社会保険料の定時決定とは?対応時期や算定基礎届作成時の注意点や提出方法を解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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社会保険料の定時決定とは?対応時期や算定基礎届作成時の注意点や提出方法を解説

間違いがないか確認する様子

「社会保険の定時決定」とは、標準報酬月額における見直しのことを指します。定時決定は非常に複雑であるため、はじめて実施する方は何かと戸惑ってしまうかもしれません。

そこで本記事では、定時決定の基礎概要、必要な書類や作成時の注意点を解説します。

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年度更新定時決定随時改定と、労務担当者は給与の改定と並行して、年間業務として保険料の更新に関わる業務を行う必要があります。

一方でこのような手続きは、実際に従業員の給与から控除する社会保険料の金額にダイレクトに紐づくため、書類の記入内容や提出はミスなく確実に処理しなければなりません。しかし、書類の記入欄は項目が多く複雑で、さらに申請書や届出にはそれぞれ期限があり、提出が遅れた場合にはペナルティが課せられるケースもあります。

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1. 社会保険の定時決定とは

書類を読む様子

事業主は、健康保険・介護保険・厚生年金保険の標準報酬月額が、実際の報酬と大きくかけ離れないように、毎年1回、事業所に使用されている被保険者の報酬月額を届け出て、各被保険者の標準報酬月額を決定します。これを「定時決定」といい、このための届け出を「算定基礎届」といいます。

定時決定は、「標準報酬月額と実際に受け取る報酬に大きな差が生まれていないか見直しをするために行っている」と覚えておきましょう。

1-1. 定時決定の対応時期はいつ?

定時決定のスケジュールとしては、4月から6月の報酬から標準報酬月額を算出し、その後、7月10日までに算定基礎届を提出します。6月の末締めの企業の場合は、提出期限までに10日間しかないため、急ぎつつもミスや漏れがないか慎重に行いましょう。

1-2. 社会保険料はいつから変更が反映される?

算定基礎届の提出後に、その年の9月から翌年8月までの標準報酬月額が決まり、10月支給分の給与より新たな保険料での控除が始まります。

1-3. 標準報酬月額とは?

定時決定や算定基礎届の概要で出てきた「標準報酬月額」は、毎月の健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料などを計算するための基礎となるものです。

標準報酬月額の算出方法は以下の表の通りです。

標準報酬月額の算出方法

※3ヶ月とも15日未満の場合(短時間労働者の場合には11日未満)

この標準報酬月額を計算する際には、対象となる報酬とならない報酬があります。

労働の対価として支払う報酬や固定的に払っている報酬に関してはすべて対象ですが、臨時で支給するものなどは含まれないため注意しましょう。

標準報酬月額の対象となる報酬例
  • 基本給
  • 役職手当
  • 職務手当
  • 勤務地手当
  • 宿直手当
  • 休職手当
標準報酬月額の対象にならない報酬例
  • 年3回以下の賞与
  • 大入袋
  • 見舞金
  • 退職手当
  • 交際費
  • 慶弔見舞金

参考:全国健康保険協会「標準報酬月額の決め方

1-4. 随時改定との違い

定時決定と随時改定は、どちらも社会保険料の算出方法として重要なプロセスです。定時決定は毎年定期的に実施され、固定的賃金が大幅に変動しない限り年に一度の手続きを指します。一方、随時改定は月額変更届に基づき行われ、従業員の昇給や降給など固定的賃金が著しく変動した際に、必要に応じて標準報酬月額を見直す手続きを意味します。

随時改定が適用される具体的な条件としては、従業員の固定的賃金が変更され、その結果3ヶ月分の平均報酬月額と現行の標準報酬月額に大きな差異(2等級以上)が生じる場合です。この場合には月額変更届を提出し、変更後の固定的賃金が反映される報酬が発生した月から4ヶ月目に保険料額の変更が行われます。

つまり、定時決定は主に年1回の全従業員の社会保険料の見直しを行う機会であり、随時改定は必要に応じて随時行われる個別の見直し手続きです。

関連記事:社会保険の随時改定とは?改定するタイミングと手続方法

2. 社会保険において定時決定の対象者となる人・ならない人

対象者

続いて、社会保険の定時決定の対象者をみていきましょう。

2-1. 定時決定の対象となる人

7月1日時点で健康保険・厚生年金保険の被保険者である人全員が、定時決定の対象となります。
休職中の人、育児休暇や介護休暇を取得している人、厚生年金保険の資格を喪失する70歳の人、健康保険の資格を喪失する75歳以上の人でも全員が対象となります。

2-2. 定時決定の対象とならない人

ただし、すでに標準報酬月額が翌年8月まで決まっているという理由から、6月1日以降に被保険者となった従業員は対象ではありません。
また、6月30日以前に退職した人や、7月に月額変更届を提出する人も対象外となるため注意が必要です。

またその年の7月から9月までに育児休業等終了時報酬月額変更届を提出する方においても対象外となります。

3. 報酬月額の算出方法

資産

4月、5月、6月の3カ月間に受けた報酬の合計額を、3カ月の総月数で割ることで報酬月額が算出され、その報酬月額を基に標準報酬月額が決定されます。この際、賃金支払基礎日数が17日以上であることが条件となります。

ただし、特定適用事業所に勤務する短時間労働者の場合、支払基礎日数が11日以上であれば、同様に報酬月額が算出されます。実際の計算例を見てみましょう。

3-1. 計算例

報酬月額を算出する際の一般的な手順として、月給制で欠勤控除がない場合の具体的な計算方法をご紹介します。

まず、賃金支払基礎日数を4月、5月、6月の各月について記入します。例えば、毎月15日締め切りで当月25日払いの場合、4月の支払基礎日数は3月16日から4月15日までの31日となります。同様に5月と6月の日数も記入します。

次に、4月、5月、6月の各月の給与額を計算し、それらを記入します。この3カ月間の給与の平均額を求め、その金額を標準報酬月額表と照らし合わせて標準報酬月額を決定します。例えば、各月の平均報酬額が290,333円であれば、標準報酬月額は「300,000円」となります。

3-2. 標準報酬月額の有効期間とは

標準報酬月額の有効期間は、その年の9月から翌年の8月までの1年間です。

具体的には、毎年7月に算定基礎届を提出し、その結果に基づいて新たな標準報酬月額が決定されます。この新しい標準報酬月額を基に、9月分から翌年の8月分までの社会保険料が計算され、支払われます。これにより、雇用期間中の給与変動やその他の影響に応じた適切な保険料の負担が実現されます。

4. 社会保険の定時決定に必要な「算定基礎届」の書き方

PROCESS

続いて、算定基礎届の作成方法について解説します。
定時決定におけるトラブルを起こさないためにも、作成方法を事前に確認しておきましょう。
算定基礎届は下記の手順で作成していきます。

4-1. 算定基礎届を書く手順

算定基礎届を書く手順は以下です。それぞれのステップでの具体的な書き方を紹介します。
①4〜6月に支払った報酬を確認する
②各月の支払基礎日数を調べる
③ 通貨と現物支給額とその合計を記入する
④総計額を記入する
⑤4〜6月における報酬の平均額を算出する
⑥保険料額表から等級をチェックする
⑦届出書の各項目に記載する

4〜6月に支払った報酬を確認する

まずは、標準報酬月額の対象となる報酬と対象にならないものを確認しましょう。

各月の支払基礎日数を調べる

報酬を確認し終わったら、4月・5月・6月の支払基礎日数を調べます。
支払基礎日数とは、給与計算の対象となる労働日数のことを指し、算定基礎届では17日以上と決められています。
なお、支払基礎日数=出勤日数ではないため注意しましょう。

通貨と現物支給額とその合計を記入する

算定基礎届の「通貨」「現物」「合計」欄には、支払基礎日数に該当する通貨と現物支給された報酬の額とその合計をそれぞれ記入します。通貨は基本給や手当を含む現金で支給された報酬を指します。

現物支給については、原則として時価で換算して計算します。たとえば、食事や住宅などの現物支給額は日本年金機構が定めた「全国現物給与価額一覧表」に基づき記入します。これは都道府県や年によって金額が異なるため、注意が必要です。
参考:全国現物給与価額一覧表|日本年金機構

また、欠勤控除によって支払基礎日数が17日未満になった月があっても、その月の支給額と現物支給額は必ず記入します。このようにして、正確に報酬額を算出し、提出するため、漏れや間違いがないように確認が大切です。

総計額を記入する

算定基礎届の「総計欄」には、支払基礎日数が17日以上となる算定対象月すべての通貨と現物支給額の合計額を記入します。

例えば、5月の支払基礎日数が16日であった場合、算定対象月は4月と6月のみとなります。そのため、算定基礎届の総計欄には4月と6月の合計支給額を記入します。

4〜6月における報酬の平均額を算出する

支払基礎日数を調べたあとは、4〜6月における報酬の平均額を算出します。
報酬の平均額の計算は以下の条件に沿って行いましょう。

  • 支払基礎日数が3ヶ月すべて17日以上:4〜6月で支払われた給与合計の平均額が標準報酬月額となる
  • 支払基礎日数に17日未満の月がある:17日未満の月を除いて平均額を算出する
  • 3ヶ月すべて17日未満のとき(短時間就労者、短時間労働者を除く):従前の標準報酬月額で定時決定する
保険料額表から等級をチェックする

算出した平均額をベースにして保険料額表から等級をチェックします。
都道府県別の保険料額表は「令和3年度保険料額表(令和6年3月分から)」から確認できます。[注1]

[注1]全国保険協会:令和6年度保険料額表(令和6年3月分から)

届出書の各項目に記載する

標準報酬月額や等級を確認したあとは、届出書の各項目に記載していきます。
各項目の記載が完了したら、算定基礎届を提出します。

4-2. パート・アルバイトの場合書き方

パートやアルバイトの従業員が対象となる場合、まず支払基礎日数に勤務日数を記入します。従業員が短時間就労者であることが一目でわかるように、対象月の支払基礎日数が17日以上の月がひとつでもある場合、備考欄の「7.パート」を○で囲み、その月が算定対象月となります。

一方、支払基礎日数がすべて17日未満の場合は、15日以上の月を算定対象月として記入し、この場合も備考欄の「7.パート」を○で囲みます。

さらに、支払基礎日数がすべて月15日未満である場合、支払基礎日数が11日以上の月が算定対象月になり、この場合には「6.短時間労働者」を○で囲む必要があります。注意深く記入を行い、正確な算定基礎届の提出を心がけましょう。

4-3. 年間平均で算定基礎届を算出する場合の書き方

特定の業種や業務の性質上、4月から6月が繁忙期であり、その期間の3ヶ月の平均額と年間の平均額に2等級以上の差が生じるケースがあります。

このような場合、4月から6月の3ヶ月間の報酬の平均ではなく、前年7月から算定基礎届の対象月である6月までの報酬の平均を用いることが認められます。

この手法は、一定の条件を満たす業務が継続的に存在することが見込まれる場合に適用されます。

具体的には、前年の7月から対象月の6月までの12ヶ月間の総報酬を計算し、その総額を12で割った値を用います。

この方法により、繁忙期による報酬の変動を平均化することができ、正確な社会保険料の算定が可能となります。

5. 算定基礎届の作成時に注意したいポイント

気を付けての図

次に、定時決定に必要な「算定基礎届」の注意点を3つ解説します。
はじめて算定基礎届を作成する方は、事前に確認しましょう。

5-1. 休業手当を支給した

算定基礎届の注意点1つ目は、休業手当を支給した場合です。
4〜6月の間に休業手当をした場合の定時決定については、状況によって取り扱い方が異なります。
状況による取り扱い方は下記をご参考ください。

  • 7月1日時点で休業が解消されている:休業手当を含まない月のみを対象とする
  • 7月1日時点で休業が解消されており、すべての月で休業手当を支払っている:低額な休業手当等に基づいて決定または改定される前の標準報酬月額で決定
  • 7月1日時点で休業が解消されていない:休業手当を含む月と通常の給与の月を含めて平均額を計算する

5-2. 4月・5月・6月が繁忙期

算定基礎届の注意点2つ目として、4月・5月・6月が繁忙期であるケースがあげられます。
算定基礎届は4〜6月の標準報酬月額の平均額がベースとなるため、繁忙期が重なると残業手当などの関係上、標準報酬月額が高くなります。

そうした場合、4〜6月をもとにした標準報酬月額と、年間の平均額から計算した標準報酬月額の2つを比較し、結果に応じてどちらか一方を選ぶことが可能です。

ただし、年間の平均額から計算した標準報酬月額で決定した場合、追加で書類を提出する必要があるため注意しましょう。

5-3. 給与が翌月払い

算定基礎届の注意点3つ目は、給与が翌月払いの場合です。
支払基礎日数は報酬の計算基礎となる日数を記載するため、気をつける必要があります。

例えば、3月分の給与を4月に支払う場合、4月の支払い日数は30日ではないため、4月の基礎日数は3月の報酬を計算することになります。
つまり、4月の支払基礎日数は31日となるのです。
間違えやすい注意点であるため、給与が翌月払いのときは気をつけましょう。

5-4. 昇降格により2等級以上変わる場合は定時決定を行わない

標準報酬月額が2等級以上変更になる場合には、定時決定(算定基礎届)の対象ではなく、随時決定(月額変更届)の対象となります。昇給や降格などにより、標準報酬が2等級以上変更した従業員の手続きを、算定基礎届で進めないように気を付けましょう。

5-5. 従業員が6月30日以前に退職した場合

6月30日以前に退職した従業員の分について、算定基礎届に記載されている場合には、その該当者の欄に斜線を引き、右の備考欄に「○月○日退職」と記入する必要があります。これにより、退職者がすでに現時点で被保険者として在籍していないことを明記します。

この手続きを怠ると、退職した従業員に対しても標準報酬月額が算定されることとなり、正確な保険料の計算ができなくなる可能性があります。特に、退職日が6月30日より前である場合には、速やかにこの対処を行うことで、誤解や混乱を避けることが重要です。退職者については、会社の人事記録と合わせて再度確認することで、正確な情報を届け出ましょう。

5-6. 従業員が4月~6月の間に入社した場合

4月から6月の間に新たに入社した従業員に関しては、算定基礎届の対象になるか確認が必要です。

もし1ヶ月分の給与が全額支払われていない月がある場合、その月は算定対象から外すことが認められます。この場合には、算定基礎届の備考欄に「途中入社」を○で囲み、さらにその従業員の入社日を記入します。例えば、「4月15日入社」など具体的な年月日を明記することが求められます。

また、入社月に関して全額が支給されている月が算定対象となる場合でも、支払基礎日数が17日未満であれば、その月は報酬額算定の対象外となります。この点についても備考欄に明記し、正確な情報を届け出ることが大切です。

5-7. 育児・介護休業や病気等の欠勤で4月~6月の報酬がない場合

従業員が育児・介護休業や長期の病気で欠勤が続き、4月から6月の期間に一度も報酬が支払われていない場合、従前の標準報酬月額をそのまま継続して適用します。この場合、以下の記入が必要となります。

1.支払基礎日数、支給額、合計の欄をすべて空欄にします。
2.総計額と平均額もすべて空欄のままにします。
3.算定基礎届の備考欄にある「病休」や「育休」「休業」など該当する項目を○で囲みます。
4.備考欄のその他の欄に、「○月○日から育休」や「○月○日から病休」など具体的な理由と日付を記入します。

これにより、正確な標準報酬月額が継続され、適正な保険料が算出されます。書類の提出時にはこれらの点に注意し、不備がないよう細心の注意を払いましょう。

5-8. 8月もしくは9月に随時改定を予定している場合

8月もしくは9月に昇給や降給などの理由で随時改定が予定されている場合には、その旨を算定基礎届に記載します。

この際、報酬月額欄を空欄にし、備考欄の「月額変更予定」という項目を○で囲みます。これは、算定基礎届と随時改定が重複し、一方が他方に影響を与えないようにするための対策です。

随時改定が適用される際には、報酬額の変更が生じた月を基準として手続きを行います。そのため、該当する月には別途月額変更届を提出し、正確な報酬額と適用等級を届け出ることが求められます。

このように、8月もしくは9月に随時改定が見込まれる場合には、事前にその予定を明記することで、算定基礎届の処理が円滑に進むようにしましょう。

6. 社会保険の定時決定に必要な「算定基礎届」の提出

期限を気にする様子

最後に、算定基礎届の提出時期と提出先を解説します。

6-1. 算定基礎届の提出時期

毎年6月ごろに算定基礎届が送られてくるため、その算定基礎届に必要事項を記入したあと、原則7月1日〜7月10日までに提出します。

以前は、算定基礎届と一緒に「算定基礎届総括表」も提出していましたが、令和3年4月から廃止されました。
算定基礎届総括表は、健康保険組合または年金事務所が、事業所における被保険者の支払状況などを把握するためのものです。

6-2. 算定基礎届の提出先

一般的に算定基礎届は、年金事務所や事務センターに提出します。
ただし、健康組合に加入している事業主の場合は、健康保険分の届出は健康保険組合、厚生年金部分の届出は年金事務所に提出します。

6-3. 算定基礎届の電子申請も可能

算定基礎届のように大量に、または定期的に提出が必要となる届け出に関しては、電子申請が可能になっています。申請や届け出の手続きをインターネットを通じて行います。

各手続きの詳細は、日本年金機構のホームページに記載があるのでご覧ください。

参考:日本年金機構「電子申請・電子媒体申請

6-4. 算定基礎届を出さなかったらどうなる?

算定基礎届を提出しないままにしておくと、いくつかのペナルティが発生する可能性があります。まず、従業員の月額変更届の提出漏れが発覚した場合、遡って保険料の差額を支払う必要があります。もし従業員の等級が上がっていた場合、保険料が上昇しているため、不足分を追徴されることになります。

加えて、長期間にわたり算定基礎届を提出しないままでいると、年金事務所から催告状が送付されることがあります。この催告に応じず未提出の状態が続くと、法律に基づき6か月以下の懲役または50万円以下の罰金が科される場合もあります。また、年金事務所が実地調査を行うこともあり、従業員にも迷惑がかかる可能性があります。

これらの問題を避けるため、定期的に給与変動をチェックし、必要に応じて算定基礎届や月額変更届を適時に提出することが非常に重要です。

参考:厚生年金保険法|e-Gov法令検索

参考:健康保険法|e-Gov法令検索

7. 定時決定を正しく理解して算定基礎届を提出しよう

注意深く書類を見る様子

社会保険の定時決定は、各被保険者の標準報酬月額における見直しであり、届け出る際には算定基礎届が必要です。
その際、いくつか注意すべきことがあるため、はじめて実施する方は手間がかかってしまうはずです。
届け出る際にはぜひ本記事を参考にし、定時決定を理解した上で慎重に取り組んでください。

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OHSUGI

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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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