ワークフローを電子化すれば、紙による申請書や稟議書の管理を脱却し、業務効率化を実現できます。しかし、急にワークフローの電子化を進めると、思わぬリスクが生じる可能性があります。ワークフローを電子化するメリットとデメリットを知り、自社に合った形で業務改善を進めることが大切です。本記事では、ワークフローを電子化するメリット・デメリットや、電子化を進める際の注意点をわかりやすく解説します。

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1. ワークフローを電子化する4つのメリット

ワークフローの電子化とは、申請書や稟議書などの文書をデジタルデータでやりとりし、申請・承認・決裁プロセスを効率化することを指します。ワークフローの電子化にあたって、ワークフローシステムなどのITツールを導入することが一般的です。

ワークフローを電子化するメリットは4つあります。

• 紙代や印刷代などのコストを削減できる
• 申請書や稟議書を一元管理できる
• 承認作業を効率化できる
• 承認プロセスを可視化できる

1-1. 紙代や印刷代などのコストを削減できる

ワークフローを電子化しない場合、申請書や稟議書などの文書を紙で作成し、印刷する必要があります。そのため、紙代や印刷代のほか、郵送する場合は郵送費、FAXで送信する場合はFAX通信費など、さまざまなコストが発生します。しかし、ワークフローを電子化すれば、申請書や稟議書はデジタルデータでやりとりできるため、こうしたコストが一切かかりません。ワークフローを電子化することで、消耗品費などのコストを削減することが可能です。

1-2. 申請書や稟議書を一元管理できる

また、紙の書類を作成する場合、ファイルやキャビネットを用意し、保管スペースを確保しなければなりません。社内に保管スペースがない場合は、貸倉庫などを利用する必要があり、管理コストが発生します。また、過去の申請書や稟議書を確認する必要がある場合、膨大な書類の中から探す手間もかかります。

ワークフローを電子化すれば、こうした課題をすべて解決できます。ワークフローシステムを導入すると、申請書や稟議書などの文書はWeb上で一元管理することが可能です。書類の名前や作成日、申請者や承認者の氏名などの条件で検索することで、必要な書類をすぐに見つけ出せます。

1-3. 承認作業を効率化できる

紙ベースのワークフローの問題点のひとつに、承認作業に時間がかかることが挙げられます。たとえば、承認者が不在の場合、回覧した書類が止まり、承認プロセスが滞ってしまいます。ワークフローを電子化すれば、システム上でいつでも承認作業を行えるため、こうした問題が発生しません。承認作業を効率化したい場合は、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。

1-4. 承認プロセスを可視化できる

また、ワークフローシステムがあれば、承認作業の進捗状況をリアルタイムに可視化できます。たとえば、承認作業に時間がかかっている場合、どの承認者のところで書類が止まっているかをすぐに把握することが可能です。承認プロセスの停滞を防ぎ、人事労務業務の効率化につながります。

2. ワークフローを電子化するデメリット

ワークフローの電子化によって、新たに事業リスクが生じる場合があります。たとえば、紙の文書と電子化した文書が混在した結果、申請書や稟議書の管理が煩雑になってしまうケースです。また、ワークフローシステムを導入すると、サービスの利用料がかかります。サービスの利用料は、アカウントを取得したユーザーごとに発生するため、大規模な人数での利用を想定している場合は、予算オーバーにならないように注意しましょう。ワークフローを電子化するデメリットを2つ紹介します。

2-1. 紙の文書と電子化した文書が混在する場合がある

ワークフローの電子化には、さまざまなメリットがあります。しかし、ワークフローの電子化を急速に進めると、これまで運用してきた紙の文書と、新しく電子化した文書が混在し、文書管理の手間が二倍になるリスクがあります。

たとえばよくあるケースとして、稟議書をデジタルデータで作成したものの、補足説明用の添付書類は紙で作成する例が挙げられます。この場合、稟議書はワークフローシステムで、添付書類はファイルやキャビネットで管理することになるため、かえって業務が煩雑化してしまいます。こうした課題を解決するには、多くの文書に対応したワークフローシステムを導入し、電子化の漏れを極力減らすことが大切です。

2-2. ワークフローシステムの利用にコストがかかる

また、ワークフローシステムの導入には、システム利用料などのコストがかかります。ベンダーにもよりますが、ワークフローシステムの料金体系は1ユーザーあたりの月額料金制を採用しているケースがほとんどです。たとえば、月額料金1,000円／人のワークフローシステムを導入し、10名の従業員で運用する場合、毎月のシステム利用料は1万円です。運用後、どのくらいのコストがかかるかを具体的に見積もり、予算の範囲内でシステムを選定することが大切です。

3. ワークフローを電子化するときの注意点

ワークフローを電子化するときの注意点は2つあります。

• 電子化を前提としたオペレーションを周知する
• 電子化する文書は取捨選択する

ワークフローを電子化すると、以前とはオペレーションの流れが大きく変わります。たとえば、従来の承認プロセスでは、紙の文書を申請者、承認者、管理者へ順番に回覧していき、それぞれチェックと記名押印を行う流れが一般的でした。しかし、ワークフローシステムを導入する場合は、システム画面上での電子承認が原則です。ワークフローシステムを前提とした新しいオペレーションを周知し、従業員にできるだけ早く慣れてもらうことが大切です。

また、ワークフローの電子化にあたって、既存の申請書や稟議書などの文書を紙からデジタルデータに移行する必要があります。文書のスキャンやデータ化には手間がかかるため、必要なものと不要なものを分け、なるべく取捨選択しましょう。場合によっては、あえて電子化せず、紙ベースの管理をつづけたほうが業務スピードが速くなるケースもあります。

文書の電子化に割くリソースがない場合は、外部パートナーに業務を委託し、アウトソーシングする方法も検討しましょう。いきなりすべての文書をデジタルデータに移行するのではなく、必要なものから優先順位を付けて電子化していくことが大切です。

4. ワークフローを電子化するメリット・デメリットを知り、業務改善に取り組もう

ワークフローを電子化することで、申請書や稟議書などの文書をデジタルデータでやりとりし、申請・承認・決裁業務を効率化できます。ただし、ワークフローの電子化を急速に進めると、思わぬデメリットが生じることがあります。たとえば、紙の文書と電子化した文書が混在し、二重の文書管理が必要になるケースです。ワークフローを電子化するメリットとデメリットを知り、自社に合ったペースで業務改善を進めていく必要があります。ワークフローの電子化には、ワークフローシステムの導入が必要不可欠です。ワークフローシステムを導入し、できるところからワークフローの電子化を進めていきましょう。

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