経費精算システムで海外出張精算が楽になる理由とは

経費精算システムを使うと、クレジットカードの利用履歴を取り込んで処理できるため海外出張精算が楽になります。

今回は、海外出張時に役立つ経費精算システムのメリットや、海外出張精算が煩雑な理由などを解説していきます。

1. 経費精算システムで海外出張精算が楽になる3つの理由

まずは、経費精算システムを使って海外出張精算が楽になる理由を押さえていきましょう。

1-1. クレジットカードの利用履歴を取り込んで経費処理ができる

経費精算システムは、クレジットカードやICカードの利用履歴を読み込んで経費処理ができます。クレジットカードの履歴取り込みは、国内での経費精算はもちろん、海外出張時も役立つ機能です。

海外出張中は、宿泊費や交通費などを現地の通貨で支払います。当然のことながら、日本と海外では言語も違えば領収書の形式も異なるため、海外出張後に領収書を提出してもらう方法だと、経費の抜け・漏れを防げません。

また、海外の領収書は、一見してどの経費なのかわかりづらいという問題もあります。その点、海外出張中の経費支払いをクレジットカードにまとめてもらっておくことで、履歴を経費精算システムに取り込むだけで、「いつ」「どういう目的で」「いくら」使ったのかを確認することができます。

1-2. 為替レートの計算を自動でおこなってくれる

海外で使った経費の精算をする場合、為替レートの計算をする必要があります。「海外出張中に交通費で30ドル使ったため、30ドルの交通費を計上する」というわけにはいきません。

支払い日の為替レートを検索し、現地通貨を日本円に換算した場合の金額を求めて立替金を精算する手続きが必要です。

しかし、海外出張に対応している経費精算システムを使えば、利用日と金額から、その時点の為替レートを使って自動的に日本円へ換算できます。

・過去の為替レートを調べる
・現地で使用した金額を日本円に換算する
という業務を省略することができるため、経理担当者の負担が大幅に減り、海外出張時の経費精算が楽になります。

1-3. 移動経路を入力するだけで適切な交通費を算出できる

利用しているシステムによっては、現地で移動した駅を入力することで適正な交通費を算出してくれる場合もあります。このシステムが搭載されていれば、安易な経費の水増し請求を防げるでしょう。

海外出張にあたって、社員に仮払金を用意する場合も金額計算が簡単です。

2. 煩雑な為替レートの管理の方法とは

海外出張精算が煩雑だとされるおもな原因は、為替レートの管理が必要になるからだとされています。経理処理の関係上、日々の仕入れ・売上・経費などを日本円で処理している企業が、ドルなどの外貨をそのまま経費に計上することはできません。

そのため、海外出張の経費申請は、

出張から戻ってきた社員に領収書の提出や経費の申請をしてもらう
経理担当が申請された経費の内容をチェックする
・為替レートを検索して外貨で支払った経費を日本円に換算する
日本円換算した経費を会計ソフトに打ち込む

といった手続きが必要になります。このなかでもとくに面倒なのが、為替レートの把握です。たとえば1月15日に海外で使われた経費を、1月31日時点の為替レートで換算して精算すると、為替の関係で金額に差が出てしまいます。

「立て替え払いをした社員が損をする」「日本円換算すると企業が多めに清算金を払ってしまう」といった事態になると困るので、一般的には「経費を使った日の為替レート」で日本円換算するケースが多いのです。

海外出張の頻度が少ない場合はともかく、複数人がひんぱんに海外出張する環境だと、手作業で為替レートを検索するだけでもかなりの時間を取られてしまいます。

さらに複雑なのが、社員に現金で経費を立て替えてもらっている場合の経費処理です。この場合、「社員が日本円を現地通貨に換金したときの為替レート」と、「支払いをしたときの為替レート」の差が少なくなるように調整する必要があります。

3. 為替レートが自動計算される経費精算システムを利用しよう

海外出張経費の計算が煩雑なのは、為替レートの管理が必要になるからです。

その点、一部の経費精算システムには、日付や金額を打ち込むだけで、自動的にその当時の為替レートを計算してくれる機能が搭載されています。一番手間のかかる為替レートの計算が一瞬で終わるからこそ、海外出張の経費対策には経費精算システムの導入がおすすめなのです。

4. 外貨に対応している経費精算システムの導入を検討しよう

外貨に対応している経費精算システムを使えば、面倒な為替レートの計算を簡単に効率化できます。作業そのものを減らせば、日々の残業も削減できるでしょう。また、海外での経費をクレジットカードで支払ってもらうことで、経費の抜け・漏れや不正申告も防げます。

ただし、すべての経費精算システムが外貨対応を持っているわけではありません。外貨や為替レート計算に対応している経費精算システムを選んで、毎日の経費処理を楽にしましょう。

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