項目別の離職証明書の書き方や注意点を解説 | jinjerBlog

項目別の離職証明書の書き方や注意点を解説

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従業員が退職し、離職票が必要なときに作成しなければならないのが「雇用保険被保険者離職証明書(離職証明書)」です。
離職証明書は3枚綴りの複写式のため、書き方が分かれば「事業主控」「安定所提出用」「離職票-2」を同時に作成できます。

離職証明書には、被保険者番号や事業所番号、離職年月日、被保険者期間算定対象期間など、さまざまな記載事項があります。
この記事では、離職証明書の項目別の書き方や、提出時の注意点や添付書類を解説します。

関連記事:離職証明書とは?必要なケースと退職証明書との違い

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1. 項目別の離職証明書の書き方を紹介

離職証明書

出典:雇用保険被保険者離職証明書|株式会社労務行政

離職証明書のうち、記入が必要な項目は①欄から⑯欄までの16箇所です。
記入欄は全部で17箇所ありますが、⑰欄はハローワークにて離職票が交付された後、従業員自身が記入する項目です。

それぞれの項目で記載すべき点を次の表にまとめました。

①被保険者番号

従業員の雇用保険被保険者番号を記載します。被保険者番号は、「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書」などで確認できます。

②事業所番号

事業主の雇用保険事業所番号を記載します。わからない場合は被保険者番号と同様、「資格取得等確認通知書」などで確認できます。

③従業員氏名

従業員の氏名とフリガナを記載します。

④離職年月日

従業員が退職した日付を記載します。「雇用保険被保険者資格喪失届」の日付と同じである必要があります。

⑤事業所・事業主

事業所の名称、所在地、電話番号、事業主の住所、氏名を記載します。

⑥離職者の住所又は居所

従業員の住所、電話番号を記載します。

⑦離職理由

離職理由1〜5のなかから、主たる離職理由として該当するものを事業主が選びます。「その他(5)」を選択した場合は、空欄に具体的事情を記載します。

⑧被保険者期間算定対象期間

従業員が被保険者であった期間を離職日から1ヶ月ずつ遡り、上から下に12ヶ月分記載します。

⑨賃金支払い基礎日数

被保険者期間算定対象期間のうち、賃金が発生した日数を記載します。月給制の場合は暦日数を、日払いや時給制の場合は実際の稼働日数を記載します。基礎日数11日以上の期間が12ヶ月に満たない場合、雇用保険の失業給付を受けられません。

⑩賃金支払い対象期間

賃金支払い対象期間(賃金の締切日の翌日から、翌月の締切日まで)を離職日から1ヶ月ずつ遡り、上から下に6ヶ月分記載します。⑨欄と同様、⑪欄に基礎日数を記載する必要があります。基礎日数11日以上の期間が6ヶ月に満たない場合、雇用保険の失業給付を受けられません。

⑫賃金額

賃金支払い対象期間の賃金額を記載します。月給制の場合はA欄に、日払いや時給制の場合はB欄に記載します。また、残業手当が発生する場合は、実際に残業が発生した月に戻して賃金額を算出する必要があります。

なお、欠勤や休業手当が発生した場合は⑬の「備考」に記載します。毎月の賃金以外に「特別な賃金」がある場合は、⑭の「賃金に関する特記事項」に名称、支給日、賃金額の3点を記載する必要があります。

⑮署名捺印

離職証明書をハローワークに提出する前に、従業員本人が⑧欄~⑭欄を確認し、記名押印または自筆による署名を行う必要があります。「本人と連絡がとれない」「本人の所在がわからない」など、やむを得ない理由により本人の記名押印や署名が難しい場合は、その旨を記載し、事業主印を押印しましょう。

⑯離職者本人の判断

離職証明書をハローワークに提出する前に、従業員本人が⑦欄を確認し、記名押印または自筆による署名を行う必要があります。また、事業主が記載した離職理由に異議があるか、ないかを○で囲みます。

もし、記入の必要がない欄がある場合は斜線を引きましょう。
離職証明書の作成には時間がかかるため、従業員の申し出にいつでも応えられるよう早め早めの準備が大切です。

2. 離職証明書を作成する際の2つの注意点

ビックリマーク

離職証明書を作成する際に注意が必要なのが、離職証明書の提出期限です。
離職証明書の提出期限は雇用保険法施行規則によって定められているため、必ず遵守しましょう。

また、時短勤務の従業員が退職した場合は、勤務時間を短縮する前の賃金額ではなく、実際の賃金支払額を記載する必要があります。
離職証明書を作成する際の注意点を2つ紹介します。

2-1. 離職証明書の提出期限は「退職日の翌々日から10日以内」

離職証明書の提出期限と関係があるのが、雇用保険の被保険者でなくなったときの手続きについて定めた雇用保険法施行規則7条です。

雇用保険法施行規則7条では、雇用保険被保険者資格喪失届(資格喪失届)や、雇用保険被保険者離職証明書(離職証明書)を「退職日の翌々日から10日以内」に所轄の公共職業安定所(ハローワーク)に提出しなければならないと定めています。

本人が離職票の交付を望まない場合をのぞいて、離職証明書は退職時に必ず提出しなければならない書類です。
従業員が離職の申し出を行った場合に備えて、いつでも離職証明書を作成できるようにしておきましょう。

届け出を出し忘れてしまうと、退職する従業員が失業給付金を受け取れなかったりと、労使トラブルにつながることがあるため注意が必要です。

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2-2. 時短勤務の場合は実際に支払った賃金を記載する

育児短時間勤務制度の利用者など、時短勤務の従業員が退職した場合、離職証明書の賃金日額算定に注意が必要です。離職証明書の賃金日額算定の項目は、ハローワークでの失業給付金の基本手当の算定に使われます。

勤務実態に合った失業給付を行うため、時短勤務の場合は勤務時間短縮前の賃金ではなく、「実際に支払った賃金」を記載することが大切です。

ただし、企業の倒産や会社都合での退職などの場合、「賃金日額算定の特例」が提要されるため、勤務時間短縮前の賃金日額を算定します。賃金日額算定の特例に該当する場合、「雇用保険被保険者短縮措置等適用時賃金証明書」の添付が必要です。

3. 離職証明書の提出時に必要な書類

書類の山

離職証明書の申請方法は、ハローワークの窓口で手続きを行うか、総務省の「e-Gov」を利用した電子申請の2種類があります。

離職証明書の提出時には専用用紙のほか、離職までの賃金の支払い状況を確認できる書類と、離職理由を確認できる書類の2点を添付しなければなりません。

離職証明書の提出時に必要な添付書類について説明します。

3-1. 離職までの賃金の支払い状況を確認できる書類

離職までの賃金の支払い状況を確認できる書類として、次のような書類を添付する必要があります。
電子申請を利用する場合、PDFファイル化して送付しましょう。

・賃金台帳
・労働者名簿
・出席簿(タイムカード)

3-2. 離職理由を確認できる書類

離職証明書の⑦の「離職理由」に基づき、離職理由を確認できる書類を添付する必要があります。

労働者の判断によるもの
・退職届
・賃金台帳
・賃金規定
・賃金低下に関する通知書
・労働者名簿
・出席簿(タイムカード)

事務所の倒産等によるもの
・破産手続開始の申立て書類
・解散決議の株主総会議事録の写し
・定年、労働契約期間満了等によるもの
・就業規則
・労働契約書
・雇入通知書
・契約更新の通知書

事業主からの働きかけによるもの(解雇など)
・就業規則
・解雇予告通知書
・退職証明書

4. 離職証明書の正しい書き方を学び、所定の期限までに提出しよう

提出

離職証明書には、ハローワークへの申請後に退職者が記入する⑰欄をのぞき、①〜⑯まで16箇所の記入が必要です。
また、⑮の「署名捺印」や⑯の「離職者本人の判断」のように、退職者本人の記名押印や署名が必要な項目もあります。

離職証明書の提出期限は、法律によって「退職日の翌々日から10日以内」と定められています。
退職した従業員から離職票の交付を求められた場合は、余裕を持って離職証明書を記入し、ハローワークに提出しましょう。

また、出勤簿(タイムカード)や賃金台帳など、離職証明書の添付書類も早めに準備しておきましょう。

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