事業をおこなうなかで重要になるのが、領収書の取り扱いです。

これまで、領収書といえば紙媒体で扱うのが当然でした。紙の領収書があれば取引を確実に証明できますが、一方でかさばってしまうのがネックです。とくに事業のなかで多くの領収書を扱う場合、とんでもない量になってしまいます。

領収書は、PDF化によってメールで送信することが可能です。また、メールそのものを印刷して領収書として扱うこともできます。今回は、領収書をメールで扱うことについて、メリットを踏まえて送り方のポイントや注意点などを詳しく解説します。

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目次
1. 領収書はメールで送ることができる
2. 領収書を電子媒体で取り扱う3つの大きなメリット
3. メールそのものは領収書代わりになる？
4. 領収書をメールで送る際のポイント
5. 領収書はメールで便利に活用しよう

1. 領収書はメールで送ることができる

これまで、領収書は紙媒体で扱われるのが基本でしたが、現在ではPDF化してメールで送ることが可能となっています。領収書をメールで送る際は、紙媒体で取り扱うのと同様に、以下6つの必要事項について正しく記載しましょう。

• 宛名
• 受領金額
• 受領日
• 但し書き
• こちら側の住所および連絡先
• 消費税の区分

受領金額には、書き方について細かいポイントがあります。ポイントは、頭に￥マークをつけること、3桁ごとにカンマを打つこと、最後にハイフンをつけることの合計3点です。このように表記することで、後から手を加えて変更させないための防止策となります。

1-1. 領収書をメールで送る際の印鑑について

領収書への押印は慣習的におこなわれていますが、そもそも領収書の押印は必要事項ではありません。そのため、押印がなかったからといって、その領収書が無効となることはありません。

当然、領収書をメールで送る際も押印する必要はありませんが、取引先によっては内規で印鑑をしなければならないケースもあります。わざわざ電子媒体で作成したものを印刷し、押印してから再度スキャンするのは手間のかかる作業でしょう。

昨今では、電子媒体でもデータ上で手軽に押印がおこなえるアプリやソフトが多数登場しています。シンプルに印鑑としてのみ扱うものから、識別情報が組み込まれているものまでさまざまです。

こういったアプリやソフトを活用することで、押印の手間を省けるでしょう。識別情報が組み込まれている電子印鑑であれば、より高い信頼性が保証されます。

しかし、印鑑以外にも、そもそも領収書をメールで送る際に収入印紙は必要なのかや、メールに必要な項目を記載すれは領収書としてみなせるのか、などいくつか疑問もあるでしょう。

当サイトで無料配布している資料「領収書をメールで送る手順」では本記事の内容をわかりやすくスライド形式でまとめており、これらの疑問に関する答えや、領収書のメールで送付する流れに関して順をおって解説しています。また領収書をメールで送る際の記載項目なども解説しており、法律的に問題なく領収書管理ができているかを確認することもできます。資料は無料となっておりますので、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

関連記事：領収書に印鑑がない。経理上、税法上で問題はある？正しい領収書のつくり方

2. 領収書を電子媒体で取り扱う3つの大きなメリット

紙媒体で扱わない分、電子媒体の領収書は場所を取らないで済むのがポイントです。しかし、これまで紙媒体で扱っていたものを電子媒体に切り替えるのは、なかなか思い切りが必要となるかもしれません。

領収書をメールで送信できれば、以下大きな3つのメリットが得られます。

2-1. 印紙税が不要となる

領収書を電子媒体で扱うにあたり、必要なソフトや機器などを考えて導入費用が高くなってしまうのではと思われるかもしれません。しかし、電子媒体として領収書を作成する際に必要となるのは、本当に最低限のソフトだけです。エクセルがあれば、テンプレートをあらかじめ用意しておくことで簡単に作成できます。

加えて重要となるのが、印紙税です。通常、5万円以上の取引がなされる場合、領収書を発行する側は印紙税を納めなければなりません。しかし、電子媒体として作成された領収書には、たとえ5万円以上の取引がなされたとしても、印紙税を支払う必要がありません。

印紙税は、紙媒体に貼り付けることでその書類に法的な効力を付与してくれます。このことは、印紙税法基本通達第44条によって定められています。

このなかで「課税文書となるべき用紙等」と記載されているため、紙ではない電子媒体の領収書には印紙税を支払って収入印紙を貼り付ける必要がないのです。

参考：国税庁 | 第7節　作成者等

2-2. 管理の手間を省ける

紙の領収書は現物の1つのみですので、数が増えれば管理に大変手間がかかります。取引先や日付など、さまざまな項目ごとに分類して管理しておけば、例えば確認が必要になった際に探し出す手間をある程度省くことはできるでしょうが、それでも時間がかかってしまいます。

最初から領収書を電子ファイルとして扱っていれば、取引先や日付など必要な項目で分類して簡単に管理できます。しっかりとフォルダに分けて管理していれば、必要な書類は速やかに確認可能です。また、後から手が加えられないように保護したり、変更履歴などを細かく保存しておいたりすることも可能です。

作業にかかる手間やセキュリティ面で考えてみても、領収書は電子媒体として扱ったほうがメリットは大きいのです。

関連記事：領収書の管理を簡潔にして効率を上げる3つのポイント 

2-3. 紙媒体で扱うよりも遥かに場所を取らない

3つ目のメリットは、結果的に場所を取らない点です。電子媒体として作成した領収書はパソコンやサーバ内で安全に保存されます。常に安全性を確保し続けるためには相応のコストがかかりますが、場所を取らず非常に扱いやすい環境下で領収書を管理できるのは、電子媒体ならではのメリットです。

このように領収書を電子化して管理すれば、領収書の保管コストがなくなり、経費精算の際の領収書との突合作業などの工数もなくなることで経理業務が大きく効率化されます。当サイトで配布しております「領収書の電子化ガイドブック」では、システムを通してどこまで領収書管理が電子化されるのか解説しておりますので、ご興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

関連記事：領収書を電子化するメリット・デメリットを徹底解説 

3. メールそのものは領収書代わりになる？

PDFファイルなど、電子ファイルとして作成したもののほかに、メールの文章そのものも領収書として扱うことが可能です。その際、証拠書類として認められるためには以下の項目に関してすべて記載されている必要があります。

・宛名
・受領金額
・受領日
・但し書き
・こちら側の住所および連絡先

これらについてしっかりと記載されていれば、メールやそのほか取引画面などでも印刷することで領収書として扱えます。

4. 領収書をメールで送る際のポイント

領収書を電子ファイルとして作成してメールで送る際は、ビジネスマナーを踏まえたうえで不備がないように、また何かあったときには柔軟に対応できるように気をつけましょう。

基本的なこととして、領収書は支払いがあったことを証明する書類ですので、振り込みなどの確認ができてから作成しましょう。メールに電子ファイルを添付して送る場合、双方のOSの違いやそのほか想定しうるエラーによって正しくおこなえないケースがあります。領収書の内容の不備を含め、不備があった際は速やかに対応できるようにしましょう。

メールの文章そのもので領収書代わりにする場合は、通常のものと同様で必要な情報を確認するようにしてください。加えて、印鑑についても取引先に確認しましょう。基本的には不要ですが、内規によって必要な場合があります。

5. 領収書はメールで便利に活用しよう

領収書は、サービスや商品に対する金銭の取引があった際に、証明するために必要な書類です。とても重要な書類で、法人であれば領収書は7年間保管しなければなりません。そのため、できるだけ管理しやすい形式で取り扱ったほうがよいでしょう。

領収書は、メールで扱ったほうが遥かに便利です。送る側としては、領収書がしっかりと効力を発揮できるように必要な情報を正しく明記しましょう。押印に関しては、あらかじめ取引先に確認することが大切です。重要なポイントさえ押さえておけばとても便利に活用できますので、ぜひ試してみてください。