「業務標準化とは？」

「業務標準化を実施するメリットとデメリットを知りたい」

上記のように、業務標準化への疑問をお持ちではないでしょうか。

業務標準化とは、企業の業務プロセスや手順を統一し、効率的かつ一貫性のある方法で業務をおこなえるようにすることです。業務標準化を実施することで、企業全体の生産性が向上し、属人化の予防にもつながります。

業務標準化を実現させるためには、正しい手順かつ長期的な視点で進めなければなりません。

本記事では、業務標準化の重要性や、メリット・デメリット、実践方法を解説します。業務標準化をおこない、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出しましょう。

目次
1. 業務標準化とは
2. 業務標準化が重視される理由
3. 業務標準化を実施するメリット
4. 業務標準化を実施するデメリット
5. 業務標準化の実施方法
6. 業務標準化を成功させるためのポイント
7. 業務標準化を実施し従業員のパフォーマンスを向上させよう

1. 業務標準化とは

業務標準化とは、業務の手順を最適化し、マニュアルに沿って業務をおこなえるようにすることです。業務フローや品質の基準などを組織全体で統一することで、すべての従業員が同じ成果を出せるようになります。

業務標準化の方法は、大別すると以下の2つです。

標準化の方法	内容
業務フローの標準化	業務の流れを可視化し業務フローを統一する
タスク標準化	担当業務の内容や手順を一定にする

業務標準化に取り組むことで、ミスを減らし業務をスムーズに進められるようになります。

2. 業務標準化が重視される理由

業務標準化が重視される理由は、以下のとおりです。

• 品質の基準を統一させるため
• 業務の属人化を避けるため

企業が市場で優位に立つためには、品質の安定が欠かせません。業務標準化が進めば、従業員によって品質がばらつくリスクを軽減できます。

安定した品質のサービスや製品を提供できるようになるため、顧客や取引先からの信頼を得やすくなるでしょう。

また、特定の従業員に業務が偏る属人化を避けるためにも重要です。業務標準化を実施することで、「特定の人にしかできない作業」が解消されるため、企業全体の生産性が向上します。

3. 業務標準化を実施するメリット

業務標準化を実施するメリットは、以下のとおりです。

• 生産性が向上する
• 業務品質が安定する
• 属人化を予防できる

3-1. 生産性が向上する

業務標準化を実施すれば、企業全体の生産性の向上につながります。最適な手順や品質の基準が決まっており、効率よく業務を進められるためです。

また、従業員が一定のレベルの業務スキルを身につけられるため、企業全体のスキルが向上します。作業の無駄が削減されるため、作業時間の短縮にもつながるでしょう。

業務効率化によって短縮できた時間を、別の作業に回せることも生産性の向上につながる要素です。

3-2. 業務品質が安定する

業務標準化を実施することで、すべての従業員が同じレベルで業務を遂行できるため、業務品質が安定しやすくなります。作業がマニュアル化されているため、品質にばらつきが出にくくなるでしょう。

また、重要なポイントを確認し共有できるため、抜けや漏れも発生しにくくなります。

3-3. 属人化を予防できる

業務標準化を実施すれば、属人化の予防になります。仕事の手順やノウハウ、進捗状況を共有できるため、特定の従業員に業務が偏ることを防げるでしょう。

人事異動や退職者が出ても、引継ぎがスムーズにおこなえる点もメリットです。

4. 業務標準化を実施するデメリット

業務標準化を実施するデメリットは、以下のとおりです。

• 柔軟性に欠ける場合がある
• 従業員の反発を招く可能性がある

4-1. 柔軟性に欠ける場合がある

業務標準化された業務は、マニュアル化されているため柔軟性に欠ける場合があります。マニュアルに明記されていない作業や、イレギュラーな対応をしにくい点がデメリットといえるでしょう。

例えば、市場や顧客のニーズが変化したときに、すぐに対応できないことが挙げられます。そのため企業は、臨機応変に対応できるよう体制を整えておかなければなりません。

定期的に業務プロセスを見直し、必要に応じて柔軟に対応することが大切です。

4-2. 従業員の反発を招く可能性がある

業務標準化の進め方を間違えると、従業員の反発を招く可能性があるため注意が必要です。従業員は、作業内容が変わることに難色を示すことがあります。

また、業務がマニュアル化されると作業が単純になるため、モチベーションが下がる可能性も考えられるでしょう。そのため企業は、業務標準化によってもたらされるメリットや、実施する目的を丁寧に説明する必要があります。

5. 業務標準化の実施方法

業務標準化の実施方法は、以下のとおりです。

• 業務標準化が必要な業務内容を洗い出す
• 標準化すべき業務を決める
• 業務を最適化する
• マニュアルを作成する
• PDCAサイクルを回す

5-1. 業務標準化が必要な業務内容を洗い出す

まず、業務標準化が必要な業務内容を洗い出します。自社の問題点や課題など、現状をしっかり分析しなければなりません。

業務フローを見える化すると、課題や問題がわかりやすくなります。とくに、以下のような業務は業務標準化が必要といえるでしょう。

• 属人化している業務
• 品質が統一されていない業務

属人化している業務は、担当者へのヒアリングをおこなうことで、より詳しい情報を収集できます。

5-2. 標準化すべき業務を決める

業務標準化が必要な業務を洗い出したら、標準化すべき業務を決めます。すべての業務を同時に標準化するのは、時間もコストもかかるため得策ではありません。

標準化したい業務が複数ある場合は、優先順位を決めて重要度の高い業務から着手しましょう。

5-3. 業務を最適化する

標準化すべき業務を決定したら、業務を最適化しましょう。無駄な作業工程を省いたり、順序を入れ替えたりすることでプロセスが最適化されます。

業務フローを最適化したら、試験運用をして効果を検証するとよいでしょう。現場の従業員のヒアリングをおこないながら検証すれば、より実践的な業務標準化を確立できます。

5-4. マニュアルを作成する

業務内容を最適化・決定したら、マニュアルを作成しすべての従業員に周知します。だれが見てもわかりやすいマニュアルを作成することが重要です。

業務の手順や注意点、使用ツールの詳細など、できるだけ詳しい内容を記載します。新人教育にも活用しやすいマニュアル作成を目指しましょう。

5-5. PDCAサイクルを回す

業務標準化はマニュアルを作って終わりではなく、PDCAサイクルを回す必要があります。実際に運用を初めても、後から問題点や改善点が出てくる可能性があるためです。

現場の従業員の声も聞きながら、定期的に見直し、必要に応じて改善することが求められます。

6. 業務標準化を成功させるためのポイント

業務標準化を成功させるためのポイントは、以下のとおりです。

• 中長期的な視点で進める
• 業務標準化を実施する目的を共有する

6-1. 中長期的な視点で進める

業務標準化を実現させるためには、中長期的な視点で段階的に進めることが大切です。業務標準化を実施したからといって、すぐに成果が現れるとは限りません。

とくに、業務フローが大きく変更される場合は、従業員が適応できるまで時間がかかることがあります。現場の負荷を重視しながら、段階的に進めていくことを意識しましょう。

従業員のモチベーションを高めるために、中間目標を設定するのも効果的です。小さな成功を積み重ねることで、従業員の自信を高められるでしょう。

6-2. 業務標準化を実施する目的を共有する

業務標準化を実施する目的を従業員に共有することも、成功させるためのポイントです。従業員の理解と協力を得ることで、業務標準化をスムーズにおこなえます。

プロセスが複雑だったり、現実的ではなかったりすると反発される可能性があるため、従業員が納得できる理由を具体的に伝えましょう。従業員の声にも耳を傾け、必要に応じてマニュアルに反映することも重要です。

7. 業務標準化を実施し従業員のパフォーマンスを向上させよう

業務標準化を実施することで、業務品質が安定し企業全体の生産性が向上します。属人化の予防にもつながるため、従業員は迷うことなく業務に取り組めるでしょう。

マニュアル作成後は定期的に業務を見直し、必要に応じて改善することが重要です。業務標準化を実施し、従業員のパフォーマンスを向上させましょう。