請求書は領収書の代わりになるの？各書類の役割を解説

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経費管理

更新日: 2024.3.8
公開日: 2021.1.18 jinjer Blog 編集部

請求書と領収書は、商品（サービス）と代金の授受を証明する書類です。

請求書は領収書の代わりにできるのかというと、支払方法や記載内容によってはできる場合があります。

本稿では、請求書と領収書の違いや、経費精算における正しい扱い方を解説します。

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1. 請求書と領収書の違い
2. 請求書は領収書の代わりになる？
3. 請求書と領収書の経費精算における扱い方
4. 請求書は領収書の代用が可能！収入印紙が必要になる場合も

1. 請求書と領収書の違い

請求書と領収書の大きな違いは、発行する時期が異なることです。

ここでは、具体的に請求書と領収書で発行する時期がどう異なるのか、それぞれの定義と合わせて簡単に確認していきます。

関連記事：領収書とは？役割や書き方、代わりになる書類を解説

1-1. 請求書は支払いを求めるときに発行するもの

請求書とは商品（サービス）の授受が既に完了しており、その商品（サービス）にかかった代金の支払を求めるために発行されます。

つまり「支払い前」に請求される書類です。

なお、請求書は法的に発行の義務はありません。

しかし、口頭だけでは債務者から「請求されていない」と主張された際に請求事実を証明できないため、発行するのが一般的です。

1-2. 領収書は支払いが完了したときに発行するもの

領収書とは商品（サービス）だけでなく、その商品（サービス）にかかった代金の支払までの授受が完了した際に発行されます。

つまり、「支払い後」を証明するための書類です。

なお、民法486条に「弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる」とあり、債務者には領収書を請求する権利があります。

参考：民法｜e-GOV 法令検索

2. 請求書は領収書の代わりになる？

請求書は「支払い前」に、領収書は「支払い後」に発行される書類とのことでした。

では、請求書を領収書の代わりに経費精算で使えるのかどうかは、支払方法によって変わります。

2-1. 銀行振込やカード払いのときは領収書なしでもいい

先述した民法486条にもあるように、債務者には受取証書（領収書やレシートなど）を請求する権利があるわけですが「権利がある」だけで必ずしも発行されるとは限りません。

ネットショッピングのように、店舗での取引ではない場合には発行が難しいこともあります。

では、領収書が発行されない場合に、経費精算をどうすればいいのかですが、支払方法が「銀行振込」や「クレジットカード払い」のときには領収書は必要ありません。

「請求書」と「明細書（支払いの事実が確認できる書類）」が揃っていることで経費精算はできるのです。

ただし、銀行振込やクレジットカード払いであっても、飲食店でクレジットカード払いをするときのように請求書が発行されない場合には、領収書が必要となります。

なお、小売・旅客運送・旅行・飲食・駐車場業などでは、領収書ではなくレシートでもその代用ができます。

関連記事：クレジットカード決済で領収書が必要なときの発行手順を紹介

関連記事：領収書発行は現金決済とクレジット決済ではどう変わる？

2-2. 「請求書兼領収書」が発行される場合もある

国税庁の「金銭又は有価証券の受取書、領収書」によると、受取証書とは受領事実（支払いの事実）を証明するための証拠書類とされています。

そして「代済」や「相済」、「了」などのように、既に支払い後であることが記載されていれば請求書でも受領証書に該当します。

なお、上記のように、支払い後であることが記載されている請求書は「請求書兼領収書」とも呼ばれ、請求書の書類に、領収書の欄があるのが一般的です。

ただし、請求書兼領収書は病院などでよく使われている書類で、会社間の取引で発行されることはあまりありません。

参考：国税庁：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書

2-3. インボイス制度では領収書も利用可能

2023年10月1日からスタートしたインボイス制度では、適格請求書が必要です。適格請求書を受領することで、仕入税額の控除が可能です。しかし、請求書以外にも領収書やレシートも要件を満たしていれば仕入税額控除ができます。インボイス制度に対応した領収書は適格簡易請求書と呼ばれ、次のような項目の記載が必要です。