経費精算の業務改善方法とは？やっておきたい3つの施策

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経費管理

更新日: 2024.10.10
公開日: 2020.4.7 jinjer Blog 編集部

経費精算は作業量が多いことから、業務改善する余地の多い経理業務の一つです。少しでも経理担当者の負担を減らし、ヒューマンエラーを避けるためには対策が必要です。

経費精算は膨大な量の作業が関係しているため、少しでも経費精算の手間が省けると会社全体の作業の効率化へとつながります。今回は経費精算の業務改善方法を3つご紹介するとともに、経費精算システムをおすすめする理由をご紹介します。

1. 経費精算をスムーズにする3つの業務改善とは
2. 業務改善に経費精算システムをおすすめする理由
3. 経費精算システム導入で大幅な業務改善を図ろう

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは？】

精算を効率化したい経理担当者の方へ

「科目を間違えた申請が多い」「経費にならないものを申請してくる」 「申請額を不正する人がいる」など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？

経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。そこで頼りになるのが、経費精算システムです。
経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

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1. 経費精算をスムーズにする3つの業務改善とは

毎月の経費精算業務は、膨大な量の作業が関係しているため、業務効率化が実現することで、会社全体での作業効率が向上することが期待できます。それでは一体、どのような施策を導入することで、経費精算業務をスムーズにおこなうことができるのでしょうか。

1-1. 社内ルールの徹底周知

経費精算の社内ルールが曖昧だったり、周知が行き届いていなかったりする企業は少なくありません。

明確な社内ルールが周知されていないと、申請書に間違いがあったり、期日までに経費精算をおこなわなかったりする従業員が後を絶たず、経理担当者の負担も多くなっていきます。

そのため、次のような経費精算の社内ルールを就業規則へ明記し、従業員への周知を徹底しましょう。

いつまでに経費精算をおこなわなければならないのか
どのような書式で申請しなければならないのか
期日を過ぎて申請したらどのようなペナルティがあるのか

さらに、経費精算のルールを社内全体に浸透させるには、毎月定期的に周知を図ることも大切です。

1-2. 印刷代節約につながる電子化

経費精算の業務改善に利用できるのが電子化です。1998年に制定され、2017年に改正された電子帳簿保存法によって、領収書などがペーパーレスで管理できるようになりました。

電子化にはデータを共有しやすく、保管スペースも必要ないという大きなメリットがあります。そのため、これまで紙ベースで経費精算をおこなってきた企業も、続々と電子化を進めています。

なお、領収書を電子データで受け取った場合、原則電子データのままでの保存が電子帳簿保存法により義務付けられています。宥恕措置が2023年12月31日で終了するため、それ以降は紙に出力して保存すると罰則の対象となります。

宥恕措置が終わるのを機に、経費精算を紙ベースから電子化へ切り替えることを検討してみてもよいでしょう。

参照：電子帳簿保存法の内容が改正されました｜国税庁

1-3. 経費精算システムを導入する

経費精算システムの導入は、もっとも効率的な業務改善方法でしょう。初期費用や月額費用がかかるものの、経理担当者や申請者の負担を大幅に削減できます。経費精算の業務を根本から改善したい場合には、経費精算システムの導入を検討するとよいでしょう。

経費精算システムを導入すれば、経費申請のミスや不正も減り、会社全体として効果的な業務改善が可能です。当サイトでは実際のシステム導入イメージや業務の工数削減例などをまとめた資料を配布しており、業務改善の参考としてご利用いただけます。経費精算業の見直しをおこないたい方は、ぜひこちらから無料で「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」をダウンロードしてご覧ください。

関連記事：経費精算とは？業務フローや工数削減策を徹底解説

2. 業務改善に経費精算システムをおすすめする理由

経費精算システムが業務改善に有効な理由として、主に次の4つが挙げられます。

手続きを簡略化できる
ミスを減らすことができる
小口現金が不要になる
仕訳の自動作成

具体的にどのように業務改善することができるのが、それぞれ詳しく解説します。

2-1. 手続きを簡略化できる

まずは手続きを大幅に簡素化することができるという点が挙げられます。これまでは従業員が申請書と領収書をもって上司のところへ行き、承認をもらったあと、経理に提出しなければなりませんでした。

経費精算システムを導入すると、社外からでも簡単にこのプロセスをこなすことができます。さらに、経費規定を設定しシステムで自動チェックする機能が搭載されたものであれば、上司は経費が正当なものかをチェックするだけで経理に回せるようになるのです。

経費精算のスピードが上がるだけでなく、申請者も手続きが簡略化されることで、他の業務に集中できるようになります。

2-2. ミスを減らすことができる

申請者が入力した領収書の情報をシステム上で共有するため、経理担当者は日付や金額を入力する手間が省けるだけでなく、入力ミスも減らすことができます。入力ミスが減れば、経理担当者の心理的負担の軽減にもつながるでしょう。

また、OCR機能が搭載された経費精算システムだと、領収書をスマホで読み込むだけで自動で申請書の作成もおこなえます。読み取った内容がシステムに自動反映されるため、より正確な経費精算を実現することも可能です。

2-3. 小口現金が不要になる

小口現金は細かい金額のやり取りが多くなるため、どうしてもミスが生じやすい業務です。もしミスがあればどこが間違っていたのか徹底的に調べなければならないため、経理担当者のストレスも増えます。

経費精算システムであれば、自動計算機能によって正確に集計できるため、小口現金の金額が合わないといったトラブルが減ります。さらに、振込業務にも対応したシステムであれば、経費の支払いを銀行振込に統一できるので、小口現金を廃止することもできます。

2-4. 仕訳の自動作成

勘定科目ごとに経費を振り分ける仕訳作業も、経費業務の中で手間や時間のかかる業務の一つです。ミスが見つかり税務署から指摘された場合は修正せねばならず、さらに時間や労力を要します。

経費精算システムには、自動仕訳機能が搭載されているものもあり、仕訳にかかる工数を大幅に削減することが可能です。

これまで手作業で入力していた処理をシステムでおこなえるようになれば、経費精算の多くの作業を削減でき、経理だけでなく会社全体の業務改善へとつなげられるでしょう。

関連記事：経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説！

3. 経費精算システム導入で大幅な業務改善を図ろう

経費精算システムは経費の申請者、経費を承認する上司、経費精算をおこなう経理担当者すべての負担を軽減するために非常に有効です。経費精算自体は会社に金銭的な利益をもたらすものではないため、いかに効率よく業務をおこなうかが重要なポイントです。

経費精算がスムーズにおこなえるようになれば、外回りの多い従業員も別の重要な業務に集中できるようになるでしょう。経費精算システムの導入によって、今まで経理担当だった人材を別の仕事に回すことができるようになるかもしれません。

これから経費精算の業務改善をおこないたいと思っている企業や、経費精算で課題を感じている企業は、経費精算システムの導入を検討してみましょう。

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