職場では上席者が「この従業員はモチベーションが下がっている」と感覚で判断し、声掛けに苦慮する場面も多くあります。しかし、仕事に対するモチベーションは人それぞれです。上司が部下のためにおこなった支援が部下の望むものと異なる場合、ますますモチベーション低下を招くケースもあるでしょう。

近年では人の感覚に頼ったモチベーション管理ではなく、目的にあったシステムを活用してモチベーション管理をする企業が増えてきました。この記事では属人的なモチベーション管理を標準化できる「モチベーション管理システム」について解説していきます。

1. モチベーション管理システムとは

モチベーション管理システムでは、アンケートやストレスチェックなどのツールを用いて従業員のモチベーションの状態を把握できます。このデータにより、従業員が抱える課題を明確にするだけでなく、モチベーションを向上させるための具体的なアクションを導き出せるので、管理者のマネジメントの心強い補佐役となるでしょう。

モチベーション管理システムには離職のリスクがある従業員を早期に発見し、管理者に対して対策を提案する機能もあります。

従業員のモチベーションが下がったときに素早く対処できれば、貴重な人材の流出を防止でき、企業の業績も安定します。マネジメント業務の効率化を図りつつ、従業員のモチベーションも適切に管理できる「モチベーション管理システム」は現在多くの企業で運用されています。

1-1. モチベーション管理はなぜ必要？

モチベーション管理とは、従業員同士の人間関係や業務内容に対してモチベーションを高めたり維持したりする施策で、従業員一人ひとりのモチベーションを管理する取り組みです。

モチベーションが低下すると、仕事へのやる気が起きない、チームワークが悪くなるなど職場環境の悪化を招き、離職率が高くなる傾向があります。離職により、現場が人手不足に陥ると従業員一人当たりの負担が増えることで、さらにモチベーションの低下を招きかねません。生産性低下によって業績が悪化すると、場合によっては減給やボーナスカットなどが必要になり、モチベーションを高く維持している他部署にも影響が及びます。

近年では永久就職の考え方は古くなり、転職が当たり前の時代です。そのため企業は従業員のモチベーションを管理することで、人材の流出や生産性低下を防ぐことが事業の継続に不可欠といえます。

難しいのは、モチベーションが低下する原因は人それぞれ異なるという点です。そこで、面談だけでは把握しにくいモチベーションの推移に対し、管理者が適切なフォローをおこなうために近年注目されているのが、モチベーション管理システムです。

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2. モチベーション管理システムの機能

モチベーション管理システムを導入すると、生産性の向上や優秀な人材の流出防止、適材適所の人材配置の促進が期待できます。

ここではシステムを導入した際に、一般的に活用できる機能をご紹介します。

2-1. アンケートを用いたサーベイ機能

モチベーション管理システムで利用頻度が高いのが「アンケート機能」です。従業員に事前に決めた質問事項に回答してもらうことで、マネジメントに必要なデータを収集します。このアンケート機能は、従業員の声を直接取り入れ、組織内の潜在的な課題やニーズを把握するための貴重な手段となります。

アンケートは定期的に実施することで、時間の経過とともに変化する従業員の意見や感情を捉えることができます。従業員がシンプルな質問に率直な回答を提供することで、組織の課題や改善ポイントを的確に把握し、適切な対策を講じることが可能です。

また、アンケートの結果は数値化されることが多く、前回の結果と比較することでトレンドやパターンを把握することができます。これにより、従業員のモチベーションやエンゲージメントの変化を早期に察知し、必要な対応をおこなうことができます。従業員の声を尊重し、組織の健全な発展に向けて重要な情報を提供するアンケート機能は、モチベーション管理システムの中でも重要な要素といえるでしょう。

2-2. コミュニケーションを駆使したフォロー機能

何か悩みを抱えていても、管理者には面と向かって相談しにくかったり、相談したことによって職場に居づらくなったりするのでは、と考える従業員は少なくありません。

管理システムの中には個人またはチーム、または匿名での相談にも対応できるコミュニケーション機能を搭載しているものもあります。

このようなコミュニケーション機能を使えば、堅苦しい形式ではなく、チャットメッセージ機能、アンケート機能と合わせて、悩みを比較的気軽に記載できることがメリットです。アンケートではわかりにくい細かな点を知ることができるので、より従業員のモチベーションの変化に気づきやすくなるでしょう。

2-3. ストレスチェックなどをおこなえる環境整備機能

仕事に関する相談や不満以外にも、従業員の健康やストレスの状態を知ることも重要です。モチベーション管理システムが提供する環境整備機能は、従業員のメンタルに焦点を当て、健康な職場環境を促進するためのツールとなります。

モチベーション管理システムの設問は、従業員のストレスや心の健康状態を客観的に把握する手段として有用です。従業員は、自身の状態に合った設問に感覚的な回答をおこなうことで、ストレスの具体的な要因や状態をシステムに提供できます。このような情報は、組織が従業員のメンタルヘルスをサポートするために重要な指針となります。
従業員の回答への負担を軽減するため、自身のメンタルに一番近い状態のイラストを選ぶなど、感覚的な回答でストレス具合を把握できるよう配慮されています。

さらに、モチベーション管理システムの環境整備機能は、ストレスチェックの結果をもとに、適切な対策やサポートを提供するための基盤を提供します。組織は従業員の健康に気配りし、必要な支援をおこなうことで、従業員のモチベーションやパフォーマンスの向上に寄与することができます。結果的に、より健全な職場環境を築く一助となるでしょう。

2-4. 集めた情報を集計し分析する機能

こちらはアンケートなどから得た情報を基にデータを数値・グラフ化することで問題点や傾向を分析できる機能です。分析機能を用いれば、アンケート結果だけでなく、コミュニケーション機能やストレスチェック機能からの情報も統合したデータを可視化できます。

管理者ごとにデータを集計・分析していては、非効率的で時間もかかってしまいますが、モチベーションが低下している項目を赤字などで示し、一目でわかるように工夫されたシステムが多いので、忙しい管理者も使いやすいでしょう。こうした機能があるシステムは従業員一人ひとりのモチベーションの推移を見たり、他のメンバーと比較したりするのにも便利です。

3. モチベーション管理システムを選ぶコツ三か条

モチベーション管理システムを選ぶ際には、機能のほかにも、得意とする分野やメリット・デメリット、導入すべきタイミングといった知識をもっておくと大変役立ちます。

次に、それぞれ詳しく解説していきますので、ここでしっかりとモチベーション管理システムの特徴を押さえておきましょう。

3-1. モチベーション管理システムの得意分野を知ろう

モチベーション管理を支援するためのソフトウェアやツールはさまざまなものがリリースされています。以下によくある特徴をあげてみました。現在検討中のシステムがどれにあたるか、これから探そうとしている方はどの機能を重視するか当たりをつけるのにご参考ください。

パフォーマンス管理特化	従業員の目標設定、進捗管理、評価、フィードバックなどをサポートする機能に特化したタイプ。目標達成度を測定し、業績を評価・報酬に反映させるために活用できる。 従業員個々のフィードバックだけでなく、従業員から組織に対する意見やフィードバックを収集し、組織内での課題や改善点を把握することに重点を置いたタイプもある。
従業員エンゲージメント管理特化	従業員のエンゲージメント（満足度）を向上させるためのソフトウェア。アンケート調査、フィードバック収集、改善提案などの機能がついている。
学習管理特化	従業員のスキル向上やキャリア成長を支援する目的で、オンライン研修の動画や資料などのコンテンツを提供するサービス。 システムによっては自社のオリジナルコンテンツを配信したり、どの従業員がどのような動画を見たのかといった聴講履歴の管理も可能。
ウェルネスと健康アプリ特化	ストレス管理、健康チェック、従業員同士で歩数を競い合うなどフィットネスプランの機能を提供するサービスを指す。

3-2. モチベーション管理システムのメリット・デメリットを知ろう

モチベーション管理システムは有料のものも多数あります。また、必ず業務で使うツールではないため、導入や定着の難易度が比較的高いものです。せっかく費用や手間をかけて導入するのであれば、上手く活用していきたいと誰もが考えるでしょう。
まずは、メリットとデメリットを知り、今の組織の状況を踏まえて本当に必要なものなのか検討することも重要です。

モチベーション管理システム導入のメリット

メリットとしては以下の5点が挙げられます。

1. 効果的なモチベーション向上：ソフトウェアを通じて従業員の成果を認識し報酬や賞賛を提供することで、従業員のモチベーションを高めることができます。
2. 透明性と公平性：目標設定や評価基準を明確にし、従業員に公平な評価と処遇を提供するための基盤を構築できます。
3. 業績向上：目標設定や進捗管理の仕組みを整えることで、従業員の業績向上や成果の可視化が可能です。
4. スキル向上とキャリア成長：学習プラットフォームを導入すれば、従業員のスキル向上とキャリア成長を支援し、自己成長の機会を提供できます。
5. 従業員エンゲージメント向上：認知や報酬を通じて従業員の貢献を評価し、エンゲージメントを向上させることができます。

モチベーション管理システム導入のデメリット

デメリットとしては以下の5点が挙げられます。

1. ソフトウェア導入コスト: ソフトウェアの導入にはコストがかかる場合があります。ライセンス料やカスタマイズ、導入に伴うトレーニングの工数などが必要です。
2. 文化の変化が必要: ソフトウェア導入には組織文化の変化も伴うことがあり、従業員の受け入れや適応に時間がかかることがあります。
3. 適切な運用が必要: ソフトウェアの運用やデータ管理、定期的なアップデートが必要であり、これらを適切に管理する体制が必要です。
4. 一部の従業員への適用が難しい: ソフトウェアを使うことに馴染みのない従業員や、デジタルツールにアクセスしづらい環境にいる従業員には適用が難しい場合があります。
5. 適用範囲の明確化が必要: ソフトウェア導入の目的や適用範囲を明確にすることが重要であり、それを確立するための努力が必要です。

3-3. 導入すべきタイミングを見計らおう

では、どのような状態の組織にモチベーション管理システムを導入するのが適しているのでしょうか？以下に一例を挙げます。ぜひご参考ください。

1. 成長期や変革期の開始時
   組織が成長や変革を迎える際に、従業員のモチベーション向上やエンゲージメントを強化するために導入することが考えられます。
2. 評価サイクルの開始前
   従業員の目標設定や評価サイクルの開始前に導入すれば、目標管理や進捗監視、評価の効果を高めることができます。
3. 新入社員のオンボーディング
   新入社員に対して、目標設定やキャリアパス、フィードバックの重要性を示すために導入することで、早い段階からモチベーションを育てることが可能です。
4. エンゲージメント向上の必要性が高まったとき
   離職者が増えるなど従業員のエンゲージメントが低下している兆候が見受けられた場合や、ワークライフバランスの改善が求められる場合に、導入することで改善を促すことができます。
5. 特定のプロジェクトや目標の達成をサポートするために
   重要なプロジェクトや目標に従業員の意欲を集中させるために、導入することでモチベーションを高めることができます。
6. 人材競争の激化
   他の企業との人材争奪戦が激しくなった際に、従業員を引き留めるためのツールとして導入することがあります。

4. モチベーション管理システムの比較ポイント

各社から特徴的な製品が多数リースされているため、モチベーション管理システムを選ぶ際は比較検討が必要となってきます。ここでは、自社のニーズに合ったモチベーション管理システムを選ぶために、必ず押さえておきたい比較ポイントをご紹介します。

4-1. 導入目的に合っているか

モチベーション管理システムの機能にはさまざまな種類があるため、導入目的に機能が合っているかどうかが重要なチェックポイントとなります。

例えば、離職予兆の検知のために導入したいのであれば、サーベイ機能が充実したシステムが望ましいでしょう。また、組織のパフォーマンスを最大化したいのであれば、多角的に分析できる機能が必要となってきます。

システムを比較検討する際は、導入目的に応じた機能が備わっているかを必ずチェックしましょう。

4-2. 搭載されている機能

搭載されている機能の中でも、特に従業員のモチベーション把握に欠かせないのがアンケート機能です。また、回収したアンケートを分析する機能も必要となってきます。これらの機能が備わっているかどうかも、システムを比較検討する上では外せないポイントです。

自社の導入目的に応じた機能が搭載されているか、逆に要らない機能はどれかなども見極めながらモチベーション管理システムを選定していきましょう。

4-3. 操作性

システムの操作性も比較検討する上では外せないポイントです。各従業員のモチベーションの傾向を確認するためには定期的なデータの収集・分析が必要となり、従業員の協力が不可欠となります。

しかし、操作性の悪いシステムだとアンケート回答が思うように集まらない恐れがあるため、正確に各従業員のモチベーションを測ることが難しくなるでしょう。また、システムに慣れるまでに時間がかかってしまい、運用に支障をきたす懸念もあります。

モチベーション管理システムを比較する際は、「PC操作が苦手な人でも直感的に操作できるか」といった点もチェックすることが重要です。

4-4. 初期費用や料金

初期費用や月額料金がどのくらいかかるのかも、合わせてチェックしておきましょう。システムによって月額料金が利用人数で変わるものや、1ユーザー当たりで料金が決まっているものなどさまざまです。自社の利用人数と照らし合せて、料金の比較検討をすすめていきましょう。

少しでもコストを抑えたいのであれば、必要のない機能を省くのも一つの手です。また、オンプレミス型よりもクラウド型の方が初期費用も割安なため、比較的低コストで導入することができます。

4-5. サポートの内容

どのシステムにも言えることですが、運用が軌道に乗るまでの間は、システム操作で何かと疑問やトラブルが生じやすいものです。導入後のサポート体制が充実しているシステムを選べば、万が一のトラブルの際も安心できるでしょう。

ただし、サポート範囲が限定されているものや、サポート内容によって有料となるものがあるので、導入する前にサポート内容についてもしっかりと確認しておきましょう。

5. モチベーション管理システムの導入から利用までの流れ

モチベーション管理システムの導入によって、従業員のモチベーション管理が正しくおこなえるように、導入や使い方のポイントをご紹介します。

5-1. 導入の目的を明確にする

モチベーション管理ソフトウェアを導入する際、その目的を明確にすることは成功への第一歩です。目的を明確にすることで、システム導入の方向性が明確化され、効果的なツールの選択と導入計画が可能になります。

組織がモチベーション管理ソフトウェアを導入する目的は多岐にわたります。例えば、従業員のエンゲージメントを向上させたい、目標達成を促進したい、ストレスの軽減やメンタルヘルスのサポートを強化したいなどが考えられます。これらの目的に基づいて、システムが果たすべき役割や機能が異なるため、目的の明確化は重要です。

目的を明確にすることで、適切なモチベーション管理ソフトウェアを選ぶ際に、どのツールが組織のニーズを最も満たすかを判断できます。また、導入後の成果評価や効果の可視化にも役立ちます。目的を明確にするためには、組織内の関係者とのコミュニケーションや調査をおこない、現状の課題やニーズを把握することが重要です。

5-2. システムの特徴を把握して目的に合ったものを活用する

モチベーション管理システムには従業員の本音を知るための機能が多数あります。導入するシステムによって少しずつ強みが異なるため、自社のニーズに合うかどうかを見極めましょう。

モチベーション管理といっても「適材適所の配置をしたい」「離職率を下げたい」など目的はさまざまです。アンケート調査の頻度や質問項目が目的に合っていない場合、知りたい情報が得られず、システムの導入が無駄になってしまいます。

したがって、導入の際はそのシステムの強みを正しく理解したうえで、必要な機能を適切に活用することが重要といえます。

5-3. 分析結果をもとに行動を起こす

従業員の現状を把握したあとは、モチベーションを高く維持するための対策を講じましょう。モチベーション管理システムには、アンケートの分析結果が一目でわかる機能や、そこから導かれる具体的なアクションを例示する機能があります。

管理者がすべきことは、システムの分析内容を確認し、可能な限り早期にアクションを起こすことです。管理者が行動を変えないことにはせっかくの調査や分析が意味をなさないため、管理者のひとつ上の上席者や、人事部の担当者がフォローアップをおこない現場の課題解決をサポートしましょう。

ただし、一度のアクションですべての課題が解決できることは稀ですので、PDCAサイクルを繰り返して、より従業員が働きやすい環境を作っていくことが重要です。

6. モチベーション管理システムで重点課題を見つけて改善しよう

モチベーション管理システムを上手く活用するには、従業員の協力が必要不可欠です。システム導入の目的やメリットを伝えることで、従業員の回答率が向上するケースもあるため、導入時には目的の周知を欠かさずおこないましょう。

導入後は「データ収集→分析→対策→結果確認」を繰り返すことで、従業員が本当に望む職場改善につながっていきます。従業員のモチベーション管理でお困りの方は、この機会に「モチベーション管理システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。