電子承認について知っていますか。現在の会社にとっては欠かせないシステムの1つになりつつあります。しかし、まだ導入していない会社もあります。電子承認を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

本記事では、電子承認について解説しております。メリットや導入までの流れ、注意点も紹介しているのでぜひご確認ください。

目次
1. 電子承認とは？
2. 電子承認システムを導入する目的とメリット
3. 電子承認システムを導入する流れ
4. 電子承認システムを導入するときの注意点
5. 電子承認・ワークフローに関わるよくある質問
6. ワークフローシステムを活用した電子承認で業務課題を解決しよう

1. 電子承認とは？

従来は紙で書類などを印刷して、それに捺印してもらうことで承認を受けていました。しかし、電子署名や電子印鑑などを利用して、そのプロセス全体をパソコン上で行えるようになったのが電子承認です。つまり、紙の書類を承認担当者に回す必要がなくなったのです。
電子承認を行う際は、紙で承認を行う場合とは違い、誰によって承認されたものかを証明する必要があり、「本人性の証明」と「非改ざん性証明」が非常に重要です。

2. 電子承認システムを導入する目的とメリット

電子承認をまだ導入していない企業からすると、どういった点がメリットなのかわかりづらいかもしれません。電子承認システムを導入する大きな目的は、業務効率の改善とコストの削減です。システムの導入には数多くのメリットがあるので、それらについて確認していきましょう。

2-1. 印鑑やハンコが不要になる

電子承認システムを導入することで、印鑑が不要になります。近年、企業は生産性の向上を求める傾向にあり、その一環として承認プロセスの改善が求められています。
書類への押印がなくなり、クリック一つで承認が完了するため承認者の負担は大幅に軽減され利便性が高まります。電子承認システムは、業務効率化を目指す企業にとって不可欠なツールといえるでしょう。

2-2. 承認までの時間が短くなる

まずは承認が完了するまでにかかる時間が短くなる点です。従来は書類を紙で回す必要があったため、紙を運ぶ手間が必要でした。企業の規模が大きいと、書類を回すために別部署へ移動が必要だったり他の事業所へ郵送したりしなくてはいけません。

そのため、承認を受ける数日前には書類を発行しておかねばならず、書類に不備があると再度承認を受けるのが非常に大変でした。しかし、電子承認であれば、書類を運ぶのにかかる時間が必要なくなります。

緊急で承認を受けたい案件についても、担当者に連絡をしておけば電子上ですぐに進めてくれるでしょう。このように承認までの時間が短くなるのは、電子承認の大きなメリットです。

また、紙を印刷するのにも時間がかかります。そして紙の資料については、ファイルなどに保管しておかなくてはいけません。この作業にも時間がかかってしまいます。電子承認であれば、印刷をする必要もファイルに保存する必要もありません。こういった面でも時間短縮に繋がっているのです。

2-3. 担当者がオフィスにいなくてもいい

電子承認であれば、リモートワークでも承認を受けられるのがメリットです。新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを導入する企業が増えてきました。しかし、電子承認が導入されていないと、承認の作業をするために担当者が出社しなくてはいけません。

電子承認を導入していれば、自宅から承認をすることが可能なので、リモートワークでも全く問題ありません。担当者が出張中だから承認を受けられない、オフィスに戻るまで待たなくてはいけない、といったことがなくなります。これも電子承認の大きなメリットです。

2-4. 印刷にかかるコスト削減を削減できる

承認を受けるための書類を印刷していると、印紙代やインク代などのコストがかかります。微々たるものと考えるかもしれませんが、全従業員が年間で承認を受けるためにかける印紙代やインク代は無視できるものではありません。

そういったコストがかからないのも電子承認のメリットです。しかし、電子承認を導入するのに費用はかかります。金銭面だけに着目して電子承認の導入を検討するのであれば、削減できるコストとかかるコストを比較する必要があります。

2-5. 保管スペースを削減できる

電子承認システムを導入することで、物理的な保管スペースが大幅に削減できます。紙の資料はファイリングや保管が煩雑であり、専用のスペースが必要です。また、セキュリティやコンプライアンスの観点から、重要書類の保管には鍵付きの保管庫や厳重な管理が求められます。これに対し、電子データはセキュリティが容易に確保でき、サーバーやクラウド上に安全に保管されます。さらに、大量の書類を一括でスキャナを用いてデジタル化することで、プリントアウトやシュレッダーなどの無駄な機材や配置する場所を廃止し、長期的な業務の煩雑さや安全性の障壁を解消できます。結果として、企業は廃止されたスペースを他の重要な業務に活用でき、業務効率化が図れます。

2-6. 内部統制を強化することができる

電子承認システムを導入することで、企業の内部統制が効率的かつ効果的に強化されます。
このシステムにより、文書の承認プロセスの透明性が大幅に向上し、誰がいつどの文書に対してどのような操作を行ったのかの一覧で履歴を確認できます。これは、本人性の証明と非改ざん性証明に必要なポイントです。
例えば、印鑑の印影を画像化したものを申請書類に反映している場合などもありますが、この画像化された印影は複製することも可能です。しかしながら、電子承認システムを利用していれば、時刻認証局が発行するタイムスタンプを用いて押印日時を記録することも可能ですので、業務の有効性と効率性を高めるだけでなく、承認後の改ざんを防ぐことができ信頼性も増します。さらに、不正防止と資産の保護に直結し、事業活動における法令遵守をサポートする重要な役割を果たします。
これらの要素はすべて、企業が安定した運営を継続し、持続可能な成長を遂げるために不可欠です。

2-7. 取引先に向けて安全に書類送付ができる

電子承認システムは、安全なデジタル手段で書類を送付できます。クラウド上でのやり取りにより、データの消失リスクも軽減します。さらに、紛失リスクを避けつつ、電子承認によって承認手続きが迅速かつシンプルになります。これにより、業務量が大幅に軽減され、多忙な管理職の仕事を楽にします。
これにより、取引先は信頼性とセキュリティを常に確保できます。
さらに、テンプレート化されたデジタル署名により作業を速やかにします。アプリケーションやソフトウェアによる一元管理で、企業間の情報交換が効率よく、双方が期待通りの結果を得られます。また、テレワーク環境下でも使用可能で、プライバシーポリシーや利用規約に準拠した形で安全にデータをチェック・送付できる強みがあります。
特定商取引法に基づく変更や決済にも対応でき、多様な業種での利用が充実しており、全ての要件を満たしています。

3. 電子承認システムを導入する流れ

電子承認を取り入れてみたいけれど、何から始めればいいかわからないと悩んでいる方も多いでしょう。そこで電子承認を導入する流れについて解説いたします。

3-1. 導入担当やメンテナンス担当を決定する

導入の際にリーダーとなってプロジェクトを進めていく存在が必要です。まずはそれを決めてください。そしてメンテナンス担当も決めておきましょう。電子承認はオンライン上のシステムなので、バグが起こる可能性はあります。その際に対応できる人材を確保しておくことが重要です。

万が一、電子承認のシステムが正常に動作しなかった場合に、どのように対応するかも決めておく必要があります。会社の人材だけでは不足するという場合は、新たに人を雇うことも考えてください。

3-2. ソフト選定・試験導入を行う

担当者が決まったらその人を中心に、導入するシステムを剪定します。システムにはいろんな種類があるので、メリット、デメリットを比較して決めてください。また、費用面にも注目する必要があります。

電子導入システムは導入時に費用がかかるものや、運用している限り継続的に費用がかかるものなどがあります。業務効率化につながるのも大切ですが、会社にとって導入自体が負担にならないかもよく考えてください。

そしてトラブルサポートについても確認しておきましょう。メンテナンス担当を決めておく必要はありますが、担当者だけですべてのトラブルを解決するのは難しいです。いざというときに適切な対応をしてもらえるように「システムの運営会社側からのサポート」がどれくらいあるのかを確認してください。

また、システム選定が完了したらすぐに導入するのではなく、試験導入を行ってください。思っているより使いづらいといったケースは珍しくありません。試験導入ができるシステムをいくつか使ってみて、一番使い勝手が良かったものを選んでもいいかもしれません。

こういった流れで電子承認は進んでいきます。
このように、システム選定や試験導入などの導入イメージをしっかりしておかなければ、システム導入後に「思っていたのと違った」「自社では活用できるものではなかった」などという問題が発生する可能性があります。
また、電子承認がどのようなシステムなのかを把握しておく必要もあります。当サイトでは、電子承認ができるワークフローシステムについて選定方法や導入前・導入後の流れを詳しく解説した資料を無料でお配りしています。電子承認システムを導入する流れや実際の業務フローについて具体的に理解したい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

4. 電子承認システムを導入するときの注意点

電子承認を導入する際は、以下のポイントに注意をしてください。

4-1. 先方の理解を得る

自社が電子承認を導入したとしても、先方が紙媒体での承認を行っている可能性があります。電子データで書類を送ろうとしても、紙で欲しいと言われてしまうかもしれません。このように、取引先全てが電子承認に対応しているわけではないので、自社が電子承認を導入したことに理解をしてもらう必要があります。

臨機応変に特定の取引先に対しては、紙媒体での書類を作成するというルールを決めてもいいでしょう。

4-2. 社員の対応が難しい可能性がある

今まで紙で行ってきた業務が急に電子化すると、社員が対応しきれずパフォーマンスが低下してしまう可能性があります。社員にとっては大きなストレスになるかもしれません。

慣れてくれば問題はないのですが、慣れるまでは大変なので一気に電子承認を進めるのではなく、段階的に変化させていくといった工夫が必要です。

4-3. コストがかかるため費用対効果を加味する

電子承認システムの導入には初期費用や利用人数によってランニングコストが発生するため、費用がかかる点に注意が必要です。この際、長期的に利用できるシステムなのか経営観点からの調査が必要です。見積もりを元に導入の費用対効果を検討し、使用料や最終的な利益の向上に貢献できるかを見極めましょう。
上司の決裁や組織の財務状況を踏まえ、期間や月額使用料の目安も具体的に案内することで、導入の負担を最小限に抑える進め方が大切です。

5. 電子承認・ワークフローに関わるよくある質問

電子承認システムがどのように役立つか関心の高い方も多いでしょう。導入に伴うよくある質問を紹介します。

5-1. ExcelやWordで作成した帳票も対応可能ですか？

多くの電子承認システムはExcelやwordで作成された帳票に対応し、ファイルの読み込みや書き出しがスムーズにできます。これにより、日常的にExcelを使用して業務を行うビジネスマンも、既存のデータをそのままシステムに取り込むことができます。この機能は、データの再入力による時間の浪費や入力ミスを大幅に減少させ、効率的な業務の流れを実現します。

5-2. クラウド上で契約書の締結は法律で認められていますか？

日本では電子契約が法的に有効であり、法律事務所や企業など多くのビジネスフィールドで広く採用されています。クラウドベースの電子承認システムは、契約締結プロセスの効率化、時間短縮、コスト削減の面で大きなメリットを提供します。

5-3. 電子契約をした場合印紙は不要ですか？

電子契約を利用する際、印紙税を支払う必要はありません。これは、紙ベースの契約書で必要だった印紙を購入し貼付する手間が不要であるため、手続きが大幅に簡略化され、コスト削減にもつながります。

6. ワークフローシステムを活用した電子承認で業務課題を解決しよう

電子承認はこれからの会社にとって欠かせないシステムです。多くの会社が電子承認の導入を行っているので、時代の流れに遅れないように前向きに導入を検討してください。

また、現在の社員は電子化できるものは電子化したいと考えている人も多いです。社員のモチベーション向上にも電子導入は役立つかもしれません。いろんな点から電子承認のメリットはあるのです。