人事評価に偏りが見られると、従業員のモチベーションが低下しかねません。評価が担当者の感覚頼りになっている、従業員の納得を得られていないなどの場合は、人事評価の電子化を進めて公平性を担保するのも一つの方法です。

本記事では、人事評価の電子化について、概要やメリット・デメリットについて詳しく解説します。

1. 人事評価の電子化とは？

人事評価の電子化とは、人事評価に向けた目標設定や自己評価、上司・同僚からの評価などの情報をデータ化し、集計・管理する方法のことです。

具体的には人事評価システムを導入するほか、Excelを使って人事評価の情報をまとめているケースもあります。

人事評価システムを導入すれば、人事評価に関わるデータの一元管理が可能です。また、電子化にあたってデータの集計漏れや誤認などが気になる場合なども、人事評価システムの導入がおすすめです。

2. 人事評価を電子化するメリット

人事評価を電子化するメリットは、主に以下の3つです。

• 人事評価の効率を高められる
• 人事評価を公平に実施しやすい
• 人材の戦略的な配置を実現できる

それぞれ詳しく確認していきましょう。

2-1. 人事評価の効率を高められる

人事評価を電子化することで、人事評価の効率を高めることが可能です。特に人事評価システムを導入した場合、データを短期間で集約でき、紙ベースのデータ集計よりも時間を短縮できます。また、人事評価の進捗やデータの確認も容易です。

人事評価システムによっては、データ集計や評価期限などをアラートで知らせる機能も搭載されています。人事評価の管理がマンパワーに依存している場合は、人事評価の電子化によって人事担当者の負担を軽減できるでしょう。人事担当者の負担が軽減できれば、人事評価の効率も高めることが可能です。

2-2. 人事評価を公平に実施しやすい

人事評価を公平に実施しやすい点も、人事評価を電子化するメリットです。特定の担当者だけが従業員の評価に関する情報を管理していると、客観的な人事評価が行われているかどうかが見えづらくなります。人事評価の電子化によってデータが共有されれば、特定の担当者以外も情報を確認できるようになります。第三者の目があることで、より公平性のある人事評価につながるでしょう。

2-3. 人材の戦略的な配置を実現できる

人事評価の電子化によって、人材の戦略的な配置を実現できます。例えば、人事評価システムに各従業員の人事評価が集約すれば、現状の従業員の能力や個性などを一元的に把握することで、適切な人材配置を行いやすくなります。また複数の担当者の間で従業員の人事評価を共有しやすいので、多角的な視点で人材の配置を検討することもできるでしょう。

他にも人事評価システムを導入することでさまざまなメリットがあります。
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3. 人事評価を電子化するデメリット

人事評価の電子化によって、デメリットも生じます。デメリットも含めて把握しておくことで、人事評価の電子化をより活用しやすいです。

下記、人事評価を電子化するデメリットです。

• 人事評価システムを適切に使いこなさなければならない
• 既存の人事評価をシステムに移行できないケースもある

3-1. 人事評価システムを適切に使いこなさなければならない

人事評価システムを適切に活用するためには、使用者側がシステムの習熟度を上げる必要があります。人事評価システムによって従業員の人事評価のデータを集約できても、使用者側が適切に分析できないと結果的に人事評価の質は上がらないでしょう。

とくにシステムを使って人事評価を行うのに抵抗がある世代が多いと、人事評価システムの導入がかえって人事評価のプロセスを混乱させてしまう可能性もあります。人事評価を電子化する際は、使用者側の研修もあわせて実施していく必要があります。システムを導入して、あとは現場任せという状態にならないよう注意してください。

3-2. 既存の人事評価をシステムに移行できないケースもある

既存の人事評価の制度をシステムに移行できないケースもあります。例えば、現在使用している人事評価のシート項目が細分化されていたり、独自の評価項目を加えたりしている場合は、人事評価システムに反映できないケースが出てくるでしょう。既存の人事評価のシステムを過不足なく移行させたい場合は、カスタマイズ性の高い人事評価システムの導入がおすすめです。

また、人事評価システムの導入に際して、人事評価の項目を見直すのもよいでしょう。人事評価システムを導入するタイミングであれば、これまで固定化されていた人事評価の見直しも進めやすいです。

4. 人事評価を電子化する手順

人事評価を電子化する際は、適切な手順で進めることが重要です。適切な手順で人事評価の電子化を進めないと、人事評価の現場を混乱させてしまう可能性があります。人事評価の電子化を問題なく進められるよう、適切な手順を踏んでいきましょう。

下記、人事評価を電子化する際の手順です。

1. 自社の人事評価制度を見直す
2. 人事評価で必要な機能をまとめる
3. 必要な機能を備えた人事評価の方法を選ぶ
4. 従業員にシステム導入の周知を行う
5. 人事評価システムの運用ルールを決める
6. 人事評価システムを導入して電子化を実施する

4-1. 自社の人事評価制度を見直す

まずは自社の人事評価制度を見直しましょう。前述したとおり、人事評価システムを導入するタイミングは、人事評価制度を見直す絶好の機会です。古すぎる項目や従業員から評判がよくない項目を削除することで、評価制度のスリム化につながります。

なお、人事評価制度を見直す際は、特定の管理者に裁量が偏らないよう、複数の管理者・従業員の間で議論しましょう。

4-2. 人事評価で必要な機能をまとめる

自社の人事評価で行いたいこと、実現したいことをリストアップして、実際に人事評価システムの機能として落とし込めるか検討していきます。具体的な人事評価システムの選定の前に、自社目線で必要な機能をまとめていくことが重要です。一見導入するのが難しいと思える評価項目でも、人事評価システムによっては導入可能なケースも少なくありません。

4-3. 必要な機能を備えた人事評価の方法を選ぶ

人事評価で必要となる機能を満たした人事評価の方法を選びましょう。人事評価の電子化の需要拡大にともない、さまざまな人事評価システムがリリースされています。カスタマイズ性に優れたシステムも多いため、予算や導入までの期間などを加味したうえで、導入するシステムを絞りましょう。

なお、人事評価システムの中には、無料のトライアル期間を設けているものもあります。トライアルを活用して、システムの使用感をチェックするのがおすすめです。

4-4. 従業員にシステム導入の周知を行う

導入候補の人事評価システムが決まったら、従業員にシステム導入の周知を行いましょう。周知を行わずに人事評価の電子化を進めると、従業員が人事評価に対して不安を感じてしまう可能性があります。従業員が安心して人事評価を受けられるよう、人事評価の電子化に関する説明会やミーティングなどを実施して、従業員への周知を徹底して行うようにしてください。周知の段階で従業員から寄せられた意見や要望にも、可能な限り応えていきましょう。

4-5. 人事評価システムの運用ルールを決める

システム導入の周知を行ったら、次に人事評価システムの運用ルールを決めていきましょう。人事評価システムは便利な反面、運用ルールを決めないと評価側の統制が取れない可能性があります。評価者側で運用ルールにバラつきがあると、システムでせっかく人事評価のデータを集約しても有効に活用しきれません。実際にどのようにシステムを運用するのか、データをどのように分析・活用するのかなど、各種運用ルールを統一しておきましょう。

4-6. 人事評価システムを導入して電子化を実施する

運用ルールを策定したら、人事評価システムを導入して人事評価の電子化を実施しましょう。人事評価の電子化導入から現場での浸透には時間を要する可能性もあるため、最初はシステムの使用感や問題点などを抽出していくとよいでしょう。現場での使用感・問題点に応じて運用ルールを変更したり、別の人事評価システムを導入したりなども必要に応じて実施していくのがおすすめです。

5. 人事評価を電子化する際は、公平性を意識しながら進めよう

人事評価の電子化を進めることで、人事評価の効が上がる、公平性が高まるなどのメリットを得られます。また、評価担当者の負担軽減にもつながるため、コア業務に注力できる環境を構築しやすいでしょう。

もちろん、人事評価の電子化は管理者側の独断で進めるのではなく、従業員の声も取り入れることが大切です。人事評価システムなどを導入し、自社に合った方法で人事評価の電子化を進めましょう。

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