健康保険被扶養者届を提出すべきケースや手続きの流れについて解説 | jinjerBlog

健康保険被扶養者届を提出すべきケースや手続きの流れについて解説

健康

人事担当者の悩みの1つに「健康保険被扶養者(異動)届」に関する手続きがあります。入社した従業員に被扶養者がいたり、従業員の結婚・出産により被扶養者が増えたりした場合、そのつど被扶養者加入手続きを行わなければなりません。

そのほか、「被扶養者の削除」「被扶養者の記載事項の変更」などの手続きの際にも、従業員に健康保険被扶養者(異動)届を記入してもらい、日本年金機構に提出する必要があります。この記事では、健康保険の適用事業所で必ず行う「被扶養者」に関する手続きの流れや、健康保険被扶養者届の提出が必要なケースについてわかりやすく解説します。

「社会保険の手続きガイドを無料配布中!」

社会保険料の支払いは従業員の給与から控除するため、従業員が入退社した際の社会保険の手続きはミスなく対応しなければなりませんが、対象者や申請期限、必要書類など大変複雑で漏れやミスが発生しやすい業務です。

当サイトでは社会保険の手続きをミスや遅滞なく完了させたい方に向け、「社会保険の手続きガイド」を無料配布しております。

ガイドブックでは社会保険の対象者から資格取得・喪失時の手続き方法までを網羅的にわかりやすくまとめているため、「社会保険の手続きに関していつでも確認できるガイドブックが欲しい」という方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

社会保険ebook

ダウンロードボタン

1. 健康保険被扶養者届の提出が必要な被扶養者に該当する条件

条件
結婚・出産などにより、従業員に被扶養者が発生した場合、事業主を経由して健康保険被扶養者(異動)届を提出する必要があります。

そこで、まずは被扶養者に該当する条件を確認しておきましょう。原則として、健康保険の被扶養者は、日本国内に在住し、住民票を有する方に限られます。後期高齢者医療制度の対象となる75歳以上の方や、65歳~74歳で一定以上の障害のある方も、健康保険の被扶養者には該当しません。

また、被扶養者の認定を受けるためには、「被扶養者本人の収入要件」「同一世帯の条件」の2つの条件を満たす必要があります。

1-1. 被扶養者本人の収入要件

被扶養者としての認定を受けるには、本人の収入要件を満たす必要があります。被扶養者本人の収入要件は「年間収入130万未満」です。

ただし、被扶養者が60歳以上または障害者である場合は、「年間収入180万未満」が被扶養者の収入要件となります。ここでいう「年間収入」とは、過去1年間の収入のことではなく、被扶養者の資格が発生した日以降の年間の見込み収入のことを指します。

また、被扶養者本人の居住形態に応じ、以下の2つの条件を満たす必要があります。[注1]

・同居の場合:収入が扶養者(被保険者)の収入の半分未満
・別居の場合:収入が扶養者(被保険者)からの仕送り額未満

ただし、収入が同居中の扶養者(被保険者)の収入の半分を超える場合でも、日本年金機構が世帯収入の状況を総合的に勘案し、被扶養者の認定が受けられるケースがあります。

1-2. 同一世帯の条件

同一世帯の条件とは、被扶養者と扶養者(被保険者)との親族関係に関するルールのことです。原則として、扶養者の被扶養者になれるのは、扶養者の3親等内の親族に限られます。また、被扶養者と扶養者の親族関係によっては、扶養者との同居関係が必要な場合があります。[注1]

表

1-3. 夫婦ともに収入がある場合、「年間収入の多い方」が扶養者(被保険者)になる

夫婦いずれかがパート・アルバイトで働いているなど、夫婦ともに収入がある共働き世帯も少なくありません。夫婦ともに収入がある場合、被扶養者の人数にかかわらず、「年間収入の多い方」が扶養者(被保険者)に該当します。

ただし、扶養者が育児休業制度などを利用し、扶養者の年間収入が被扶養者の年間収入を一時的に下回った場合に限り、育児休業中の被扶養者の異動手続きを行う必要はありません。

2. 健康保険被扶養者届の申請に必要な書類

書類
被扶養者を認定してもらうために必要な書類は、「健康保険被扶養者(異動)届」「国民年金第3号被保険者関係届」の2点です。書類には提出期限が設定されているため、結婚・出産により被扶養者が発生した場合は、すみやかに手続きを行う必要があります。

また、被扶養者によっては、区分に応じた添付書類の提出が求められるケースがあります。

2-1. 健康保険被扶養者届の申請に必要な書類

被扶養者の認定に必要な書類は、「健康保険被扶養者(異動)届」です。
健康保険被扶養者(異動)届の書式は、日本年金機構のホームページなどからダウンロードできます。

また、健康保険被扶養者(異動)届は、家族を被扶養者にするときのほか、被扶養者である家族が死亡したときや、家族の氏名変更など届出事項に変更があったときにも、事業者を通じて提出する必要があります。

また、被扶養者が国民年金の第3号被保険者に該当する場合、「国民年金第3号被保険者関係届」の提出も必要です。

2-2. 健康保険被扶養者届を提出するときの主な添付書類

健康保険被扶養者届を提出するときに必要な添付書類は、「続柄確認のための書類」「収入要件確認のための書類」の2点です。日本年金機構によると、添付書類として次のようなものが該当します。[注1]

表

続柄確認のための書類は、原則としてコピー不可であり、原本の提出が求められます。また、収入要件確認のための書類については、所得税法の「控除対象配偶者」または「扶養親族」に当たる場合、事業主の証明があれば提出する必要はありません。

[注1] 従業員(健康保険・厚生年金保険の被保険者)が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き|日本年金機構

3. 健康保険被扶養者届の手続きの流れを解説

手続き
健康保険被扶養者(異動)届の手続きが初めての方は、申請の流れを確認しておきましょう。健康保険被扶養者届の手続き方法は、郵送・窓口持参・総務省が運営する「e-Gov」での電子申請の3つです。

3-1. 郵送・窓口持参の場合の手続きの流れ

結婚・出産などにより、新たに被扶養者が増えた場合、事業主を経由して日本年金機構に健康保険被扶養者(異動)届を提出する必要があります。郵送で提出する場合、所轄の年金事務所の事務センター宛てに必要書類を郵送しましょう。なお、郵送・窓口持参の場合は、紙の書類のほか、CDまたはDVDの電子媒体での提出も可能です。被扶養者の認定の場合、提出期限は被扶養者の資格発生から5日以内となっています。

3-2. 電子申請の場合の手続きの流れ

健康保険被扶養者届の手続きは、総務省が運営する「e-Gov」を通じ、電子申請を利用できます。電子申請なら、窓口が閉まる夜間・休日もふくめ、24時間365日いつでも手続きが可能です。

電子申請の利用にあたっては、あらかじめ電子証明書を取得し、本人確認を行う必要があります。健康保険被扶養者届の手続きを効率化したい場合は、電子申請の利用も検討しましょう。

4. 健康保険被扶養者届の提出が必要なケースを知り、スムーズな労務管理を!

労務管理
健康保険被扶養者届を提出すべきケースは、「被扶養者の認定」「被扶養者の削除」「被扶養者の記載事項の変更」の3つです。結婚や出産などにより、新たに従業員の被扶養者が増えた場合は、必ず「健康保険被扶養者(異動)届」を日本年金機構に提出しましょう。

健康保険被扶養者届の手続きを行う場合、窓口持参や郵送よりも「電子申請」が便利です。電子申請に対応した労務管理システムを導入すれば、届出書類の作成を自動化し、人事担当者の業務負担を軽減できます。

「社会保険の手続きガイドを無料配布中!」

社会保険料の支払いは従業員の給与から控除するため、従業員が入退社した際の社会保険の手続きはミスなく対応しなければなりませんが、対象者や申請期限、必要書類など大変複雑で漏れやミスが発生しやすい業務です。

当サイトでは社会保険の手続きをミスや遅滞なく完了させたい方に向け、「社会保険の手続きガイド」を無料配布しております。

ガイドブックでは社会保険の対象者から資格取得・喪失時の手続き方法までを網羅的にわかりやすくまとめているため、「社会保険の手続きに関していつでも確認できるガイドブックが欲しい」という方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

社会保険ebook

ダウンロードボタン