請求書の作成業務を行っている中で、取引先から請求書をFAXで送ってほしいと依頼される事が少なからずあるでしょう。この場合、ある要件を満たしていれば、納品書をFAXで送っても問題はありません。本記事では請求書をFAXで送るための要件や、FAXでの送付方法、注意点を詳しく解説します。

1.請求書はFAXで送っても大丈夫？

請求書は、原本を郵送で送るのが一般的です。これは、法人の場合、請求書は原本を7年間保管することが税税上で決められているからです。また、改ざん防止の観点からも、原本を郵送することが通例となっています。

しかし、取引先からFAXでの送付を要求されることもあります。たとえば、請求金額や内容を至急確認したい、締め日の都合で支払いが原本到着では間に合わないといったケースです。このように緊急性があり、取引先から了承が得られているような場合には、例外的にFAXで送っても問題はありません。

発行側の事情によって、FAXで送るのことはおすすめできません。税務調査が入った場合、FAXの請求書では証憑類として認められない可能性があり、場合によっては取引先に迷惑をかける恐れがあります。取引相手から依頼があった場合に限り、FAXで送信するようにしましょう。

2.請求書をFAXで送付する際のポイント

請求書をFAXで送る場合、原本だけをそのままFAXで送るのは、ビジネス上好ましい送り方ではありません。受け取った取引先の相手に「FAXの送り方も知らないのか！」と悪い印象を持たれてしまうでしょう。
書類をFAXで送る場合には、最低限守りたいビジネスマナーがあります。
次に、請求書をFAXで送付する際のポイントと、FAXを送ったあとの原本の処理について解説します。

2-1.送付状と合わせて請求書をFAXする

請求書を送付する場合は、FAX送付状も合わせて送信するのがビジネスマナーです。
FAX送付状とは、FAX送信者や宛先、FAXで送る書類の概要が書かれた書面です。送付状があることで、FAXを受け取った相手も誰にFAXが渡せば良いのかがひと目で確認できますので、受信者側の手間を省き、さらに紛失を防ぐ効果もあります。
FAX送付状は無料で利用できるテンプレートもWEB上にありますが、自社で使用しているものがあれば、それを使用するようにしましょう。
FAX送付状に記載する項目については、次の通りです。

・送信日
年月日で記載します。送信日を入れておくことで、取引先から問い合わせがあった場合に、照会しやすくなります。

・宛先
FAXを受信する側の会社名、担当部署名、担当者名を記載します。これらの情報を入れておくことで、FAXを受け取った側も社内間でスムーズに書類の受け渡しができます。

・送信者
FAXを送信する側の会社名、担当者名、連絡先として電話番号とFAX番号も入れておきましょう。取引先が受け取った書類に関して問い合わせしたい時に、連絡が取りやすくなります。また、誤ってFAX送信してしまった場合も、連絡先を入れておくことで受信者から連絡を受けることができます。

・件名
件名は「〇月分の請求書」など、相手にFAXの内容がひと目で分かるように記載しましょう。

・書類の概要
挨拶文を添えて、FAXする書類の概要を記載します。参考までに、文面の一例を紹介します。

<概要欄の文面例>

・FAXの送信枚数
送付状も含めた送信枚数を記載します。FAXの送信枚数を記載しておくことで、FAXの受け渡し漏れを防ぐことができます。

2-2.FAX送信後に先方に連絡を入れる

FAXを送った後は、電話でFAXを送信した旨の連絡を入れましょう。連絡を入れることで、間違いなく相手方にFAXが届いているかどうかの確認を取ることができます。
また、通信障害などで相手方が上手く受信出来ていない場合もありますが、連絡を入れおけば、こちら側がきちんと対応していることを相手に伝えることもできます。
もし、取引先の相手が不在の場合は、伝言を残しておくか、メールなどでFAXを送った旨を伝えると良いでしょう。

2-3.原本を必ず郵送する

FAXで請求書を送った場合、原本はそのまま放置せずに、必ず郵送で送るようにしましょう。
上述でも触れましたが、請求書は個人事業主の場合は5年間、法人の場合は7年間の保管期間が決められています。また、請求書は紙の原本または電子帳簿保存法に基づいてデータ化された原本で保管する必要があります。
そのため、相手側にとっても請求書の原本は保管のために必要となります。
FAXの送付状もしくは電話を入れた際に、後日請求書を郵送する旨を伝えておいた方が良いでしょう。

3.請求書をFAXで送付する際に注意すること

請求書は顧客との取引内容が記載された大切な書類になりますので、FAX送信で送る場合は細心の注意を払わなければいけないでしょう。次にあげる点に関しては、特に注意が必要な部分となりますので、送る前にしっかりと確認しておきましょう。

3-1.誤送信をしないようFAX番号を送信前に確認する

FAXを誤送信してしまうと、取引内容を全く関係の無い第三者に知られてしまうことになり、会社としての信用を失ってしまうことになりかねません。また、違う取引会社に誤って送ってしまった場合、思わぬトラブルに発展してしまう可能性もあります。
このようなトラブルを防止するためにも、送信前にFAX番号に誤りがないか再度確認を取るようにしましょう。
FAXを頻繁に送るような取引先は、短縮番号をFAXに予め登録しておくと、このようなミスを防げます。また、FAX送信した後に相手先へ電話を入れて受信確認を取ることで、誤送信があったとしても、早い段階で気づくことができます。

3-2.請求内容に誤りが無いか送信前にチェックする

FAXで請求書を送るということは、通常よりも早く請求書を発行することになります。
イレギュラーな対応する場合は、請求書へ記載する事項に誤りや漏れが生じやすいものです。請求書の記載内容に不備があった場合、取引先にも後々迷惑をかけることになりますので、請求書の内容に不備がないかどうか、FAX送信前に再度チェックするようにしましょう。
万が一、FAX送信後に誤りや漏れに気づいた場合は、速やかに先方に連絡をいれ、請求書を再発行して対応するようにしましょう。

4.請求書をFAXで送る場合はマナーをきちんと押さえよう

請求書をFAXで送ることができるのは、やむを得ない事情によって取引先からFAXでの送信依頼があった場合のみです。
請求書の発行者側の都合でFAX送信することは、望ましいことではありませんので、必ず原本を郵送で送るようにしましょう。

FAXで送る場合は、送付状を添付の上、FAXするのがビジネスマナーです。送付状には送信日や宛先、送信者、送付書類の概要を記載した上で、請求書と一緒にFAXします。FAXした後は、相手に電話やメール等で連絡を入れ、速やかに原本を郵送します。

請求書をFAX送信する際には、誤送信しないようFAX番号の押し間違いには気をつけましょう。また、請求内容に誤りや漏れがないよう、送信前に確認することも大切です。FAXでの送信に不安がある方は、ぜひ本記事を参考にしてください。