企業同士の取引で銀行決済振込を利用した際、領収書を発行してもらいたい場合があるかもしれません。
銀行振込で領収書が必要になったときの対応方法について解説します。
経費精算書類の電子化が注目を集めている中で「申請書や領収書を電子化したいけど、何から手を付けたらよいのかわからない。。。」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。
そのような方のために、今回「領収書を電子化するためのノウハウ資料」をご用意いたしました。
資料には、以下のようなことがまとめられています。
・領収書電子化のルール
・領収書電子化のメリット
・経費精算システムを使用した領収書の電子化
領収書の電子化を実現するために「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。
1. 銀行振込の際に領収書を発行できるのか
銀行振込決済で領収書を手に入れるためには、基本的に代金を受け取った企業や店舗に請求することが必要です。
代金を受け取った企業や店舗には、領収書を発行する義務があるため請求されれば拒否することはできません。
では銀行振込決済で領収書を手に入れるための方法について見ていきましょう。
1-1. 領収書は取引先の店舗や企業に請求できる
もし代金の支払いに銀行振込決済を利用し、領収書が必要になった場合には、取引先の企業に領収書を請求できます。
領収書は確かに代金を支払ったという証明となるもので、代金の二重請求を防ぐために重要な書類です。
そのため代金を受領した個人や企業は、代金を支払った個人・企業から請求があった場合に領収書を発行しなければなりません。
1-2. 領収書は郵送やメールでの発行が可能
領収書というと、印刷されたものがすぐに思い浮かぶかもしれませんが、実はそれ以外でも領収書の発行が可能です。
- メールに添付されたもの
- メールの本文が領収書になっているもの
上記もプリントアウトすれば領収書の代わりとなります。
ただしその場合には金額、領収書の発行者、支払いの内容を記した但し書き、日付、宛名などが明記されていなければなりません。
さらに郵送で領収書を受け取ることも可能です。
郵送の場合には紛失のリスクも考慮して、追跡可能な書留の利用をおすすめします。
郵送やメールといった選択肢を示せば、取引先の企業や店舗も快く領収書を発行してくれるかもしれません。
2. 銀行振込の領収書は絶対に必要なのか
銀行振込決済とは、個人や企業が商品やサービスを購入した場合に、自分が持っている銀行口座やATMを使って料金を支払う決済の方法です。
ネットバンキングを利用している個人や企業であれば、決済のすべてをオンラインで済ませられるというメリットもあります。
しかし料金を支払う相手と対面で接することがないため、その場で領収書を発行してもらうことができません。
では領収書が必要なときにはどうすればよいのでしょうか。
2-1. 税務上は振込明細書があれば問題ない
企業や個人事業主などの場合、経費が発生したことを証明するために領収書が必要になることは少なくありません。
そのため銀行振込決済を利用した場合にも領収書の発行を希望することでしょう。
もちろん取引先の店舗や企業に領収書の発行を請求すれば応じてくれるはずですが、税務上は銀行振込決済を利用したときに発行される振込明細書があれば問題ないことも覚えておきましょう。
税務上、代金の支払いの事実があったと証明できればトラブルとはならないため、必ずしも領収書が必要となるわけではありません。
もちろん振込証明書ではなくどうしても領収書が必要であるならば、領収書の発行を請求できます。
3. 銀行振込における領収書の法的ポイント
代金の支払いに銀行振込決済を利用した場合、領収書の発行を拒否されることはあるのでしょうか。
実は領収書の請求や発行については民法によって決められているので、このポイントを押さえておくことが重要です。
3-1. 代金の受領者は領収書発行の義務を負う
民法第486条には、
”弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。”
と書かれています。
［引用元］e-GOV法令検索
弁済した者、つまり代金を支払った企業や個人は、代金を受け取った者に対して領収書の発行を請求する権利を持つということです。
一方代金を受け取った者は、領収書発行の義務を負います。
ここで注意が必要な点は、領収書の発行は、代金の受領者の義務であるという点です。
銀行振込決済で代金を支払った場合、銀行に領収書の発行を求めてしまう方もいますが、これは正しい方法ではありません。
銀行は「代金の受領者」ではなく、単にお金を届ける役割を果たしているだけです。
必ず代金の受領者である取引先の企業や店舗に領収書の発行を請求しましょう。
3-2. 領収書の再発行の義務はない
代金を受け取った企業や個人は、基本的に請求があれば領収書を発行しなければなりませんが、領収書の再発行はその限りではありません。
万が一領収書を失くしてしまった場合、取引先に領収書の再発行を依頼します。
ただし脱税などの違法行為に利用されるのを避けるため、領収書の再発行を拒否する企業や店舗は少なくありません。
領収書の再発行は代金を受け取った企業にとって法的な義務はないので、もし銀行振込決済で支払った代金の領収書を失くしてしまったなら、取引先に再発行を丁寧にお願いしましょう。
4. 領収書の代わりになる書類
銀行振り込みの際に領収書の発行は必ずしも必要ないことがわかりましたが、領収書の代わりになる書類も正しく理解し、保管しておくことが大切です。
振込明細書をはじめ、他にどんな書類が領収書の代わりとして使用することができるのかを解説します。
4-1. 銀行の振込明細書（振込金受取書）・預金通帳
今回の銀行振込のような場合は、振込明細書の発行がおこなわれます。
領収書と同等の証明力とまではいきませんが、支払い証明として使用するのであれば十分な書類です。
預金口座からの振込であれば、通帳の記録を領収書の代わりとして使用しましょう。
4-2. クレジットカードの利用明細
クレジットカードのような領収書が発行されることがあまりない場合は、利用明細が領収書の代わりとして使用できます。
他にも請求明細なども1つの証明書類として使用はできますが、「請求書は支払い前」に、「領収書は支払い後」に発行され、役割も異なるため、証明力は領収書より弱いです。
4-3. 通販の確認メールや取引画面
通販などインターネットで商品やサービスを購入した際は、確認メールが届きます。確認メールは領収書の代わりとして使用することができます。
近年、人手不足などの背景からバックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。
経費精算業務における申請書類や領収書は保管義務があるため、ファイリングや管理にストレスを感じる方も少なくないでしょう。
そして、どうにか「経費精算関連書類」を電子化したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も少なくないでしょう。
また、最近では「電子帳簿保存法の改正」もあり、書類の電子化をより業務に活用できるようになりました。今後電子化を進めたいとお考えの方は具体的に電子化した際の業務をイメージしておきましょう。
【システムを利用した経費精算で実現できること】
・領収書をはじめ、あらゆる経費精算関連書類を電子化できる
・クラウド上での書類保管により管理工数が削減できる
・書類の電子化だけでなく、経費精算業務全体を効率化することができる
など、経理業務全体の効率化につながります。
「領収書を電子化したいけど、何から手を付ければよいかわからない」という経理担当者様のために、領収書の電子化におけるルールや電子化した際の業務イメージをまとめたノウハウ資料を用意しました。
経理の働き方改革を成功させるため、ぜひ「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。
