企業に入社する際には企業と雇用者の双方が労働契約書に押印する必要があります。契約内容に納得した上で契約を結びますが、この労働契約書はあとからいつでも確認できるようにしておく必要があります。この労働契約書には保管期間が定められています。勝手に廃棄しないように注意しましょう。

1. 労働契約書の保管期間は何年？

労働契約書も、他の契約書類や決算書類と同様に保管期間が決まっています。誤って捨てることがないよう、適切に管理しましょう。

1-1. 2020年の法改正前の保管期間は3年

労働契約書の保管期間は、労働基準法が改正される前は3年間でした。しかし、2020年4月1日からは保管期限が5年に延長されたため、これまでよりも長期間の保管が企業には義務付けられています。この変更には民法の改正により、賃金の債権が消滅する時効が2年から5年に延長されたことが関係しています。誤って処分しないように注意しましょう。

なお、2020年の労働基準法改正によって、保存期間が延長されたのは雇用契約書だけではありません。履歴書や身元引受書、労働条件通知書など雇い入れに関するすべての書類も保存期間延長の対象です。さらに、解雇や災害補償などに関する書類も対象となっているため、企業は労働に関係する書類の保存・管理をしっかりと見直さなければなりません。

1-2. 保管期間における経過措置

2020年4月1日の労働基準法の改正に伴い、労働契約書の保管期間が3年から5年に変更されましたが、当面は経過措置が設けられています。これにより、改正前に作成された労働契約書については、旧規定に基づく保管が求められる場合があります。具体的には、すでに保存期間3年が経過している書類の場合は破棄しても問題ないとされていますが、経過措置がいつまで続くかは未定です。そのため、契約書や関連書類の保管・管理を今一度しっかりと見直すことが重要です。

1-3. 労働契約書の保管期間は5年（当面の間は3年）

労働契約書は基本的に契約者が退職、または死亡してから5年間（当面の間は3年）は保管しておかなければなりません。
退職したその日、死亡したその日から5年間（当面の間は3年）です。
これは労働基準法で定められた期間ですので、これ以内に勝手に破棄しないようにしましょう。

賃金の未払いや残業代に問題がある場合、契約者が死亡し過労死などの可能性がある場合、この労働契約書などを参考に捜査されることになります。
労働契約書だけでなく労働者名簿、賃金台帳、そしてタイムカードと時間外労働計算書も5年間（当面の間は3年）保管しなければなりません。健康診断書は原則5年間の保管義務があります。

2. 労働契約書の正しい保存方法

労働契約書を保管する際の正しい保管方法について解説します。
保管しているつもりでも正しく保管できていなければ証拠としては成立しません。特に電子データとして保管する場合は注意しましょう。

2-1. 基本的には書面で保管

労働契約書の書類は、書面で交付した場合は基本的に書面で保管しなければなりません。
現在日本だけでなく世界中でペーパーレス化が進んでおり、テレワークの推進などで今後もさらにペーパーレス化が早まっていくことが予想されます。

しかし、書面でのやり取りが未だに多いのも事実です。
従業員が多い、入れ替わりが激しい企業では労働契約書の保管にもスペースや管理コストがかかりますが、書面での契約書は書面のまま保管するようにしましょう。
退職年や入社年、氏名順など、各企業にとって見やすい方法で書類を保管しておき、いつでもすぐに提出できるようにしておきましょう。

2-2. 電子データとしての保管

近年、労働契約書を電子データとして保存する方法も一般化しています。電子帳簿保存法の本格運用の開始にともない、企業における各種書類の電子データ化が急速に進んでいます。多くの電子契約書類が法的拘束力を持つことが明らかになってきたことも、電子契約普及の後押しとなっています。電子データとして保存する場合、データのバックアップと情報セキュリティ対策が欠かせません。また、国の規制に従い、電子保存が合法であるか事前に確認しなければなりません。適切な電子保存方法を選ぶことで、管理の手間を省きつつ、迅速に必要な書類を閲覧できます。
加えて、そもそも労働契約書の電子交付は、雇用者本人が同意しない限りは交付できません。あらかじめ本人に確認し、拒否された場合は書面での交付、保管が必要です。

3. 労働契約書を電子保存するメリット

それでは実際に労働契約書の保管を電子化することで会社にとってどんなメリットがあるのでしょうか。

デメリットとしてはセキュリティ対策が必要という点があります。社内の誰でもアクセスできるような状況では、個人情報が簡単に漏洩してしまいます。
社内でのデジタル化が進んでいない場合は整備までの手間やコストがかかり、なかなか着手できない場合もあるでしょう。

しかしながら、労働契約書を電子契約書にするメリットはたくさんあります。具体的な内容を見ていきましょう。

3-1. 入社手続きが簡単になる

電子契約書を使用することで、入社手続きが大幅に簡略化されます。雇用契約書を電子化する場合、労働者と企業が雇用契約を締結する段階からすべて電子データで行われるため、採用から就労するまでの手続きが簡略化され、プロセスが迅速化します。従業員が遠隔地からでもサインを行えるため、物理的な移動の制約がなくなります。さらに、必要な書類を一元管理することで、情報の共有がスムーズに行えます。

また、電子契約で雇用契約を締結する際には、暗号化などのセキュリティ機能が活躍します。これにより、データの正当性や有効性を保持しやすくなり、より安全な環境での手続きが可能となります。

3-2. 人事労務担当者の工数を削減し業務効率を上げる

電子保存により、労働契約書管理の効率が大幅に向上します。紙媒体での保管と比較して、書類の検索や取り扱いが容易になり、管理の手間が大幅に削減されます。これにより、人事労務担当者の工数が削減され、より重要な業務に集中することが可能となります。また、書面で雇用契約を締結する場合には、契約書の作成から台帳への収納までさまざまな作業が必要でしたが、電子化によりこれらの手間と時間を大幅に短縮できます。契約業務における作業効率化はもちろん、保存場所の省スペース化などのメリットも見込めます。さらに、電子契約書を使用することで、入社手続きも簡単になり、新入社員のスムーズなスタートをサポートできます。

3-3. コスト削減に役立つ

電子契約書の導入は、紙媒体の管理にかかるコストを削減する効果があります。物理的なスペースが不要になるため、保管場所の費用も節約できます。また、通信費、印刷費用、郵送費用に加え、契約書の作成に必要な紙代やインク代も削減できます。さらに、電子契約では印紙税も不要となり、関連費用を一層削減できます。契約書を作成する機会や数が多い企業では、これらの削減効果により年間数百万円単位でのコスト削減が実現できるでしょう。

4. 労働契約書の保管で注意すること

労働契約書を保管する際に注意しなければならない点について解説します。
労働契約書さえ保管できていればいい、期間内に保管しておけばいいというわけではないため、いつ提出を求められてもすぐに用意できるようにしておきましょう。

4-1. 期間を過ぎたら廃棄して問題ない

保管期間が定められている書類は、規定の保管期間が過ぎれば廃棄するようにしましょう。
念のためと長く保管しておいたり、破棄の作業が面倒だからと放置しておいたりすると返ってさまざまなリスクが高まります。

個人情報の漏洩や保管スペースが確保できなくなるかもしれません。ファイリングするためのファイルやラックなどの購入費用もかかってくるでしょう。

契約書を管理する人を配置する人件費もかかるなど、長期間すぎる書類の保管はデメリットが多いです。
面倒かもしれませんが、保管期間を過ぎた書類は定期的に確認して廃棄しましょう。
廃棄の際はシュレッダーを利用し、個人情報が漏洩しないよう注意してください。

4-2. タイムカードなどの書類も保管しなければならない

労働契約書は単体で保管すればよいわけではなく、その契約者のタイムカードや賃金台帳、労働者名簿、時間外労働計算書を一緒に保管しておく必要があります。
退職後に労働の内容に問題が発覚する可能性もあり、訴訟などに至った場合にこれらが証拠になるからです。

不利になる恐れがある場合でも、破棄してしまうと余計に不利になってしまいます。
また、提出を求められた際に破棄済みで提出できなかった場合は、罰則が科せられる可能性もあるので注意しましょう。

4-3. 保管期間が違う書類もある

労働契約書をはじめとした契約に関する書類の保管期間は5年間（当面の間は3年）ですが、それ以外にも各書類の保管期間は法律で定められています。
健康保険や厚生年金関連の書類の保管期間は2年間です。
労災保険に関連する書類、労働保険徴収や納付の書類は3年間です。
税法上の扶養控除等（異動）申告書や源泉徴収簿は7年間の保管が義務付けられています。

他にも法律で定められた保管期間のある書類はたくさんあるため、破棄していいか迷ったときは必ず確認しておきましょう。保管期間が定められていない書類に関しては企業が確定させられるため、適宜適切な期間保管した上で破棄するようにしましょう。

5. 労働契約書は保管期間と保管方法を守って取り扱おう

雇用内容を詳しく記載した労働契約書は、契約者が退職、または死亡した日から数えて5年間（当面の間は3年）は保管しておかなくてはいけません。

以前は3年の保管期間が定められていましたが、延長されている点に留意して正しく保管するようにしましょう。

保管する際は真実性を確保し、すぐに閲覧できるようにしておくことが重要です。特に電子データで保管する際は要件を確認し、証拠として有効な形で保管しましょう。