社内でどのような意見があるか、従業員がどのように考えているかを把握する方法として、ミーティングがあります。ですが、ミーティングは時間がかかってしまううえに、関係性によっては本音を引き出せないかもしれません。

そこでおすすめなのが社内アンケートの実施です。今回は社内アンケートを実施する目的と作成方法などを解説します。

1. 社内アンケートの目的

社内アンケートの目的は、経営方針が浸透が浸透しているか、人事や福利厚生などの社内制度に対しての従業員の意見や満足度がどれくらいか、管理者が部下を適切にマネジメントできているかなどを測ることです。

実施するスパンは、年に1回か数ヶ月に1回程度が望ましいでしょう。対して、パルスサーベイという調査は毎日もしくは週に1回など短期間に繰り返し実施されます。

2. 社内アンケートの作成方法はWebがおすすめな理由

社内アンケートを作成する方法として、紙のアンケート用紙もしくはWord、Excelファイルに記入してもらう、Webで回答してもらうの2つに大別できます。

社内アンケートは最終的に集計するため、紙やWord、ExcelファイルよりもWebで作成したほうが集計作業がスムーズでしょう。Webで実施する場合は専用のアンケートツール以外にもGoogleフォームも活用可能です。

2-1. 集計にミスがない

紙やWord、Excelの場合、アンケート一枚一枚を集計用シートに転記していきます。
この際、ヒューマンエラーによって転記漏れやミスが発生する可能性があります。一方Webであれば回答結果がどんどん蓄積されるため、転記作業が不要です。

2-2. 途中経過がリアルタイムでわかる

Webアンケートの場合、途中経過がリアルタイムでわかります。途中の段階でどういった回答が多いかがわかるうえに、回収状況も把握可能です。回収の進捗が芳しくない場合は、リマインドすれば締め切りまでに回収しやすくなるでしょう。

2-3. 回答漏れや白紙の回答がなくせる

紙やWord、Excelでのアンケートの場合、回答者が注意していても回答漏れが発生する可能性があります。白紙回答が送られてくることもあります。

一方、Webアンケートは必須回答を設定できるため、回答が漏れている、もしくは白紙の状態では送信できません。

2-4. 回答者にわかりやすいように設計できる

Webアンケートであれば回答者にわかりやすいような設計が可能です。例えば、「①の質問で“はい”と回答した人のみ②に進む」といったように複雑な質問があるとします。Webアンケートであれば、②を回答する必要がない“いいえ”と回答した人に対しては、②を非表示するといったことも可能です。

2-5. 紙は漏洩のリスクがある

社内アンケートは社外に漏れてはいけないものです。なにより社内ですら限られた従業員しか閲覧できない状況が望ましい機密書類です。そのため、漏洩のリスクが少ない方法でアンケートは作成しましょう。

NPO日本ネットワークセキュリティ協会「2018年　情報セキュリティインシデントに関する調査結果～個人情報漏えい編～」によれば媒体・経路別 漏えい件数は、443件でそのうち、132件が紙媒体で最多の29.8％となっています。

また、紙の場合は紛失のリスクもあります。同調査による原因別 漏えい件数では紛失・置忘れが116件（26.2％）最多となっており、漏洩の懸念がぬぐえません。

参照：「 2018年 情報セキュリティインシデントに 関する調査結果 〜個人情報漏えい編〜（速報版）」｜NPO日本ネットワークセキュリティ協会

3. 社内アンケートを実施

社内アンケートは対象者、スケジュールを事前に決定したうえで実施しましょう。

3-1. 対象者は目的と自社の状況に応じて決める

社内アンケートの対象者を誰にするかは目的と自社の状況に応じて決めましょう。
例えば、管理者を対象としたアンケートであれば管理職のみに回答を依頼します。また、正社員の人数が少なく、パートや契約社員が中心に業務を進めている会社であれば、パート、契約社員に回答依頼します。

なお対象者を選定したら、アンケートの目的をしっかりと伝えておきましょう。経営側が従業員の状況を把握してより良い環境作りに乗り出していることが分かれば、本音を引き出せる可能性が高まります。

3-2. スケジュールはアンケート結果への対策を講じることも加味する

社内アンケートは作成して回答～集計すれば完了ではありません。集計結果に基づいた対策を講じてその効果を検証する必要があります。そのため、実施から検証までのスケジュールをおおまかに決めておきましょう。

またアンケート回答の依頼から回収までの期間は、従業員の業務に支障をださないためにある程度の余裕が必要です。加えて、繁忙期は避けるようにしましょう。

4. 効果的に社内アンケートを実施するポイント

社内アンケートは、単に質問を並べるだけでは不十分です。従業員の満足と不満を引き起こす要因を理解し、体系的に質問を設計しなければ意味がありません。

ここでは、ハーズバーグの二要因理論を基にした質問設計の考え方と、具体的な質問項目例をご紹介します。

4-1. ハーズバーグの二要因理論とは

フレデリック・ハーズバーグが提唱した二要因理論とは、従業員の「満足」と「不満足」がそれぞれ異なる要因によって引き起こされると考える理論です。

一つは「動機付け要因（モチベーター）」と呼ばれ、仕事への達成感、承認、仕事そのもののやりがい、責任、昇進、成長などが含まれます。これらが満たされると従業員の満足感が高まり、積極的に業務に取り組むようになるでしょう。しかし、これらが不足していても、直接的な不満には繋がりません。

もう一つは「衛生要因（ハイジーンファクター）」です。会社の経営方針、給与、人間関係、労働条件、職場環境などが該当します。これらが満たされない場合、従業員は強い不満を抱きますが、満たされたとしても満足度が大きく向上するわけではなく、不満が解消されるに過ぎません。

この理論の重要な示唆は、不満を解消するだけでは従業員のやる気は高まらないという点です。真に従業員のエンゲージメントやモチベーションを向上させるには、衛生要因で不満を取り除きつつ、動機付け要因へ積極的にアプローチをおこなう事が不可欠であると考えられています。

4-2. 質問設計の基本的な視点と項目例

社内アンケートを効果的におこなうためには、単に質問を並べるだけでは不十分です。従業員の満足と不満足を引き起こす要因を理解し、体系的に質問を設計するようにしましょう。

回答者の基本情報に加えて二要因理論に基づく「動機付け要因」と「衛生要因」を測る設問を用意します。

関連記事：社内アンケートの具体的な質問例を厳選7項目38問で紹介！作成時の注意点とは？

回答者の基本情報

回答者の基本情報は以下の情報です。

• 性別
• 年齢層
• 所属部署
• 役職
• 勤続年数

ただし、社内アンケートを匿名でおこなう場合は注意が必要です。

ただし、あまり詳細を質問すると、匿名であっても回答者がわかってしまう可能性があります。

また、回答者としても「特定されるかもしれない」と不安に思って実際よりも良い点数をつけてしまうこともあるかもしれません。

また、集計するときにわかりにくくなるため、年齢や勤続年数は一定の区切りを設けて設定すると良いでしょう。

動機付け要因に関する項目

従業員の「やる気」や「働きがい」に直結する要因を把握するための設問項目です。

仕事のやりがいや評価の正当性、裁量権について質問します。

質問カテゴリ	質問例
仕事内容	・現在の仕事にやりがいを感じますか？ ・仕事を通じて自己成長を実感できていますか？ ・仕事内容が自身の適性や興味に合っていると思いますか？
承認・評価	・自身の業務における貢献が、正当に評価されていると感じますか？」 ・上司や同僚から、自身の仕事が認められていると感じる瞬間がありますか？
責任・裁量	・自身の業務において、ある程度の裁量を持って進める事ができていますか？ ・重要な意思決定に、自身の意見が反映されていると感じますか？

衛生要因に関する項目

従業員の「不満」や「ストレス」の軽減に直結する要因を把握するための設問項目です。これらが不足すると、従業員満足度が低下する可能性が高まります。

質問カテゴリ	質問例
職場環境	・職場の設備（デスク、PC、会議室など）は、業務をおこなう上で十分快適ですか？ ・集中して仕事に取り組める環境が整備されていますか？
人間関係	・チーム内のコミュニケーションは円滑におこなわれていますか？ ・困った事があった際、安心して相談できる同僚や上司がいますか？
マネジメント	・上司からのフィードバックは、具体的で分かりやすいと感じますか？ ・上司は、メンバーの意見や提案を真摯に受け止めてくれますか？
ワーク・ライフ・バランス	・現在の業務量で、仕事とプライベートのバランスが取れていると思いますか？ ・有給休暇や育児・介護休暇などを、気兼ねなく取得できる雰囲気がありますか？
企業文化・コンプライアンス	・自由に意見を言える風通しの良い企業文化だと思いますか？ ・ハラスメント対策やコンプライアンス教育は適切におこなわれていますか？

5. 集計するときのコツ

アンケートを集計する際は、グラフや折れ線グラフを適切に使い分けましょう。ひとつの質問に対して単一の回答である場合は円グラフや帯グラフが、複数選択の回答であれば折れ線グラフや棒グラフが適切です。

一方、2つ以上の質問項目をかけあわせて、回答者の属性で差異を測るクロス集計の場合、単一の回答であれば帯グラフ、複数選択の回答なら折れ線グラフと棒グラフが適切です。

社内アンケートにおけるクロス集計とは、勤続年数×アンケート回答、人事評価×アンケート回答などが挙げられます。クロス集計をおこなうことで、どういった従業員がどういった回答をする傾向にあるかが把握可能です。

5-1. 回答が集まらない場合はリマインドを

集計をしようとしても、回答が集まりきっていなければ集計が始められません。そのため、集まりが悪ければメールやチャットなどで回答を促しましょう。

6. 回答しやすいようなルール作りが大切

社内アンケートは回答しやすいようなルール作りが大切です。例えば無記名で回答するというルールを設定すれば、誰がどのような回答をしたかが分からないため、対象となる従業員も本音で回答しやすくなります。

回答しやすいルールが設定されていれば、回答の集計もスムーズに進むでしょう。

このように、社内アンケートをおこなう際にはいくつかの点に注意しなければ、実施の意味がなくなったり、回答が集まらなかったりということがあります。
事前に社内アンケートのメリットと注意すべき点を確認しておきましょう。当サイトでは、従業員に社内アンケートをおこなう際のメリット・デメリットから手順までわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。

社内アンケートをおこなうか悩んでいる方は、こちらから「従業員満足度のハンドブック」をダウンロードしてご活用ください。

7. 社内アンケートは集計ミスが少ない方法で作成しよう

社内アンケートは目的を明確にしたうえで実施しましょう。アンケート作成には集計ミスの可能性が少なく、進捗が把握できるWebアンケートがおすすめです。

アンケートを集計する際はグラフを的確に使用して、視覚的に問題点を把握できるようにしましょう。社内アンケートを正しく実施し集計することで、従業員の意見や満足度が把握できます。状況に応じた対策を講じて従業員が働きやすい環境を整えましょう。