請求書が経費処理に必要な理由とその取り扱い方

会社の経理部では日々たくさんの請求書が処理されています。

ほかの企業から商品を購入したり、サービスを提供してもらったりした場合には請求書が発行され、処理が必要になります。しかし時折請求書がないというケースも起こり得ます。

経費処理に請求書が必要な理由と、正しい取り扱い方について見ていきましょう。

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1. 請求書が経費処理に必要な2つの理由

請求書はとくに企業間で取引を行った場合、基本的に経理処理に必要です。

では請求書が経費処理に必要といえる2つの理由を見ていきましょう。

1-1. 取引を記録に残す

請求書が必要となる理由の一つが、取引を記録に残すためです。

企業間の取引が行われた場合、どの商品やサービスをどのくらいの量購入したのかを記録しておくことは非常に重要です。

請求書によって以前どんな取引がおこなわれたかがわかれば、今後どのような取引をおこなっていくかを決める参考にできます。

加えて請求書通りに支払いが行われたかを確かめる手段ともなります。

1-2. 税務調査の際に提出する

企業にとって税務調査は非常に重要な調査の一つです。企業として税金を納めているか、滞納や脱税はないかをチェックされます。

税務調査はすべて残っている記録に基づいて行われます。この時に請求書がないと問題が発生することがあります。

もし請求書がないのに支払いをしている場合、記録の信憑性が疑われる恐れがあります。このように請求書なしで経費処理をしているケースが多く見受けられれば、税金逃れと見なされて追徴課税を受ける恐れもあるので注意が必要です。

請求書がなくても、領収書があれば支払いがきちんと行われたと証明することはできます。

ただし請求書を発行するのは慣習であり、通常企業は請求書も領収書も発行するはずなので、経費処理をスムーズにおこなうためにも請求書の発行を取引先に依頼するよう心がけましょう。

2. 経費処理上での請求書の適切な取り扱い方

請求書は経理部が受け取り経理処理をしますが、適切な取り扱い方をしなければなりません。

では法律上適切に請求書を取り扱うための3つのポイントを見ていきましょう。

2-1. 必要事項が記載されているか確認する

請求書には必須の記載項目がいくつかあります。これらの項目が欠けていると、適切な経費処理がおこなえなくなってしまうので注意が必要です。

請求書の必須記載項目は、

・取引の日付

・取引先の社名

・取引内容

・金額

・取引をした相手の名前

・振込先

・支払い期限

などが挙げられます。

もし足りない項目があれば、すぐに取引先に連絡して請求書を再発行してもらう必要があるでしょう。

2-2. 請求書は保管義務がある

請求書は商取引が確かにあったことを証明する証憑書類であるため、法人税法・所得税法・消費税法に基づき一定期間の保管義務があります。

法人の場合には保存期間は7年、個人事業主の場合には5年と定められています。ただし個人事業主の方も帳簿は7年保存する必要があるので、請求書もあわせて7年保管しておくと安心かもしれません。

ここで注意が必要なのが、請求書を保存し始める日付、つまり「起算日」です。請求書の日付が起算日になるわけではありません。起算日は、事業年度の確定申告書の提出期限が終わった翌日となります。

たとえば9月決算の法人があったとします。すると確定申告の期日は11月30日となるので、請求書を保管する起算日は12月1日、保存期間は7年後の11月30日までということになります。

ただし欠損金が発生した事業年度に関しては、平成20年4月1日以降の請求書を9年、平成30年4月1日以降の事業年度で10年の保管義務が生じます。

2-3. 請求書の正しい保管方法

請求書は数年間にわたって保存しなければならないので、できるだけ管理しやすい方法を考える必要があります。

もっとも一般的なのは紙のままファイルに保存する方法です。ただし保存環境によっては劣化したり、文字が見えなくなってしまったりする恐れがあるので注意が必要です。

続いてマイクロフィルムで保管する方法があります。規定のマイクロフィルムリーダーやプリンターといった機材が必要になりますが、より効率的に請求書を保管できます。ただしマイクロフィルムが使用できるのは保存期間の最後の2年間だけと定められています。

3つ目の方法が電子データです。2005年に施行されたe-電子法により、請求書を電子データとして保存できるようになりました。ハードディスクなどに請求書を保存でき、効率よく請求書を管理できます。ただし真実性の確保や可視性の確保、税務署長の承認などいくつかの条件をクリアしなければなりません。

3. まとめ

請求書があれば、経理処理を適切におこない、どのような取引がおこなわれたかを明確にできます。税務調査や今後の取引をスムーズにおこなえるよう、取引先の企業に対して毎回請求書の発行を依頼するのが望ましいでしょう。

経費処理したあとも、法律に則って請求書をしっかり保存しておけば、税務上のトラブルも未然に防ぐことができます。

経費精算システムの導入で工数削減を実現

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