経費精算システムは海外出張の経費精算に必須?メリットや選び方を解説! - ジンジャー(jinjer)|人事データを中心にすべてを1つに

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経費精算システムは海外出張の経費精算に必須?メリットや選び方を解説!

海外出張の経費精算というのは、通常とは異なる言語の領収書やレシートを処理することが多いため、経理経験が長い担当者の方でも精算には時間がかかります。さらに、為替レートを調べて計算しなければいけないので、手間も余分にかかることで通常業務に支障がでることもあるかもしれません。

そのような課題を解決してくれるのが、経費精算システムです。経費精算システムを使うと、クレジットカードの利用履歴を取り込んで処理できるため海外出張精算が楽になります。

ここでは、海外出張の経費精算の課題や経費精算システムのメリット、業務負担を軽くする経費精算システムの選び方などを解説していきます。

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1. 海外出張の際の経費には何が含まれる?

海外出張が頻繁にある企業であれば、海外出張時の経費精算に困ることは少ないかもしれません。しかし、海外出張が稀で慣れていない企業は、海外出張時の経費精算をどのようにすればいいか迷うこともあるでしょう。

また、海外出張が頻繁で計算に慣れているとしても、煩雑な経費精算はミスが起こりやすく、業務負担が大きいという課題もあるのではないでしょうか。

海外出張の経費に含まれるのは、旅費、宿泊費、交際費などです。渡航時の飛行機や現地で利用するタクシー、宿泊費用などはもちろん、出張に必要な物品の購入費なども含まれます。さらに、経費の中にはドルなど為替レートによる計算が必要となるものもあるので、より複雑になってしまうため担当者の方は間違えがないよう正確な計算業務が求められます。

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2. 海外出張の経費精算の注意点

海外出張時の経費精算をする際は、通常の経費精算と異なる対応が必要になるケースがあります。通常の経費精算と同じようにしてしまうと、後で修正が必要になるかもしれません。

海外出張の経費精算はとても複雑なので、修正するとなるとより時間と手間がかかってしまうので注意が必要です。

ここでは、海外出張時の経費精算の注意点を解説していきます。

2-1. 海外の領収書は原本を保存する

海外出張中は、宿泊費や交通費などを現地の通貨で支払います。当然のことながら、日本と海外では言語も違えば領収書の形式も異なるため、慣れていないと見方がわからず記入ミスや計算ミスに原因になりかねません。

また、海外の領収書は、一見してどの経費なのかわかりづらいという問題もあります。

そのため、海外出張時の領収書は、いつでも確認できるように必ず保管しておきましょう。

2-2. 為替レートは経費使用日を基準にする

海外で使った経費の精算をする場合、為替レートの計算をする必要があります。「海外出張中に交通費で30ドル使ったため、30ドルの交通費を計上する」という計算方法は間違いです。

為替レートは常に変動しているため、経費使用日の為替レートを検索し、現地通貨を日本円に換算した場合の金額を算出して立替金を精算しなければなりません。

海外出張が定期的に発生する企業では、為替レートの計算作業に時間がとられている経理担当者も多いようです。

特に、出張している従業員が立て替えている場合は、立て替え時と精算時の為替レートの差を正確に把握しておく必要があります。

2-3. 消費税の取り扱いに注意する

海外出張で必要になる旅費や宿泊費、物品の購入費などは、旅費交通費として損金計上が可能です。

この時に注意したいのが消費税の取り扱いです。海外出張に行くために必要な国内での移動では消費税がかかる「課税取引」に該当します。

一方で海外に渡った後、現地で必要になる宿泊費や業務に関係する飲食費などは、非課税です。また、国内から現地への飛行機代も、非課税取引です。

海外取引に関連する経費をまとめて課税・非課税で計算すると間違いが発生するため、必ず「どこで使われた経費であるか」を確認しましょう。

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3. 海外出張における経費精算の課題とは?

海外出張というのは、通常の経費と同じように精算できる国内の出張と違い下記のような課題があります。

  • 渡航前後の手続きの煩雑さ
  • 為替レートによる計算の複雑さ

ここでは、これらの課題について解説していきます。

3-1. 渡航前後の手続きの煩雑さ

海外出張では、渡航前後にあらゆる申請をおこなうため、手続きが煩雑になるという課題があります。

一例を挙げると、渡航前には海外出張の計画書や申請書を所属長に提出しなければなりませんし、帰国をしてからも海外出張の経費精算書やレシート、領収書を提出しなければなりません。

また、提出すれば終りというものではなく、経費と認められるには所属長の確認と承認をもらう必要もあります。

このように、海外出張においてはさまざまな手続きがあるので、業務が煩雑になり業務負担が大きいというのが課題です。

3-2. 為替レートによる計算の複雑さ

海外出張であっても、経費精算の手順は国内出張と同じです。しかし、日本円ではないため、領収書やレシートを確認して、経費使用日の為替レートを調べて精算する必要があります。

為替レートは毎日変動するため、計算がとても複雑になってしまうというのが課題です。

数日間であればそれほど複雑ではないものの、海外出張は期間が長いことも多いので、為替レートを調べながらの精算作業は時間と手間が膨大にかかってしまいます。

4. 海外出張の経費精算の課題を解決する方法

海外出張の経費精算は、煩雑で複雑というのが課題ですが、これを解決する方法はいくつかあります。

もっとも簡単なのは、法人のクレジットカードを利用することです。クレジットカードであれば、使用日の為替レートが反映されるので、精算時に為替レートを調べる必要がありません。

また、カード明細があるので、使用用途や金額を正確に把握できますし、紙ベースの書類確認作業も不要になります。

ただし、国によってはクレジットカードが使えないこともあるので、そのような場合には外資で仮払金を渡しておくという方法もあります。

仮払金を渡しておけば、為替レートのチェックが不要です。ただし、領収書やレシートの確認はしなければならず、大幅な業務負担軽減は見込めません。また、クレジットカードでも仮払金でも、最終的な計算は経理担当者がおこなうため、ヒューマンエラーのリスクもあります。

このような課題をすべて解決するには、経費精算システムを導入するのが一番の方法です。

外貨対応の経費精算システムを導入すれば、クレジットカードの取り込みや為替レートを自動計算してくれるので、精算作業を大幅に削減すると同時に正確な経費精算が可能になります。

5. 経費精算システムのメリット

煩雑な確認や計算が必要な海外出張経費は、経費精算システムで効率化できます。

しかし、経費精算システムを導入するとなると、当然ですが導入費用がかかるのでもったいないと感じるかもしれません。確かに、導入コストがかかるのはデメリットですが、それを超えるメリットがあります。

ここでは、経費精算システムのメリットを紹介するので、導入時の参考にしてみてください。

5-1. クレジットカードの利用履歴を取り込める

経費精算システムは、クレジットカードやICカードの利用履歴を読み込んで経費処理できるというメリットがあります。

クレジットカードの履歴取り込みは、国内での経費精算はもちろん、海外出張時も役立つ機能です。

海外出張中の経費支払いをクレジットカードにまとめてもらっておくことで、履歴を経費精算システムに取り込むだけで、「いつ」「どういう目的で」「いくら」使ったのかを確認することができます。

関連記事:経費精算にクレジットカードを使うメリットとデメリット

5-2. 為替レートの計算を自動でおこなえる

海外出張に対応している経費精算システムを使えば、利用日と金額から、その時点の為替レートを使って自動的に日本円へ換算できるというメリットがあります。

経費精算システムで省略できる業務は、下記の2点になります。

  • 過去の為替レートを調べる
  • 現地で使用した金額を日本円に換算する
これらの業務をシステムでおこなえるので、経理担当者の負担が大幅に減り、海外出張時の経費精算が楽になります。

5-3. 移動経路の入力で交通費を算出できる

利用しているシステムによっては、現地で移動した駅を入力することで適正な交通費を算出してくれる機能が搭載されています。このシステムが搭載されているシステムであれば、移動経路を入力するだけで交通費をすぐに算出できるメリットが得られます。

また、システム上で駅や停留所間の代金をだせるので、交通費の水増し請求を防げるというのもメリットです。

海外出張の際に、社員に仮払金を用意するという企業の場合は、金額計算が簡単になるというメリットもあります。

6. 煩雑な為替レート・消費税の管理方法

海外出張は国内出張と異なり、為替レートや消費税の有無にも注意しなければなりません。詳しく解説します。

6-1. 為替レートの管理方法

海外出張精算が煩雑だとされるおもな原因は、為替レートの管理が必要になるからだとされています。

経理処理の関係上、日々の仕入れ・売上・経費などを日本円で処理している企業が、ドルなどの外貨をそのまま経費に計上することはできません。

そのため、海外出張の経費申請は、次のような手続きが必要になります。

  • 出張から戻ってきた社員に領収書の提出や経費の申請をしてもらう
  • 経理担当が申請された経費の内容をチェックする
  • 為替レートを検索して外貨で支払った経費を日本円に換算する
  • 日本円換算した経費を会計ソフトに打ち込む

この中でもとくに面倒なのが、為替レートの把握です。

例えば、1月15日に海外で使われた経費を、1月31日時点の為替レートで換算して精算すると、為替の関係で金額に差が出てしまいます。

「立て替え払いをした社員が損をする」「日本円換算すると企業が多めに清算金を払ってしまう」といった事態になると困るので、一般的には「経費を使った日の為替レート」で日本円換算するケースが多いのです。

海外出張の頻度が少ない場合はともかく、複数人が頻繁に海外出張する環境だと、手作業で為替レートを調べるだけでもかなりの時間を取られてしまいます。

さらに複雑なのが、社員に現金で経費を立て替えてもらっている場合の経費処理です。この場合、「社員が日本円を現地通貨に換金したときの為替レート」と、「支払いをしたときの為替レート」の差が少なくなるように調整する必要があります。

6-2. 消費税の管理方法

海外出張経費の消費税管理は、「どこで使われた経費であるか」を考える必要があります。

海外出張に関連する準備にかかった費用だとしても、日本国内で物品やサービスを購入している場合は、消費税がかかります。

しかし、現地に行くための飛行機の費用は日本の空港を出発していても消費税の課税対象ではありません。慣れないと判断が難しいですが、基本的には「使った場所が国内か、国外か」で判断しましょう。

経理担当者が正しく消費税を管理するには、出張に行った従業員からの領収書が非常に重要となるため、必ず原本を保管するように通達し、正確な金額や利用場所などを把握するようにしましょう。

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7. 海外出張の経費精算に役立つ経費精算システムの選び方

海外出張経費の計算が煩雑なのは、為替レートの管理が必要になるからです。

しかし、外貨対応の経費精算システムを導入すれば、日付や金額を打ち込むだけで、自動的にその当時の為替レートを計算してくれるので、海外出張の経費精算の煩雑さを解消できます。

ただし、経費精算システムであれば何でも良いというわけではないので、ここでは海外出張の経費精算に役立つ経費精算システムの選び方を紹介します。

関連記事:経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説!

7-1. 自社に必要な機能が搭載されている

経費精算システムは、自社に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。

というのも、すべての経費精算システムが外貨に対応しているわけではないので、「安いから」「人気があるから」など安易に選んでしまうと、海外出張の経費精算に使えないことがあります。

まずは、導入目的を明確にして、どのような機能が必要なのかを洗い出しましょう。その上で、必要な機能が搭載されているものを探し、いくつかのシステムを比較して自社のニーズにあったものを選ぶのがベストです。

7-2. 導入後もアフターサポートがついている

システムは、多くの作業を自動化できるのがメリットですが、トラブルが起こるとすべて使えなくなってしまいます。短期間であっても、使えなくなると業務が滞る可能性もありますし、場合によってはすべてを手作業でやり直さなければなりません。

システムトラブルというのは素人がどうにかできるものではないので、アフターサポートがついているシステムを選びましょう。

また、サポートの範囲や無償期間、有償の場合はいくらになるのかもしっかり確認しておくと安心です。

7-3. 無料トライアルがある

経費精算システムは、運用担当者が操作しやすいとうことも重要なので、可能であれば無料トライアルがあるものを選ぶことをおすすめします。

どんなに機能性に優れていても、操作しにくいものでは使いこなせない可能性があります。また、必要な機能が搭載されていても、実際に使ってみたら思うような業務負担ができないということもあるかもしれません。

1度導入してしまうと、簡単に変更することはできないので、無料トライアルで担当者や機能との相性を確かめてから導入するのがベストです。

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8. 外貨に対応している経費精算システムで海外出張の経費精算を効率化しよう

外貨に対応している経費精算システムを使えば、面倒な為替レートの計算を簡単に効率化できます。

経費精算の作業をを減らすことができれば、ミスも減らせるので余分な業務の削減も可能です。また、海外での経費をクレジットカードで支払ってもらうことで、経費申請の抜けや漏れ、不正申告なども防げます。

ただし、すべての経費精算システムが外貨に対応しているわけではありません。そのため、海外出張がある企業は、外貨や為替レート計算に対応している経費精算システムを選んで、毎日の経費処理の効率化を目指しましょう。

関連記事:【比較表付き】人気の経費精算システムを価格・企業規模別に徹底比較

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