雇用契約書・労働条件通知書を電子化する方法や課題点とは?

従業員として雇った労働者と雇用契約を結ぶ場合、これまでは契約書を作って渡す必要がありました。しかしテレワークも一般的になっている現在、雇用契約書や労働条件通知書の電子化を検討する企業も増えてきました。

そこで雇用契約のオンライン化は可能なのか、書類を電子化する際の注意点は何かについて解説します。

1. 雇用契約の労働条件通知書も電子化!

現在ではさまざまなものがオンライン化されていますが、雇用契約も例外ではありません。

これまで雇用契約書は電子化が可能だったものの、労働条件通知書は必ず書面での通知が雇用主に義務付けられていました。

しかし、雇用契約のオンライン化は、2019年4月1日より規制が緩和され、労働条件通知書の電子化が解禁になったことで一気に進みました。労働者が希望すればファックスや電子メールでの労働条件通知書の送付が可能となりました。

これで雇用主側は面接から採用、雇用契約のすべてをオンライン化することができ、採用の効率を大幅に高めることができるようになりました。

1-1. 雇用契約をオンライン化するメリット

雇用契約をオンライン化することにはいくつものメリットがあります。

ここでは4つのメリットをご紹介いたします。

  • 時間や場所を選ばずに人事採用できる
  • 契約がスピーディ
  • 費用の削減
  • 従業員が多い企業では契約更新時の手間が省ける

従来の採用では、日時を設定して面接を行い、内定を出した後採用通知書や労働条件通知書を交付しなければなりませんでした。

しかし人事採用をオンライン化すれば、Web面接が行え、さらに電子化した採用通知書や雇用契約書により時間や場所にこだわらず人材採用が行えます。これにより契約もスピーディに行えます。

雇用主、労働者双方にとって負担の少ない採用が行えるでしょう。

また、費用や負担の軽減も期待できるでしょう。労働条件通知書の送付には印刷代や郵送費などがかかっていましたが、オンライン化すればそうした費用は不要です。

労働者を多く抱えている企業の場合、契約更新時の手間がなくなるという点もオンライン化のメリットといえるでしょう。

2. 雇用契約書・労働条件通知書を電子化する方法

では雇用契約書や労働条件通知書を電子化するためにはどのような方法をとる必要があるのでしょうか。大きく分けて3つの方法があるので、会社に合った方法を選びましょう。

2-1. 労働条件通知書のみを電子化して交付

最初の選択肢は、雇用契約書を交付せず労働条件通知書のみを電子化して労働者に送付するという方法です。雇用契約書の交付は法律で義務付けられているものではないため、企業によってはこの方法を取っているところもあります。

労働条件通知書のモデルは厚生労働省や各地方労働局のホームページで入手可能です。

しかし労働条件通知書だけを電子化して交付すると、就業規則などを含めて労働者が合意したという証拠が残らないのでトラブルの元となります。

可能であれば、労働条件通知書のみを電子化して交付する選択肢は避けるのが賢明です。

2-2. 雇用契約書・労働条件通知書を電子化して交付

企業によっては電子化された労働条件通知書とは別に、就業規則などを明記した雇用契約書をPDFなどで作成して交付しています。

2つの書類を別々に作ることで労働者にはっきりと労働条件が提示された証拠になります。非常によい方法ですが、労働者を採用するたびに2つの書類を作るため手間がかかるのがデメリットです。

2-3. 労働条件通知書兼雇用契約書を電子化して交付

事務処理を最小限にしつつ労働者に雇用の条件を明示するためには、雇用契約書と労働条件通知書の両方を兼ねる書類を作って電子化するのがもっとも効率的な方法です。

労働条件通知書の最後の部分に就業規則に則って働く旨を記しておけば、法的にも問題のない書類を作成できるでしょう。

3. 雇用契約の電子化を導入する際の注意点・課題点

雇用契約の電子化はとても便利な方法ですが、導入に際して注意点や課題点もあります。3つご紹介いたします。

3-1. 契約の撤回についての説明が必要

電子化された書類は、1度署名してしまうと撤回するのが非常に難しくなります。そのため雇用主側も労働者側も、書類の内容を精査したうえで慎重に署名しなければなりません。

万が一意志を撤回したくなったときのために、どのような条件で撤回が可能なのかについても明示しておくことが必要でしょう。もちろん書類や署名の改ざんを防止するための対策も重要です。

3-2. 電子帳簿保存法への対応準備

電子帳簿保存法によって、雇用主は領収書など必要な書類を一定期間保存しておくことが義務付けられています。雇用契約の場合には、電子データの真実性・見読性・検索性を確保したうえで保存しなければなりません。

3-3. 労働者側が交付内容をきちんと確認できているかチェックする

雇用契約書や労働条件通知書を電子化し労働者に交付した場合、労働者側がきちんと受け取って確認しているかチェックしなければなりません。

万が一メールフィルター機能などで受け取りができておらず確認していない場合は後々トラブルに発展する可能性があります。

交付することを事前に知らせ、交付内容を確認したか後日チェックしましょう。また保存も忘れずに行うよう促しましょう。

こうした条件を満たすためには十分な準備が必要となるので、導入に際してはプロジェクトチームを作って対応することが必要かもしれません。

4. 雇用契約を電子化してより重要な業務に注力しよう

雇用契約を電子化すれば、採用に割く人員や費用を大幅に削減することが可能です。事前の準備が必要となりますが、ぜひ雇用契約を電子化することでより重要な業務に多くの人員をあてられるようにしたいものです。