請求書は領収書の代わりになるの?各書類の役割を解説 | jinjerBlog

請求書は領収書の代わりになるの?各書類の役割を解説

法改正に完全対応!これ一冊で経理業務は完全理解!!

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特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

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請求書と領収書は、商品(サービス)と代金の授受を証明する書類です。

請求書は領収書の代わりにできるのかというと、支払方法や記載内容によってはできる場合があります。

本稿では、請求書と領収書の違いや、経費精算における正しい扱い方を解説します。

1. 請求書と領収書の違い

請求書と領収書の大きな違いは、発行する時期が異なることです。

ここでは、具体的に請求書と領収書で発行する時期がどう異なるのか、それぞれの定義と合わせて簡単に確認していきます。

関連記事:領収書とは?役割や書き方、代わりになる書類を解説

1-1. 請求書は支払いを求めるときに発行するもの

請求書とは商品(サービス)の授受が既に完了しており、その商品(サービス)にかかった代金の支払を求めるために発行されます。

つまり「支払い前」に請求される書類です。

なお、請求書は法的に発行の義務はありません。

しかし、口頭だけでは債務者から「請求されていない」と主張された際に請求事実を証明できないため、発行するのが一般的です。

1-2. 領収書は支払いが完了したときに発行するもの

領収書とは商品(サービス)だけでなく、その商品(サービス)にかかった代金の支払までの授受が完了した際に発行されます。

つまり、「支払い後」を証明するための書類です。

なお、民法486条に「弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる」とあり、債務者には領収書を請求する権利があります。

e-GOV 法令検索:明治二十九年法律第八十九号 民法

https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089

2. 請求書は領収書の代わりになる?

請求書は「支払い前」に、領収書は「支払い後」に発行される書類とのことでした。

では、請求書を領収書の代わりに経費精算で使えるのかどうかは、支払方法によって変わります。

2-1. 銀行振込やカード払いのときは領収書なしでもいい

先述した民法486条にもあるように、債務者には受取証書(領収書やレシートなど)を請求する権利があるわけですが「権利がある」だけで必ずしも発行されるとは限りません。

ネットショッピングのように、店舗での取引ではない場合には発行が難しいこともあります。

では、領収書が発行されない場合に、経費精算をどうすればいいのかですが、支払方法が「銀行振込」や「クレジットカード払い」のときには領収書は必要ありません。

「請求書」と「明細書(支払いの事実が確認できる書類)」が揃っていることで経費精算はできるのです。

ただし、銀行振込やクレジットカード払いであっても、飲食店でクレジットカード払いをするときのように請求書が発行されない場合には、領収書が必要となります。

なお、小売・旅客運送・旅行・飲食・駐車場業などでは、領収書ではなくレシートでもその代用ができます。

関連記事:クレジットカード決済で領収書が必要なときの発行手順を紹介

関連記事:領収書発行は現金決済とクレジット決済ではどう変わる?

2-2. 「請求書兼領収書」が発行される場合もある

国税庁の「金銭又は有価証券の受取書、領収書」によると、受取証書とは受領事実(支払いの事実)を証明するための証拠書類とされています。

そして「代済」や「相済」、「了」などのように、既に支払い後であることが記載されていれば請求書でも受領証書に該当します。

なお、上記のように、支払い後であることが記載されている請求書は「請求書兼領収書」とも呼ばれ、請求書の書類に、領収書の欄があるのが一般的です。

ただし、請求書兼領収書は病院などでよく使われている書類で、会社間の取引で発行されることはあまりありません。

国税庁:No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7105.htm

3. 請求書と領収書の経費精算における扱い方

請求書も銀行振込やクレジットカード払いで、明細書と一緒の場合には経費精算に使えるとのことでした。

では、請求書を領収書の代わりにする際の、正しい扱い方をご紹介します。

3-1. 請求書にも「収入印紙」の貼付が必要な場合がある

国税庁の「金銭又は有価証券の受取書、領収書」によると、支払総額が5万円以上の受領証書は「収入印紙」の貼付が義務付けられています。

先述した「代済」や「相済」「了」などが記載された請求書も受領証書に該当するため、5万円以上のものは収入印紙が必要です。

ただし、支払総額が5万円以上でも、ネットショッピングのように請求書や領収書が「電子文書」として発行される場合には、収入印紙の貼付の必要はありません。

最近は収入印紙のコスト削減のために、あえて電子文書での発行を進めている会社が増えているようです。

関連記事:領収書における収入印紙の金額や貼り方、購入方法を解説

3-2. 請求書と領収書には原則7年間の保管義務がある

領収書であれ、請求書であれ、こうした業務上の書類は増えてくると保管場所に困るものです。

しかし、領収書や請求書のようないわゆる「証憑書類(取引を証明する書類)」は、一定期間の保管が義務付けられており、法人か、個人事業主かによって保存期間が異なります。

まず、法人では領収書や請求書のような取引に関連して受領した書類については、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日(決済日の翌日から2ヶ月後)から「7年間」の保存が義務付けられています。

領収書や請求書が発行された日からの期間ではないため注意が必要です。

また、個人事業主で青色申告の方は「7年間」、支払総額が300万円以下のものは「5年」とされます。

白色申告の方は支払総額に関わらず「5年間」です。

ただし、青・白申告どちらも帳簿の保管期間は「7年間」なので、その他の書類もまとめて同じ期間保存するのが一般的です。

関連記事:領収書の保管期間は5~10年!知らないとまずい基礎知識

国税庁:No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

国税庁:記帳や帳簿等保存・青色申告

https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm

4. 請求書は領収書の代用が可能!収入印紙が必要になる場合も

本稿では、請求書と領収書の違い、請求書を経費精算に使えるのかをまとめてきました。

請求書と領収書の大きな違いは「発行する時期」です。

そして、請求書は銀行振込やクレジットカード払いかつ明細書も揃っているときや、請求書兼領収書のときには経費精算に使えます。

また、経費精算に使える上記のような請求書に関しては、領収書と同様に「収入印紙」の貼付や、「7年間(個人事業主で白色申告の場合は5年間)」の保存が義務付けられます。

どちらにせよ請求書も、領収書も重要書類なので、会社の規定に則り適切に管理することが必要です。

関連記事:領収書発行の必要性や書き方など押さえておくべき基礎知識

関連記事:納品書は領収書の代わりに使える?経理で使う各書類の役割を解説

法改正に完全対応!これ一冊で経理業務は完全理解!!

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