労働条件通知書はソフトを使って作成できる？選び方も解説

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人事・労務管理

更新日: 2023.9.29
公開日: 2023.6.1 OHSUGI

従業員を雇用する際にはさまざまな手続きが必要となります。そのなかのひとつが労働条件通知書で、雇用契約を結ぶうえで重要な書類です。労働条件通知書には必ず記載すべき項目もあれば任意で記載すべき項目があります。

この記事では、労働条件通知書の内容とソフトを使って作成可能なのか、さらにはソフトの選び方も解説します。

1. 労働条件通知書とは？
2. 労働条件通知書はソフトを使って作成できる？
3. 労働条件通知書を作成するソフトの選び方
4. 労働条件通知書はソフトを使用して効率化しよう

紙の雇用契約よりも早く、工数を減らす方法とは？

紙で雇用契約書を取り交わしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・労働条件通知書を交付するために来社してもらったり、郵送したりするのが手間

・早く働き始めてほしいが、雇用契約の締結に時間がかかってしまう

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、雇用契約書の電子化です。システムを利用して雇用契約書を電子化すると、オンライン上で雇用契約書の締結や労働条件通知書の交付ができ、時間と場所を選ばずスピーディーに雇用契約を締結することができます。

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1. 労働条件通知書とは？

従業員を雇用する際に、雇用した従業員に渡す書類が労働条件通知書です。従業員を雇う立場である事業主、使用者は雇用する労働者に対して労働条件通知書を交付することが労働基準法第15条にて義務付けられています。［注1］

労働条件通知書に記載する内容は次の2つです。

絶対的明示事項：労働契約期間や始業～終業時刻など法律で明記が義務付けられている事項
相対的明示事項：退職金ほか口頭での通達でも認められる事項

従業員とのその後のトラブルを避けるためには、相対的明示事項を記載しておくようにしましょう。

［注1］厚生労働省栃木労働局｜労働条件の明示

1-1. 労働条件通知書を交付する対象

労働条件通知書を交付する対象は従業員すべてです。正社員に限らずアルバイト、パート、契約社員なども交付対象です。

しかし、派遣社員の場合、スタッフを雇用しているのは派遣会社のため、派遣先の会社が労働条件通知書を交付する必要はありません。また、業務委託で働いている従業員に対しても労働条件通知書の交付は不要です。

労働条件通知書は直接給与を支払う場合に交付するのに対して、派遣会社に対価を支払う場合、給与ではなく報酬として支払う場合は交付は必要ありません。

1-2. 雇用契約書との違いは？

従業員を採用した際は、労働条件通知書だけでなく雇用契約書も発行します。労働条件通知書と雇用契約書とは異なります。

労働条件通知書は企業から従業員に対して労働条件を通知する（伝える）書類なのに対して、雇用契約書は『契約書』のため、企業・労働者で取り交わす書類です。雇用契約書は契約書として扱われるため、企業、労働者どちらも記名捺印をして、1部ずつ保管するようにしましょう。

なお、雇用契約書は労働条件通知書と異なり、法的に発行が定められているわけではありません。しかし、採用した従業員との後々のトラブルを避けるためには、労働通知書と同じく発行するようにしましょう。

2. 労働条件通知書はソフトを使って作成できる？

労働条件通知書は人事や労務についてのソフトを使用して作成可能です。労働条件通知書は従来の交付方法は紙のみでした。しかし、労働基準法施行規則が改正されたことによって、一定の要件を満たすことで、電子媒体での交付が可能になりました。交付可能な電子媒体とはメール、FAXだけでなくメッセージアプリやSNSまでも含まれます。

2-1. 労働条件通知書を電子交付するための要件とは？

労働条件通知書を電子媒体で交付するために満たすべき要件とは、通知書を受け取る側である労働者が、電子交付を希望するかどうかです。労働者が電子交付を希望する場合のみ、労働条件通知書を電子交付可能です。つまり、労働者が電子交付を希望していないもしくは希望を明らかにしていないのであれば、ソフトで作成したとしても従来どおり紙で交付しなければなりません。

労働者が電子交付を希望しているかどうかわからない、電子交付を希望するか労働者に確認していないのにもかかわらず、労働条件通知書を電子交付しないようしましょう。そのためには、労働条件通知書の電子交付を希望するかどうかのやり取りがわかるように保存しておくのがおすすめです。