社会保険の定時決定(算定基礎届)とは?必要な書類や作成時の注意点 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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社会保険の定時決定(算定基礎届)とは?必要な書類や作成時の注意点

間違いがないか確認する様子

「社会保険の定時決定」とは、標準報酬月額における見直しのことを指します。定時決定は非常に複雑であるため、はじめて実施する方は何かと戸惑ってしまうかもしれません。

そこで本記事では、定時決定の基礎概要、必要な書類や作成時の注意点を解説します。

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1.社会保険の定時決定(算定基礎届)とは?

書類を読む様子

事業主は、健康保険・介護保険・厚生年金保険の標準報酬月額が、実際の報酬と大きくかけ離れないように、毎年1回、事業所に使用されている被保険者の報酬月額を届け出て、各被保険者の標準報酬月額を決定します。これを「定時決定」といい、このための届け出を「算定基礎届」といいます。

定時決定は、「標準報酬月額と実際に受け取る報酬に大きな差が生まれていないか見直しをするために行っている」と覚えておきましょう。

1-1.算定基礎届の提出に関する基礎知識

算定基礎届は、原則として毎年7月1日から7月10日までの間に提出しなければいけません。

見直しのスケジュールとしては、4月から6月の報酬から標準報酬月額を算出し、その後、7月10日までに算定基礎届を提出します。6月の末締めの企業の場合は、提出期限までに10日間しかないため、急ぎつつもミスや漏れがないか慎重に行いましょう。

算定基礎届の提出後に、その年の9月から翌年8月までの標準報酬月額が決まり、10月支給分の給与より新たな保険料での控除が始まります。

定時決定に関しては1年に1度だけ行う業務となりますが、その他にも、報酬に大幅な変動があった際に見直しを行わなければならない「随時改定」もあります。詳しくは以下の記事をご覧ください。

関連記事:社会保険の随時改定とは?改定するタイミングと手続方法

1-2.標準報酬月額とは?

定時決定や算定基礎届の概要で出てきた「標準報酬月額」は、毎月の健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料などを計算するための基礎となるものです。

標準報酬月額の算出方法は以下の表の通りです。

標準報酬月額の算出方法

この標準報酬月額を計算する際には、対象となる報酬とならない報酬があります。

労働の対価として支払う報酬や固定的に払っている報酬に関してはすべて対象ですが、臨時で支給するものなどは含まれないため注意しましょう。

■標準報酬月額の対象となる報酬例
・基本給
・役職手当
・職務手当
・勤務地手当
・宿直手当
・休職手当

■標準報酬月額の対象にならない報酬例
・年3回以下の賞与
・大入袋
・見舞金
・退職手当
・交際費
・慶弔見舞金

参考:全国健康保険協会「標準報酬月額の決め方

2.社会保険の定時決定の対象となる人

対象者

続いて、社会保険の定時決定の対象者をみていきましょう。

7月1日時点で健康保険・厚生年金保険の被保険者である人全員が、定時決定の対象となります。
休職中の人、育児休暇や介護休暇を取得している人、厚生年金保険の資格を喪失する70歳の人、健康保険の資格を喪失する75歳以上の人でも全員が対象となります。

ただし、すでに標準報酬月額が翌年8月まで決まっているという理由から、6月1日以降に被保険者となった従業員は対象ではありません。
また、6月30日以前に退職した人や、7月に月額変更届を提出する人も対象外となるため注意が必要です。

3.社会保険の定時決定に必要な「算定基礎届」の書き方

PROCESS

続いて、算定基礎届の作成方法について解説します。
定時決定におけるトラブルを起こさないためにも、作成方法を事前に確認しておきましょう。
算定基礎届は下記の手順で作成していきます。

3-1手順1:4〜6月に支払った報酬を確認する

まずは、標準報酬月額の対象となる報酬と対象にならないものを確認しましょう。

3-2.手順2:各月の支払基礎日数を調べる

報酬を確認し終わったら、4月・5月・6月の支払基礎日数を調べます。
支払基礎日数とは、給与計算の対象となる労働日数のことを指し、算定基礎届では17日以上と決められています。
なお、支払基礎日数=出勤日数ではないため注意しましょう。

3-3.手順3:4〜6月における報酬の平均額を算出する

支払基礎日数を調べたあとは、4〜6月における報酬の平均額を算出します。
報酬の平均額の計算は以下の条件に沿って行いましょう。

・支払基礎日数が3ヶ月すべて17日以上:4〜6月で支払われた給与合計の平均額が標準報酬月額となる
・支払基礎日数に17日未満の月がある:17日未満の月を除いて平均額を算出する
・3ヶ月すべて17日未満のとき:従前の標準報酬月額で定時決定する

3-4.手順4:保険料額表から等級をチェックする

算出した平均額をベースにして保険料額表から等級をチェックします。
都道府県別の保険料額表は「令和3年度保険料額表(令和3年3月分から)」から確認できます。[注1]

[注1]全国保険協会:令和3年度保険料額表(令和3年3月分から)

3-5.手順5:届出書の各項目に記載する

標準報酬月額や等級を確認したあとは、届出書の各項目に記載していきます。
各項目の記載が完了したら、算定基礎届を提出します。

4.社会保険の定時決定に必要な「算定基礎届」の4つの注意点

気を付けての図

次に、定時決定に必要な「算定基礎届」の注意点を3つ解説します。
はじめて算定基礎届を作成する方は、事前に確認しましょう。

4-1.休業手当を支給した

算定基礎届の注意点1つ目は、休業手当を支給した場合です。
4〜6月の間に休業手当をした場合の定時決定については、状況によって取り扱い方が異なります。
状況による取り扱い方は下記をご参考ください。

・7月1日時点で休業が解消されている:休業手当を含まない月のみを対象とする
・すべての月で休業手当が支払われている:標準報酬月額によって定められる
・7月1日時点で休業が解消されていない:休業手当を含む月と通常の給与の月を含めて平均額を計算する

4-2.4月・5月・6月が繁忙期

算定基礎届の注意点2つ目として、4月・5月・6月が繁忙期であるケースがあげられます。
算定基礎届は4〜6月の標準報酬月額の平均額がベースとなるため、繁忙期が重なると残業手当などの関係上、標準報酬月額が高くなります。

そうした場合、4〜6月をもとにした標準報酬月額と、年間の平均額から計算した標準報酬月額の2つを比較し、結果に応じてどちらか一方を選ぶことが可能です。

ただし、年間の平均額から計算した標準報酬月額で決定した場合、追加で書類を提出する必要があるため注意しましょう。

4-3.給与が翌月払い

算定基礎届の注意点3つ目は、給与が翌月払いの場合です。
支払基礎日数は報酬の計算基礎となる日数を記載するため、気をつける必要があります。

例えば、3月分の給与を4月に支払う場合、4月の支払い日数は30日ではないため、4月の基礎日数は3月の報酬を計算することになります。
つまり、4月の支払基礎日数は31日となるのです。
間違えやすい注意点であるため、給与が翌月払いのときは気をつけましょう。

4-4.昇降格により2等級以上変わる場合は定時決定を行わない

標準報酬月額が2等級以上変更になる場合には、定時決定(算定基礎届)の対象ではなく、随時決定(月額変更届)の対象となります。昇給や降格などにより、標準報酬が2等級以上変更した従業員の手続きを、算定基礎届で進めないように気を付けましょう。

5.社会保険の定時決定に必要な「算定基礎届」の提出

期限を気にする様子

最後に、算定基礎届の提出時期と提出先を解説します。

5-1.算定基礎届の提出時期

毎年6月ごろに算定基礎届が送られてくるため、その算定基礎届に必要事項を記入したあと、原則7月1日〜7月10日までに提出します。

以前は、算定基礎届と一緒に「算定基礎届総括表」も提出していましたが、令和3年4月から廃止されました。
算定基礎届総括表は、健康保険組合または年金事務所が、事業所における被保険者の支払状況などを把握するためのものです。

5-2.算定基礎届の提出先

一般的に算定基礎届は、年金事務所や事務センターに提出します。
ただし、健康組合に加入している事業主の場合は、健康保険分の届出は健康保険組合、厚生年金部分の届出は年金事務所に提出します。

5-3.算定基礎届の電子申請も可能

算定基礎届のように大量に、または定期的に提出が必要となる届け出に関しては、電子申請が可能になっています。申請や届け出の手続きをインターネットを通じて行います。

各手続きの詳細は、日本年金機構のホームページに記載があるのでご覧ください。

参考:日本年金機構「電子申請・電子媒体申請

6.社会保険の定時決定は慎重に取り組もう

注意深く書類を見る様子

社会保険の定時決定は、各被保険者の標準報酬月額における見直しであり、届け出る際には算定基礎届が必要です。
その際、いくつか注意すべきことがあるため、はじめて実施する方は手間がかかってしまうはずです。
届け出る際にはぜひ本記事を参考にし、定時決定を理解した上で慎重に取り組んでください。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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