顛末書（てんまつしょ）や始末書（しまつしょ）には明確な違いがあります。不祥事・ミスが発生したときのために、それぞれを作成する目的を把握しておくことが重要です。

一方で「どちらの作成を指示すればいいかわからない」「基本のフォーマットは？」など、疑問を感じている方も多いでしょう。基本的な知識を把握しておき、不祥事・ミスの再発防止につなげることが求められます。

本記事は、顛末書と始末書の違いとそれぞれの提出させるシーンをまとめました。そのほかの文書との違いや基本のフォーマット、提出させる際の注意点とあわせて紹介します。

1. 顛末書と始末書の5つの違い

顛末書と始末書の違いは以下の5つです。

1. 作成する目的と作成者
2. 提出先
3. 提出のタイミング
4. 懲戒処分の有無や人事評価への影響
5. 提出の強制力

どちらを提出させたらいいのか判断するために、ぜひ役立ててください。

1-1. 作成する目的と作成者の違い

作成する目的と作成者の違いは以下の通りです。

	目的	作成者
顛末書	不祥事・ミスの経緯を客観的に報告する	現場担当者や直属の上司など適切な立場の人物
始末書	不祥事・ミスの経緯を報告して反省・謝罪を示す	不祥事・ミスの当事者

顛末書は、仕事上で不祥事・ミスが発生したときに、原因や対応など詳細を時系列で記録する文書のことです。一方の始末書は、不祥事・ミスの経緯を報告したうえで、当事者が謝罪・反省の意を表明する文書のことをさします。

顛末書は報告書としての、始末書は反省文・謝罪文としての要素が強いと考えるとわかりやすいでしょう。どちらも経緯の報告が含まれますが、始末書では簡略化される傾向があります。

1-2. 提出先の違い

提出先の違いを紹介しましょう。

顛末書	社内向けに作成して提出する
始末書	社内向けもしくは社外向けに作成して提出する

顛末書の提出は社内向けですが、始末書は社外に向けて提出するケースがあります。当事者や企業の信頼回復のために、丁寧な謝罪と具体的な解決策の記載が求められるでしょう。

1-3. 提出のタイミングの違い

それぞれを提出するタイミングは以下の通りです。

顛末書	事態が収束したタイミングで作成させる
始末書	不祥事・ミスが発生した直後に作成させる

顛末書は一部始終を記録する文書であるため、事態が収束したタイミングで作成されます。ただし、事態の収束まで長引く場合は、途中で経過報告書の作成が必要です。

始末書の場合は、トラブルが発生したとき迅速に反省・謝罪を示す目的で作成されます。まず始末書を提出して、その後に上司などの指示に従って対処する形です。

1-4. 懲戒処分の有無や人事評価への影響の違い

懲戒処分の有無や、人事評価への影響の違いについてまとめました。

	懲戒処分の有無	人事評価への影響
顛末書	懲戒処分はない	人事異動・人事考課に関わる可能性がある
始末書	懲戒処分になる可能性がある	人事査定の評価が下がる可能性がある

顛末書は報告書としての要素が強いため、提出による懲戒処分はありません。人事評価が下がることも基本的にないものの、内容によっては関係する従業員の人事異動・人事考課に関わる可能性があります。

始末書の場合は懲戒処分になるケースがあり、従業員に対する処分の証拠としても有効です。譴責（けんせき）として、始末書の提出そのものを懲戒処分とすることがあります。

同じ不祥事・ミスを繰り返したなど、内容によっては減給や出勤停止など重い処分をくだすべきケースもあるでしょう。懲戒処分としない場合でも、人事査定に反映することが考えられます。

1-5. 提出の強制力の違い

提出の強制力の違いは以下の通りです。

顛末書	業務命令で提出させられる
始末書	業務命令で提出させることが違法になる可能性がある

不祥事・ミスの報告は必須であるため、顛末書は業務命令で書かせられます。一方で始末書の場合は提出を強制できないので、注意しましょう。

2. 顛末書や始末書を提出させるシーンの例

それぞれを提出させるべきシーンは以下の通りです。

顛末書	事務処理や手続き上でミスが発生したとき 商品・サービスに欠損・不具合があったとき 社内から特定の人物に対してクレームがあったとき 懲戒処分の前段階として客観的な事実を把握するため
始末書	就業規則に違反したとき 金銭の紛失や備品・社用車などの破損が発生したとき 大きな不祥事・ミスが発生したとき 寝坊によって遅刻を繰り返したとき 著しく会社の信用を傷つけたとき

どちらの書類を提出するべきか、状況に応じて企業側が判断してください。不祥事・ミスの内容によっては、顛末書と始末書の両方を提出させるべきケースもあります。

3. 顛末書の書き方は？具体的な項目・始末書との記載内容の違い

顛末書の始末書に記載すべき、具体的な項目をそれぞれ紹介します。

顛末書	発生日時 発生場所 不祥事・ミスの概要 問題発生の原因 損害・被害のレベル 対応状況 再発防止策 担当者による見解
始末書	提出日時 宛先 所属・社員番号 氏名 発生日時 不祥事・ミスの概要 反省・謝罪 再発防止策 備考 承認印

不祥事・ミスを客観的に報告する顛末書と違い、始末書は反省・謝罪を記載する項目が必要とされます。ただし、顛末書と始末書のフォーマットに決まりはなく、上記の項目はあくまで一例です。

企業側でフォーマットを定めておけば、従業員が作成する際の手間が軽減されます。必要な項目を明確にしておくことで、内容の不足を防止できるでしょう。

3-1. 顛末書の社内向け例文

社内向けの顛末書を作成する際は、具体的な事実関係を端的に記載することが求められます。以下に、交通違反と規定違反に関する社内向けの顛末書の例文を示します。

—

顛末書
株式会社〇〇〇〇
営業部部長　山田太郎
2023年10月10日

件名:車両使用に伴う交通違反ならびに規定違反についての顛末

拝啓

平素よりお世話になっております。この度、以下の交通違反および規定違反が発生したことについて、詳細を報告いたします。

1. 発生日時：2023年10月9日14時30分頃
2. 場所：本社ビル付近の〇〇通り
3. 内容：社員Aが社用車を使用中に交通違反（信号無視）を犯し、会社の社内規定にも違反していた。
4. 原因：社員Aが業務時間中に私用で社用車を使用し、規定を無視して運転していたこと。
5. 対応策：社員Aに対する交通安全の再教育を実施するとともに、社用車使用の規定を再確認させ、厳格な運用を行う。

今後、このような事態が再発しないよう、社内教育および規定の遵守徹底を図ってまいります。

敬具

株式会社〇〇〇〇
営業部部長　山田太郎

—

本テンプレートを通じて、交通違反や規定違反があった際に発生した事実を具体的に示し、再教育や運用見直しによる再発防止策を明確にすることが重要です。

3-2. 顛末書の社外向け例文

顛末書の社外向けテンプレートについて説明します。このテンプレートは、自社内での調査結果や相手方に対する謝罪などを詳細に記載した例文です。企業の管理職や人事担当者にとって、特に重要な情報です。

—

顛末書
株式会社〇〇〇〇
営業部部長　山田太郎
2023年10月10日

件名:文書印刷ミスについてのお詫びと顛末について

拝啓

いつもお世話になっております。この度、弊社において発生したトラブルについて、以下に報告いたします。

1. 発生日時：2023年10月9日14:30頃
2. 場所：本社ビル3階会議室
3. 内容：御社向け会議資料の印刷において誤ったデータが使用されたことで、正しい資料が提供されませんでした。
4. 原因：弊社印刷担当者の操作ミスと内部確認の不備
5. 対応策：印刷担当者への再教育、内部確認プロセスの強化、今後の再発防止策の実施

この度の件により、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。二度と同様のミスが発生しないよう、引き続き努力してまいります。

敬具

株式会社〇〇〇〇
営業部部長　山田太郎

—

顛末書の目的は、トラブルの経緯と対応策を明快に示し、再発を防ぐための具体的な対策を講じる点にあります。社外に提出するフォーマットについても事前に用意しておきましょう。

4. 顛末書や始末書を提出させる際の4つの注意点

顛末書や始末書の提出をさせる際の注意点は以下の通りです。

1. 顛末書の提出を拒否された場合の措置を明記しておく
2. 顛末書の内容が不十分なら再提出させる
3. 始末書の提出を強制してはいけない
4. 始末書の人事査定への反映は慎重におこなう

トラブルを防ぐために、あらかじめチェックしておきましょう。

4-1. 顛末書の提出を拒否された場合の措置を明記しておく

顛末書の提出を拒否された場合の措置を就業規則に記載すれば、適切に対処できます。以下の項目をしっかりと明記しておきましょう。

• 顛末書の提出拒否は業務命令違反にあたること
• 提出を拒否した場合の処分内容

就業規則に明記していない場合、従業員に顛末書の提出を強制できません。再発防止策につなげられず、同じ不祥事・ミスを繰り返す可能性が高まります。

再発を防止するためには、提出を拒否した従業員に適切な処分をくだす必要があるでしょう。就業規則に則った処分がくだせるように、必要な項目を記載しておくことが重要です。

4-2. 顛末書の内容が不十分なら再提出させる

内容が不十分な場合は、顛末書を再提出させましょう。原因や経緯をチェックしたうえで、記載された再発防止策が有効かどうか慎重に判断します。

同じ不祥事・ミスを繰り返さないように、具体的な再発防止策の記載を求めてください。受け取ったあとも、再発防止策を継続して実施しているか定期的に確認することが大事です。

4-3. 始末書の提出を強制してはいけない

就業規則に則れば提出を強制できる顛末書と違い、始末書の提出は強制することはできません。憲法19条「思想・良心の自由」によって、反省や謝罪の強制は禁止されています。

従業員は始末書提出の拒否が可能です。また始末書の提出拒否を理由に、就業規則違反として懲戒処分をくだすことはできません。

始末書の提出を拒否された場合は、その旨を記録として残しておきましょう。人事査定の評価に反映させるなど、懲戒処分以外の対応を検討してください。

参照：昭和二十一年憲法日本国憲法｜e-Gov法令検索

4-4. 始末書の人事査定への反映は慎重におこなう

始末書の提出をさせた場合、人事査定への反映は慎重におこなう必要があります。譴責は最も軽い懲戒処分であるため、1回の提出だけで評価を下げるのは適切とはいえません。

従業員への大きな不利益にならないように、十分に配慮する必要があります。ただし、同じ不祥事・ミスを繰り返すなど改善が見られない場合は、人事査定への反映を検討してください。

5. その他、類似書類と意味の違い

顛末書や始末書と、報告書・理由書・反省文の違いをまとめました。

	概要	提出先
顛末書	不祥事・ミスの事実を客観的に記録する文書	社内
始末書	経緯を報告したうえで謝罪・反省の意を表明する文書	社内もしくは社外
報告書	必要な情報を要約して提供するための文書	上司・関係者
理由書	物事を判断した際の根拠・理由を説明する文書	説明すべき相手
反省文	軽度なミスやトラブルの際に謝罪と反省の意を示す文書	直属の上司

上記のように目的や提出先はそれぞれ異なります。どの文書を提出させるべきなのか、事例にあわせて適切に判断することが重要です。

5-1. 報告書

顛末書は、問題やトラブルが発生した際、その詳細な経緯や原因、対策を報告する文書です。一方、報告書は、特定の業務やプロジェクトの進捗状況、研修に参加した内容を報告・共有する等のケースで作成します。つまり報告書は、結果を報告するための文書で、問題発生を前提としていません。

5-2. 理由書

理由書は、特定の決定や行動の理由を説明する文書です。顛末書は、特定の問題や事故の詳細な経過を時系列で記述し、原因や背景を明らかにするための文書である一方、理由書は特定の決定や行動の理由を説明し、意思決定の根拠を示すためのものです。顛末書は詳細な経緯を含むことで問題の再発防止策や改善策の検討に役立ちますが、理由書は決定や行動の合理性を訴えることに重点が置かれます。

5-3. 反省文

顛末書と反省文は、いずれも企業内で何らかの問題や過失が発生した際に提出される文書で、それぞれの役割や目的には明確な違いがあります。反省文は、個人が特定の問題について反省し、その再発防止策を述べる文書で、より個人的な反省に焦点を当てます。
つまり、顛末書と反省文の違いは、顛末書が問題の全体像を明らかにし、組織全体の改善策に寄与するものであるのに対し、反省文は個々の従業員のミスや過失に対する反省を通じて、個人の学びや成長を促す点にあります。

5-4. 経緯書

経緯書は、特定の事件がどのように発生したかその経緯を詳細に記録する重要な文書です。顛末書は問題の全体像をまとめた上で改善策を講じる目的がありますが、経緯書は、起点から終点までのより詳細なプロセスを記載し、関与者全員の行動や意思決定の過程を明らかにするため記載します。

6. 顛末書と始末書の違いを理解してミスの再発防止に役立てよう

顛末書は、不祥事・ミスが発生した際に客観的な事実を記載する文書です。一方の始末書は、経緯の報告に加えて謝罪・反省の意を表明するために提出します。

それぞれ提出の目的や提出先が異なるので、違いを把握しておくことが重要です。提出させるべきシーンとあわせてチェックして、どちらが必要なのか判断しましょう。

具体的な項目の違いも紹介したので、フォーマットの作成に役立ててください。提出させる際の注意点もあわせて確認しておくと安心です。