従業員が退職する際の社会保険の手続きや退職者に渡す書類について - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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従業員が退職する際の社会保険の手続きや退職者に渡す書類について

退職準備

従業員の退職が決まったら、多くの手続きが必要になります。とくに社会保険の手続きは期限が決まっていたり賃金に関わったりする問題であるため、退職者に迷惑をかけないように早く正確に実行しなくてはいけません。

この記事では、社員が辞めるときの社会保険の手続きについて解説します。
漏れが生じないように、しっかりと手順や内容について把握しておきましょう。

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社会保険料の支払いは従業員の給与から控除するため、従業員が入退社した際の社会保険の手続きはミスなく対応しなければなりませんが、対象者や申請期限、必要書類など大変複雑で漏れやミスが発生しやすい業務です。

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1. 社員の退職時に必要な社会保険・雇用保険の手続き

手続き
社員が辞めるとき、人事や労務の担当者はおもに3つの手続きを行わなくてはいけません。
まずは、それぞれの詳細について詳しく見ていきましょう。

1-1. 社会保険

社員が辞めるときは、社会保険の脱退手続きを行う必要があります。
まずは、退職者から健康保険証を回収しましょう。

配偶者や子どもなどの扶養家族がいる場合は、その分の健康保険証も回収してください。
紛失などで回収が難しい場合は「健康保険被保険者証回収不能届・滅失届」を年金事務所に提出します。

次に、被保険者期間を確認しましょう。
社会保険は1ヶ月単位で加入するため、日割りが発生しません。

もしも月の途中で辞めた社員がいるときは、その月の保険料は発生せず、「資格喪失日(退職日の翌日)が属する月の前月」までが被保険者期間となります。たとえば、7月15日に退職した場合、資格喪失日は7月16日となり、被保険者期間と保険料の控除は6月までです。

一方、7月31日に退職した場合は、資格喪失日が8月1日となり、7月分までが被保険者期間に該当し保険料もかかります。

社員の退職日を迎えたあとは、その翌日から5日以内に事業所の所在地を管轄する年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を提出しましょう。[注1]
この際、回収した健康保険証を添付してください。

なお、2か月以上被保険者期間がある社員の場合は、2年を限度に健康保険を任意継続することが可能です。
希望がある場合は、資格喪失日から20日以内に本人から健康保険組合に加入申請をしてもらいましょう。[注2]
ただし、保険料は全額社員負担となります。

[注1]従業員が退職・死亡したとき(健康保険・厚生年金保険の資格喪失)の手続き|日本年金機構
[注2]任意継続の加入条件について|全国健康保険協会

関連記事:健康保険厚生年金保険被保険者資格喪失届を提出すべきケースとは

1-2. 雇用保険

社員が辞めるときは、雇用保険の脱退手続きも必要です。
手続きの際は、退職日から10日以内にハローワークへ必要書類を提出してください。[注3]

この手続きが行われないと、次の職場で雇用保険に加入できなくなるため、必ず期限内に済ませるようにしましょう。

手続きに必要な書類は、以下のとおりです。[注4]

・雇用保険被保険者資格喪失届
・雇用保険被保険者離職証明書
・賃金台帳、出勤簿、タイムカード
・労働者名簿
・退職届

なお、雇用保険被保険者離職証明書は失業保険の給付に必要な書類であるため、転職先が決まっているなどの理由で、交付を希望していないときは提出不要です。
この場合は、賃金台帳や労働者名簿、退職届などの添付書類も必要ありません。

提出が必要なときは、記載事項について本人からの意義がないことを証明するために署名してもらう必要があります。

ここまで解説した社会保険や雇用保険は、取得時・喪失時ともに届出の期限が設けられており、期限を遅れてしまうと罰則が生じたり、労使間トラブルを引き起こすリスクがあるため、担当者は忘れずに手続きを行うようにしましょう。

当サイトでは、社会保険や雇用保険の手続き内容や担当者が対応すべきポイントなどを解説した資料を無料で配布しております。入退社処理がミスなく行われているか心配なご担当者様は、こちらから「社会保険手続きの教科書」をダウンロードしてご確認ください。

[注3]事業主の行う雇用保険の手続き|厚生労働省
[注4]雇用保険被保険者離職証明書についての注意|厚生労働省

関連記事:雇用保険被保険者資格喪失届が必要になるケースや書き方を解説
関連記事:離職証明書とは?必要なケースと退職証明書との違い

1-3. 税金

会社を辞めると今まで天引きされていた住民税を徴収できなくなるため、税金に関する手続きも必要です。

住民税を天引きしている社員(特別徴収)の場合、6月から翌年5月までの給与から1年分の税金を分割で徴収することになります。その影響により、辞める時期ごとに残りの税金をどう扱うかが異なってくるため、注意が必要です。

住民税の徴収方法は、以下の3パターンです。

住民税の徴収方法

また、特別徴収の社員が辞める場合は、退職日を含む月の翌月10日までに住所がある市区町村へ「給与支払報告に係る給与所得異動届」を提出しましょう。
提出期限は市区町村ごとに異なるので、必ず確認しておいてください。

最後に、源泉徴収票に退職月までに徴収した所得税を記載します。
作成した源泉徴収票は、最後の給与支払日の前後、もしくは退職日から1ヶ月以内に交付することが一般的です。

2. 退職後に渡す書類とは

書類
退職手続きを行ったあとは、必要な書類を本人へ渡さなくてはいけません。
転職のときや失業給付の手続きをするときに必要となるので、退職者が困らないように遅延なく渡しましょう。

ここでは、それぞれの書類について詳しく解説します。

2-1. 雇用保険被保険者離職票

離職票は、退職者が次の仕事に就くまでの収入を確保するための「失業給付」を受けるために必要な書類です。この書類がないと失業給付が受けられないため、発行されたら速やかに退職者へ交付しましょう。

関連記事:離職票と離職証明書の違いや交付されるまでの流れも解説

2-2. 健康保険被保険者資格喪失確認通知書

この書類は、退職者が健康保険組合から脱退し、被保険者でなくなったことを証明するものです。

転職する場合は必要になることがありませんが、国民健康保険に加入することを希望している場合は、手続きの際に提出を求められます。希望されたときにすぐコピーを渡せるようにしておきましょう。

なお、国保へ加入する際は、退職から14日以内に市区町村の窓口に届け出なくてはいけません。この際に通知書が手元にない場合は、「健康保険資格喪失連絡票(社会保険喪失連絡票)」があれば手続きが可能です。

各自治体のホームページでダウンロードが可能なので、発行が間に合わない場合は案内しておきましょう。

2-3. 源泉徴収票

源泉徴収票は、その社員が1年間に支払いを受けた給与と、納めた所得税の金額について記載された書類です。年末調整の際に転職先へ提出したり、確定申告の際に必要になったりするので、必ず退職から1ヶ月以内を目安に交付しましょう。

また、翌年1月末までに本人が住居する市区町村にも提出しなくてはいけません。

2-4. その他

上記のほかにも、企業によっては退職時に社員に渡さなくてはいけない書類が出てくる場合があります。
企業が以下のような書類を保管していたり退職者から請求されたりした場合は、すみやかに返却・交付しましょう。

・年金手帳
・退職証明書
・雇用保険被保険者証

退職後に渡す書類については、どのように受け渡しをするのかについて話し合っておくとスムーズです。

3. 1ヶ月未満で退職する社員の社会保険に注意

注意点

一定期間、勤務した社員に関する社会保険の手続きは、これまで紹介した通りです。
それでは、入社後すぐに辞めてしまった社員の社会保険については、どのように扱ったらいいのでしょうか。

社会保険の資格を取得した月にその資格を喪失した社員がいる場合は、保険料の納付が必要になるため注意しましょう。通常通り1ヶ月分の金額を計算し、給与から控除する必要があります。また、当然企業側も保険料を納付することになります。

ただし、厚生年金の資格を取得・喪失した月に、別の企業で厚生年金に加入したり国民年金に加入したりした場合、先に喪失した厚生年金の保険料は納付する必要がありません。

このケースに該当する場合は、年金事務所から企業へ保険料還付のお知らせが届くため、還付を受けたあとに被保険者にも保険料を返還する必要があります。[注5]

[注5]年金Q&A(厚生年金の加入(被保険者))|日本年金機構

4. 社員が退職するときは速やかに社会保険の手続きを行おう

カレンダー

社員が退職するときは、多くの手続きが必要になります。社会保険関連の書類には提出期限があるものが非常に多いため、スケジュールをしっかりと確認して正しく手続きを行いましょう。

近年は、社会保険や雇用保険などの手続きをオンラインで行うことも可能となってきています。書類の作成や申請に対応した人事・労務管理システムなども増えてきているため、そういったツールを活用すると業務を効率化できるでしょう。

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吉田 菜穂子

吉田 菜穂子

クラウドサービス比較のメディア運営を経て、jinjerBlog編集部に加入。バックオフィス向けサービス「ジンジャー」を導入いただいたお客様に事例取材をおこない、現場の課題をキャッチアップしながら、人事業務や契約業務に役立つ情報をお届けします。

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