納品書は領収書の代わりに使える?経理で使う各書類の役割を解説 | jinjerBlog

納品書は領収書の代わりに使える?経理で使う各書類の役割を解説

企業間で取引をする際に発行される納品書、請求書、受領書、領収書はそれぞれ役割が異なります。

経費精算をはじめとした帳票を使用する業務を適切におこなうためには、各種帳票の役割を理解して処理する必要があります。

今回は、納品書・請求書・受領書・メールなどが領収書の代わりとして使用することができるのか、できないのであれば、どのような処理をおこなうことが必要なのかを解説いたします。

関連記事:領収書とは?役割や書き方、代わりになる書類を解説 

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などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。

特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

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1. 各種書類は領収書として使用できる?

事業運営していく中で様々な書類が登場しますが、それが領収書の代わりになるのかはしっかりと理解しておく必要があるでしょう。

ここでは、各種書類が領収書の代わりとして経理上問題ないかを解説します。

1-1. 納品書

納品書と領収書は「商品の受領」と「金銭の受領」で役割が違います。

① 納品書は領収書として処理できない

同様の項目が記載されていても、基本的には領収書として処理することはできません。

② 納品書兼領収書が発行されていれば問題なく使用できる

納品書兼領収書は「料金の支払いが完了している場合」に発行されるため領収書として使用することができます。

1-2. 請求書

請求書と領収書は「金銭受領前」と「金銭受領後」で違いがあります。

① 請求書は領収書として処理できない

請求書が発生されたタイミングでは代金の受け渡しは発生してませんので、領収書の代わりとして使用することはできません。

② 銀行振り込みやカードでの支払いの場合

銀行やカードでの支払いの場合は、「明細と請求書がセットになる」ことで、領収書がない場合でも経理上は認められます。

請求書が発行されない場合は領収書が必要になりますので注意してください。

関連記事:クレジットカード決済で領収書が必要なときの発行手順を紹介 

1-3. 受領書

領収書は「受領書の中の一つ」です。

① 受領書は領収書として処理できる

領収書は受領書の中の一つですので、「金銭の受け取り」が証明できれば領収書として処理することができます。

1-4. メール

ECサイトでの商品の購入時の確認メールなどが該当します。

① メールをプリントアウトしたものは領収書の代わりになる

証拠書類として必要なことが記載されていれば、領収書の代わりとして使用することができます。

【証拠書類として必要な項目】
・宛先(金銭の支払人)
・日付
・金額
・但し書き(サービス、商品内容)
・発行者(金銭の受取人)

2. 納品書・請求書・領収書・見積書の役割

ここでは、各種書類が領収書の代わりとして代用することができるのかや、書類ごとの役割について解説いたします。

2-1. 納品書

納品書とは、取引先から発注された商品を納めた時点で発行されるもので、例えば納品された品物の詳細や個数が正確であるかの判断に使われる重要書類です。

① 納品書に記載されている項目

・納品先の情報
・納品書の発行日
・商品やサービス内容
・商品やサービスの数量、単価、金額
・納品者の会社名をはじめとする会社情報

② 納品書の役割

納品書と商品を同時に納めることで、実際に届いた現物と注文した内容が合っているかどうかの確認ができます。

そして受注側にとっては取引先に商品を正しく納めた証明に、発注側にとっては商品を確かに受け取った証明となるのです。

また経理上では、各種取引の根拠となるため、代金の支払いを求める請求書と照らし合わせて、内容に間違いがないかのチェックにも使います。なお事業者間の取引次第では、納品書と請求書を兼ねることも可能です。

2-2. 請求書

請求書は商品やサービスを納品した後、支払をしてもらう額などを記載して相手先に送る書類になります。

① 請求書に記載されている項目

・請求書の発行日時
・請求先情報
・商品やサービス内容
・商品やサービスの数量、単価、金額
・請求金額の振込先情報
・支払い期限
・請求者の会社名をはじめとする会社情報

② 請求書の役割

請求書を発行して送付しなければ、代金は支払われません。請求書の発行における抜け漏れがないかどうかは注意しておきましょう。

関連記事:請求書は領収書の代わりになるの?各書類の役割を解説 

2-3. 領収書

領収書は「金銭の受領の証明」として受け取る書類のことを指します。

① 領収書に記載されている項目

・宛先
・発行日
・但し書き
・金額
・発行者情報

② 領収書の役割

領収書は「代金を受け取った」証明になります。また「支払い証明」としての機能も持ち合わせています。

領収書は「入金後」に発行するようにしましょう。

2-4. 見積書

見積り書は発注予定のサービスや商品が、どのような内容で金額がいくらになるかを提示するものです。

① 見積書に記載されている項目

・見積もりの宛先
・発行日
・商品やサービス内容
・商品やサービスの数量、単価、金額
・商品やサービスの提供納期
・発行者の会社名をはじめとする会社情報
・発行者の会社捺印
・見積り有効期限

② 見積書の役割

見積書は依頼主との認識を合わせるために使用する目的があります。納品物とその金額や納期に関して両者の間で認識の違いがないか確認することに使用されることが多いです。

また、サービスや商品の検討をする際の比較資料として、各会社に見積書の発行依頼をすることも多いです。

3. 領収書が発行されない場合の代用可能な書類

領収書が発行されず、領収書の代わりにもできない書類しかない場合はどうしたらいいのでしょうか。

ここでは、領収書がない場合に領収書の代わりとして代用することができる書類をご紹介します。

3-1. レシート

レシートは代金を支払った証明として使用することができます。

しかし、印刷が消えやすいため管理方法には気を付けましょう。

関連記事:レシートって領収書の代わりにできる?違いや証明力を解説

3-2. 支払い完了メール

通販などで料金を支払った際に送られてくる「支払い完了メール」は領収書の代わりとして使用することができます。

領収書がない場合は支払い完了メールをプリントアウトして処理しましょう。

3-3. 銀行の振込明細

銀行での振り込みを使用する取引の場合は「振込明細書」が発行されます。振込元や振込先をはじめとした必要な情報が確認できるので、領収書の代わりとして使用することができます。

関連記事:銀行振込における領収書の発行手順は?代替書類も解説 

3-4. ご祝儀袋の表書きのコピーや挨拶状

お祝い金や香典には領収書がありませんが、ご祝儀袋の表書きのコピーや挨拶状での代用が可能です。

3-5. 出金伝票

領収書を紛失してしまった・公共交通機関を利用した際の交通費といた場合には、自分で手書きする「出金伝票」を使います。もちろんこの出金伝票は、慶弔時にも利用できるものです。

4. 納品書も領収書も税法上必要

実は納品書も領収書も、どちらも発行が義務付けられているわけではありません。なお領収書に関しては、発注側からの請求あれば発行しなければならない民法上のルールがありますが、特に納品書にはそのような決まりもないのです。

しかしいずれについても、税法上では「証憑書類」として取り扱われており、税務調査が入った際には、取引の整合性の判断材料として確認されます。

なお納品書や領収書のような正式な文書が保管されていない場合には、取引先に対する反面調査が入ることもあるので注意が必要です。

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