確認できるようになります。その内容を確認すると、補助金の交付が実行されます。なお、ITツールの導入は、交付決定日からおおむね半年以内に実行しましょう。

補助金の交付後は事業実施効果報告を提出します。事業実施効果報告は、ITツールの導入によってどれほど生産性の向上が実現したのかを、申請時の計画と比較しながら3年間に渡って行わなくてはいけません。

難しく感じるかもしれませんが、売上や原価、年間平均労働時間、従業員数などを「申請マイページ」から入力するだけで完了します。非常に簡単なので安心してください。

2.IT導入補助金申請に必要な書類は？

IT導入補助金を申請するときは、いくつかの書類をそろえて提出する必要があります。用意する書類は、以下のとおりです。［注2］

法人の場合

履歴事項全部証明書写し（発行から3か月以内のもの）
税務署の発行する法人税の直近の納税証明書（その 1 またはその 2）

個人事業主の場合

運転免許証（有効期限内のもの）
もしくは運転経歴証明書
もしくは住民票の写し（発行から3か月以内のもの）
税務署の発行する所得税の直近の納税証明書（その1もしくはその2）
前年分の確定申告書 B の控え

［注2］IT導入補助金2021｜IT導入支援事業者登録要領

関連記事：IT導入補助金の必要書類の種類や準備方法、注意点を解説

3.IT導入補助金申請をスムーズに進めるコツ

IT導入補助金は、申請したあとに審査が行われ、採択されないと補助金を受け取ることができません。申請をスムーズに進めて採択されやすくするためにも、以下の2点を意識しましょう。

1.信頼できるIT支援事業者からアドバイスをもらいながら書類を作成する
2.正確に書類を用意する

IT支援事業者は、申請者に最適なツールの提案や導入サポートを行うだけではなく、申請書の数値などを確認する申請支援を行う役割も担っています。申請に通りやすい書類を作成するためには、IT支援事業者と協力することが欠かせません。そのため、丁寧な対応で親身に相談に乗ってくれるIT支援事業者を選定することが肝心です。

また申請書類にミスがあると、修正している間に事業が予算オーバーになってしまう恐れがあります。予算の上限に近づくと審査が厳しくなるため、正確に書類を用意することを心がけましょう。