経費精算の合理化のためにやっておきたい5つの施策とは

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経費管理

更新日: 2025.1.31
公開日: 2020.4.8 jinjer Blog 編集部

経費の申請手続きは、多くの場合経理の専門知識を持たない社員がおこなうため、記入漏れや計算間違いなどのミスが出ることもあるでしょう。申請時にミスがあると、経費精算をおこなう経理担当者もミスをしてしまいます。

しかし、便利なシステムを導入して面倒な手続きを簡略化すれば、これまで経費精算に使っていた時間を削減し、残業せずに帰宅したりコア業務に時間を使ったりすることが可能になります。

企業にとって、経費精算に必要な一連の作業は、直接利益を生み出すわけではありません。だからこそ、できる限り作業を簡略化して利益を生み出す業務に力をいれてもらうことが望ましいといえます。

今回は、経費精算の合理化に必要な5つの施策と、経費精算の合理化が求められる背景について解説していきます。

目次 [非表示]

1. 経費精算合理化における5つの施策とは
2. 働き方改革へ対応するために経費精算の合理化が求められる
3. 働き方改革への対応に悩んでいる企業はシステム導入の検討を

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精算を効率化したい経理担当者の方へ

「科目を間違えた申請が多い」「経費にならないものを申請してくる」 「申請額を不正する人がいる」など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？

経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。そこで頼りになるのが、経費精算システムです。
経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

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1. 経費精算合理化における5つの施策とは

経費精算を合理化するためには、下記の5つの施策が有効です。

交通費や交際費の申請を出先でできるようにする
申請された経費の承認フローを簡略化する
経費精算に合わせて仕訳データを自動入力する
経費申請と承認・振り込みを連動させる
スマホやタブレットでも使えるシステムを導入する

ここでは、これらの施策について解説するので、できることから始めていきましょう。

1-1. 交通費や交際費の申請を出先でできるようにする

一般社員にとって、交通費や交際費といった経費の申請は、時間がかかるうえにルールも細かく面倒な作業です。申請手続きの負担が大きいと効率化を進められません。

経費精算を合理化するためには、経費の使用から精算までの作業工程を減らし、時間を短縮することが大切です。そのため、出先で簡単に経費を申請できるシステムや社内ルールが必要になってきます。

例えば、目的地と出発地を入力すれば自動で交通費を算出してくれるシステムや、スマホで領収書等の写真を撮るだけで経費申請に反映させられる仕組みが整っていれば、経費の申請漏れなどを防げるでしょう。

1-2. 申請された経費の承認フローを簡略化する

経費精算手続きでは、申請を受けたあとに承認の手続きも必要になります。このとき、申請された経費のデータを書面でチェックしたり、社内で様々な部署の人間に見てもらったりすると、承認に時間がかかります。

この承認作業を簡略化できるのが、承認フローです。

承認フローというのは、申請を承認して決済されるまでのフローで、業種や部門ごとに異なりますが「直系型」や「並列型」、「マトリックス型」などの種類があります。

直系型	直列型は、申請者→上司→経理と承認フローが直線的でわかりやすく、進捗状況も把握しやすいフローです
並列型	並列型は、複数名の承認者が同時に承認をおこなうフローなので、申請から決裁までの時間を大幅に短縮できます
マトリックス型	マトリックス型は、複数の部門担当者が関わる承認フローなので、それぞれの部門から承認を得る必要がある場合には時間を短縮できます
指名型	指名型は、申請承認に適した人を指名して承認をおこなうフローなので、緊急性の高い案件や短時間で決済したいときに迅速に対応できます

このように、承認フローにはいろいろな種類がありますが、適したフローを導入することで経費精算を合理化できます。

関連記事：経費精算規定を作成するときに知っておきたいポイントと注意点

1-3. 経費精算に合わせて仕訳データを自動入力する

経費精算と同時に、会計ソフトへ仕訳データを送信できる機能の実装もおすすめです。

システム同士の連携を取れるようにしておけば「経費を処理する」という工程で手入力なしで終わらせるのはもちろん、勘定科目や税区分にも自動で振り分けることができます。

また、仕訳データを送信するため、手入力による金額などの打ち間違いも防げるでしょう。

1-4. 経費申請と承認・振り込みを連動させる

社員が立て替えた経費の精算も、経費システムであれば申請や承認までのフローを一元化できます。

自動的にFB（ファームバンキング）データを出力するシステムを利用すれば、振込も自動化できるので、複数の経費精算の処理も早く済みます。

経費精算でもっとも手間が取られる部分を一元化できれば、コア業務に当てる時間を増やすことも可能です。

1-5. スマホやタブレットでも使えるシステムを導入する

経費精算の合理化を進めるためには、より手軽かつ簡単に操作できる環境が必要です。

そのためパソコンだけでなく、スマホやタブレットから経費精算できるシステムを利用しましょう。スマホなどから経費精算できれば、営業の出先や出張先からでも申請できるので、経費精算にかかる時間を短縮できます。

経理担当者も、都度対応できるので、まとめて処理することによる業務負担を減らすことが可能です。

ただし、自社のLAN内のみで使えるクローズドな独自システムは、外部からアクセスできません。可能であれば、強固なセキュリティーを備えたクラウド型の経費精算システムの導入をおすすめします。

関連記事：経費精算とは？業務フローや工数削減策を徹底解説

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2. 働き方改革へ対応するために経費精算の合理化が求められる

経費精算の合理化が求められている理由は、政府の定めた働き方改革へ対応するためです。

働き方改革の柱の1つは、長時間労働の上限規制など労働時間の是正です。従来の働き方では、どうしても長時間労働という社会的な問題が発生してしまいます。そのため、労働時間を減らすには根本からやり方を変えなくてはいけません。

また、社内ルールでノー残業デーを設けたり、積極的に定時帰社を持ちかけたりしても、本業に使う時間を減らせば従来の売上や生産性を維持できない可能性が高くなります。

しかし、営業担当や経理担当が経費精算の申請や処理に使っていた時間を短縮できれば、本業に集中でき残業を減らせるでしょう。

月末に溜まってしまいがちな経費申請もスマホやPCからインターネットを利用して場所や時間にかかかわらず申請できます。
当サイトでは、実際のシステムの画面観やイメージ、システム導入のメリットなど、システム選定の際にも役立つ内容をまとめた資料「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」を無料で配布しております。経費精算システムによる経費精算の業務効率化に興味のある方は、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

関連記事：経費精算から見えてくる働き方改革！効率化のための5つのポイント

3. 働き方改革への対応に悩んでいる企業はシステム導入の検討を

働き方改革によって法改正がおこなわれ、企業は従業員の労働時間を適正に管理したり、残業を制限したりすることを義務付けられました。

しかし、これまで通りの方法で作業時間の短縮化を図ろうとしても、大きな効果は期待できません。働き方改革が施行されたといっても、業務量は変わっていないのですから、今まで通りのやり方では残業を減らしたりするのは難しいでしょう。

このような課題を解決してくれるのが、スマホ利用や自動仕訳機能等に対応した経費精算システムの採用です。経費精算システムは、経費精算で発生する手作業の多くを自動化できるので、業務時間を短縮できます。

経費精算システムにもいくつかの種類があるため、資料請求をしたり特徴を調べたりして、自社に一番合ったシステムの導入を検討してみてください。

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