雇用保険被保険者資格取得届の提出が遅れてしまった場合、罰則を受ける可能性があるため、遅延理由書の提出が必要となります。遅延理由書というのは、堅苦しい書き方をする必要はないものの、簡潔にポイントをおさえた内容にしておかなければなりません。

とはいえ、初めて記入するとなると、どういったことを書けばいいのか戸惑ってしまうこともあるでしょう。遅延理由書は速やかな提出が求められるため、担当者の方は内容を事前にチェックしておきましょう。

今回は、雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書の書き方や例文、提出後にすべき対策について紹介していきます。

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雇用保険被保険者資格取得届の加入要件や記入時の注意点について

1. 雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書の書き方とは

雇用保険被保険者資格取得届は、翌月10日を期限として、事業所所轄のハローワークまで提出する必要があります。
例えば、4月1日に入社し、雇用保険の資格を取得した場合には、翌月5月10日までに提出しなければなりません。

もし、この期限を大幅に遅れてしまったら、雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書を作成し、雇用保険被保険者資格取得届と一緒に提出する必要があります。遅延理由書を提出すべき遅延の期間はハローワークにより異なりますが、原則として「雇用保険被保険者資格取得届の提出が半年以上が遅れた場合には提出しなければならない」と覚えておきましょう。

1-1. 遅延理由書のみで雇用保険の資格取得ができるのは2年まで

遅延理由書のみでさかのぼって雇用保険の資格取得ができるのは、2年前までとなります。
2年を超えると、雇用保険料の徴収が確認できる賃金台帳を提出しなければならないだけでなく、別の書類を作成しなければなりません。事務処理がさらに煩雑になるため、手続きは早めにおこなった方がよいでしょう。

1-2. 遅延理由書のフォーマット入手先は？

雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書のフォーマットは、労働局のホームページからダウンロードにより入手することが可能です。PDF版とWord版が用意されているページもありますので、使用したいフォーマットを選択し、ダウンロードしましょう。

ただし、これらは法律で決まったフォーマットではないため、最低限必要となる項目を記入したうえで独自に作成し、提出すしても問題ありません。

また提出時には電子申請も可能です。これまでの保険手続き業務において、「急いで提出したいのに提出しにいく時間がない…」と業務負担を感じている場合、電子申請の導入を検討してみましょう。 電子申請を活用すれば、お手元の電子機器から申請や進捗の把握が可能となり、場所や時間を選ばずに手続きが完結させることができるため、導入する企業は増加傾向にあります。

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1-3. 遅延理由書に最低限必要な項目は？

遅延理由書を書く際に最低限必要となる項目には、次の4項目があります。

◇遅延理由書に書くべき4項目

• 遅延理由書を提出するハローワーク（事業所所轄のハローワーク）
• 書類提出が遅延した理由
• 雇用保険の被保険者氏名・生年月日・資格取得日
• 事業主情報

所定のフォーマットであれば必要項目は記載されていますが、独自に作成する場合には、上記4項目を忘れず記載しておきましょう。

1-4. 遅延理由書の書き方

遅延理由書を書く場合には、遅延した理由と再発防止案について記入しなければなりません。

ここでは、それぞれに記入しておくべき内容について説明します。

①遅延した理由の書き方

遅延した理由を書く際には、長い文章にするのではなく、簡潔にまとめるとよいでしょう。
その際には、「事務連絡に漏れがあったため」「業務多忙による失念」など、責任を認める書き方としましょう。

事務担当の怠慢や不手際といった内容で理由をまとめると、責任転嫁のようにとられるだけでなく、言い訳がましい印象をあたえるため、なるべく避けるのが賢明です。

②再発防止案の書き方

遅延理由書では、遅延した理由を書くと同時に、再発防止につながる策についても書き添えるようにすると、相手への謝罪の気持ちが伝わります。

もし、仮に不慮の事故や天候不順といった不可抗力による出来事が遅延の理由になった場合でも、お詫びの気持ちを表す文言については入れておくようにしましょう。

2. 遅延理由書の例文

雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書の例文は、下記のようになります。

遅延理由書は、だらだらとした文章にしないことや言い訳がましい文章にしないようにする点に注意し、お詫びの気持ちが相手に伝わる内容になるように心がけましょう。

3. 遅延理由書の提出後にやること

雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書をハローワークに提出すれば、雇用保険被保険者資格取得届の交付を受けることができますが、そのほかにもやっておくべきことがあります。

◇雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書提出後に実施すること2つ

1. 従業員から雇用保険料を徴収していない場合には、従業員に説明をして過去に遡って徴収する
2. 雇用保険被保険者資格取得届の遅延が常態化しているときは対策をとる

ここでは、これら2つについて具体的に説明します。

3-1. 従業員から雇用保険料を徴収していない場合には過去に遡って徴収する

雇用保険料を過去の分を従業員から徴収していなかった場合には、加入時に遡って保険料を徴収しなければなりません。

しかし、いきなり給与などから差し引いたりすると、トラブルになってしまいます。徴収する際には、従業員へ説明とお詫びをした上で保険料を払ってもらうのがベストです。徴収方法については、従業員と話し合いをして決めるとよいでしょう。

3-2. 雇用保険被保険者資格取得届の遅延が常態化しているときは対策をとる

資格取得届の提出が頻繁に遅延している場合には、今後は遅延することのないよう対策をしっかりとおこないましょう。

事業所によっては、経費を削減する目的で対象者の雇用保険加入義務を怠っているところもあるため、労働基準監督署の立ち入り調査が入る場合もあります。そのため、再び提出が遅延しないよう、社内で再発防止策について検討しておくことが重要です。

また、2020年10月の法改正により、社会保険の対象範囲が拡大されます。

この影響で、自社の従業員で新しく対象者になる人がいるにもかかわらず、届け出をし忘れてしまうというケースも考えられます。当サイトでは、社会保険手続きに関して、法改正の内容や担当者に求められる対応などをまとめた資料を無料で配布しております。遅延が常態化してしまっていたり、法改正の対応で不安な点がある方は、こちらから「社会保険の手続きガイド」をダウンロードしてご確認ください。

4. 雇用保険被保険者資格取得届の提出が大幅に遅れる場合は遅延理由書の提出が必要

従業員が失業給付を受ける際に必要な雇用保険被保険者資格取得届は、事業所所轄のハローワークに提出しなければなりませんが、大幅に遅れてしまう場合には、遅延理由書の作成・提出をしなければなりません。

一般的に、6ヶ月を超えて雇用保険被保険者資格取得届を提出する場合には、遅延理由書を提出すべきと考えておきましょう。

また、遅延理由書のテンプレートが必要な場合には、労働局のホームページよりダウンロードが可能ですが、自社で作成して提出することも可能です。遅延理由書を作成する際には、簡潔な内容とし、先方への謝罪の気持ちが伝わる文章にしておきましょう。