人事労務業務の中でも、手間がかかるのが申請・承認・決裁業務です。申請者、承認者、管理者など、さまざまな人の手に書類が渡るため、申請処理が完了するまで時間がかかります。そこでおすすめなのが、ワークフローのペーパーレス化です。ワークフローシステムやアプリなどのツールを導入することで、申請・承認までの時間を大幅に短縮できます。本記事では、ワークフローのペーパーレス化のメリットや方法をわかりやすく解説していきます。

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1. ワークフローのペーパーレス化とは？

そもそもワークフローとは業務の流れを指す言葉であり、申請・承認・決裁業務などが含まれます。
その上で、ワークフローのペーパーレス化とは申請書類をデジタルデータでやりとりし、オンラインで申請・承認業務を完結させることを指します。それぞれ詳しく解説します。

1-1. そもそもワークフローとは？

そもそもワークフローとは、一連の業務の流れを指す言葉です。ビジネスシーンでは、主に入社申請、異動申請、退社申請などの各種手続きや、関係者に書類を回覧する稟議、複数の部署が関わる経費精算業務など、申請・承認・決裁業務の流れをワークフローと呼ぶことが一般的です。

たとえば、経費精算業務のワークフローを考えてみましょう。

1. 経費が発生したら、書類を作成して各部門の管理者に申請する
2. 管理者が申請書類を承認し、経理担当者に回覧する
3. 経理担当者が申請書類を承認し、経理部門の管理者に申請する
4. 経理部門の管理者が申請書類を最終承認し、経費を精算する

経費の精算ひとつとっても、多くの部署や従業員が書類を確認し、承認する必要があります。申請書類を紙で作成する場合、書類を回覧するだけでも手間がかかります。

1-2. ワークフローをペーパーレス化するとどうなる？

ワークフローの一連の流れを理解いただけたうえで、ワークフローのペーパーレス化とは何を指しているのか説明します。
ワークフローのペーパーレス化とは、前項で説明した経費精算業務のワークフローのような申請書類をデジタルデータでやりとりし、申請・承認業務をオンラインで完結させる取り組みです。インターネット環境があれば、いつでもどこでも申請書類を確認できるため、承認業務がスピードアップします。
ワークフローをペーパーレス化する場合、エクセルのマクロ機能を開発して作成することも可能ですが、一般的にはワークフローシステムやアプリなどのツールを用いることが運用負荷も低く手軽な方法です。

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2. ワークフローをペーパーレス化する効果・重要性

ワークフローをペーパーレス化するメリットは5つあります。

• 申請・承認までの時間を短縮できる
• 申請書類の保管場所が必要なくなる
• 過去の申請書類をすぐに探せる
• 申請書類の提出先を自動でチェックできる
• テレワークやリモートワークに対応できる

ワークフローのペーパーレス化によって、これまで時間がかかっていた申請・承認業務を効率化することが可能です。また、ワークフローシステムを導入すれば、申請書類をオンラインで一元管理できるため、保管場所が必要なくなります。システムやアプリに備え付けられている検索機能を活用すれば、過去の申請書類をすぐに見つけられるのもメリットです。

2-1. 申請・承認までの時間を短縮できる

ワークフローをペーパーレス化すれば、申請・承認・決裁業務を効率化し、時間を短縮することが可能です。ペーパーレス化していない場合、申請書類などを申請者、承認者、管理者に渡しに行き、回覧する必要があります。自社の拠点が複数ある場合は、郵送が必要なケースもあります。ワークフローのペーパーレス化によって、必要書類をオンラインでやりとりし、書類の印刷・製本・郵送・記名押印などの手間を省くことも可能です。

2-2. 申請書類の保管場所が必要なくなる

ワークフローシステムを導入すれば、申請・承認・決裁業務に必要な書類を電子化し、一元管理できるようになります。そのため、紙の書類を保管するファイルやキャビネット、倉庫などが不要になります。大量の書類を物理的に保管していると、管理コストがかかるだけでなく、オフィス移転の際に不便です。ワークフローをはじめとして、社内文書のペーパーレス化に取り組みましょう。

2-3. 過去の申請書類をすぐに探せる

過去の申請書類をシステム上で一元管理することで、必要な書類をすぐに探せるようになります。ワークフローシステムには、保存した申請書類を検索する機能があります。書類の名前や作成した日付などを入力するだけで、申請書類をすぐに見つけ出すことが可能です。新しく申請書類を作成する場合、過去の書類の様式を参考にするケースも多々あります。ワークフローシステムを導入すれば、紙の書類を手作業で探す手間を省くことが可能です。

2-4. 申請書類の提出先を自動でチェックできる

また、ワークフローシステムには、申請書類の提出先を自動でチェックする機能があります。たとえば、作成した書類を総務部長に提出するのか、経理担当者に提出するのか、システム側が自動で判別してくれます。この機能を活用すれば、申請書類の提出先を間違えて、差し戻しが発生するリスクを減らすことが可能です。

2-5. テレワークやリモートワークに対応できる

テレワークやリモートワークを導入している場合、ワークフローのペーパーレス化は欠かせません。紙ベースで申請・承認・決裁を行っている場合、必要書類を従業員の自宅に郵送し、承認後に返送してもらう手間がかかります。ワークフローシステムなどを導入し、ペーパーレス化を進めることで、従業員が働く場所にかかわらず申請・承認・決裁業務を行えます。

また、テレワークは導入していないものの、オフィス内で座席を自由に選べる「フリーアドレス制」を導入している企業にもメリットがあります。

3. ワークフローをペーパーレス化する方法

ワークフローをペーパーレス化する流れは以下のとおりです。

1. 申請・承認・決裁業務の流れを再確認する
2. ワークフローシステムを導入する
3. 既存の申請書類の電子化を進める

まず、既存の申請・承認・決裁業務の流れを再確認したうえで、ワークフローシステムを導入しましょう。また、すでに運用している申請書類の電子化を進める必要があります。

3-1. 申請・承認・決裁業務の流れを再確認する

まずは既存のワークフローを検討し、申請・承認・決裁業務の流れを再確認しましょう。ワークフローによっては、複数の部署が同じチェックをしているなど、業務の流れに無駄が生じている場合があります。ペーパーレス化をきっかけとして、既存のワークフローをブラッシュアップすることが大切です。

3-2. ワークフローシステムを導入する

ワークフローを再確認したら、ワークフローシステムを導入します。テレワークやリモートワークを導入する場合は、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能なクラウド型のワークフローシステムがおすすめです。ワークフローシステムの導入には、初期費用や月額費用がかかるため、事前に予算を決めてシステムを選定しましょう。

3-3. 既存の申請書類の電子化を進める

最後に、既存の申請書類をデータ化し、ワークフローシステムに取り込みましょう。ワークフローシステムによっては、書類をスキャンし、OCRなどを用いて自動でデータ化してくれるものもあるため、事前に確認しましょう。書類のスキャンは手間がかかるため、外部パートナーにアウトソーシングする選択肢もあります。

4. ワークフローをペーパーレス化する際の課題

ここまでワークフローシステムを導入するメリットや効果、ペーパーレス化する流れをお伝えしましたが、ペーパーレス化する際によくある課題や問題点もご紹介します。
メリット・デメリットの両面を理解いただいたうえで、ワークフローシステム導入について検討いただければと思います。

4-1. さまざまなコストがかかる

ワークフローのペーパーレス化にはシステムそのもののコストの他に、データや機能の移行コスト、利用者への説明や学習コストなどさまざまなコストが発生することが考えられます。
費用だけでなく、リソースのことも踏まえて、選定から導入、運用までの一通りの流れをスケジュールに落とし込んでから実行に移すとより安心です。

①システム導入コスト
ワークフローのペーパーレス化には、システムの導入に関連するコストがかかります。システムを導入するには、ソフトウェアやハードウェアの購入、カスタマイズ、インフラの構築などが必要です。これには初期投資やライセンス料、システム導入に関わる人員や専門家の費用などが含まれます。

②データや機能の移行コスト
ペーパーレス化には、既存のデータやワークフローの機能を新しいシステムに移行するためのコストが発生します。これにはデータの整理、変換、移行作業、既存のプロセスや手順の再設計などが含まれます。特に大量のデータや複雑なワークフロー機能をこれまで利用していた場合、移行プロセスには時間とリソースが必要です。

③利用者への説明や学習コスト
ワークフローのペーパーレス化に伴い、利用者に対してシステムの説明やトレーニングが必要です。利用者は新しいシステムの使い方やワークフローのルール、ワークフローシステムの機能について理解し、適切に活用する必要があります。説明や学習のためのトレーニングセッションや教育資材の作成、利用者からの質問やサポート要求に対する対応などが必要となります。これらの活動には時間と人的リソースが必要です。

4-2. 導入準備不足により非効率になってしまう可能性も

前述のワークフローをペーパーレス化する流れでお伝えした通り、ワークフローシステムやツールを導入する際は、これまで紙で行っていた手続きのプロセスを整理して、どのようにシステムに置き換えるか整理が必要です。
このプロセスを十分に行わずにシステムを導入してしまうと、紙で行っていたワークフローよりも手順が増えるなどかえって非効率になってしまう可能性もあります。

ワークフローシステムの調査・選定を行う段階で、現状のワークフローの棚卸を行い、実現したい要件をまとめておくことが成功の秘訣かもしれません。
また、ワークフローシステムのサービス提供元によっては、導入準備の段階からサポートを提供している企業もあります。システムの機能だけでなく、サポート面も選定基準に含めるとよいでしょう。

5. ワークフローのペーパーレス化で、申請・承認業務の効率化を！

業務効率化に取り組みたい企業は、ワークフローのペーパーレス化を進めましょう。ワークフローのペーパーレス化とは、一連の業務で使われる書類を電子化し、オンラインでやりとりできるようにする取り組みです。とくに、申請者、承認者、管理者など、さまざまな人の手に書類が渡る申請・承認業務において、ワークフローのペーパーレス化は欠かせません。

ワークフローのペーパーレス化によって、申請・承認・決裁までの時間が短縮され、業務効率が向上します。また、申請書類の保管場所が必要なくなり、過去の書類を探す手間を省けるのもメリットのひとつです。

ワークフローのペーパーレス化には、ワークフローシステムやアプリ、ツールの導入が必要になります。自社に最適なワークフローシステムを選定・導入し、申請・承認・決裁をはじめとした人事労務業務を効率化しましょう。

下記の記事では、ワークフローシステムを導入して、ペーパーレス化を実現した事例を紹介しています。興味のある方はぜひご覧ください。
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