社内でどのような意見があるか、従業員がどのように考えているかを把握する方法として、ミーティングがあります。ですが、ミーティングは時間がかかってしまううえに、関係性によっては本音を引き出せないかもしれません。

そこでおすすめなのが社内アンケートの実施です。今回は社内アンケートを実施する目的と作成方法などを解説します。

1. 社内アンケートの目的

社内アンケートの目的は、経営方針が浸透が浸透しているか、人事や福利厚生などの社内制度に対しての従業員の意見や満足度がどれくらいか、管理者が部下を適切にマネジメントできているかなどを測ることです。

実施するスパンは、年に1回か数ヶ月に1回程度が望ましいでしょう。対して、パルスサーベイという調査は毎日もしくは週に1回など短期間に繰り返し実施されます。

2. 社内アンケートの作成方法はWebがおすすめな理由

社内アンケートを作成する方法として、紙のアンケート用紙もしくはWord、Excelファイルに記入してもらう、Webで回答してもらうの2つに大別できます。

社内アンケートは最終的に集計するため、紙やWord、ExcelファイルよりもWebで作成したほうが集計作業がスムーズでしょう。Webで実施する場合は専用のアンケートツール以外にもGoogleフォームも活用可能です。

2-1. 集計にミスがない

紙やWord、Excelの場合、アンケート一枚一枚を集計用シートに転記していきます。
この際、ヒューマンエラーによって転記漏れやミスが発生する可能性があります。一方Webであれば回答結果がどんどん蓄積されるため、転記作業が不要です。

2-2. 途中経過がリアルタイムでわかる

Webアンケートの場合、途中経過がリアルタイムでわかります。途中の段階でどういった回答が多いかがわかるうえに、回収状況も把握可能です。回収の進捗が芳しくない場合は、リマインドすれば締め切りまでに回収しやすくなるでしょう。

2-3. 回答漏れや白紙の回答がなくせる

紙やWord、Excelでのアンケートの場合、回答者が注意していても回答漏れが発生する可能性があります。白紙回答が送られてくることもあります。

一方、Webアンケートは必須回答を設定できるため、回答が漏れている、もしくは白紙の状態では送信できません。

2-4. 回答者にわかりやすいように設計できる

Webアンケートであれば回答者にわかりやすいような設計が可能です。例えば、「①の質問で“はい”と回答した人のみ②に進む」といったように複雑な質問があるとします。Webアンケートであれば、②を回答する必要がない“いいえ”と回答した人に対しては、②を非表示するといったことも可能です。

2-5. 紙は漏洩のリスクがある

社内アンケートは社外に漏れてはいけないものです。なにより社内ですら限られた従業員しか閲覧できない状況が望ましい機密書類です。そのため、漏洩のリスクが少ない方法でアンケートは作成しましょう。

NPO日本ネットワークセキュリティ協会「2018年　情報セキュリティインシデントに関する調査結果～個人情報漏えい編～」によれば媒体・経路別 漏えい件数は、443件でそのうち、132件が紙媒体で最多の29.8％となっています。［注1］

また、紙の場合は紛失のリスクもあります。同調査による原因別 漏えい件数では紛失・置忘れが116件（26.2％）最多となっており、漏洩の懸念がぬぐえません。

［注1］「 2018年 情報セキュリティインシデントに 関する調査結果 〜個人情報漏えい編〜（速報版）」| NPO日本ネットワークセキュリティ協会

3. 社内アンケートを実施

社内アンケートは対象者、スケジュールを事前に決定したうえで実施しましょう。

3-1. 対象者は目的と自社の状況に応じて決める

社内アンケートの対象者を誰にするかは目的と自社の状況に応じて決めましょう。
例えば、管理者を対象としたアンケートであれば管理職のみに回答を依頼します。また、正社員の人数が少なく、パートや契約社員が中心に業務を進めている会社であれば、パート、契約社員に回答依頼します。

なお対象者を選定したら、アンケートの目的をしっかりと伝えておきましょう。経営側が従業員の状況を把握してより良い環境作りに乗り出していることが分かれば、本音を引き出せる可能性が高まります。

3-2. スケジュールはアンケート結果への対策を講じることも加味する

社内アンケートは作成して回答～集計すれば完了ではありません。集計結果に基づいた対策を講じてその効果を検証する必要があります。そのため、実施から検証までのスケジュールをおおまかに決めておきましょう。

またアンケート回答の依頼から回収までの期間は、従業員の業務に支障をださないためにある程度の余裕が必要です。加えて、繁忙期は避けるようにしましょう。

4. 集計するときのコツ

アンケートを集計する際は、グラフや折れ線グラフを適切に使い分けましょう。ひとつの質問に対して単一の回答である場合は円グラフや帯グラフが、複数選択の回答であれば折れ線グラフや棒グラフが適切です。

一方、2つ以上の質問項目をかけあわせて、回答者の属性で差異を測るクロス集計の場合、単一の回答であれば帯グラフ、複数選択の回答なら折れ線グラフと棒グラフが適切です。

社内アンケートにおけるクロス集計とは、勤続年数×アンケート回答、人事評価×アンケート回答などが挙げられます。クロス集計を行うことで、どういった従業員がどういった回答をする傾向にあるかが把握可能です。

4-1. 回答が集まらない場合はリマインドを

集計をしようとしても、回答が集まりきっていなければ集計が始められません。そのため、集まりが悪ければメールやチャットなどで回答を促しましょう。

5. 回答しやすいようなルール作りが大切

社内アンケートは回答しやすいようなルール作りが大切です。例えば無記名で回答するというルールを設定すれば、誰がどのような回答をしたかが分からないため、対象となる従業員も本音で回答しやすくなります。

回答しやすいルールが設定されていれば、回答の集計もスムーズに進むでしょう。

このように、社内アンケートをおこなう際にはいくつかの点に注意しなければ、実施の意味がなくなったり、回答が集まらなかったりということがあります。
事前に社内アンケートのメリットと注意すべき点を確認しておきましょう。当サイトでは、従業員に社内アンケートをおこなう際のメリット・デメリットから手順までわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。

社内アンケートをおこなうか悩んでいる方は、こちらから「従業員満足度のハンドブック」をダウンロードしてご活用ください。

6. 社内アンケートは集計ミスが少ない方法で作成しよう

社内アンケートは目的を明確にしたうえで実施しましょう。アンケート作成には集計ミスの可能性が少なく、進捗が把握できるWebアンケートがおすすめです。

アンケートを集計する際はグラフを的確に使用して、視覚的に問題点を把握できるようにしましょう。社内アンケートを正しく実施し集計することで、従業員の意見や満足度が把握できます。状況に応じた対策を講じて従業員が働きやすい環境を整えましょう。