新たな従業員を採用する際に、雇用主が従業員に作成・交付する書類として「労働条件通知書」と「雇用契約書」の2種類があります。2つの書類は一見すると同じ内容のものに思えますが、実は発行義務や様式などに違いがあります。

今回は、労働条件通知書と雇用契約書の概要と違い、それぞれの役割と発行方法について、雇用主側がぜひ知っておきたい情報をまとめました。

1. 「労働条件通知書」と「雇用契約書」

まず、「労働条件通知書」と「雇用契約書」の概要ついて説明します。従業員として雇用する前に発行する書類について、しっかり理解しておきましょう。

1-1. 労働条件通知書とは「労働条件を提示する」ために必要な書類

労働条件通知書とは、労働契約の期間や賃金といった労働条件に係る事項を記載した書類のことです。労働基準法第15条では、使用者が労働者を雇用する際、労働者に対して労働条件を明示することを義務づけています。

特に「絶対的明示事項（後述）」と呼ばれる事項は書面（2019年4月1日からは電磁的方法も含む/後述）で通知することと定められているため、雇用主が労働者を雇い入れる際は、必ず労働条件通知書を作成・交付する必要があります。

労働条件の明示は「パートタイム労働法」や「労働者派遣法」にも定められており、たとえアルバイト・パート・派遣社員といった場合でも、必ず労働条件通知書を作成するようにしなければなりません。

1-2. 雇用契約書とは「労働条件への合意を確認する」ための書類

対して、雇用契約書とは、雇用主と労働者が労働条件について互いに合意したことを証明するための書類です。内容は労働条件通知書とほぼ同じで、労働契約の期間や就業場所、賃金などに関する事項が記載されています。

ただ、労働条件通知書が雇用主から労働者へ「一方的に交付されるもの」であるのに対し、雇用契約書は「双方が合意していることを証明するもの」です。

そのため、雇用契約書は事前に2部作成しておき、従業員に署名・捺印してもらった後、それぞれが保管しておくことになります。

1-3. 「労働条件通知書」と「雇用契約書」の違い

以上のように、労働条件通知書と雇用契約書は「双方の合意が必要であるか」という点で異なっています。

また、労働条件通知書は法律で作成・交付が義務づけられていますが、雇用契約書は法律上義務づけられているものではありません。端的に言うと、労働条件通知書さえ作成・交付すれば、雇用契約書は必ずしも発行しなくて良いものとされています。

以下に表でまとめましたので、ご確認いただければと思います。

【表】労働条件通知書と雇用契約書

2. トラブルの無い雇用契約を結ぶためには

ここまで読んで、「雇用契約書を取り交わすことは義務ではないから、発行しなくても良いのではないか」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

確かに「雇用契約書の発行は義務付けられていない」と前述しましたが、雇用主から一方的に交付される労働条件通知書だけでは、労働者の合意を物理的に確認することはできないため、注意が必要です。

2-1. 雇用契約書もあった方がいい理由

たとえば、雇用主と労働者の間で何らかのトラブルが発生した場合を想定します。

もし雇用契約書が無いと「労働条件通知書を交付された覚えがない」「当初の契約と労働条件通知書の間に食い違いがある」などと訴えられ、雇用主側が不利になってしまうおそれがあります。

このようなトラブルやリスクは、企業経営をする上で少なからず存在することでしょう。たとえ法的な義務はなくても、雇用主と労働者の双方が労働条件に合意したことを示す雇用契約書も作成・交付するのがベストです。

2-2. 労働条件通知書と雇用契約書は兼用も可能

労働条件通知書の書式は特に定められていませんので、企業によっては労働条件通知書と雇用契約書を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」を発行しているところもあります。

ただし、内容を1つの資料にまとめることで文書量が膨大になってしまう可能性がありますので、記載事項が多い場合は、労働条件通知書と雇用契約書を分けて作成・交付した方がよいでしょう。

本章で解説したように、雇用契約書は労使間トラブルの予防効果も期待できるため、作成義務はありませんが作成したほうがいいことは理解いただけたと思います。労働条件の変更がないと作成する機会が減ってしまいますが、労働契約の見直しの際には、契約内容が問題ないか必ず確認するようにしましょう。

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関連記事：雇用契約書と労働条件通知書の兼用はできる？そのメリットや作成方法

3. 労働条件通知書の発行方法・記載内容

それでは、ここで法律で発行が義務付けられている労働条件通知書の作成方法や記載内容についてご紹介いたします。雇用契約書を作成する際にも通ずる内容ですので、その記載内容をしっかりと覚えておきましょう。

3-1. 労働条件通知書に記載すべき内容

労働条件通知書の書式・様式は決まっていませんので、各企業によってさまざまです。しかし、法律で明示することが義務づけられている労働条件の「絶対的明示事項」の記載は必須となります。

なお、書面による交付は義務づけられていませんが、「相対的明示事項」も労働者に対して明示する必要があります。相対的明示事項は口頭での通知も可とされていますが、労使間でトラブルが起こるリスクを考えると、なるべく書面で通知するのが理想です。

労働条件の絶対的明示事項、および相対的明示事項は以下の通りです。

また、パートやアルバイトなどの短時間労働者に対しては、以上の項目に加えて、以下4つの事項の記載が義務づけられています。

<1>昇給の有無
<2>退職手当の有無
<3>賞与の有無
<4>短時間・有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口

雇用形態によって「絶対的明示事項」に多少の違いがありますので、労働条件通知書を作成する際は、雇用形態別に書面を用意しておくことが大事になります。

また、今後は外国人労働者の受け入れも増加することが考えられるため、外国人労働者向けの労働条件通知書（日本語と英語が併記されたもの）も発行できる体制を整えておくと良いかもしれません。

3-2. 実際はテンプレートを活用するのがおすすめ！

前述したように、以上の明示すべき事項が網羅されて記載されていれば、書式や様式に法的な決まりはありませんので、自社で独自の労働条件通知書を作成して問題ありません。

しかし、絶対的明示事項の漏れ・抜けが不安な場合は、厚生労働省の公式サイトで公開されている労働条件通知書のテンプレートを利用するのがおすすめです。

厚生労働省の公式サイトには、一般労働者用の労働条件通知書のテンプレートのほか、短時間労働者用や派遣労働者用、建設労働者用、林業労働者用など、労働者の種類ごとに適した様式を無料でダウンロードし、、活用することができます。

それぞれ「常用、有期雇用型」「日雇い型」の2パターンに分かれていますので、雇用形態に応じて使い分けることができる点も非常に便利です。

ただ、内容はあくまでモデル様式ですので、各企業における労働条件の定め方によってはアレンジが必要な場合もあります。

Word形式でダウンロードすれば、適宜手を加えることも可能ですので、テンプレートをたたき台にして自社オリジナルの労働条件通知書を作成してもよいでしょう。

（厚生労働省公式サイト「主要様式ダウンロードコーナー」はこちら）

4. 労働条件の通知が電磁的方法でも可能に（2019年4月1日～）

労働条件通知書の「絶対的明示事項」は、これまで紙媒体での交付に限られていました。しかし、労働基準法施行規則の改正にともない、2019年4月1日よりFAXやメール、SNS等を使った労働条件の明示も可能になりました。

ただし、紙以外の媒体で労働条件を明示するには、以下2つの条件を満たしている必要があります。

①労働者がFAXやメール、SNS等での労働条件明示を希望した場合

②出力して書面を作成できるもの

今やパソコンやスマホ、タブレットなどを使いこなすのは当たり前の時代ですが、中には自宅にFAXがない人、インターネットを利用していない人もいらっしゃいます。

このような方々には、紙以外の手段で労働条件を明示することができませんので、事前に労働条件通知書の発行方法について確認を取っておくと良いでしょう。

なお、メールやSNS等で労働条件を明示する場合は、印刷やファイルの保存ができるような、添付ファイルでデータ送信するのが基本です。

携帯キャリア各社が提供しているSMS（ショートメールサービス）を使った明示は禁止されているわけではありませんが、ファイルの添付機能がなく、かつ文字数の制限もありますので、労働条件の明示に利用するのは避けた方が無難です。

労働者が希望していないのに紙以外の手段で労働条件を明示すると、労働基準関係法令の違反となり、最高で30万円以下の罰金となることもありますので注意しましょう。

労働条件通知書はメールで交付することができるため、電子化すると工数削減へとつながります。電子化についてさらに詳しく知りたい方は、以下の関連記事をご覧ください。

関連記事：雇用契約書・労働条件通知書を電子化する方法や課題点とは？

5. まとめ

以上のように、従業員を雇用する際は、労働契約期間や就業場所、賃金といった労働条件を明示し記載した「労働条件通知書」を交付することが義務化されています。

特に「絶対的明示事項」は書面で交付することが法律によって決められていますので、労働条件通知書を作成する際は、事項に抜け漏れがないよう入念にチェックしましょう。

また、労働条件通知書があれば、必ずしも雇用契約書を作成する必要はありませんが、労使関係のトラブルを予防したいのなら、両方の書類を作成・交付することがおすすめします。

それぞれの書類の違いを適切に理解して、トラブルの無い雇用契約を結ぶことができるように準備しておきましょう。

関連記事：雇用契約を締結する際の必要書類や手続きの流れを詳しく紹介