組織サーベイというのは、従業員が会社に対して忠誠心や愛着を持っているか、業務に対する高いモチベーションを持っているかなどを可視化するための調査のことです。

近年、多くの企業が実施している組織サーベイは、アンケートにより従業員の本音を引き出せるので、今まで知らなかった会社の一面を知ることができます。会社の新しい課題を見つけたり、状況を改善したりするのに役立つのが組織サーベイなのです。

本記事では、組織サーベイを実施する目的や種類、メリット・デメリットについても解説していきます。

目次
1. 組織サーベイとは？
2. 組織サーベイを実施する目的
3. 組織サーベイの種類
4. 組織サーベイのメリット・デメリット
5. 組織サーベイを実施する流れ
6. 組織サーベイの注意点
7. 組織サーベイは目的を踏まえて実施

1. 組織サーベイとは？

組織サーベイとは、組織の状態を確認するための調査・分析のことです。組織の状態とは、従業員のモチベーションやエンゲージメント(従業員の会社に対する愛着)などを指します。

従業員のモチベーションやエンゲージメントなどを正確に把握するのは難く、例えば上司に「会社への愛着はあるか」と尋ねられても、正直に答えてくれる社員は少ないでしょう。仮にモチベーションが低下していたとしても、「仕事に対してやる気がありません」とは答えられません。

組織サーベイはアンケート調査の形式で実施されるため、従業員が素直な気持ちで回答しやすいことから、従業員の本音を知ることができます。

「社内アンケートと同じでは」と思うかもしれませんが、組織サーベイは調査の実施とその後の行動までを含んでいます。つまり、アンケートで調査をおこなって、改善するべき点があれば改善を実行するところまでが組織サーベイなのです。

一般的な社内アンケートは、情報収集のみが目的となっているため、改善やフォローなどの行動までは意味に含まれていません。これが組織サーベイと社内アンケートの違いです。

2. 組織サーベイを実施する目的

組織サーベイは、従業員にアンケートを実施することで、エンゲージメントやモチベーションの状態を正確に把握することを目的とした調査です。

目標を達成したり生産性を上げたりするためには、高いモチベーションを持った従業員が必要不可欠です。

業務に対して意欲的に取り組んだり、会社への忠誠心や愛着心を持っていたりする従業員というのは、個々のパフォーマンスによって業務の効率化や新しいアイデア、新規顧客の獲得などを自らおこなうようになってくれます。

逆に、従業員が会社や待遇、業務に対して不満を持っている状態では、与えられている仕事をこなすだけなので生産性はアップしません。

つまり、従業員のエンゲージメントやモチベーションの状態を把握していないと、企業の成長は望めなくなってしまうのです。この問題を解決するためには、従業員の不満や業務や待遇、社内環境などの課題を洗い出し、正しい改善策を実施する必要があります。

そのためにおこなうのが、組織サーベイなのです。

3. 組織サーベイの種類

組織サーベイには、主に3つの種類があります。

• 従業員サーベイ
• モラールサーベイ
• エンゲージメントサーベイ

ここでは、それぞれの種類について確認していきます。

3-1. 従業員サーベイ

従業員サーベイとは、人事制度や就業規則を改定する際に利用される組織サーベイです。

人事制度や就業規則の改定は、何か問題や改善点がなければおこなわれません。改定する際に、人事は「どうすれば改善につながるか」を考え、仮説を立てます。

この「人事が仮説として立てた課題を検証するため」に用いられるのが、従業員サーベイです。

仮説が本当に正しいのかを事実ベースで検討するために、従業員から情報を収集するのが目的です。

3-2. モラールサーベイ

会社には、経営目標が存在しています。

例えば「利益〇〇円達成」という目標があった場合、それを達成するためには、社員のパフォーマンスの向上が欠かせません。パフォーマンスが向上しなければ、生産性は高まらないからです。

社員のパフォーマンスを向上させるには、どういった要素が影響しているかを知る必要があります。それを知るために利用されるのがモラールサーベイです。従業員サーベイと同様に、事実ベースの情報を集めるのが目的となっています。

3-3. エンゲージメントサーベイ

エンゲージメントサーベイは、会社に対するエンゲージメントや仕事に対するエンゲージメントを調査して、会社の生産性を知るために用いられます。

エンゲージメントが高ければ高いほど、会社の生産性は高い傾向にあります。

つまり、客観的に会社にどれくらいの生産性があるかをエンゲージメントサーベイでは知ることができるのです。

社員のエンゲージメントが高いと思っていても、実際は低かったというケースもあります。このように従業員が持っている隠れた不満も、エンゲージメントサーベイでは明らかにできるのです。

4. 組織サーベイのメリット・デメリット

組織サーベイは、今まで正確に知ることができなかった従業員のエンゲージメントやモチベーションを把握できるので、メリットばかりと思いがちです。

もちろんメリットはありますが、組織サーベイを実施することによるデメリットもあるので注意してください。

ここでは、組織サーベイのメリットとデメリットを解説します。

4-1. メリット1　組織の状態を数値化できる

組織サーベイは、組織の状態を数値化できるというメリットがあります。

従業員のモチベーションやエンゲージメントは、目に見えるものではありません。例え楽しそうに仕事をしている社員であっても、実は転職を検討しているというケースもあります。このように普段の業務の中では見えない部分を、組織サーベイによって数値化し、可視化できるのが組織サーベイのメリットです。

なぜ、見えるようにする必要があるのかというと、数値にすることで改善が必要なのかどうかを知ることができるからです。例えば、従業員のモチベーションを上げるための施策を実施しても、組織サーベイを実施していないと、その施策に効果があったかどうかを客観的に判断できません。

組織サーベイを実施していれば、前回の数値と現在を数値を比較して、効果があったかどうかを判断できます。また、効果がない施策を実施していたとしても、数値上で効果が表れていなければすぐにそれをやめることが可能です。

従業員のモチベーションを高めるために、いろんな工夫をしている会社はたくさんあるでしょう。しかし、本当に効果があるのかを分析している会社は多くありません。組織の状態が数値化できれば、結果が数値に表れてくれるので、より会社にとってメリットのある施策を実施できるのです。

しかし、数値化した後にどのような改善策を実行すればよいのかわからないというお悩みをお持ちの人事担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて、当サイトでは、組織サーベイの分析から活用方法までわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。
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4-2. 離職防止の対応ができる

組織サーベイを実施すると、社員の状態をある程度知ることができます。

そのため、社員が離職を考えているかどうか判断できることから、離職防止の対応ができるというメリットがあります。

退職届を提出する社員というのは、すでに辞める覚悟を決めているので、引き止めてもその決断が揺らぐことはほとんどありません。しかし、迷っている段階であれば、阻止できる可能性があります。早めに離職を考えているかどうかを組織サーベイによって把握できれば、対策を実施することで離職防止に繋げられるのです。

また、なぜ離職を考えているのかを知り、それを改善することで他の社員の離職を防止できるのもメリットです。

社員が会社に対して何を不満に思っているか、どういったところを改善してほしいのかは調査しない限りわかりません。それを明らかにするだけでも、組織サーベイを利用するメリットはあります。

4-3. デメリット1　社員の負担が大きくなってしまう

社員は日々の業務の他に、組織サーベイを実施することになります。組織サーベイを実施している間は、業務をおこなうことができないため、日々の業務に遅れが生じてしまいます。

遅れを取り戻すためには、残業などの時間外労働が必要になることもあるので、社員の負担が大きくなるというデメリットがあります。また、組織サーベイの実施そのものが、社員にとってのストレスになる可能性もあるので注意が必要です。

これを軽減するためには、実施の時期について考慮することが重要です。

忙しくなりやすい月末や年末は避ける、提出日まではある程度の期間を設けて、空いた時間で実施してもらうなど工夫しましょう。

4-4. デメリット2　コストがかかる

組織サーベイは、自社で質問項目を作成して、集計から分析までを内製でおこなえばコストはかかりません。

しかし、サーベイ未経験の担当者が、従業員の本音を引き出すための質問を作成したり、必要な課題解決に的確な分析をおこなうというのは、かなりの時間と手間がかかります。

担当者にソリューションスキルがないと、単に従業員の負担を増やしてしまうだけになることもあるため、外部に調査を委託するのが一般的です。

外部に委託をすればコストがかかるため、企業によってはデメリットとなる場合もあるでしょう。しかし、外部に委託すれば的確な質問や分析をおこなってくれます。また、担当者の業務負担も減らせるので、費用対効果が期待できるという点ではメリットといえるかもしれません。

5. 組織サーベイを実施する流れ

組織サーベイは、従業員に質問に答えてもらうため、少なからず負担をかけてしまいます。業務がタイトな場合、組織サーベイを実施すること自体が不満につながることもあるので、スムーズに進められるようにしておくことが重要です。

ここでは、組織サーベイを実施する流れを解説するので、導入前にチェックしておきましょう。

5-1. 組織課題を分析する

まずは、どのような課題を解決したいかを明確にするために、組織課題を分析しましょう。

課題が明確になっていないと、作成する質問も中身がないものになってしまいます。また、一番の目的である「正しい解決策」も把握できなくなるので、管理者や役職者でしっかり話し合ってください。

課題分析というと難しく考えてしまうかもしれませんが、例えば「定職率が低い」という課題がある場合は、「ワークライフバランスは取れているか」「待遇に満足しているか」など具体的な質問項目を盛り込むことができます。部署や業務によっても課題があるかもしれないので、できる限り現場に近い管理者の声を拾うようにすると良いでしょう。

5-2. 質問項目を設定する

課題を洗い出したら、その課題を解決できるような質問項目を設定します。

質問項目によって、従業員が求める改善ができるか、課題を解決できるかが決まるので、設定はとても重要です。また、組織サーベイは定点観測でおこなうのが基本なので、1度設定した質問を繰り返し使います。そのため、タイムリーな質問にならないように注意しましょう。

ただし、一から質問項目を設定するのは大変ですし、初めての場合はどのような質問をすればいいかわからないかもしれません。こういった場合は、質問がパッケージ化されたフォーマットや専門業者を活用しても良いでしょう。

5-3. 調査方法を決める

調査方法は、オープンアンケートとクローズドアンケートの2種類があるので、どちらで実施するかを決めましょう。

オープンアンケートは無記名でおこなうため、個人が特定されない分、従業員は本音で回答してくれるというメリットがあります。また、従業員のリストを作る必要もなりので、担当者の負担も減らせます。

ただし、部署別、年代別など属性項目だけの分析となるので、「離職を防ぐ」など従業員個人の課題解決は難しいのがデメリットです。また名前を記入しなくていいので適当な答えが返ってくる可能性もあるので、従業員の質によってはオープンアンケートは向いていないかもしれません。

クローズドアンケートは記名でおこなうため、情報の正確性を維持できます。個人情報となるため、担当者は管理負担が増えるというデメリットがあるものの、多角的に課題を分析できるので会社にとっては有意義な調査となるでしょう。

また、名前を記入することで、いい加減な回答になるリスクも軽減できる、信憑性の高い回答が集まるというのもメリットです。

5-4. 組織サーベイの実施

質問項目と調査方法が決まったら、組織サーベイを実施します。

実施する際には、従業員の負担をできる限り考慮し、業務が忙しくない時期を選んでください。常に忙しい部署がある場合は、アンケート提出までの期限に余裕を持たせましょう。

5-5. 結果の分析

アンケートをすべて回収したら、結果の分析をおこないます。

分析は、実施する目的にあわせておこなうのがポイントなので、結果の良し悪しだけで改善策を考えないように注意しましょう。

例え、結果が出た時点で従業員の不満が多かったとしても、そこだけに集中してしまうと、サーベイを実施した目的からずれてしまうことがあります。不満が多い部分は課題となりますが、まずは目的とした状況を実現するにはどういった改善策が必要なのかを議論してください。

そのうえで、従業員が感じている不満を解決するための施策も考えていきましょう。

5-6. 組織改善を実行する

改善策を立案したら、組織改善を実行しましょう。

実行する際には、従業員に改善策を説明することが重要になります。何も伝えないまま改善策を実施した場合、その効果がでないと従業員側は「アンケートをしただけ」と思ってしまう可能性があり、余計に不満を感じさせてしまうかもしれません。

待遇の改善であれば目に見える結果がでますが、例えば残業を減らすためのワークフローの改善や業務の効率化などはすぐに結果がでないため、予め説明しておくことが必要になるのです。

また、すぐに実行できない改善策の場合でも、「改善をする意志がある」「改善策を考えている」ことを従業員に伝えることでモチベーションを高められるので、実行前には必ずどういった改善策を検討しているか説明しましょう。

6. 組織サーベイの注意点

組織サーベイはアンケートを実施するという調査なので、一見簡単に思えるかもしれません。しかし、下記のような注意点があります。

• 従業員の負担を考慮する
• 調査結果を放置しない
• スコアだけで判断しない
• 適切な頻度で実施する

ここでは、それぞれの注意点について解説していきます。

6-1. 従業員の負担を考慮する

前述していますが、サーベイは従業員にアンケートを取るため、負担を十分に考慮しましょう。日常業務に支障がでるほど質問項目が多かったり、繁忙期に短期間の提出期限が決められたりすると、サーベイに対する不満を抱かせてしまいます。

従業員の協力によって課題を洗い出せる、的確な改善策を策定できるというメリットが得られるので、質問のボリュームや内容をしっかり確認し、回答期間も適切な長さに設定しましょう。

6-2. 調査結果を放置しない

調査結果が出たら、必ず分析をおこなって改善策を策定しましょう。

サーベイは調査をおこなうことが目的ではありません。結果を把握し、それを改善策に活かすことが目的です。担当者や管理職も忙しいかもしれませんが、結果を放置してしまうと、次回のサーベイで正確な回答が得られなくなる可能性があります。

また、真面目に回答した従業員のやる気を削いでしまったり、会社への信頼や忠誠心がなくなってしまったりすることもあるかもしれません。結果の放置は、逆にエンゲージメントの低下を引き起こすので、「実施するだけ」にならないように注意してください。

6-3. スコアだけで判断しない

結果のスコアが悪くても、それだけで判断するのは避けましょう。

残念ながら、すべての従業員が真面目に正確に回答しているとは限りません。そのため、スコアが悪かった項目だけに着目して改善策をおこなったとしても、期待するような効果が得られないことがあります。

スコアはあくまでも参考であり、サーベイは課題を可視化するためにおこなうものです。広い視点で結果を分析しないと、間違った方向に進んでしまう可能性があるので、実際の現場の管理者の意見とすり合わせをしながら、改善策を策定しましょう。

6-4. 適切な頻度で実施する

サーベイは、適切な頻度で実施してください。

改善策をおこなった場合、その効果を早く確認したいという思いもあるかもしれません。しかし、高い頻度で実施してしまうと、従業員にも集計をおこなう担当者にも負担をかけることになります。

かといって、期間が開き過ぎると、改善策の方向性が正しいかを見極められません。つまり、高頻度で実施するのもスパンが長すぎるのもNGなので、1回目のサーベイの負担を検証して、どのぐらいの頻度が適切かを確認することが重要なのです。

7. 組織サーベイは目的を踏まえて実施

組織サーベイは会社にとって数多くのメリットがあります。

しかし、従業員目線になってみると、面倒な作業が1つ増えるだけです。そのため、組織サーベイを実施する目的を明確にして、その結果を有効に活用しなければいけません。

また、組織サーベイを何回か実施していると、アンケートをすることだけあ目的になってしまうケースもあります。

組織サーベイの目的は、アンケートを実施することではなく、その結果を踏まえて会社がどのように改善し、従業員のエンゲージメントやモチベーションを高めていくことです。

組織サーベイを実施したものの、会社の状況は一切変わっていないといったことがないように注意してください。