給与支払報告書と源泉徴収票の違いや提出先を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

給与支払報告書と源泉徴収票の違いや提出先を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

給与支払報告書と源泉徴収票の違いや提出先を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

給与支払報告書と源泉徴収票の違いや提出先を解説

書類提出先

企業が年末調整を行ったあとには、給与支払報告書や源泉徴収票を作成して提出することになります。それぞれの書類には共通する項目が多く紛らわしいのが難点です。
そこで本記事では、給与支払報告書と源泉徴収票の違いを解説いたします。

\11月~1月までの年末調整業務をわかりやすく図解/
「年末調整のガイドブック」を無料配布中!

「年末調整が複雑で、いまいちよく理解できていない」「対応しているが、抜け漏れがないか不安」というお悩みをおもちではありませんか?

当サイトでは、そのような方に向け、年末調整に必要な書類から記載例、計算のやり方・提出方法まで、年末調整業務を図解でわかりやすくまとめた資料を無料で配布しております。

給与支払報告書や法定調書など、年末調整後に人事が対応すべきことも解説しているため、年末調整業務に不安のある方や、抜け漏れなく対応したい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

無料ダウンロード

1. 給与支払報告書とは?

手に浮かぶたくさんのはてなマーク

給与支払報告書には、その年に支払の確定した給与等の総額を記載します。
給与支払報告書の提出義務者は、従業員を雇用して給与を支払っている企業または個人事業主ということになります。企業や個人事業主はそれぞれの従業員の給与支払報告書を作成し、翌年の1月1日時点で従業員が居住している市区町村に対して書類を提出します。各市区町村は、提出された給与支払報告書に基づいて翌年の住民税の額を決定します。
給与支払報告書には個々の従業員について作成する個人別明細書と、取りまとめのために作成する総括表の2種類があります。

2. 源泉徴収票とは?

悩む女性

源泉徴収票は、その年に支払の確定した給与等の総額と源泉徴収した税額の合計を明らかにするための書類です。
源泉徴収票には給与の支払金額や源泉徴収税額のほか、配偶者控除や扶養控除に関する詳細な情報を記載して、従業員に発行し、必要に応じて税務署に提出します。提出義務者は給与支払報告書と同じく、給与を支払っている企業または個人事業主です。
企業又は個人事業主は、年末調整を行った後、給与所得の源泉徴収票を税務署提出用と受給者交付用として各1枚を作成し、翌年1月末までに、そのうち1枚を必ず従業員に交付します。そして提出要件がある受給者分について、1枚を所轄の税務署へ提出しなければなりません。

3. 給与支払報告書と源泉徴収票を使い分けるポイント

重要

給与支払報告書と源泉徴収票に記載される内容には重複する部分が多いため、同じような書類として処理されることがあります。それぞれの書類の違いを把握し、目的に応じて使い分けることが重要です。
ここからは、給与支払報告書と源泉徴収票の使い分け方について考えていきます。

3-1. それぞれの書類の目的を考える

給与支払報告書は個人住民税の計算のために作成される書類です。これに対し源泉徴収票は、所得税の報告のために作成されます。作成や提出の目的は、適正・公平な課税を実現するためであることは共通です。

3-2. 書類作成の時期を把握しておく

給与支払報告書と源泉徴収票はいずれも、年末調整を終えたタイミングで作成します。前年分の年末調整ののち、1月31日までに従業員本人に源泉徴収票を交付し、税務署に提出します。
また、給与支払報告書の提出期限についても、1月31日までが一般的です。ただし、別の提出期限を設けている市区町村もあるので、事前に確認しておきましょう。
なお、従業員が年の中途で退職する際には、その年1月1日から退職日までに支払の確定した給与等について源泉徴収票を作成し、退職以後1か月以内に受給者に交付する必要があります。
給与支払報告書については、退職する際にも受給者への交付は必要ありません。

3-3. それぞれの書類の記載内容の違いを把握しておく

給与支払報告書と源泉徴収票に記載する内容は似通っています。共通する項目については、同じ内容を記載します。
源泉徴収票と異なり、給与支払報告書には、住民税の納付方法を記載する必要があります。住民税の納付方法は、普通徴収と特別徴収の2種類です。普通徴収は、市町村から送られてくる納税通知書で年4回に分けて納税者自身が納付します。また、特別徴収は、勤務先が毎月給与から差引き、従業員に代わって納入する方法です。特別な事情がない場合には特別徴収で納入することになります。
いずれの方法を選んだ場合でも、給与支払報告書にその旨を明記することが重要です。

4. 給与支払報告書や源泉徴収票の提出先

提出

源泉徴収票と給与支払報告書は提出先が異なるので、正しく取り扱いたいものです。
源泉徴収票を作成したのちには、従業員本人に交付します。さらに、対象者の源泉徴収票をまとめて税務署に提出する必要があります。そのため、源泉徴収票は必ず2枚作成することになります。
紙の書類として作成した源泉徴収票は税務署に持ち込んで提出するか、郵送で送付します。ただし、源泉徴収票は信書にあたるため、宅配便のサービスを使って送付することはできません。

源泉徴収票をe-Taxで提出する例も増えています。e-Taxは国税電子申告・納税システムと呼ばれるツールです。電子データの源泉徴収票を作成した場合には、インターネットを通じて管轄の税務署に簡単に書類提出をすることが可能となります。
なお2021年以降は、提出する源泉徴収票の枚数が100枚以上になるときにはe-Taxあるいは光ディスクなどを使って提出することが義務付けられています。従業員数が多い企業は、書類の電子データ移行を早めに進めておきたいものです。

給与支払報告書は源泉徴収票とは異なり、従業員本人に対して交付することはありません。
給与支払報告書は、期日までに各市町村長宛てに提出することが義務付けられています。
気をつけたいのは、従業員の居住地によって提出先が異なるという点です。給与支払報告書は、従業員がその年の1月1日時点で居住している市区町村に対して提出するよう定められているのです。

企業が所在する市区町村に限らず、隣接する周辺の市区町村から従業員が会社に通っているケースも多いものです。こういった場合には、従業員が居住するそれぞれの市区町村に対して給与支払報告書を提出することになります。
給与支払報告書を電子データで作成した場合にはシステム上から提出することもできます。ただし、給与支払報告書は住民税額を明らかにする書類なので、国税電子申告を行うツールであるe-Taxは使えません。

地方税である住民税の申告には、eLtaxと呼ばれる地方税ポータルシステムを使用します。
eLtaxでは住民税のほか、事業所税や法人事業税などの支払いも行えます。業務効率化を目指すのであれば、ぜひ導入したいシステムです。

5. e-TaxやeLtaxを有効活用して書類をスムーズに提出する

書類の提出

給与支払報告書と源泉徴収票はいずれも、企業が年末調整ののちに作成しなければならない書類です。
従業員全員分の作成が必要となり、それぞれの書類の体裁や提出先が異なるため、作成には大きな手間がかかります。期限までに書類を揃えられるよう、早めに作成に着手することが大切です。
また、書類作成の手間を省くために電子システムの導入を検討するのもいい方法です。e-TaxやeLtaxを有効活用すれば、書類をスムーズに提出することが可能となります。

\11月~1月までの年末調整業務をわかりやすく図解/
「年末調整のガイドブック」を無料配布中!

「年末調整が複雑で、いまいちよく理解できていない」「対応しているが、抜け漏れがないか不安」というお悩みをおもちではありませんか?

当サイトでは、そのような方に向け、年末調整に必要な書類から記載例、計算のやり方・提出方法まで、年末調整業務を図解でわかりやすくまとめた資料を無料で配布しております。

給与支払報告書や法定調書など、年末調整後に人事が対応すべきことも解説しているため、年末調整業務に不安のある方や、抜け漏れなく対応したい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

無料ダウンロード

【監修者】野田美紀(税理士)

【監修者】野田美紀(税理士)

税理士・ファイナンシャルプランナー(CFP)|複数の職場で経営や組織構築の経験を積み税理士として独立。 税理士・CFPに加えて、認定個人情報保護士 ・認定心理士、認定ハラスメントマネージャーI種も保有。人材の育成への貢献を理念に掲げて活動している。

人事・労務管理のピックアップ

新着記事