給与支払報告書の書き方を項目ごとに詳しく解説

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人事・労務管理

更新日: 2023.9.1
公開日: 2022.8.24 野田美紀

給与支払報告書は、給与支払者が給与受給者に対して支払った金額を明らかにする書類です。作成した給与支払報告書は市区町村に提出する必要があります。
本記事では、給与支払報告書の書き方を具体的に解説していきます。

1. 給与支払報告書とは支払った給与の総額を計算した書類のこと
2. 給与支払報告書個人別明細書の各項目の書き方
3. 給与支払報告書総括表の各項目の書き方
4. 給与支払報告書の訂正方法
5. 給与支払報告書はミスがないように注意深く作成

1. 給与支払報告書とは支払った給与の総額を計算した書類のこと

企業が従業員に給与を支払っているときには、給与支払報告書を作成して市区町村に提出しなければなりません。
給与支払報告書には、前年の1月1日から12月31日までの間に、企業が従業員に対してどれだけの給与を払ったのかを記載します。
書類は個人別明細書と総括表の2枚から構成されています。個人別明細書にはそれぞれの従業員の住所氏名や給与等の総額、社会保険料の額などが記載されます。総括表はそれぞれの個人別明細書をまとめた書類です。個人別明細書を何人分作成したか、退職者がいるのかなどの情報を記入します。
企業は従業員の給与額を計算して書類を作成し、対象期間の翌年1月1日の時点で従業員が居住している市区町村に対して給与支払報告書を提出します。

源泉徴収票や支払調書といった法定調書の提出先は税務署です。そのため、給与支払報告書も税務署に提出するものと誤解されることがあります。しかし、給与支払報告書の提出先は各市区町村となっているので、間違えないようにしましょう。
給与支払報告書は市区町村の担当部署や税務署で配布されています。また、市区町村のホームページからもダウンロードできます。過去に給与支払報告書を提出したことがある場合には、市区町村から新たなものが送付されてくることもあります。
給与支払報告書は様式が変更されることがあるので、最新のものであるかを確認した上で作成しましょう。

2. 給与支払報告書個人別明細書の各項目の書き方

給与支払報告書の個人別明細書の体裁は源泉徴収票とよく似ています。給与支払報告書を作成する前に源泉徴収票を作成し、この情報をもとにして項目を埋めていけばスムーズに作れます。
給与支払報告書の個人別明細書には以下のような項目があるので、それぞれ正しい情報を記載していきましょう。

2-1. 給与支払いを受ける者

従業員の1月1日時点での住所氏名、マイナンバーを記入していきます。

2-2. 支払金額

期間中に支払の確定した給与等の総額を記入します。

2-3.給与所得控除後の金額

給与所得控除を行ったのちの金額を記載します。正確な金額は源泉徴収票でチェックできます。年末調整を行わないときには空欄にしておきましょう。

2-4. 所得控除の額の合計額

社会保険料控除や配偶者控除、扶養控除などの控除額を記入します。こちらも年末調整をしない場合には空欄にしておきましょう。

2-5. 源泉徴収額

年末調整を行ったあとに確定した源泉所得税額や復興特別所得税額の合計を記入します。

2-6. 控除対象配偶者や扶養家族、障害者

該当する場合には人数や配偶者特別控除の金額を記入しておきます。

2-7. 社会保険料の金額、控除額

社会保険料や生命保険料、地震保険料などの控除額について記載します。

2-8. 扶養家族

従業員に配偶者や扶養家族がいる場合にはその氏名や個人番号を記入します。

2-9. 配偶者の所得合計

従業員の配偶者が控除対象車となる場合には、所得額の合計を記入する必要があります。

2-10. 国民年金保険料等、旧長期損害保険料の金額

社会保険料控除の適用を受けた国民年金保険料等の金額、平成18年までに締結した地震保険料の控除額があるときに記入します。

2-11. 支払者

従業員に対して給与を支払う企業の名称や住所、支払者のマイナンバーや法人番号を記載します。

3. 給与支払報告書総括表の各項目の書き方

続いて、給与支払報告書の総括表の項目についてご紹介いたします。
給与支払報告書の総括表には、従業員ごとに作成した個人別明細書のまとめのような意味合いがあります。書類には、主に企業の情報や従業員数について記入していくことになります。

3-1. 給与の支払期間

給与支払報告書総括表の支払期間は前年の1月から12月となります。

3-2. 提出区分

退職者の給与支払報告書に関しては退職者分に、そうでないものは年間分に丸をつけます。

3-3. 法人番号

企業や事業所の法人番号を記載します。

3-4. 給与支払者

事業所の住所や名称、代表者名を記入します。

3-5. 事業種目

企業や事業所の業務内容を記載します。

3-6. 提出先市区町村数

給与支払報告書は従業員の居住市区町村に提出します。この欄には、提出先の市区町村の数を記載します。

3-7. 受給者総人員

この欄には、対象年の翌年1月1日時点での在職者数が入ります。

3-8. 報告人員

給与支払報告書の提出人数を、在職者と退職者に分けて記載します。

3-9. 所轄税務署

企業が所得税の源泉徴収をしている場合、管轄の税務署名の記載が必要です。

3-10. 給与の支払い方法及びその期日

企業が従業員に対してどのように給与支払いをしているのか、月額や日額、時給といった区分で記載します。また、給与の支払日についても明らかにします。

3-11. 特別徴収税額の払込を希望する金融機関

企業の所在地である市区町村以外のエリアに特別徴収税額を払うときには、希望する金融機関の名称と所在地を記入します。

3-12. 給与支払者番号

給与支払報告書を提出する際には市区町村から番号を通知されるので、この番号を記入します。初めて書類を提出する際には新規の項目に丸をつけておきます。

4. 給与支払報告書の訂正方法

給与支払報告書を作成する際に記入ミスが起きることもあるものです。
記入中に書き間違いをしたのであれば、斜線や二重線で訂正をしてその上に正しい文言を記載すれば問題ありません。訂正の際には斜線や二重線を引いた部分に社印を押しておきましょう。
給与支払報告書を書き間違えたときに、新たな書類を使って書き直す方もいます。一から書き直すのは手間がかかりますが、公的な書類なので丁寧に仕上げるに越したことはありません。
給与支払報告書と源泉徴収票にはほぼ同じ情報を記入することになります。給与支払報告書の文字や数字にミスがあったときには、源泉徴収票にも同じミスがないかを確認しておきましょう。

市区町村に給与支払報告書を提出したあとに間違いに気づくケースもあります。役所から間違いを指摘されることもあるものです。こういった場合には煩雑な訂正の手続きが必要となります。
まずは間違いのあった個人別明細書を新たに作り直しましょう。続いて総括表も新たに作り直し、左上の訂正の欄に丸をつけた上で郵送します。
再送などの手間を省くためにも、給与支払報告書の提出前には間違いがないかを注意深く確認しておくことが重要です。

5. 給与支払報告書はミスがないように注意深く作成

企業が給与支払報告書を提出しなければならないことは、地方税法によって定められています。正しい方法で給与支払報告書を作成し、期日までに提出することが重要です。
給与支払報告書には個人別明細書と総括表の2種類があります。個人別明細書の内容は源泉徴収票とほぼ同じなので、同時に作成しておけば手間が省けます。
給与支払報告書にミスがあった場合には訂正や再送が必要となるため、ミスが起きないよう注意深く作成していきましょう。

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