タレントマネジメントシステムとは?選び方や導入手順を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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タレントマネジメントシステムとは?選び方や導入手順を解説

一人の能力を上げる

従業員は能力に応じて育成、配属場所を決めることで、高い生産性が期待できます。従業員の能力に応じた育成、人材配置を検討する際に活用できるのがタレントマネジメントです。タレントマネジメントを実行するには、システムであるタレントマネジメントシステムを利用します。

この記事ではタレントマネジメントシステムについて、選び方や導入手順を解説します。

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1. タレントマネジメントシステムとは?

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タレントマネジメントシステムとは、従業員が持つタレント(能力や才能)やスキル、経験値などの情報を一元管理し、タレントマネジメントを実施するためのシステムです。一元管理によって、従業員のデータの可視化や分析が簡単にできるようになると、人材育成・配置などの人事業務が効率よくおこなえるようになります。
ちなみに、タレントマネジメントとは、1990年代にアメリカで生まれたとされているマネジメント方法です。このタレントマネジメントを実施するために必要な機能が備わったシステムが、タレントマネジメントシステムです。

2. タレントマネジメントシステムの目的

空を見上げる人

タレントマネジメントシステムの目的は、ビジネスのグローバル化対応と人材の有効活用が挙げられます。

日本ではビジネスのグローバル化が進んでおり、競合企業は国内から海外へと広がっています。海外の企業に対抗するには、企業の内部でもグローバル化を促進する必要があります。

タレントマネジメントは、欧米諸国が従業員育成のために取り入れているマネジメント方法になるため、企業内のグローバル化目的で導入する企業が増えています。

また、グローバル化に備えるには優秀な人材を確保しなければなりません。しかし、少子高齢化や働き方の多様性により、企業は人手不足の状態が続いています。そのため、現在の人的資源で仕事の質を高めて組織力を向上させることが急務となっています。

タレントマネジメントシステムは従業員のスキルや能力をデータベース化できるため、的確な人材育成や配置により、人材の有効活用を可能にします。

3. タレントマネジメントシステム導入のメリット

タレントマネジメントシステムは、マネジメントをシステム化することで人材を有効活用できます。

ここでは、導入するメリットを具体的に説明していきます。

3-1. 人事情報を一元管理できる

タレントマネジメントシステムは、人事情報をデータベースで一元管理できるメリットがあります。また、数値化できる情報はチャートやグラフで表示することも可能になるため、多角的に分析できます。

紙ベースやExcelシートのような管理ではデータを集約できず、入力や記載漏れが生じることもあるかもしれません。また、情報がまとまっていないため、人事業務をおこなう際には手間がかかるだけでなく、情報を見落とす可能性もあります。

タレントマネジメントシステムで一元管理ができれば、現状を的確に把握できるので、人事業務負担の軽減にもつながります。

3-2. 人材育成の効率化

タレントマネジメントシステムは、従業員のスキルや資質を的確に把握できます。スキルや資質を把握すれば、どういったスキルが足りないのか、何が欠けているのかを簡単に知ることができます。

そのため、個々のスキルに関係のない研修や教育を受けさせる無駄がなくなります。従業員に必要な研修・教育をおこなえるだけでなく、伸ばす方向性も決められることから、人材育成を効率化できるというメリットもあるのです。

3-3. 人材配置の適材適所が可能

タレントマネジメントシステムには、従業員のプロフィールだけでなく、組織や部署単位でどういったスキルや経験を持っているかという情報も登録できる機能があります。また、システムによっては希望部署やキャリア志向などの登録、配置後のシミュレーションもできます。

従業員のスキルや異動希望が簡単に検索できるため、適切な人材配置が可能です。

3-4. 社員のモチベーション向上

タレントマネジメントシステムには、MBOやOKR、360度評価など人事評価シートが搭載されています。このようなテンプレは、自社の評価項目や基準にあわせてカスタマイズできるため、公平な評価による社員のモチベーション向上が期待できます。

評価基準があいまいだったり可視化されていなかったりすると、評価への不満や不信感につながりますが、評価シートがあることで企業への信頼も高まります。

公平性や信頼感は従業員の労働意欲に直結するため、タレントマネジメントシステムの評価機能は業績アップにもつながるかもしれません。

4. タレントマネジメントシステム導入のデメリット

タレントマネジメントシステムはメリットがある反面、デメリットも存在します。導入を検討する際には、デメリットよりもメリットが上回ることを確認しておくことが、導入失敗を防ぐポイントとなるのでチェックしておきましょう。

4-1. 導入コストがかかる

タレントマネジメントシステムを導入すると、コストがかかるというデメリットがあります。

しかし費用負担があるとしても、タレントマネジメントを実施するには、人材リソースだけでは計画倒れになり現場に活かせないことも多いため、システム導入は必須です。

システム導入には、初期費用だけでなく月額料金などランニングコストがかかることから、コストパフォーマンスを計算しておくとよいでしょう。

タレントマネジメントシステムにはオンプレミス型とクラウド型があり、システム構築されているクラウド型を選べば初期費用を抑えられます。

クラウド型はランニングコストがかかるものの、多彩な機能が搭載されており、サポートやセキュリティも充実しているものが多いので、導入や運用の業務負担も軽減できるでしょう。

4-2. 効果的に活用できない可能性がある

自社でシステム構築をするオンプレミス型でも、システムが構築されているクラウド型でも、導入目的があいまいだったり、担当者が積極的に運用しなければ効果的に活用できない可能性があります。

このデメリットを回避するには、導入目的を明確にし、担当者が使いやすいシステムを導入することが求められます。逆にいうと、これらの対策をおこなっておけば効果的に活用できるため、人材育成や配置に関するメリットが得られます。

4-3. 運用開始までの業務負担

タレントマネジメントシステムは、運用開始までの業務負担があるというのもデメリットです。

正確な情報を入力するには、従業員の個人情報収集やキャリア希望の聞き取りをおこなう必要があるかもしれません。集めた情報は手作業で入力・登録をするため、導入後すぐに運用するのは難しいでしょう。

また、導入を従業員に周知する、導入目的や活用方法などもあわせて説明する必要があります。ルール変更やシステム導入による従業員の意識、考え方も考慮する必要があるため、担当者だけが導入意義を理解していればよいということではありません。

意思の疎通ができていないと、思わぬ反発やモチベーションの低下を招くこともあるため、運用開始まで時間がかかるとしても丁寧な対応が求められます。

5. タレントマネジメントシステムの比較ポイント

システムで育成する

タレントマネジメントシステムはさまざまなメーカーがサービス提供をしているため、絞り込むのが難しいかもしれません。ここでは、数あるシステムの比較ポイントを解説するので、絞り込む際の参考にしてください。

5-1. 人材データベースの使いやすさ

タレントマネジメントシステムを選ぶうえでは、人材データベースの使いやすさを意識しましょう。デザインが見やすくデータ検索、抽出しやすいシステムであれば、業務をスムーズに進められます。

5-2. コミュニケーション機能の有無

コミュニケーション機能が備わっているタレントマネジメントシステムであれば、上司と従業員のコミュニケーションを記録できるため、目標進捗を管理しやすくなります。

また、タレントマネジメントシステムのコミュニケーション機能を活用すれば、メンバーの活躍に対してメッセージを送れるため、社内のコミュニケーションが活発化されます。

5-3. 機能やサービスの充実度

タレントマネジメントシステムは、必要な機能が揃っていること、運用しやすいことで導入効果を発揮します。そのため、機能やサービスの内容もしっかり比較しましょう。

ほとんどの場合、基本的な機能やサービスは搭載されています。しかし、極端に費用が安いシステムは、機能やサービスが少ないこともあります。
導入目的によって必要な機能やサービスは違いますが、運用していると「あの機能があれば便利だった」「こういったサービスがあればもっと運用しやすい」などの要望がでてくるので、機能やサービスの充実度も比較しておきましょう。

6. タレントマネジメントシステムの選び方

アイデアが浮かぶ

タレントマネジメントシステムは大きく次の4つのタイプに分けられます。

多目的タイプ:人材の評価、育成、活用に活かせるタイプ

評価業務支援タイプ:人材の評価に特化したタイプ

目標管理支援タイプ:人材の育成に特化したタイプ

人材活用支援タイプ:人材の活用に特化したタイプ

この4つのタイプのなかから、自社に適したタイプを選びましょう。例えば、人材の評価、育成、活用をしたいなど、漠然とタレントマネジメントシステムの導入を考えている場合は、多目的タイプがおすすめです。4つのタイプ以外にも次のような点を意識して選びましょう。

  • セキュリティの充実
  • 自社の人事評価手法に適している
  • サポート体制が整っているか

6-1. セキュリティの充実

タレントマネジメントで管理されている情報には、従業員の個人情報も含まれています。そのため、情報漏えいが起きないようにセキュリティ対策が万全かもシステム選びでの重要なポイントです。具体的には、次のようなセキュリティ対策が講じられたシステムが挙げられます。

  • 特定のIPからのアクセスを許可・除外できる管理機能
  • クライアント証明書による端末認証機能
  • データの自動バックアップ機能
  • パスワードの強度の設定機能

個人情報が漏えいしてしまうと、従業員からの信用だけでなく、取引先からの信用低下にもつながりかねないため、適切なセキュリティ対策を講じるようにしましょう。

6-2. 自社の人事評価手法に適している

人事評価の制度はさまざまで、MBO(目標管理制度)、360度評価、コンピテンシー評価など企業によって異なります。タレントマネジメントシステムによっては評価制度に応じたフォーマットが用意されているものもあれば、自社でカスタマイズするものもあります。

タレントマネジメントシステムは、自社で採用している人事評価制度に対応しているシステムかを吟味しましょう。

6-3. サポート体制が整っているか

スムーズに導入できたとしても、導入後にトラブルが起こることがあります。また、運用する際に不明点がでてくることもあるため、サポート体制が整っているか、以下の点を必ず確認しましょう。

  • 無料のサポート期間
  • 有料サポートの場合は費用
  • 対応方法(電話やチャット、メールなど)

担当者がITに詳しくない場合は、セミナーの実施や専任の担当者がついてくれるなどのサポートがあると安心です。

7. タレントマネジメントシステムの導入手順

分析結果をノートに書く

タレントマネジメントシステムの導入手順として、最初にシステム導入の目的を明確にしておきます。タレントマネジメントシステム導入の目的は、当然タレントマネジメントの実施です。しかし、漠然とタレントマネジメントを実施するのではなく、能力開発や人材育成につなげたい、従業員の自社への満足度や愛着心を高めたいなど、明確な目的を設定することが大切です。

タレントマネジメントシステム導入の目的が明確になったら、システムを導入して次のような手順でタレントマネジメントを進めていきましょう。

  • 現状を分析する
  • 人材の配置や育成計画を立案する
  • 計画を実行する
  • 効果を測定する

7-1. 現状を分析する

従業員の情報をデータ化して現状を分析しましょう。自社にどのような従業員がいるのか、どのように組織作りがされているかを分析します。その後、目標とする状態と現状がどれだけ離れているかを把握して、人材の配置や採用、育成につなげましょう。

7-2. 人材の配置や採用・育成計画の立案

目標に近づけるために必要な人材の配置や採用、育成計画を立案します。育成計画を考える場合、育成に必要な期間も織り込みましょう。育成期間を織り込むことで、育成中に必要な余剰人員も明確にできます。

7-3. 計画を実行する

計画を立案したら実行に移します。なお、人材配置を実行するにあたって従業員に異動を依頼する場合は、事前に従業員の理解を得ておきましょう。従業員が納得しないまま異動してしまうと、人事に不満を抱いてしまうかもしれません。

7-4. 効果を測定する

タレントマネジメントを実行したら、効果を測定します。タレントマネジメントによる人事配置を行っても成果につながらなかった場合、問題点を洗い出して、再度計画の立案、実行に移します。その後も効果を測定して、計画を立案、実行するというPDCAを回していきましょう。

8. タレントマネジメントで最適な人材配置や育成を実行しよう

研修を受ける社員

タレントマネジメントは従業員のスキルや能力を基に、適した人材配置や育成、採用につなげるマネジメント方法です。タレントマネジメントを実行するにはタレントマネジメントシステムを活用します。

タレントマネジメントシステムは多目的タイプ、評価業務支援タイプなどさまざまなタイプがあります。そのなかでも使いやすいシステム、セキュリティ機能が充実しているシステムを選ぶようにしましょう。

また、タレントマネジメントシステムを導入したら現状を分析して、タレントマネジメントの実行に移します。計画を実行したら、PDCAを回すことでより精度の高いタレントマネジメントにつながります。

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OHSUGI

OHSUGI

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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